第六章客户投诉处理技巧

第六章 客户投诉处理技巧,学习目标：要求学生分析客户投诉的原因、目的，分析客户投诉的需求及对策，掌握处理客户投诉的技巧，包括处理升级投诉的技巧、处理疑难投诉的技巧。教学重点：客户投诉处理技巧，升级投诉处理技巧，疑难投诉处理技巧。 教学难点：升级投诉处理技巧，疑难投诉处理技巧。,现在的客户越来越“刁”了，动不动就要投诉，使我们的管理者和客服代表每天面临着巨大的压力。的确，投诉处理不好，会影响客户与企业的关系，有些投诉甚至会损坏企业形象，给企业造成恶劣的影响。可是，仔细想一想，投诉是“坏事”，也是好事。正是有用户的投诉我们的服务才有进步，客户的投诉是灾难，也是机会，关键在于你如何理解及面对。如果你视客户投诉为灾难，你将会每天背负沉重的压力；如果你把它当作好事，投诉就是提高企业服务水平的工具，甚至会促成客户成为企业的长期忠诚客户。,一投诉产生的原因,最根本的原因是客户没有得到预期的服务，即实际情况与客户期望的差距。即使我们的产品和服务已达到良好水平，但只要与客户的期望有距离，投诉就有可能产生。在使用服务过程中，有人歧视或小看他们，没有人聆听他们的申诉没有人愿意承担错误及责任 因为某人的失职令他们蒙受金钱或时间的损失 他们的问题或需求得不到解决，也没有人向他们解释清楚 客户认为我们应该义不容辞地去解决一切,二客户投诉的目的,客户希望他们的问题能得到重视 能得到相关人员的热情接待 获得优质服务，最终能使他们所遇到的问题得到圆满的解决,三投诉的好处,投诉可以指出公司的缺点 投诉是提供你继续为他服务的机会 投诉可以加强他成为公司的长期理性顾客 投诉可以使公司产品更好地改进 投诉可以提高处理投诉人员的能力,四客户投诉的四种需求,被关心 客户需要你对他表现出关心与关切，而不是感觉不理不睬或应付。客户希望自己受到重视和善待。他们希望与他们接触的人是真正关心他们的要求或能替他们解决问题的人，他们需要理解的表达和设身处地的关心。被倾听客户需要公平的待遇，而不是埋怨、否认或找借口。倾听可以针对问题找出解决之道，并可以训练我们远离埋怨、否认、借口。服务人员专业化客户需要明白与负责的反应，客户需要一个能用脑而且真正肯为其用脑解决问题的人，一个不仅知道怎样解决，而且负责解决的人。迅速反应客户需要迅速与彻底的反应，而不是拖延或沉默。客户希望听到“我会优先考虑处理你的问题”或“如果我无法立刻解决你的问题，我会告诉你我处理的步骤和时间”。,消费者投诉心态,第一类人：提建议和意见，希望厂家改善产品品质和销售服务。（带帽策略）第二类人：受到伤害和不公正待遇，希望讨个说法，得到安慰。（攻心策略）第三类人：挣钱的契机。（推理策略）第四类人：故意找麻烦。 （拉锯策略）,处理技巧,带帽策略：顾名思义，就是充分满足客户的心理需求，使之感觉自己价值的提升。（可巧妙运用语言技巧，做一些善意的谎言，比如：说您的建议我感觉太好了，公司现在也正在征集这样好的建议，您留个电话，我申报领导，如果公司采纳可能会有奖励，使挂断电话成自然，客户也能接受，这里注意，真正好的建议一定记录）攻心策略：深表同情客户，并表示尽快查明原因，并就此事给客户一个最终的交代。有必要一段时间后联系客户，出具结果,推理策略：此办法就要求运用相关的法律法规，人情道义，充分站在客户的角度分析事态，最后让客户看到一个不现实无法实现的结果，客户知难而退，此时建议客户接受预想的处理结果。