商务旅行计划编制教学PPT.ppt

商务旅行 1 了解旅行计划的编制方法 2 旅行计划的基本内容 3 日程表的编制方法 编制商务旅行计划 1 出差时间 启程及返回日期 按站安排 2 出差路线 终点及途经地点和住宿安排 3 会晤计划 人员 地点 日期和时间 4 交通工具的选择 航空公司 飞机客舱种类及停留地的交通安排 案例 香港游 5 需携带的文件等资料 旅行计划的基本内容 6 上司或接待人的特别要求 7 旅行区域的天气状况 8 行程安排 约会 会议计划 会晤人员的名单背景 会晤主题 9 差旅费用 现金 兑换外币 办理旅行支票 信用卡 头等舱 公务舱和经济舱三种等级 每种等级又按照正常机票价和多种不同特殊优惠机票价划分为不同的舱位代号 飞机舱位 cabin 头等舱 公务舱 经济舱的区别 头等舱一般设在客舱的前部 座椅本身的尺寸和前后之间的间距都比较大 长航线甚至会采用平躺式座椅 相对舒适 经济舱的座位设在从机身中间到机尾的地方 占机身的四分之三空间或更多 座位尺寸相对小 公务舱介于两者之间 经济舱是旅行时座位等级较低的一个舱等 虽然座位不很舒适 空间有限 但因为价格比较便宜 还是受到很多旅客的欢迎 比如飞机上有头等舱 商务舱 这两个都比较贵 所以一般人士都会选择经济舱 飞机经济舱的座位设在客舱靠中间到机尾的地方 占机身的四分之三空间或更多一些 座位安排的比较紧密 经济舱 经济舱 公务舱的价格是经济舱全价的130 在地面上 享受在机场的优先办理乘机手续和托运行李 免费30公斤 免费使用公务舱候机室和优先登机 飞机上 座椅要比经济舱宽大 座位间距也宽敞 乘坐也要比经济舱舒适 提供的餐食和饮品也比经济舱好一些 公务舱 公务舱 一般指在飞机上 或轮船上的一种档次比较高的舱位 由于其价格相对经济舱昂贵 一般由一些公务人士或商务人士来选择乘坐 头等舱的座位宽敞 旅客可以在座位之间的桌子上打牌或者摊开自己的文件 鸡尾酒是免费的 食品更加精美 如果你想要 还可以供应香槟 乘务员只照顾10到15位旅客 所以旅客的每项要求都能立即得到满足 头等舱 头等舱 旅行支票是由非银行金融机构 统称旅行支票发行机构 为方便国际旅行者在旅行期间安全携带和支付旅行费用而发行的一种固定面额票据 可在全球广泛使用 可选品牌 美国运通国际股份有限公司发行的americanexpress旅行支票 主要币种 美元 日元 加拿大元 澳大利亚元 英镑 欧元 瑞士法郎 旅行支票 旅行支票 信用卡 visa与mastercard是两个国际上最大的信用卡组织 两种卡在国际上都拥有庞大 完整 先进的清算网络 其它信用卡组织还有jcb 运通等 国内的银联也是 在国外银联的只能在有银联标识的设备上才能使用 不大方便 但费用较低 制作旅程表 旅行计划除内容外还要求是什么 1 复印三份 上司 上司家属 办公室存档2 时间不可太紧 应留有余地 3 了解目的地相关情况 气候 交通等 4 如有可能 应多准备几份旅行计划 供上司参考 思考1 旅程计划表主要包括哪些内容 2 旅程表和旅行计划 哪个更详细 1 日期 年 月 日 星期几 2 时间 出发及返回时间 中转时间 具体活动时间 3 地点 目的地 中转地 具体活动地点 日程表的编制方法 4 交通工具 出发 返程工具 5 具体事项 商务活动 洽谈 访问 会议以及私人事务活动 观光 探亲等 6 备注 中转站或中转机场 风俗习惯提醒等 商务旅行计划日程表 旅行日程表 李恒寿总经理 安排旅行日程的相关知识点 1 明确上司的旅行意图 目的的 旅行时间 到在目的后的商务活动计划 2 了解上司对交通工具及食宿的要求 熟悉公司对出差的有关规定3 制定旅程表时 向相关部门索取旅行资料 了解当地交通工具运行情况 旅行路线 旅馆环境情况 目的地的货币 外汇管理规则 经商特点及有关护照 签证 