项目物资管理办法.doc

中建二局安装工程有限公司物资管理办法目录第一章 总则第二章 组织机构与职责第三章 物资计划第四章 物资采购第五章 物资合同第六章 物资验证第七章 物资资料管理第八章 物资仓储管理第九章 物资付款第十章 剩余废旧物资的处理第十一章 顾客提供的产品的管理第十二章分包商采购物资的管理第十三章零库存物资的管理第一章 总则第一条 为适应新形势下的物资管理工作，规范物资管理行为，使物资管理工作做到科学、规范、有序、受控、责权清晰、保证为工程提供质量优良、价格合理的物资，减少浪费，降低成本，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条 物资管理的主要任务：贯彻执行国家的各种方针政策、法规；增强党纪、法制观念；遵守公开、公平、公正、监督制度的原则，以最低成本、最优的质量，确保施工生产的物资需求。第三条 物资管理业务主要包括：负责贯标资料和供应商资料的收集整理、计划管理、采购管理、供应管理、现场管理、仓储管理、核算核销、统计分析等内容。第四条 物资管理原则：制度完善、计划准确、价格合理、供应及时。第五条 物资管理实行公司（或分公司）、项目部、劳务队三级管理体制。公司（或分公司）对项目部、劳务队物资工作实行管理、监督、协调、检查。公司（或分公司）所有物资业务必须集中在各级物资管理部门。第二章 组织机构与职责第六条 公司物资管理工作由工程部负责，是公司总部直营项目物资供应和管理的具体执行者，其他有关部门，按照职责分工，参与价格、质量监督和招投标的评审工作。第七条 工程部负责物资管理办法和程序文件的编制、修改及实施，对各分公司、项目部的执行情况进行监督、检查和指导。第八条 工程部负责对程序文件附录A物资（阀门、黑色金属、有色金属、电线、电缆、电缆桥架、母线、空调设备配件、灯具、配电柜（箱）、阀门、高中压管件、卫生洁具、保温材料等）合格供方名录的收集、整理发布。定期对合格供方进行质量跟踪和年度评审。第三章 物资计划第九条 物资计划包括：需用计划和采购计划。物资部门根据项目部专业工程师提供的，并按照授权制度由项目经理进行审批的需用计划，计划包括：名称、规格、型号、计量单位、数量、质量标准、需用时间、环保标准、候选供应商及其它要求等，编制出准确的物资采购计划，并严格按照采购计划组织采购和供应，严禁无计划的盲目采购。计划必须经过编制人、审核人、主管签字批准，并进行连续编号。第四章 物资采购第十条 物资采购必须从公司发布的合格供方名录中责优选择供方，如采购范围超出合格供方名录，由项目部负责收集资料，组织对供应商评价，评价包括物资质量、价格、交货及时性、付款条件、供应商的资质、经营状况、信用等级及相关部门对新增供应商的考察意见等进行综合评价，评价合格后方可采购。并上报公司补充到合格供方名录中。各项目需要建立本项目的合格供方名录。第十一条 材料采购方式主要分为：招标、简易招标及快速采购。对大宗材料的采购，超过10万元的物资，具备招标条件的一律实行招标采购，招标文件的技术要求由项目编制，招标形式可以选择“邀请招标”、“公开招标”、“议标”等方式。公司（分公司）成立材料招标评审小组，小组由：总经理、副总经理、总经济师、总工、工程部、市场部、合约部、技术部、审计部、监察室、项目经理等有关部门的人员组成。招标材料应由招标小组全体成员到场或采取简易招标方式2人以上人员开标、评标、采购主办人员填写采购开标记录表。按照合理低价原则，在确定合格供应商后，发布中标通知书。快速采购为采购人员采用书面或电话方式一下市场询价，填写快速采购记录，经领导批准后实施采购。对不具备招标采购的物资，要坚持货比三家，加大采购的透明度。第十二条 用于工程上的重要和技术性要求较强的物资采购，先组织公司相关技术人员以及总工程师进行会审，并编制会审记录，经各专家集体决策和讨论分析并审批后方可进行采购。