农民专业合作组织财务说明书-2010版.doc

太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 1 目目 录录 太阳农民专业合作社信息管理系统太阳农民专业合作社信息管理系统 2 2 第一节第一节 太阳农民专业合作社信息管理系统运行环境太阳农民专业合作社信息管理系统运行环境 2 2 第二节第二节 太阳农民专业合作社信息管理系统安装太阳农民专业合作社信息管理系统安装 3 3 第三节第三节 太阳农民专业合作社信息管理系统运行太阳农民专业合作社信息管理系统运行 8 8 账务管理系统账务管理系统 9 9 第一节第一节 账务管理系统运行账务管理系统运行 9 9 第二节第二节 系统设置系统设置 1010 第三节第三节 凭证管理凭证管理 2929 第四节第四节 账簿管理账簿管理 5151 第五节第五节 报表查询报表查询 6262 第六节第六节 报表 账簿等打印报表 账簿等打印 7171 第七节第七节 辅助核算辅助核算 7575 第八节第八节 期末处理期末处理 8080 第九节第九节 汇总分析汇总分析 8585 第十节第十节 备份恢复备份恢复 9191 合作社管理系统合作社管理系统 9999 第一节第一节 合作社管理主功能介绍合作社管理主功能介绍 9999 第二节第二节 系统设置系统设置 100100 第三节第三节 日常业务日常业务 104104 第四节第四节 报表查询报表查询 112112 自定义报表系统自定义报表系统 113113 第一节第一节 自定义报表功能简介自定义报表功能简介 113113 第二节第二节 自定义报表运行自定义报表运行 114114 第三节第三节 自定义报表基础知识自定义报表基础知识 115115 第四节第四节 自定义报表操作方法自定义报表操作方法 118118 第五节第五节 自定义报表打印自定义报表打印 135135 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 2 太阳农民专业合作社信息管理系统太阳农民专业合作社信息管理系统 第一节第一节 太阳农民专业合作社信息管理系统太阳农民专业合作社信息管理系统运行环境运行环境 太阳农民专业合作社信息管理系统要求屏幕分辨率不低于 800 600 且屏幕分辨率在 1024 768 时最佳 字体要求为小字体 另外 剩余硬盘空间不能低于 500M 若用户当前系统设置与太阳农民专业合作社信息管理系统所要求的环境不一样 可以 通过以下方式进行更改 用户在 Windows 系统桌面上单击鼠标右键 会弹出一快捷菜单 从菜单中选择 属性 项打开屏幕属性设置画面 见图 1 1 打开 设置 项 将颜色选 择为增强色 16 位或 32 位 屏幕区位设置 1024 768 单击 高级 按钮进入下一画 面 见图 1 1 2 图 1 1 1 在 设置 页面中单击 高级 按钮 屏幕的显示字体改为小字体 如图 1 1 2 图 1 1 2 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 3 第二节第二节 太阳农民专业合作社信息管理系统安装太阳农民专业合作社信息管理系统安装 一 一 太阳农民专业合作社信息管理系统的安装太阳农民专业合作社信息管理系统的安装 安装步骤一安装步骤一 用户打开太阳软件光盘 运行安装命令 会自动进行两个步骤的 自解压过程 见图 1 2 1 和图 1 2 2 图 1 2 1 图 1 2 2 安装步骤二安装步骤二 经过 安装步骤一 后 会自动弹出安装界面 见图 1 2 3 图 1 2 3 安装步骤三安装步骤三 用户认真阅读许可协议 并单击 是 Y 按钮 进行程序的继续安装 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 4 图 1 2 4 安装步骤四安装步骤四 用户在此客户信息窗口中输入必要的客户信息 确保每栏里都不能为空白 否则 下一步 按钮将不能使用 输入完毕后单击 下一步 按钮 继续安装 图 1 2 5 安装步骤五安装步骤五 程序提供默认的安装路径 用户也可以通过 浏览 按钮 修改程序的安 装路径 安装路径确认后 用户再单击 下一步 继续太阳农民专业合作社信息管理系 统的安装 图 1 2 6 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 5 安装步骤六安装步骤六 安装类型 选择 典型 安装后 用户再单击 下一步 继续程序的安 装 图 1 2 7 安装步骤七安装步骤七 程序安装到的文件夹名称 默认 农村合作社财务管理系统 用户也 可修改名称 再单击 下一步 按钮 继续程序的安装 图 1 2 8 安装步骤八安装步骤八 系统会在图 1 2 9 窗口中显示用户之前选择的安装信息 若用户确认无误 后单击 下一步 按钮 继续程序的安装 图 1 2 9 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 6 安装步骤九安装步骤九 在用户确认了太阳农民专业合作社信息管理系统的安装设置后 安装程序 开始复制系统所需文件 图 1 2 10 安装步骤十安装步骤十 复制完系统所需要的所有文件后弹出图 1 2 11 此图要求安装加密狗驱 动程序 如果客户拿到的是黑色加密狗 并且本机操作系统式 XP 以上版本 不需要安 装加密狗驱动 如果客户用的是绿色加密狗或者电脑系统低于 XP 需要安装加密狗驱 动程序 如何安装请参考第 8 页中的二 USB 软件狗安装方法 图 1 2 11 