拉锯策略：以退为进，留下回旋的余地，客户一般会提出无理要求，如果感觉客户只是一时性的可当场回绝，如果客户情绪激动则暂退静观，以上报等理由结束谈话，但注意，一定不要让客户感觉有希望，可尽量将事宜说的重大一点（比如凡公司超过N数额赔偿，必须经过董事会决定）,五、同理心,同理心就是指能易地而处，设身处地理解他人的情绪，感同身受地明白及体会身边人的处境及感受，并可适切地回应其需要。由此站在对方的角度来分析和看待问题，在营销和服务中，“同理心”就是是站在消费者的角度，同情、理解、关怀消费者，接受消费者的内在需求，并感同身受的予以满足。具有“同理心”的销售人员能从细微处体察到顾客的需求，从而最大程度的满足顾客的需求。,同理心八同的行销法则,所谓“同理心八同的行销法则”是根据终端销售人员与顾客同理心的模式，寻找与顾客相同的或者相近的点，在最短的时间内与顾客建立信赖，并从顾客的需求角度出发，来满足顾客的需求，实现我们的销售目标。八同法则主要是指在以下几个方面，终端销售人员与顾客是相同的或者相近的方面，来实现销售人员与顾客之间的同理心模式。,1. 同姓氏,在销售的过程中，经常遇到销售人员与顾客的姓氏相同的情况，恰好顾客的姓氏与终端销售人员的姓氏是一样的，那么我们的终端销售人员就可以以这个为切入点来构建与消费者之间的信任。例如：张先生，我也姓张，咱们五百年前可是一家子啊，像您这样成功的人士，您以后还要请多多指点我啊！,2. 同爱好,相同的爱好会非常容易的增进人与人之间的交流，人们总是喜欢跟爱好相似的人在一起，正所谓：物以类聚、人以群分。如果在与顾客的沟通中，恰好顾客的某一个爱好与你的爱好一致，那么这也是很好的与顾客建立信赖的机会，例如：王哥，您也喜欢户外运动啊，那可太好了，我也非常喜欢这方面的运动，不过我是菜鸟级的，以后您可要多多指导我啊！,3. 同乡,古人云“久旱逢甘露，他乡遇故知，洞房花烛夜，金榜题名时”人在他乡遇到了自己的家乡人正是人生四大喜事，人在他乡遇到了自己的老乡，正所谓：老乡见老乡，两眼泪汪汪。老乡很容易回忆起乡情、乡音，那么沟通起来就变得更加容易，人们更加容易相信老乡说的话，因此在销售过程中，如果恰好遇到了你的同乡，你不免主动的进行介绍，并通过适度的赞美，来拉近彼此的距离。例如：陈姐，您也是山东的啊，真是太巧了，我也是山东的，我们山东的来到上海闯世界，像您这么成功的可真不多啊，以后，您可要多多指导我啊！,4. 同经历,相同的经历会有相同的感受，相同的感受会有很多共同的话题，而共同的话题又给我们进一步沟通提供了很好的机会，如果在销售的过程中，如果你恰好有一部分经历与顾客的经历相似，你就可以与顾客就你们的相同的经历进行深入的沟通。例如：顾客以前在深圳工作过，而你恰好也在深圳工作过，那么你就可以与顾客进行交流在深圳工作的经历。,5. 同窗,在销售的过程中，如果恰好顾客曾经读书的学校与你曾经读书的学校是一个学校，那么，你就要及时利用这样的共同之处，来与顾客进行沟通，同窗之间的交流是非常容易的。在偶然的机会见到了曾经在一所学校读书的校友，大家有共同的学习经历，那么彼此就非常容易建立起信赖的关系。例如：王哥，您也是市一中毕业的啊，我也是在那里毕业的，不过我毕业的比较晚了，看您现在事业这么成功，就知道您读书的时候一定学习成绩非常优异，有机会还真想向请您请教一下您是如何成功的！,6. 