健康规定等常识4 需要中转时 尽量选择衔接时间在2 4小时之间的班机 减少时间的浪费 5 旅行计划按时间编排 简单明了 并留有余地6 国际旅行时注意时差问题7 建议多拟定几个旅行方案 供领导选择 确定出差目的和日期 确认总经理出差陪同人 与出差地相关人员沟通 确定周到的日程安排 明确如早午晚餐安排 所到地地址 需要的路程时间 接待人员等信息 确定行程 预定机票 注意选择好航空公司 机型及班次 酒店 选择总经理习惯的酒店 熟悉酒店的电话 传真等 接 送机人员 明确接送机人的联系方式 完善细致周到的日程表 时间 地点 对方参会人 议程等 见范例 根据总经理的习惯 准备出差用物品 见物品携带表 拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件 财务部等 了解外汇 办理兑换外币收集所到国的背景资料 出差前 在第一时间掌握总经理到达后的联系方式 必要时通知授权人及其它相关人员 根据总经理日程安排 随时通报公司及gm关心的业务进展情况 配合总经理授权人的工作 及时掌握公司及业务相关信息 根据情况及时与相关人员及总经理沟通 及时调整日程安排 出差中 及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展 出差资料整理 包括资料 名片 会谈备忘 根据需要转发相关人员或存档 向总经理认为有必要的合作方致感谢函 各种差旅费用报销 跟进业务后续事宜 出差后 1 订车票 机票2 预订房间3 准备必备的文件资料及随身携带的用品4 预支差旅费 商务旅行的准备工作 思考 上司出差 需要准备哪些物品 小知识 1 撰写出国申请 2 办理护照 3 办理签证 4 办理 国际预防接种证书 5 办理出境登记卡 6 订票 7 办理保险 办理出国商务旅行手续 中华人民共和国护照是发给中国公民 供其出入国境和在境外旅行 居留时证明其国籍和身份的证件 护照种类 公安部和公安部授权的地方公安机关颁发因私普通护照 办理延期 加页 加注手续 港澳地区护照 护照颁发机关经授权也可颁发代替护照的证件 对已经发出的护照和代替护照的证件有权收缴 宣布作废或吊销 护照的注销 xinjianguygurautonomousregion innermongoliaautonomousregion ningxiaautonomousregion guangxizhuangautonomousregion xizang tibet autonomousregion 签证 是在一个人所持的护照或旅行证件上签注 盖章 或贴上一张标签 盖章或标签带有清晰的说明文字 指明持有人进入该国的事由 允许停留的时间 或通过其领土前往其他国家的许可 签证 签证一般可做在护照上 也有的做在其它身份证件上 如前往未建交国家 往往做另纸签证 与护照同时使用 签证的等级分为外交 公务和普通签证 申请前往国签证 一般是向该国驻我国的使领馆申请办理 各国对我国公民进入该国 根据理由不同有不同的规定提交各种证件 所以 出国人员拿到护照后 还要认真 实事求是地准备必要的申请材料 提交前往国使领馆 办理签证 黄皮书的英文为 internationalertificateofvaccination它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康 防止某些疾病传染流行所要求的证明 国际预防接种证书 教你学会看机票 飞机上看云海 时差 国际规定以英国格林尼治时间 gmt 为标准时间 地球的两个半球分为东八区和西八区 东八区时间比gmt早 西八区比gmt晚 对于出国人员来说 调整时差必不可少 通常计算是以经线划分 即格林尼治以东 每15度加1小时 以西 每15度减1小时 时差 时差 