安装步骤十安装步骤十 在图 1 2 12 中 选择 不 稍后再重新启动计算机 单击 完成 即 可完成对软件的安装 图 1 2 12 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 7 二 软件注册二 软件注册 登陆软件时 软件会自动弹出试用期已到的提示画面 见图 1 2 16 用户也可通过系统主画面 见图 1 2 15 的 帮助 菜单中的 用户注册 项 弹 出图 1 2 16 图 1 2 15 4 拨打图1 2 16中的注册电话 报给公司序列号 加密狗编号 申请到登记号码后 输 入登记号栏单击 注册 成功后出现图1 2 17 注 申请的登记号请记好 以备下次使用 图 1 2 16 图 1 2 17 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 8 第三节第三节 太阳农民专业合作社信息管理系统运行太阳农民专业合作社信息管理系统运行 太阳农民专业合作社信息管理系统安装完成以后 在 WINDOWS 桌面上将自动生成 农民专业合作社信息管理系统 运行的快捷图标 用户双击桌面上的 农民专业合作社 信息管理系统 快捷图标即可运行软件 出现 农民专业合作社信息管理系统 的总控制 台 如下图所示 图 1 3 1 太阳农民专业合作社信息管理系统 中包括账务管理 合作社管理 合作社统 计 财务公开 自定义报表 资产管理 人事工资 预算管理 集体资产台帐 上报 管理 农业信息网等子系统 运行某个系统 在某个系统的图标上双击即可 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 9 账务管理系统账务管理系统 第一节第一节 账务管账务管理系理系统运行统运行 当太阳农民专业合作社信息管理系统的总控制台 图 1 3 1 运行以后 就可以运行账务 管理系统了 在 太阳农民专业合作社信息管理系统 的总控制台 图 1 3 1 双击 账务 处理 的图标即可运行财务处理系统 双击打开账务处理系统以后出现如下图 2 1 1 所示 用户的登录 图 2 1 1 在用户登录窗口中 因为这是第一次登录 用户可以以 系统管理员 的身份进行操作 输入登录口令 sun 所录入的登录口令以 显示 为了防止非法用户登录 建议用户及 时更改自己的口令 更改口令方法如下更改口令方法如下 在用户登录窗口中 首先输入用户的原始口令 单击 更改口令 出现如图 2 1 2 所示 输入用户新口令和确认口令 新口令和确认口令必须一致 更改后单 击确定即可更改成功 图 2 1 2 在图 2 1 2 中 单击 确定 用户口令修改成功以后提示如图 2 1 3 所示 图 2 1 3 选择以 系统管理员 的身份登录以后 单击确定即可登录到财务管理系统中 因为这是第 一次登录 出现组织单位初始向导 选择本单位的级别 输入单位全称 单位简称 单击 确定 按钮即可 如图 2 1 4 录入用户组织单位信息 级别 级别 选择本单位的所在级别 单单 位全称 位全称 上级单位 本级单位 单位简称 单位简称 本级单位简称 图 2 1 4 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 10 第二节第二节 系统设置系统设置 本节主要是讲手工记账向电脑记账交接的准备工作 如何建立账套 操作员的增加及其 权限设置等等 主要包括以下内容 1 通过 组织单位管理 模块 建立帐套管理单位 一般在初次登陆系统的时候已建立 在 第二部分第一节中有过介绍 2 通过 账套管理 模块 建立起本单位所管理的帐套 3 通过 用户及权限 模块 建立会计操作人员 软件操作员 并给操作员赋予帐套权限 和系统权限 4 通过 变更操作员 模块 在不退出系统的情况下 方便不同操作员的切换 进行财务处 理工作 5 通过 选择账套 模块 选择好需要进行处理的财务账套 一 组织单位管理一 组织单位管理 用户首先通过 组织单位管理 模块 建立记账的组织单位名称 操作步骤一操作步骤一 在图 2 2 1 中 单击 组织单位管理 图片 弹出操作步骤二中的图 2 2 2 图 2 2 1 操作步骤二操作步骤二 此单位为本组织结构中最高级别 单位全称 简称 级别均为用户初次运行 本系统时建立的 但不能删除 若有错误 用户也可通过单击 修改 按钮对其进行修改 图 2 2 2 操作步骤三操作步骤三 下级单位一般不需要建立 如果要建立下级单位 首先用鼠标左键单击大坝 镇绿茶专业合作社 增加 输入下级单位的全程和简称 存盘或确定即可 如图 2 2 3 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 11 图 2 2 3 如果要对某个下级单位进行删除或信息修改 首先用鼠标选中此下级单位 然后再单击 删除 或 修改 按钮 即可对其进行删除或信息修改 二 帐套管理二 帐套管理 操作步骤一操作步骤一 单击图 2 2 4 中的帐套管理图片 打开操作步骤二中的图 2 2 5 图 2 2 4 操作步骤二操作步骤二 图 2 2 5 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 12 图 2 2 6 图 2 2 7 建立账套的方法建立账套的方法 1 首先用鼠标在图 2 2 5 左边的组织单位的树型结构中 选择要建立账套的组织单位名称 然后单击 增加 按钮后 如图 2 2 6 在右边的账套信息数据窗口中输入新建账套的必 要信息 为了便于上级单位的汇总分析 本单位下的账套编码不能重复 账套编码最好遵 