第五章 物资合同第十三条 由工程部、合约部、经营部、法律与清欠部、财务部对合同进行评审，评审意见得到落实，再由副总经理及总经理对评审结果进行批准，评审合格后再按照授权制度签订合同。第十四条 加强合同管理，依据合同法规定，签订购货合同，合同应连续编号。供应商应出具法人授权书。合同中要明确材料名称、数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、以及其它需要明确的事项等。对于有特殊要求的材料如：岩棉、玻璃棉等材料在合同中应该明确环境保护及健康要求。 建立物资采购合同清单台帐，并在月底对台帐进行复核。第十五条 合同签订后，对相关人员进行交底，将合同潜在风险及收益传递至执行层。第十六条 合同必须由公司法人或委托代理人（经法人授权）签字，并加盖公司（或分公司）合同公章或物资设备采购合同章有效。合同用印按照公司用印管理办法执行。第六章 物资验证第十七条物资的进场验证对到达项目施工现场的物资，由项目组织对其数量、规格型号、质量及外观及质量证明文件等内容的物资验证。第十八条 物资验证依据采购合同文件、物资进场计划、相关物资验收标准、相关法规及公司程序文件管理规定。第十九条 验证的内容进场数量、外观质量、产品合格证、质量证明文件(包括合格证、试验报告)、设备使用说明书、装箱清单、产品标识、包装完好情况。第二十条 验证的过程针对所验收物资的特点和数量，提前确定存放地点、码放形式和保管办法。准备好支垫或苫盖材料以及搬运、装卸、检验用的设备和工具；对易燃、易爆、易损、易冻、有腐蚀性、有毒等特殊物资要预先采取好防护措施。验证人员要提前熟悉验证方法和规定，熟悉质量、环境和职业健康安全管理方面的特殊规定和专门要求。物资进场后，对质量证明材料逐项核查，重点查看质量证明材料是否与要求相符、完整并与实物对应一致。确保未经检验或未经验证合格的物资不入库、不发放。验证物资进场数量，是否与进场计划及供应商送货清单一致。对实物质量抽查的比例按照相应材料标准确定;无具体规定时一般5%-10%。抽查中如发现不符合规定要求或有问题时应扩大抽查范围或全部重新检验。对于现场大宗材料的数量验收，应以实际验收数量为准，严格进行过磅、点数或检尺，并按照理论换算方法计量换算，作为实际验收数量。完成验证工作后收货人并在供应商送货清单签字。验证人员根据验证情况填写物资进场验证记录和物资检验和试验记录。第二十一条物资的复验A 合同或规范要求做复验的；B 无质量证明文件或文件不齐全；C 对供应商提供的质量证明文件正确性有所怀疑；D 供应商提供的质量证明文件与所到货物不符。项目材料员及专业工程师负责复验的取样工作。物资复验的取样必须有代表性。不同物资的取样应针对物资特点进行。需复验的试样应送项目指定的试验室，试验报告由项目资料工程师归入工程档案。对于主体结构用钢材，高强螺栓，高压电缆等须复验的物资，必须在复验合格后方能发料/使用。对有见证取样规定的物资，其取样应在甲方和监理单位的监督下进行。第二十二条 不合格品的控制评价物资是否合格时，要综合考虑质量标准及环境、职业健康安全标准。发现不合格物资时，材料员应将不合格情况记录在进场物资验证记录中；并将不合格物资单独堆放或采取可靠措施使其与合格品隔离；在其堆放处或其包装上（没有包装时，在物资上）设置明显的不合格标识，以防处置前误用。材料员应组织有关人员对不合格物资进行评审，以判定该不合格物资如何处置，并填写物资使用意见表。不合格物资的处置：无质量证明(如合格证、材质证明、必要的安装使用说明书等)或该质量证明与实物不相符的物资，以及复验质量不合格的物资应拒收，已办理验收的应退货。第七章 物资资料管理第二十三条 物资质量保证文件的管理项目应确保工程物资（包括公司采购，分包商采购和业主提供）的质量保证文件齐全准确。