手机管理规定2011.12.17.doc

页眉xxxxxxx手机费用报销管理规定1 范围本规定明确了手机公费报销的人员确定、交费报销的流程和注意事项，并规范了公费报销人员手机业务的开通和使用。本规定适用于xxx公司。2 术语和定义21一般公费报销人员：经任命担任领导职务并履行相关管理职责的各级领导，包括总经理、副总经理、总经理助理、部长、副部长、科长（主任）、副科长。22浮动公费报销人员：除一般公费报销人员外经总经理批准的公费报销话费人员，包括特别批准人员、项目负责人、工作联系业务多的人员。（浮动人员报销费100元限额，特殊情况请示总经理批示为准）3 职责和权限31 管理部为xxx公司公费报销归口管理部门。311对一般公费报销人员和浮动公费报销人员依据上月消费金额及时统一交费并报销。312依据人事任免通知及相关文件对公费报销人员名单和报销限额进行调整。313根据公司统一要求，对公费报销人员手机业务进行管理。314对严重违规人员，管理部进行核实，对责任人进行处理。32公费报销话费人员职责和权限321个人购买手机和电话卡，享受规定限额内的话费补贴。322一般公费报销人员报销号码须为用户本人身份证办理。323按xxx公司业务要求，保证按时开机。公费报销手机开机时间从7：00至20：00，节假日照常，科长（含副科长）及以上人员要求全天24小时开机。324及时查询消费余额并充值，确保通话畅通。325服从公司统一管理，加入公司集团网并选择性办理节约话费的相关业务。326梦网费、GPRS费、掌中宽带、互动世界、彩信、信息费、3G数据流量费、等娱乐性业务（未转入集团网前套餐业务自带项目、公司集团网套餐业务除外）产生的费用由用户本人承担，当月已报销的将在下次交费时扣除；合并付费等涉嫌腐败的业务，一经查实将严肃处理。327 职务代理期间，职务代理人享有与代理职级相同的报销权利及义务。328 对于不按制度执行的人员，管理部一经查实有权暂停为其报销话费。4 工作内容与要求41公费报销人员的确定411管理部依据人事任免通知，确定一般公费报销人员名单及报销限额，从职务变动的当月起开始调整，须同时满足4.4.2款，超过时间顺延至下月办理。412涉及人事变动时，由原部门出具附表D-报销号码取消申请单交管理部话费报销负责人登记备案，如因工作需要报销人员变更部门后仍需报销，由新部门重新提交手机话费报销申请，否则不予以报销。413 每年1、4、7、10月份的20日前，各部门领导依据工作内容识别浮动公费报销人员名单，以手机话费识别人员明细表（详见附表A）形式报管理部部长审核，管理部将审核通过后的信息统一整理报总经理审批。 414管理部将总经理批准的xxx公司手机话费识别人员明细表公示，并将公司内部通讯录更新下发。42手机交费421话费报销采取每月初补贴上月话费的形式。422 管理部依据手机话费相关申请(说明）登记的内容，经人事负责人核实人员信息后，于每月25日至27日间进行话费交费申请，超过时间后延至下月申请。423话费负责人再次核实人员信息后，管理部从财务部借支相对费用，于次月5日前完成交费充值（遇节假日顺延）。424管理部依据报销人员实际消费、报销限额和应扣除金额等信息对公费报销人员交费，并将话费发票取回，交至财务部做帐务处理。425如公费报销人员月初自行交费，出现发票无法显示消费明细的情况，则由话费报销负责人与营业厅协商，采取打印消费明细或营业员在发票上手写消费明细等措施，作为报销依据。426交费方式：全额报销者，按实际发生的话费交纳；限额报销者，话费超过报销限额的，按报销限额交纳，低于报销限额的，按实际发生的话费交纳；涉及到费用扣除的，应先扣除相应金额再交费；交费金额以元为单位，涉及小数点，采用四舍五入方式。427报销限额由各部门根据工作量，依据手机话费报销限额对照表（详见附表B）填写手机话费相关申请(说明）。报总经理批准。43票据报销431管理部将交费明细和发票金额进行核对，对异常情况联系当事人编写说明报总经理审批。如需对异常情况进行弥补，则在下月话费报销时进行。432 每月由管理部话费报销负责人填写费用报销单，经领导确认后，交财务部报销。44变更441手机业务的变更依据公司的通知要求进行。442报销号码的变动，要求在月底或2号之前进行，并在确定更换号码后3日内以报销号码更换申请单(详见附表C)的形式经领导确认后到管理部登记备案。科长以上人员号码变动经总经理确认，其他人员的号码变动经部门领导确认。443在报销期间内，部门领导有权对浮动报销人员降低报销限额或取消报销资格，但需将报销号码取消申请单（详见附表D）或报销限额调整申请单(详见附表E)交管理部备案。444部门间岗位调动人员，话费报销资格从次月起取消；离职人员，自员工离职审批表签字之日起停止话费报销；对于出勤不足10天（不含10天且扣除公休假影响）公费报销人员，将取消当月及请假期间的话费报销资格。445员工与公司解除劳动关系时，客户名称为公司的手机卡需更改成本人，同时取消公司办理的信誉度、集团彩铃。45其它451因客观原因（手机损坏、丢失等）造成报销号码无法正常使用，应及时通知部门领导，说明原因和暂时的联系方式，并在24小时内恢复报销号码的使用。452因主观原因（手机外借、开机时段关机、未及时充值导致欠费停机等）造成享有公费报销资格人员无法被联系，给公司造成损失的，依情节严重程度，酌情处理。453如遇特殊情况（特殊业务办理、漫游费用、因公产生的话费超过报销限额等）的话费报销，需单独申请由总经理审批。5 流程图S（供方）输入过程I输入F职责P流程图O输出C（顾客）输出过程交费申请1、话费报销申请2、话费报销说明3、人事任免通知4、调令5、报销号码变更申请单6、报销号码取消申请单7、报销限额调整申请单8、关于话费报销的相关通知9、手机话费识别人员明细表10、手机话费报销限额对照表话费报销负责人财务人员准备交费填写借款单查询上月消费记费记录消费是否在限额内报销限额减去超出金额实际消费减去应扣除金额发票能否打印打印或由营业员填写消费明细交费资料整理是否存在异常编写说明总经理批准财务部票据报销计划交费明细借款申请单公费报销人员手机交费话费报销负责人消费记录通讯厅营业员话费报销负责人消费明细发票票据报销话费报销负责人公司领导电子版消费明细异常说明批准准予报销话费报销负责人财务人员票据报销单6 附录附表A:手机话费识别人员明细表附表B:手机话费报销限额对照表 附表C:报销号码更换申请单附表D:报销号码取消申请单附表E:报销限额调整申请单附表F:手机话费相关申请 保定市xxx公司 2011年11月3日 编制： 审核： 批准：附表A月份手机话费识别人员明细表部门领导确认： 序号上次识别人员上次报销限额本次识别人员本次报销限额客户名称报销号码科室工作内容12345678合计管理部长审核意见：附表B 手机话费报销限额对照表限额职位全额总经理200总工、总经理助理、部长、150副部长、科长、副科长、科级以上助理100特批人员、项目负责人、工作联系业务多的人员等注：特殊岗位人员报销限额按照实际申请执行。附表C报销号码更换申请单申请人部门客户名称原报销号码新