循一定的编码规则 我们建议 账套编码 本级单位简称 序号 如 大坝镇第一个账套 的账套编码可为 大坝镇 001 第二个账套编码可为 大坝镇 002 2 账套名称可为合作社的名字 如大坝镇绿茶专业合作社 启用年度与月份 一般是为当 前年度的 1 月份 若实际记账是从其它月份开始 用户可从 1 月份起空结转账套 至起始 记账月份 这样便于手工账向电脑记账的交接 以便本年度各种账表汇总打印 会计主管 输入后在这个账套的凭证中就可显示出来 允许凭证审核与制单为同一人 此功能选项选 择后 凭证的制单员和审核就可以为同一个人 凭证类别 选择本账套使用的凭证类别 输入各栏账套信息后单击 保存 按钮即可 见图 2 2 7 依次按这种方法建立不同的财务 账套 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 13 三 用户及权限设置三 用户及权限设置 操作步骤一操作步骤一 操作步骤二操作步骤二 删除操作员删除操作员 进入用户及权限画面 如上图所示 例子账审核 例子账制单为财务系统自带操作员 用于对演示账套的操作管理 若不需要 用户可以将其删除 删除方法 首先用鼠标选中此 操作员 然后单击 删除 按钮即可 操作步骤三操作步骤三 建立操作员建立操作员 1 建立操作员方法 用鼠标单击操作员组 单击 新增 按钮 出现如下图所示 依次输入 所有操作员的姓名 用户口令默认为 sun 单击确定即可 如操作步骤四 2 系统管理员组下的操作员不用赋权限 就具有对各账套的各种查询权限 而其他用户组下 新建的用户 在建立时没有任何的账套操作权限 其操作权限必须由系统管理员来赋予 操作步骤四操作步骤四 初次使用本系统的用户 首先以 系统管理员 的身份登陆系统 录入单位初始信息 通过帐 务系统建立本单位所需财务帐套后 进入 用 户及权限 模块 建立本单位财务帐的制单员 和审核员 并且给他们分清各自所管理的帐套 并赋予他们在所管理的帐套中所拥有的制单或 审核的权限 用鼠标选中此用户 点 删除 按钮即 可把此用户从系统 中删除 输入操作员的姓名 单击 确定 按钮 即可 用鼠标选择上制 单员组点 新增 按钮 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 14 1 1 单账套授权设置 单账套授权设置 操作步骤一操作步骤一 首先在操作员组下建立尹吉昌 王学利 韩娜等操作员 然后我们需再给这些操作员设 置各自所管理的账套及其在所管理的账套中的权限 例如 给尹吉昌分配管理的账套及管理 的权限 用鼠标选中尹吉昌 此操作员变为蓝色显示 再单击 单账套授权 或 多账套授 权 按钮 打开如下图所示单账套授权设置窗口 操作步骤二操作步骤二 2 多账套权限设置 多账套权限设置 操作步骤一操作步骤一 用鼠标以次点 张晓华 帐套 权限 2 分别对尹吉昌管理的每一个 帐套进行权限设置 功能模块 打 号表示许可 设置完成以 后 即可完成尹吉昌在此帐套 中制单及审核权利 3 本授权画面 显示尹吉昌对 此帐套无审核权 1 在画面左侧的帐套树 型机构中 依次选择尹 吉昌代管村的帐套 用鼠标单击尹吉昌 再单击 单帐套授权 按钮 对其管理的帐 套进行授权 用鼠标单击尹吉昌 再单击 多帐套授权 按钮 对其进行多帐 套的授权 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 15 操作步骤二操作步骤二 3 操作员的系统权限 操作员的系统权限 在给操作员设置系统权限的时候 各操作员的系统权限可根据自已的实际情况进行设置 注意 系统权限 是指 系统设置 账套管理 汇总分析 自定义报表 财务公开 财 务账表 模块中的各功能窗口 账套权限 是指除系统权限以外模块的操作权限 账套权限 一般是针对于某一账套的权限 而系统权限是指对于整个系统包含所有账套的权限 1 在画面左侧的帐套树 型机构中 同时多帐套选 择尹吉昌代管的村帐套 对选择的多个代理村帐套 进行权 限模块的选择 打 号表示许可 也可单击 全部许可 也可将不 允许操作的权限模块 进行取消 如 凭证录入 修改功能等模块 设置完成以后保存即可 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 16 三 变更操作员三 变更操作员 在账套管理模块中建立所有账套 在用户及权限模块中设立的制单员和审核员 并且给 他们分清各自所管理的账套 并赋予他们在所管理的账套中所拥有的制单或审核的权限 这 些工作一般由系统管理员来操作完成的 此后关于财务账套的数据制单和审核等工作 是由 制单员和审核员进行操作的 管理的账套及相应的制单员和审核员权限设置完毕后 系统管理员 单位负责人 可以 退出账务系统 由制单员或审核员重新登陆到财务管理系统中 也可在不退出系统的情况下 利用 系统设置 变更操作员 模块 直接把当前操作员更换为相应的制单员或审核员 进 一步再选择自己管理的账套 进行财务凭证建立或审核等财务工作 四 选择账套四 选择账套 操作员可通过 系统设置 选择账套 模块 选择一个自己管理的账套 即可在不退出 系统的情况下 开始对自己管理的账务账套进行相关财务处理工作了 五 账套设置五 账套设置 选择一个新建帐套 变篮 再单击右侧的 选择 按钮 即可进入帐套初始设置 窗口标题条上显示的 是当前系统的名称及 所选择的帐套 所选 帐套当前会计期间 当前操作员等 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 17 1 凭证类别 