物资质量保证文件包括:合格证、质量证明文件、试验报告、设备使用说明书、装箱清单及其他有关技术质量资料等。质量保证文件由项目材料员收集，并妥善保管。供应商提供的质量保证文件应为原件或加盖公章的复印件，文件上的规格/数量多余/大于进场计划材料员应在文件上注明实际数量、规格型号及进场时间。资料在收集整理后交项目资料员归档管理。第八章 物资仓储管理第二十四条物资的运输，搬运、装卸采购部门应在物资采购合同中明确物资运输的责任主体，并要求供应商采取加强包装、投保等综合措施以减少和消除物资在运输过程中可能发生的损坏及出现其他事故的风险。运输危险品及其他特种物资的车辆必须具备危险品运输的特别资质；大型、贵重，易损、易燃易爆、易变质和有毒的物资，以及业主有特殊要求的物资在现场短途搬运和装卸时，项目必须针对物资特点和现场情况预先制定搬运/装卸、存储方案、控制使用说明和相应的环境保护应急措施，明确搬运/装卸人员的职责，防止发生物资丢失，损坏及其他事故；对因搬运不当造成质量问题的物资，负责搬运的单位应采取适当的隔离措施，作好标识以确保不被混用。第二十五条物资的贮存现场仓库及材料堆场由项目负责管理。所有物资验证合格后，应由保管员及时办理入库手续入库保管。保管员应对所有入库物资建立物资档案，作好出入库记录；对于待验物资和不合格物资，应做好标识,防止误用；贮存的物资应有明显标识，做到帐、卡、物相符。对有追溯要求的物资（如钢材、水泥），应在记录中明确批号、试验单号、使用部位等；对有环境（如温度、湿度、通风、清洁、采光、避光、防鼠、防虫等）要求的物资，仓库条件必须符合要求；对有毒、有害的物资应与其它物资分开存放，并有防泄漏和应急措施；对有保质期要求的物资（如水泥），应有明显的保质期标识，做到先进先出。项目要定期检查质量情况，发现有质量变化时，应及时评审和处置；必要时（如有安全、承压、搬运方便等要求）应规定堆放高度/距离等；所有物资贮存应合理利用仓库空间，码放整齐，易于记数和检查；保管员应做好库存物资的日常维护保养工作，为保证物资的安全，降低库存损耗，应针对物资特性采取防雨、防冻、防光、防震、防尘、防腐蚀、防霉变、防老化、防爆、防破损等必要手段或措施；易燃、易爆危险品应单独贮存，应遵照相关规定,采取预防和应急措施；每月对现场物资、每半年对仓库物资由材料员进行盘点，并做好记录；保管员还应定期对所贮存物资的质量进行检查，发现有变质、损坏等问题及时书面报告项目部，并采取有效措施加以防范。第二十六条 物资标识对不易准确识别或容易混淆的物资必须进行标识。对物资进行标识时，应采用统一方式。标识应注明物资的名称、型号、规格、材质、数量、类别。有使用期限的物资还应注明其出厂日期、保质期等；应特别注意有腐蚀、易燃、易爆、污染物资的标识的保护。必要的重新标识及标识移植应在物资发放的同时进行，以确保标识的有效性和连续性。第二十七条工程常用物资的运输、贮存与标识管理工程常用物资的运输、贮存与标识管理，按照主要物资运输、贮存与标识要求执行。第二十八条物资的入库、验收与发放所有进场物资必需办理物资入库、验收及出库手续。项目保管员负责物资发放工作,并建立和保存物资出入库记录。项目材料人员完成物资进场验证后，由材料员和保管员共同办理物资验收单，验收单应进行连续编号。已经办理验收手续的材料，材料员必须填写到建立的物资台帐中。对于已经收到发票的物资，材料员应将发票报项目经理及公司经理审批签字，同验收单一起交材料会计审核并办理入账。对于没有收到发票的物资，月末材料员应当与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，双方确认无误后在对帐单上签字。如有不符，应查明原因，及时处理。材料员也应当把验收单交材料会计审核并办理入账，以显示工程本月的材料成本。保管员建立材料明细帐册，将验收合格的材料分项录入帐册中。