营销业务的内部控制与管理.doc

营销业务的内部控制与管理一、营销岗位的设置（一）岗位设置的原则1、办理销售、发货、收款三项业务的部门应分别设立。2、不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。3、应当配备合格的人员办理销售与收款业务。（二）营销岗位职责划分1、营销部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款。2、物流配送中心（公司由物控部负责物流配送工作）主要负责审核销售发货单据是否齐全,并办理发货的具体事宜。3、财务部门负责销售款项的结算与记录，督促销售部门回收货款，并对回款情况进行分析汇报。 4、公司主要领导会同营销部门、财务部成立专门小组，负责制定公司产品价格、销货退回制度、折让政策及信用政策，监督各部门信用政策执行情况。二、合同的管理（一）销售谈判: 公司在销售合同订立前，指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。谈判人员至少应有两人以上，销售谈判的全过程须有完整的书面记录。 （二）合同审批: 公司与客户签订销售合同前，由销售经理应对销售价格、信用政策、发货及收款方式进行审批。（三）合同订立：使用格式化合同。（四）合同管理1、建立合同档案2、建立合同管理台账3、填写合同执行情况月报表三、产品销售操作流程（一）营销模式：公司的产品销售模式为直接销售，其客户主要有两类，第一类为公司向医院直销或通过药品批发商配送至医院，第二类经销商买断销售本公司产品。第一种方式是由本公司营销人员负责了解医院和患者的要求，向医院介绍、宣传本公司药品和学术推广活动，与医院和药品批发商签订产品销售合同。医院和药品批发商根据市场需要，在合同约定范围内向营销人员分批定购公司药品。第二种方式是经销商对药品买断经营。具体内容为：公司营销人员先对经销商进行经营资质调查和信用调研评估，选择并确定药品经销商报市场总监审核后，与经销商签订药品的买断销售合同。即经销商以双方约定的价格买断本公司某一药品，再通过他们的销售渠道将本公司产品销售给医院或其他终端客户，期间发生的销售费用由经 销商承担。（二）操作流程销售内勤根据批准的合同和销售计划，开具一式多联的发货申请单，分别发送给物控部，公司财务部和成品仓库；物控部通知成品库安排发货，财务部开据发票；成品库收到通知单后，开出库单，财务部收到通知单后核对发货开票通知单与出库单一致，并确认已收到合同规定的货款后，签字并开票后产品方可放行。（三）销货退回1、公司的销售退回必须经营销总监审批后方可执行。 2、销售退回的货物应由公司仓储部门清点后方可入库。 3、财务部应对退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜。 （四）赊销产品的管理1、采用赊销方式销售产品，必须经公司规定有权限的负责人批准，并在有关合同上签字。赊销产品所欠货款，营销部门应负责催还欠款，赊销产品欠款时间一般不超过半年，畅销产品原则上不得采用赊销方式销售。 2、凡发生赊销业务的，必须由经办业务员先填写请批单，由业务经理严格按照预先对每个客户签订的合同签批后给销售内勤，销售内勤开出发货开票通知单，仓库管理部门方可办理发货手续。 3、财务部门主管应收帐款的会计每个月要核对一次债权性应收帐款的回款和结算情况，严格监督每笔帐款的回款和结算。超过合同约定回款期限 30 天未回款的，应及时通知主管的财务部门经理，由财务经理汇总并及时通知业务部门立即联系客户清收。 4、凡前期赊销未在约定时间结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外，一律不再发货和赊销。5、建立对赊销客户的走访制度。对赊销在 50 万元以上，回款期限在 3 个月的客户，业务员应每月走访不少于一次，业务经理每年走访应不少于一次；赊销在 100万元以上，回款期限在 3 个月以上的，除业务经理走访外，市场总监每年必须走访一次以上。在走访客户中，应重新评估对客户赊销金额及期限的合理性，结合客户的经营状况、交易状况，若合同到期应及时调整。四、收款的管理（一）依据现金管理暂行条例、支付结算办理和内部会计控制制度货币资金（试行）等规定，及时办理销售收款业务。货款的收取原则上都应采取银行结算方式。（二）销售收入应及时入账，不得账外设帐，不得擅自坐支现金。（三）财务部门应每月提供一份当月应收账款帐龄分析表，提供给业务部门。由相关业务人员核对无误后报经主管及市场总监批准进行回收工作。该表由业务员在出门收帐前核对其正确性，不可到客户处才发现，不得有损公司形象。款项收回时业务员需整理已收的帐款，若有折扣时需在授权范围内执行，并书面陈述原因，由业务经理签字后及时报财务部门进行相关账务处理。 （四）营销部门应设置销售台账，及时反映各种商品销售的开单、收款、发货情况。销售台账应当附有客户订单、销售通知单、客户签收回执等相关客户购货单据。应当按客户设置应收账款台帐，及时登记每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况。对长期往来客户应建立起完整的客户资料，并对客户资料实行动态管理，及时更新。每年至少一次向欠款客户寄发对账单。 （五）如果客户超过约定期限未予付款，按以下规定处理：超过 1-10 天时，由经办人上报部门经理，并电话催收；超过 11-60 天时，由部门经理上报市场总监，派人上门催收；超过 61-90 天时，并经催收无效的，由业务主管报总经理批准后作个案处理（如提请公司法律顾问考虑通过法院起诉等催款方式）。对于出现客户不按期付款的情况，还应该按一定的比例扣除经办人员的绩效工资。 （六）业务员收帐时若收取转账支票或其他结算票据，应注意开票日期、票据抬头及其金额是否正确无误，如不符时应及时联系退票并重新办理。若收汇票时需客户背书签名，并查询银行确认汇票的真伪性；如为汇票背书时注意背书是否清楚，注