凭证类别 凭证类别一凭证类别一 建立单位账套时 用户已确认单位账套所使用的凭证类型 若此时用户对凭证类型无变 化 可退出此模块 继续其他模块的初始化工作 若用户对凭证类型需要更换 则可通过 凭证类别 的 增加 修改 删除 功能 重新设置凭证的类别 可设置为记账凭证 一种 或收 付 转三种或现收 现付 银收 银付 转账五种凭证类别 凭证类别二凭证类别二 例如 若用户起初选用一种记账凭证 后欲选用收款凭证 付款凭证 转账凭证三种凭证 则需单击 删除 按钮 将现有的一种记账凭证样式删除 再通过 增加 按钮将收款凭证 付款凭证 转账凭证三种凭证重新建立 注意事项 收款凭证 类别编码为 1 类别名称 为 收款凭证 类别字为 收 限制类别选择 借方必有 限制科目为 101 102 付款 凭证 类别编码为 2 类别名称为 付款凭证 类别字为 付 限制类别选择 贷方必有 限制科目为 101 102 转账凭证 类别编码为 3 类别名称为 转账凭证 类别字为 转 限制类别选择 凭证必无 限制科目为 101 102 凭证类别三凭证类别三 若用户起初选用一种记账凭证 后欲选用现收 现付 银收 银付 转账五种凭证 则 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 18 需单击 删除 按钮 先将现有的一种记账凭证样式删除 再通过 增加 按钮将现收 现 付 银收 银付 转账五种凭证建立 注意 现收凭证 类别编码为 1 类别名称为 现收 凭证 类别字为 现收 限制类别选择 借方必有 限制科目为 101 现付凭证 类别 编码为 2 类别名称为 现付凭证 类别字为 现付 限制类别选择 贷方必有 限制 科目为 101 银收凭证 类别编码为 3 类别名称为 银收凭证 类别字为 银收 限 制类别选择 借方必有 限制科目为 102 银付凭证 类别编码为 4 类别名称为 银 付凭证 类别字为 银付 限制类别选择 贷方必有 限制科目为 102 转账凭证 类 别编码为 5 类别名称为 转账凭证 类别字为 转账 限制类别选择 凭证必无 限 制科目为 101 102 2 科目设置 科目设置 1 科目设置说明 科目设置说明 科目设置 管理用户账套的科目代码表 系统在建账时 会自动根据用户所选择的账套类型 生成一套缺省的科目代码 用户可根据自己的需要增删及修改科目代码表 可以增加或删除 系统预设的一级科目 也可以在某一级科目下设置任意级别的子科目 科目的级别无限制 即可在某一级科目下设二级科目 也可在二级科目下设三级及四级或五级等任意级别的下级 科目 会计科目分为 资产 负债 权益 成本 损益 五种类别 有 号的科 目 表示科目有下级科目 号的也表示此科目有明细科目 并且此科目的明细科目已展 开 科目呈蓝色显示 则表示此科目为当前选中的科目 用户可对选中的科目通过 删除 修改 等功能按钮进行编辑 修改 2 增加同级或下级科目 增加同级或下级科目 例如 在银行存款下增设二级科目 信用社 首先用鼠选择 银行存款 科目 选择后 银 行存款 科目变蓝色显示 再单击 增加下级科目 B 按钮 进入如下图所示编辑状态 此时为查 询状态 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 19 3 编辑状态 编辑状态 进入编辑状态以后 科目代码自动生成 默认为上级科目 三位的下级科目的序号 如 上图所示此时银行存款下的明细科目的科目代码为 102001 若下级科目不是很多 也可将 下级科目的位数减少 如可改为 10201 不同一级科目下的明细科目的科目编码长度可以 不同 如银行存款下可取二位 10201 而在应收款下可以为三位 113001 但同一科目下 的明细科目的科目编码长度必须相同 即若银行存款下的一个明细科目的科目编码若为 10201 则下一个科目的科目编码应为 10202 而不应为 102002 输入科目名称 信 用社 单击 保存 按钮即可 用户在编辑状态下若想继续增加下一个明细科目 可按 增 加同级科目 按钮 如增加和 信用社 科目同一级别的科目 建行 4 复制会计科目 复制会计科目 此功能可以将一级科目下明细科目复制到另外一个明细科目下 减少了反复录入的工作 例 如将 管理费用 下的明细科目复制到 其他支出 下 首先选择 管理费用 单击 复制 按钮 出现如下画面 源科目默认的就是 541 管理费用 然后单击新科目代码后的按钮 弹出如下画面 在上图中选择 其他支出 单击 确定 打开如下画面 此时为编辑 状态 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 20 新科目代码栏就出现 551 其他支出科目 单击 复制 按钮 出现如下图提示 即可完成将 管理费用 明细科目复制到 其他支出 科目下 5 数量金额核算设置 数量金额核算设置 6 A 成员往来成员往来 辅助核算设置辅助核算设置 B 成员往来成员往来 辅助核算设置辅助核算设置 编辑状态 关于 数量金额核算 的科目如 产成品 库存物资 固定资产等 例如在 固定资产 下增加二级 科目 电脑 把 电脑 此科目 设置为 数量金额核算 在 数 量金额核算 前小方框内打 输入计量单位 成员往来 一般使用辅助核算功能 如果内部往来使用辅助核算 则内部 往来下不再增加二级科目 所有二级 科目在个人资料中增加 设置方法如 下 在科目的查询窗口 用鼠标选择 内部往来 科目 单击 修改 按 钮 进入此图所示 在 个人往来 前小方框内打 单击保存即可 设置完成以后如下图科目查询状态所 示 