同语气,当顾客说话快一些的时候，你的语速也要尽可能的快一些；当顾客的说话速度慢一些的时候，你的语速也不妨慢一些；当一个顾客说话斩钉截铁的时候，你也不妨斩钉截铁一些，因为，语气的相同的代表着你们有着共同的地方，就是性格方面有很接近的地方。,7. 同性别,相同的性别有着类似的视角，有着类似的人生观，有着类似的成长经历，有着类似的价值观，有着类似的人生目标。如果你在销售的过程中，你可以合理的使用相同性别的顾客，来与顾客进行沟通。例如：张姐，我们做女人的真是不容易，既要照顾家庭，又要照顾孩子，生活压力还真挺大啊！,8. 同身材,身材相同可能有着类似的生活习惯，例如恰好你与顾客都是身体比较胖，那么你就可以与顾客进行交流减肥的经验；如果你的身材与顾客身材都是比较健壮，那么你就可以与顾客交流健身的经验。,六、处理投诉的基本方法,用心聆听 聆听是一门艺术，从中你可以发现客户的真正需求，从而获得处理投诉的重要信息。表示道歉如果你没有出错，就没有理由惊慌，如你真的出错，就得勇于面对。请记住客户之所以动气是因遇上问题，你漠不关心或据理力争。找借口或拒绝，只会使对方火上加油，适时的表示歉意会起到意想不到的效果。仔细询问引导用户说出问题重点，有的放矢。表示同情如果对方知道你的确关心他的问题，也了解他的心情，怒气便会消减一半。找出双方一起同意的观点，表明你是理解他的。,记录问题好记性不如烂笔头，把客户反映的重要问题记录下来，不会耽误多少时间。解决问题探询客户希望解决的办法，一旦你找出方法，征求客户的同意。如果客户不接受你的办法，请问他有什么提议或希望解决的方法，不论你是否有权决定，让客户随时清楚地了解你的进程。如果你无法解决，可推荐其他合适的人，但要主动地代为联络。礼貌地结束当你将这件不愉快的事情解决了之后，必须问：请问您觉得这样处理可以了吗？您还有别的问题吗？。如果没有，就多谢对方提出的问题。,七、处理投诉电话的五个步骤,作为一名客户服务代表，我们能给客户带来什么样的服务体验呢？如果接到客户的抱怨电话时，我们应该怎么做？怎么做才能通过服务补救行动使客人满意，公司利益也能照顾和考虑呢？这需要我们在平时的工作中掌握一定的安抚和平息客户怒火的技巧了。 “聆听理解澄清回应确认”是一个不错的方法。,第一步：聆听,聆听是电话营销和客服成功的关键。往往有时候答案就隐含在客人提供的信息中。认真地聆听使我们能在最短时间内抓住客人提供的主要信息，从而使自己有重点地回复和找到客人的需求点。,在听的过程中以诚恳专注的态度来听取客户对于服务的意见与抱怨，捕获到客户言语中的主要信息并快速用笔记录下来。只有真正了解了客人的意愿才能更好的提出解决的方案或者建议。,比如当我们接到一个查询快件转运情况电话客人发出质疑：“某某公司在深圳有自己的飞机能直飞，而你们在大陆是没有飞机的，你们转运是不是比某某公司慢啊？”或者是“你们公司怎么也要经过香港中转啊？怎么没有直飞的专机呢？” 通过认真的聆听马上想到客人之所以发出这样的质疑主要是因为他想要一个满意的转运时间，而不是在乎我司在大陆有没有专机。,有了这一点的理解我们马上就可以搬出我们的优势来消除客人忧虑：”XX小姐/先生，如果我没有理解错误，正如您所说的，您是想有一个令你满意的转运时间，是吗？事实上考虑到您的需求，DHL已经在这条转运路线上安排了香港的多条直航欧美线和东南亚线及中东线。正是因为这种灵活的商务航班才能保障你的货物更及时的转运，因此您看到如果现在为您预约派送员上门取件，从明天开始计算，在清关顺利航班正常的情况下，第二个工作日的下午快件就可以在目的地派送了。”