物资出库时，保管员填写物资领（退）单，并注明出库物资的物资名称、规格型号、品牌、数量及使用部位，保管员及领料人员在发料单上签字确认。发料后，保管员应及时将发出的材料录入帐册中，做到日清月结，帐物相符。在月末保管员应及时收集汇总物资验收/领（退）单等原始单据，交给材料会计作账本稽核，并对材料成本支出情况进行汇总分析。材料会计在帐册首页作出材料收支结存表。年末，项目部应当组织对材料的盘点工作，项目经理确定不负责物资管理的监盘人进行监盘。盘点时，盘点人员填写物资清查盘点表并签字确认，监盘人监盘并签字，盘点表经项目经理审核后上报上级公司。各种工程物资未办理验收、领用发放手续，一律不得投入使用。第二十九条关于限额领料：为有效控制物资用量，防止物资消耗超过预算图纸用量，施工队、班组领用材料时必须按照物资需用计划，工程使用部位，物资需用数量领用。在物资投入工程使用时，专业工程师应监控物资的使用情况，加强过程控制，制止物资浪费与不当使用等情况。专业工程师与预算人员及时根据施工部位的图纸、变更与合理损耗率估算物资预算用量，并与分包单位的物资领用数量分析对比，如果出现超额领用的情况，及时分析原因并采取相关措施。对于施工队、班组超额领用材料及材料浪费现象奖罚，将按照公司与施工队、班组的承包或分包合同执行。第九章 物资付款第三十条 材料付款由材料人员根据合同或验收单，由供应商提供发票或收据，填写公司统一的采购材料物资申请单，由材料经办人，材料主管、财务经理、项目经理、生产副总经理及总经理签字后才能付款。付款金额不能大于发票或收据金额。第三十一条 定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，如有不符，应当查明原因，及时处理。第十章 剩余废旧物资的处理第三十二条 剩余工程物资处理剩余工程物资是指可周转使用或可用于其它项目或可退还供应商再销售的工程材料。分项工程结束或工程整体竣工后，项目所属的剩余工程物资，应及时办理物资退库手续。由项目保管员填写物资领（退）单，应该使用红色复写纸进行填写，在退库单上标明：物资名称、规格、数量、退库原因，经专业工程师检验、核对签字确认并经项目经理批准后，方可办理退库手续。对于办理退库的属于质量不合格的物资(如已严重损坏，无质量标识、质量证明文件不齐全者)，经项目经理批准，均按不合格品处理，。第三十三条废旧物资的处理 废旧物资是指项目无法周转使用、有回收价值的临建设施及其它工程材料。项目经理部材料员负责废旧物资堆放场地的管理，管理内容包括废旧物资的收集、分类码放、标识及防护等工作。项目经理部应在工程结束前统一对废旧物资出售，不允许施工队、班组私自出售废旧物资。各项目经理部根据项目的具体情况选定收购商，并与收购商签定出售协议。在废旧物资装运、计量等出售过程中现场至少有两名管理人员负责监督，填写废旧物资处理过程记录，并与回收单位的人员一起对记录结果进行签字认可，由公司或分公司财务部门向回收单位或个人开据收据。第三十四条废旧物资的资金管理废旧物资出售后回收的资金必须全额上交公司或分公司财务部门，同时把出售协议及废旧物资处理过程记录上交财务部门。财务部门按会计政策及会计制度把回收的资金纳入企业帐务核算。项目部及班组任何人不得截留该资金，不得将该资金直接坐支。第十一章 顾客提供的产品的管理第三十五条顾客提供的产品的管理项目经理部专业工长应根据工程进度和设计要求，提出顾客提供产品的供应计划交材料员，材料员应通知顾客按计划提供所需产品。计划中应包括业主提供物资的种类、数量、规格和相关的管理条件等。项目应按本管理规定的验证程序，验证应通知顾客，必要时还应通知专业工长或工程所在地有关部门参加验证。做好验证记录并保存相关的质量保证资料。对经验证不合格或资料不齐全的物资，项目应做好记录并及时报告业主处理。当时不能验证的，材料员应就所接收产品的数量与顾客办理实物接收手续，在实物数量验收签字时要注明