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 21 7 客户往来辅助核算设置 客户往来辅助核算设置 设置成设置成 客户往来客户往来 辅助核算之后 应收款和应付款明细科目增加的方法 辅助核算之后 应收款和应付款明细科目增加的方法 1 增加客户类别 进入 帐套设置 客户类别 增加客户类别 如下图 单击 增加下级 按钮 进入编辑状态 在类别名称中输入 应收款 或者 应付款 单 击 保存 即可增加一个客户类别 如此图所示 内部往来 科 目设置为辅助核算以后其图标 为此 状态 说明已经 设置完成 应收款 和 应付款 可以使用辅助核 算功能 如果 应收款 和 应付款 使 用辅助核算 则其下不再增加二级科目 所有二级科目在 客户档案 中增加 设 置方法如下 在科目的查询窗口 用鼠标 选择 应收款 或 应付款 科目 单击 修改 按钮 进入此图所示 在 客户 往来 前小方框内打 单击保存即 可 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 22 2 增加客户区域 3 部门资料 部门资料 操作步骤一操作步骤一 因为 内部往来 科目设置为 个人往来 核算 内部往来的所有明细科目在个人资料中进 行增加 但在增加个人资料时必须选择此农户的所在部门 我们把部门当作一个村内分的小 组进行核算 这样就可以在不同组下面增加各组往来农户资料 操作步骤二操作步骤二 单击 增加同 级部门 按钮 输入部门名称 单击 确定 按钮 单击 增加 同级部门 按钮 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 23 操作步骤三操作步骤三 4 个人资料 个人资料 操作步骤一操作步骤一 因为 内部往来 科目使用辅助核算中的 个人往来 核算 所在 内部往来 科目的所有 农户往来明细科目在个人资料中进行编辑增加 进入 个人资料 模块 可选择不同组下面 增加不同组的农户往来的明细科目 操作步骤二操作步骤二 当用户进入编辑状态以后 单击 增加 按钮 1 编号 由系统自动生成 用户可以进行修改 2 姓名 农户的姓名 3 类别 由系统自动生成 默认为农户 4 部门 农户所在部门 如村小组或小队 村组建立以后 如此图所 示 若一个村中不分组 在输入部门名称的时候 输入当前所操作帐套的村 名即可 选择要增加农户往 来姓名所隶属的组 点 编辑 按钮 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 24 5 其他资料 用户可以填写 也可以不填写 输入以后单击保存即可 也可按 ALT S 保存 操作步骤三操作步骤三 在编辑状态进行编辑增加个人资料 编辑完成以后如上图所示 用户通过浏览窗口可看到已 经编辑好的个人资料 部门前面显示 号表示此部门下有个人资料且能显示出来 部门前 面显示 号表示此部门下有个人资料且隐藏起来 用户单击 号即可看到下面的个人 资料 5 客户资料 客户资料 如果用户在科目设置中使用客户核算 同样在客户资料中编辑客户资料即可 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 25 6 初始数据 初始数据 初始数据的录入分两种形式 一种是账套的启用期间从某一年的 1 月份启用 另一种是账套 的启用期间不是从年度的 1 月份启用 1 账套从年度 账套从年度 1 月份开始启用月份开始启用 操作步骤一操作步骤一 操作步骤二操作步骤二 初始数据的录入注意事项 初始数据的录入注意事项 1 进入初始窗口可直接录入各科目的数据 2 一级科目下设有二级科目或三级科目的科目 则必须输入明细科目的余额 输入明细科 目余额以后 单击 汇总 按钮 一级科目自动汇总生成 3 内部往来明细科目的余额是双向余额科目 本系统默认为余额方向是在借方 如果出现 贷方余额则必须以负数的形式录入 4 涉及到数量金额核算的科目如固定资产 产成品等 欲想录入数量时 请先在科目设置 初始数据录入 初始数据的录入是手 工帐向电脑记帐的交接过程 如果我 们所建帐套是从本年度 1 月份启用 则只需输入各科目上年结转余额即可 若帐套的启用月份是从 4 月份 则初 始数据录入需要输入各科目 1 至 3 月 份借 贷方的累计发生额和 3 月份的 科目余额 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 26 窗口将该科目设置为数量金额核算 否则数量无法录入 5 录入小数点时 请把输入法调到英文半角方式进行录入 6 关于长 短期投资和长 短期借款科目请切换到相应的页面 长短期借款 长短期投资 切换按钮 或者在相应的余额栏双击调出辅助窗口 进行录入 录入长短期借款时 一定要每 一笔借款对应于一个科目 若某一单位对应有几笔借款 则可设此单位为二级科目 然后再 在此单位下将每一笔借款设为三级科目 这样便于汇总及以后的还款及结算 7 您在录入初始数据的过程中 您随时可单击 试算平衡 按钮对您录入的数据进行平衡 审核 并取得借贷双方的值 另外当累计借方 累计贷方 期初借方余额 期初贷方余额 两 组平衡式其一不成立时 均不能启用此账套 8 因为账套启用日期是从 1 月份启用 损益类科目的余额必须是全部结转为 0 如果 1 月份启用账套 损益类科目有数据则影响资产负债表的平衡 9 所有数据录入以后 单击 汇总 按钮 汇总后单击 试算平衡 操作步骤三操作步骤三 当试算平衡以后 如果平衡则出现下图提示 操作步骤四操作步骤四 当试算平衡以后 系统则提示 