,第二步：理解,理解是能与客户继续沟通下去的重要环节。在聆听的过程当中，能站到客户的立场替她想想，自然的表现出自己的同理心，这能迅速拉近与客户之间的距离。客户会觉得你是理解她/他的并且是愿意帮助她/他的。,记得有一次早上刚上班，就有一位陈小姐打进电话来说，因昨天晚上她们的快件要22点才能备好，而我们的派送员在21点到达后，发现快件没有备好就走了，结果快件昨天晚上就没有收取。,通过认真的聆听我迅速的抓住了以下几个信息：1、我们的派送员是根据客人预约电话中提供的时间准时赶到客户地址的(客人下单时预约的时间是21点整)，客人自己因物料未到齐未能准备好快件；2、派送员当晚到达后等待一段时间后，见客人实在是无法及时备好才离开取件地点的，并且离开时有向陈小姐的其他同事解释；3、早上一上班，陈小姐被发现快件还未寄出的顶头上司批评了一通。,于是，考虑到上述因素，我开始试着对症下药：“陈小姐，您昨晚加班到很晚，我听了都会感觉真的是敬业。您的心情我能从您的话中听出来。这么辛苦加班赶出来的货而在当天没有寄出，换成是我，我也会有您的这种感受。同时，陈小姐，我们昨天深夜和今天上午收取的快件都会搭乘今天中午的航班出口，因此在转运时间上没有延误。我现在安排最早的一班同事过来帮你收这票件赶今天第一班出口，好吗？” 对方听我这么一说语气马上就变了，并且话题的内容也由刚开始追究没有收走快件，而变为告诉我取件的信息了。可见”理解”在沟通中的作用是多么的重要。,第三步：澄清,澄清是使客户感到重视不可缺少的环节。客户陈诉完对服务表示不满后，我们会与客户确认他所说的内容，确保自己理解的信息跟客人的一致。比如顺带多问一句：“请问您除此以外还有没有其他让您感到不满的？” 这样会让客户感觉我们是重视他的，是非常在乎他的。无形中给了他一种成就感和满足感。对降低客人的投诉也可以起到一定的理顺作用。,第四步：回应,回应是解决问题的实际性的一步。客户投诉的目的不仅是发泄自己的不满，隐藏在背后的是希望给我们改正的机会，并在得到满意的处理结果后，还会再次光顾。所以在电话营销和客服的后期阶段，通常我们会向客人表明我们接下来将会怎么做。让客户能放心地信任我们的努力和承诺的回电时间，并以平和的心态放下电话，静待我们的回电。同时在对话当中适时的给予客人简短的回应：”我明白了”“我能理解”“好的”等等，让客人知道您是在认真的听他讲话。,第五步：确认,确认是争取得到客户认可的不可缺少的一步。处理投诉电话的最后一步是确认。同客人确认她是否认同你解决问题的方案。因为，方案的提出可能只是你单方面的想法和意愿，而沟通是需要双方参与和回应的。这就需要征求一下客人的意见：“请问您认为这样做好吗？”从中了解到客人是否同意你提出的方案。这样既方便其他同事开展后续的工作，同时也能提高客人的认同程度。聆听理解回应澄清确认，是处理投诉电话常用的五个步骤，每次都能帮助我们很好的处理问题。或许还有更多更好的方法等待着我们去发现。能否提出您的观点来大家一起分享呢？,八、处理升级投诉的技巧,处理升级投诉之前一定要对用户投诉的问题有全面的了解，做到心中有数 假设可能出现的几种情景及应对措施 在了解用户投诉意图的基础上，设定可能处理方案拟供用户选择 把握好最终处理原则，超出原则不予接受,九、处理疑难投诉的技巧,用微笑化解冰霜 转移目标 角色转换或替代 不留余地 缓兵之计 博取同情 真心真意拉近距离 转移场所 主动回访 适