期初余额已成功确认 你可启用账套进行账务处理了 此 时用户即可退出 初始数据 窗口 进行启用账套的操作了 2 账套启用日期非本年度 账套启用日期非本年度 1 月份的 账套初始数据录入方法月份的 账套初始数据录入方法 如下图所示 账套的启用日期是从 4 月份开始启用 在录入初始数据时 则需录入各科 目 1 3 的累计借方发生额和贷方发生额以及 3 月份各科目的科目余额 这样系统将根据用户 所录入的数据自动计算资产负债的年初数 如不按照此说明进入录入初始数据 系统自动计 算资产负债表的年初数可能会不准确 单击 确定 单击 确定 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 27 7 启用账套 启用账套 操作步骤一操作步骤一 操作步骤二操作步骤二 注 账套启用后 如何修改初始数据 注 账套启用后 如何修改初始数据 原则上不允许修改初始数据 账套启用后进入初始数据会出现如下提示 原则上不允许修改初始数据 账套启用后进入初始数据会出现如下提示 操作步骤一操作步骤一 初始数据试算平衡以后 单击 启用帐套 功能 模块 单击 启用 按钮即可启用账 套 标志此账套初始化工作完 成 帐套启用以后 如要修改 初始数据 可进入初始数据模 块的菜单栏 点 修改 在弹 出的对话框中输入口令 sunsoft 即可对初始数据进 行修改 单击 确定 按钮后 出现 如下画面 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 28 操作步骤二操作步骤二 操作步骤三操作步骤三 单击编辑菜单里的修 改或工具栏按钮 弹出如下登陆口令对 话框 输入校验口令 sunsoft 后单击 确定 后即可修改初始数据 意味着返回初始数据状态 改完 数据后 重新试算平衡后需再次 启用账套 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 29 第三节第三节 凭证管理凭证管理 一 凭证录入一一 凭证录入一 操作步骤一操作步骤一 操作步骤二操作步骤二 操作步骤三操作步骤三 帐套启用后 制单员即 可进入凭证录入模块 进行凭证的录入工作了 以制单员的身份进入凭证录入以后 当前光标在日期栏 按数字键可直接 更改凭证的日期 更改后按回车键 光标自动移到附件栏 按数字键输入 附件的数量 输入后继续按回车键两 次 光标移动到摘要栏 光标在摘要栏后 可直接输入凭证的摘 要 按回车键 也可在此处双击鼠标左 键或单击鼠标右键 按键盘功能键 F7 调出凭证的摘要库进行选择要使用的摘 要内容 用户可对摘要库进行编辑摘要 内容 以后便于使用 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 30 操作步骤四操作步骤四 操作步骤五操作步骤五 操作步骤六操作步骤六 在科目代码栏 可直接输入科 目的代码 如果不知道科目代 码 在科目代码栏双击 调出 科目库进行选择所使用的科目 选择后点确定即可 输入借方金额 按回车键 贷方摘要自动复制 再输 入贷方科目及贷方金额 最后一笔金额可按 空格 键 自动生成 为增加财务的透明度 可输入 业务的经办人 注意经办人在 输入时 每一条会计分录对应 一个经办人 在录入凭证时 可从分录 操作中进行插入分录 追 加分录和删除分录 进行 多条分录凭证操作 凭证录入完 单击 保存 按钮保存凭证 然后单击此 图标 生成一张空白凭证 进行连续录入凭证 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 31 凭证录入二 插入凭证 凭证录入二 插入凭证 操作步骤一操作步骤一 操作步骤二操作步骤二 操作步骤三操作步骤三 要在已有凭证前插 入凭证 单击 插 入 按钮 出现下 图 选择要在几号凭证前插 入凭证 插入的凭证日 期必须要在此凭证之前 或等于此凭证的日期 选择后 单击确定按钮 录入凭证即可 单击 否 弹 出如下画面继 续操作 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 32 凭证录入三 关于凭证录入三 关于 内部往来内部往来 辅助核算的会计科目的凭证录入辅助核算的会计科目的凭证录入 操作步骤一操作步骤一 操作步骤二操作步骤二 操作步骤三操作步骤三 注释 注释 1 用户在成功的录入完凭证后 即可按 打印预览 或 打印 按钮进行凭证的打印了 系统预设了每张凭证打印六条分录 当一张凭证的分录超过六个时 凭证在打印时 会自动 的按每六条分录一张 并在每一张的右上角上显示出 几分之几 在方框内可直接输入 人的名字 也可以点 此图标调出个人资料 库进行选择 找到所需人的 名字后双击即 可选择此人 若农户姓名很多 不 方便查找 可以在此 输入所需人的名字或 姓名进行查询 成员往来中的 相关农户资料 在此也显示 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 33 2 我们建议在凭证审核后再进行凭证的打印 若打印的凭证是未经审核的凭证 在凭证的 审核人一栏里将是空白 审核后的凭证可实现套打功能 若用户有彩色的打印机 还可据凭 证的类型打印出颜色各异的凭证 3 您最好使用能自定义纸张的针式打印机 纸张选择宽度为 241 毫米每隔 142 毫米有切割 线的连续纸 因为凭证的大小是固定的 当您连续打印凭证时 通过设定打印纸张的尺寸 设置成凭证的大小 这样使用连续纸进行打印时 就每隔 142 毫米打印一张凭证 打印完成 后 直接从切割线撕开即可 这样既不浪费又方便 4 凭证日期缺省显示系统当前日期 可手动通过键盘修改 也可单击右键调出日历进行选 取 而且凭证日期必须在当前会计年度期间内 并且不能小于所制的上一张凭证日期 否则 保存不上 5 附件张数数目小时 可通过单击其上下两个微调按钮选 数目大时 可通过键盘手动输 入 快而直接 6 系统自动编写顺序号及凭证字号 7 摘要内容可手动录入 也可通过双击左键或单击右键以及单击键盘的快捷键等方 法来调出常用摘要库 用户可根据实际业务情况 编辑常用摘要 其选取方法有 双击调入 或单击高亮度选中后 再单击确定按钮 8 辅助信息栏里的 经办人 一栏是为了明确此笔业务是由谁经办 以便在报表模块中的 财务公开表中明确每笔业务的经办人 9 会计科目代码可根据记忆手动输入 也可从科目代码库中调用 在调用系统科目库时可 先输入所选科目的前面用户记得的编码 如 51 再通过双击或按功能键 F7 系统会自 动进行科目的模糊查找 找到与用户所输入编码相匹配的科目进行定位 录入涉及辅助核算 项目的科目时 系统会自动调出辅助核算项目录入窗口进行辅助核算项目的录入 也可随时 通过凭证录入主界面下端的辅助信息窗口进行更改 辅助核算项目涉及客户 部门 个人或 数量 单价等 录入数量及单价的凭证在打印时 较其他非数量核算的凭证多两项内容 10 在输入借贷方金额时 若已输入了借方或贷方的金额 在输入最后一方金额时 可在 相应的金额栏内通过按下键盘上的空格键 系统会自动将计算出当前凭证上借贷方之间的差 额 并将此金额显示在相应的金额栏里 另注意 在录入金额时 一定要在半角方式下录入 小数单击 因为全角方式 如 ABC 输入法 下单击键盘上的小数点会出现 它不是小数 点 而是中文中的句号 正确的小数点应为一个实心的小黑点 若想删除录入的数据 只需将相应的金额栏置零即可 若删除相应金额栏里的所有数据值 会发生错误 11 每张凭证可输入 6 行分录 若一笔业务内容超过 6 行分录时 可通过单击工具栏上的 插入分录 或 追加分录 按钮增加分录 在打印时 系统自动按每六行进行分页打印 凭证的顺序号是唯一的 并且每张凭证上都会显示此张凭证共几张 当前凭证是第几张等 信息 12 录入完一种凭证 不用刻意去单击保存按钮 在不退出此窗口的情况下 直接单击 新增 按钮 系统会提示保存与否 且随即调出下一张所要的空白凭证 并且用户可利用上 翻 下翻按钮调出最近录入的凭证 进行编辑修改 13 若想冲销上一期的所做的某一张凭证 则双击工具栏上的 凭证冲销 按钮 打开如 下所示的凭证冲销窗口 指定要冲销的凭证后按 确定 系统会自动生成一张冲销凭证 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 34 14 整张凭证录入完六行分录后 如果还有分录需要录入的时候 用户可以直接点回车键 系统会自动的的给你追加分录 这样就可以节省手工的切换工作 15 做过凭证的会计科目无法在会计科目库中删除 如果要把用过的会计科目删除的话 首先要把这个会计科目涉及到的凭证进行作废删除处理或者更换为其他会计科目 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 35 二 凭证修改二 凭证修改 操作步骤一操作步骤一 操作步骤二操作步骤二 操作步骤三操作步骤三 用户可以对已录入的但 未审核的凭证进行修改 在凭证修改窗口里面 也可以删除系统中未审 核的凭证 若想对已审 核的凭证进行修改 需 先取消凭证审核 再进 行凭证的修改操作 单击 凭证修改 模块 出 现此 凭证查询 窗口 在 此窗口中输入必要的查询条 件来缩小查询的范围 用户 也可不录入查询条件 单击 确定 按钮接受默认的查 询条件 例如 若要修改第 4 号凭 证 用户可双击 4 号凭证 信息条 整条变蓝色 即可调出此凭证编辑画面 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 36 操作步骤四操作步骤四 操作步骤五操作步骤五 操作步骤六操作步骤六 显示此画面后 用户就可以对凭 证的日期 摘要 附件 会计科 目 金额直接修改 修改后 保 存 退出即可 此时如果要删除 此凭证 单击 作废凭证 图标 把此凭证首先作废 然后再删除 凭证作废后显示作 废 字 样 同时 作废凭 证 按钮变为 取消作 废 按钮 保存 退出 即可 当用户重新进入凭证 修改窗口 即可看到 已经作废的凭证 单击此图标 即可将 作废的凭证从财务系 统中进行删除掉 剩 余凭证将自动重新编 号 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 37 工具条说明 工具条说明 作废凭证 单击此钮则作废当前的凭证 则在凭证上会出现作废字样 同时此按钮 会变为 取消作废 单击时 会取消已作废的凭证 凭证作废整理 物理的删除已作废的凭证 并对凭证的编码重新进行整理 上翻到第一张凭证 上翻一张凭证 下翻一张凭证 翻到最后一张凭证 注释 注释 1 对于已录入完毕且保存过的还未审核的凭证 若发现凭证日期 附件张数 摘要内容 科目代码 科目名称 金额 数量 单价 客户 部门 个人或制单人其一有误 可通过 制单人 进入 凭证修改 窗口 双击调出该张凭证进行修改或标记作废 请注意 谁修 改 凭证的制单人将签上谁的名字 2 对于已录入完毕且保存过的还未审核的凭证 若发现凭证有误或其它原因想删除该张凭 证 需先调出此张凭证 利用 作废凭证 按钮将其标记为 作废 然后在凭证修改主界面 通过单击 作废凭证删除 整理 项将标记为 作废 的凭证删除掉 并将凭证序号进行重排 对于已审核过的凭证 若发现有以上两种错误现象之一 均需先由该张凭证的原审核人 进入凭证审核窗口取消对该张凭证的审核后 然后再由制单人进行凭证修改窗口按以上所述 进行修改操作 三 凭证审核三 凭证审核 操作步骤一操作步骤一 以审核员的身份进入 凭证审核 模 块 如果当前操作员无审核权限 请 通过 系统设置 变更操作员 把 当前操作变为审核操作员 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 38 操作步骤二操作步骤二 操作步骤三操作步骤三 1 工具条说明 工具条说明 成批审核凭证 成批取消审核凭证 成批打印凭证 其它工具按钮作用和操作方法与凭证录入和修改窗口中的按钮相同 2 凭证审核的操作方法 系统提供了凭证的单张审核和成批审核两种凭证审核方式 凭证审核的操作方法 系统提供了凭证的单张审核和成批审核两种凭证审核方式 1 凭证的成批审核方式 凭证的成批审核方式 首先选择要审核的凭证 选择要审核的凭证的方法类似于 Microsoft Office 中 Excel 单元 格的选择方法 可用 Ctrl 和 Shift 键及鼠标组合来跳跃或连续的进行选择 即 1 1 全部选择方法 直接按 Ctrl A 同时按一下即可全部选择 1 2 跳跃的选择方法 按住 Ctrl 键 然后用鼠标单击要选择的凭证 则鼠标单击过的凭证 被高亮度反色显示 1 3 连续的选择方法 按住 Shift 键 然后用鼠标单击高亮度选择连续范围内的第一张凭 以审核员身份的进入 凭证审 核 模块 出现凭证查询窗口 以便查询要审核的凭证 选择 未审核 点确定即可 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 39 证 再单击连续范围内的最后一张凭证 则用户选定范围内的凭证都被高亮度反色选定 1 4 选择凭证后单击成批审核按钮 系统会逐一将用户选定的凭证进行审核 1 5 成批取消审核的操作方式与上面所述的成批审核的操作方式相同 只是选定凭证后 按 成批取消审核 按钮 即可 2 凭证的单张审核方式 凭证的单张审核方式 注意 注意 本月的所有记账凭证本月的所有记账凭证 录入录入 审核审核 完毕后 用户需进行完毕后 用户需进行 结转损益结转损益 并将生成的转 并将生成的转 账凭证通过账凭证通过 审核审核 后 再进行后 再进行 期末结账期末结账 处理 方可进行下一个月份的财务记账处理 处理 方可进行下一个月份的财务记账处理 期末结账期末结账 处理后 系统将自动进入下一个会计记账月份 用户即使当月未发生业务 无处理后 系统将自动进入下一个会计记账月份 用户即使当月未发生业务 无 记账凭证 也必须进行记账凭证 也必须进行 期末结账期末结账 处理 空结转后 才能进行下一个月份的会计业务处理处理 空结转后 才能进行下一个月份的会计业务处理 工作 在后面的章节 我们将详细讲解 工作 在后面的章节 我们将详细讲解 4 凭证记账 凭证记账 操作步骤一操作步骤一 在凭证审核查询窗口中 双击要审核的凭证 出 现此窗口 单击 凭证 审核 图标即可 记帐员可以通过此模块对 已审核的凭证进行记帐操 作 只是在凭证上签上记 帐员名字 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 40 操作步骤二操作步骤二 操作步骤三操作步骤三 操作步骤四操作步骤四 注意 只能对已审核凭证进行记账员记账操作 且只是在凭证上签上记账员名字 已记账过注意 只能对已审核凭证进行记账员记账操作 且只是在凭证上签上记账员名字 已记账过 的凭证 一旦取消审核 记账员的名字将从凭证上消失 需审核完毕后 重新签字 的凭证 一旦取消审核 记账员的名字将从凭证上消失 需审核完毕后 重新签字 取消记账的方法取消记账的方法 选择要取消记账的凭证后 单击选择要取消记账的凭证后 单击 取消记账取消记账 按钮即可 操作方法同按钮即可 操作方法同 凭证凭证 记账记账 的操作 不再赘述 的操作 不再赘述 单击 记帐 按钮后 弹出如下画面 单击 是 会弹出下图 记帐情况提示框 单击 确定 按钮 记帐操作成功 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 41 5 出纳签字 出纳签字 操作步骤一操作步骤一 操作步骤二操作步骤二 操作步骤三操作步骤三 操作步骤四操作步骤四 注意 只能对已审核凭证进行出纳员签字操作 且只是在凭证上签上出纳员名字 已签字过注意 只能对已审核凭证进行出纳员签字操作 且只是在凭证上签上出纳员名字 已签字过 的凭证 一旦取消审核 出纳员的名字将从凭证上消失 需审核完毕后 重新签字 的凭证 一旦取消审核 出纳员的名字将从凭证上消失 需审核完毕后 重新签字 取消签字的方法取消签字的方法 选择要取消签字的凭证后 单击选择要取消签字的凭证后 单击 取消签字取消签字 按钮即可 操作方法同按钮即可 操作方法同 出纳出纳 签字签字 的操作 不再赘述 的操作 不再赘述 单击 签字 按钮后 弹出步骤三画面 单击 是 弹出步 骤四签字情况提示 框 单击 确定 按钮 记帐操 作成功 太阳软件用户使用手册太阳软件用户使用手册 Http Http 42 四 凭证查询及打印四 凭证查询及打印 1 在 在 WINDOWS98 系统环境下进行凭证打印系统环境下进行凭证打印 操作步骤一操作步骤一 操作步骤二操作步骤二 操作步骤三操作步骤三 凭证查询 进行查询 凭证和单张 成批打 印凭证 例如选择已经审 核的凭证进行打 印