主要国家时差表 思考 出国应当办理哪些手续 是不是每个手续都是必不可少的 预订酒店 1 网上预订2 电话预订 酒店相关基础知识 经济酒店经济房 豪华房 星级酒店商务房 五星级酒店 总统套房 房间之一 关于早餐 酒店早餐一般分为中早 中式早餐 西早 西式早餐 和中西自助早 中早 一般是馒头 稀饭等 品种比较少 价格比较实惠 西早 价格大约比中式的高80 100 品种比较丰富 中西自助 有大饼油条 也有面包牛奶 是比较多和受欢迎的早餐 在预定酒店时问清是否提供早餐 早餐有哪些 是否与上司平时的饮食习惯相符 若上司不想在酒店用早餐 则查清酒店地理位置 并查看周边是否方便就餐 经济型连锁酒店 经济型酒店 一般是三星级以下的酒店 酒店以住房为主 其他辅助项目为辅 价格一般在250元以下 房间在50 100间左右 经济型连锁酒店 装修风格相同 全国范围内都有分店 锦江之星 莫泰168 如家快捷 速8酒店 24k国际连锁酒店 宝隆居家连锁 7天连锁 城市客栈 豪华型连锁酒店 君悦 万豪 索菲特 喜来登 希尔顿 香格里拉等全球性连锁的五星级酒店 信用卡担保 留下信用卡如下信息 卡种 卡号 有效期 持卡人姓名 持卡人有效证件号验证码为什么要提供信用卡担保酒店房间紧张 而我们给酒店的订房量较大 为了确保客人的入住和减少酒店的损失 所以酒店要求我们做担保 该城市目前有重大会议召开 房间紧张 需要担保 例如 广交会 华交会 糖酒会等 旅游旺地的酒店到店较晚 超过最晚保留时间 一般为18点 预付 为什么酒店要求预付房款当节假日期间或举办大型会展期间 旅游旺季等酒店房间紧张的情况下 部分酒店需要你将房款提前预付至酒店 以保证你的预订能够顺利的获得确定 需要预付的酒店 订单一经确认将不可取消或修改 因此请在填写担保订单前慎重考虑你是否会修改行程 以免造成不必要的损失 挂牌星级 由旅游部考核后批准 在酒店醒目位置 挂设的星级铜牌 准星级 没有星级铜牌 但该酒店的设施 设备达到了相应的星级 酒店星级 门市价 经政府价格部门核定后 酒店各房型的最高限价 服务费 酒店收取的服务费用 三星级以下可收取10 的服务费 三星级以上可收取15 的服务费 净房价 已经包含服务费的房价 但不包括早餐的价格和城市建设费 优惠价 酒店给订房公司的协议价 要低于酒店前台的销售价 周末价 一般酒店指周五至周日的指定价 有些酒店指周六和周日的价格 周末价在商务城市通常会降价 在旅游城市通常会上涨 节日价 国定长假 元旦 劳动节 国庆节等 酒店推出的特别价格 在商务城市通常会降价 在旅游城市通常会上涨 四星级 五星级酒店在商务城市降价幅度在30 40 左右 在旅游城市上涨幅度在20 左右 中宾价 指持有大陆身份证和大陆暂住证 工作证的客人 四星级 五星级酒店会分中 外宾价 外宾价 指持有大陆身份证和大陆暂住证 工作证的以外的客人 房型 酒店所拥有的各类房间的统称 三星级酒店 标房 高级标间 行政房 豪华标间 低于三星级的酒店很少设行政房 现付 客人在接受预定后直接将费用付至酒店前台 发票由酒店出俱 预付 在客人确定用房后 由客人先把费用支付给预定公司 再由预定公司付给酒店的方式 客人到达酒店后无须再支付房费给酒店 但必须支付押金和其他杂费 杂费包括客人在酒店中的自行消费 如 餐费 购物 城市承建费 免费升级 在酒店确认后 因酒店责任不能保证客人入住的 酒店安排客人入住高一等级的客房 酒店可在第二天有同等客房时安排客人入住 客人也有权提出不更换客房 信用卡担保 在某些特定酒店 对超过18点入住的客人 需要提供客人的信用卡作保证入住 在客人超过预定时间未到达时 酒店有权在客人信用卡上扣除房费 诚信担保 无须信用卡 由订房公司担保 预订号 酒店为此定单编制的号码 一般三星级以上酒店都有预订号 方便客人查找预订和公司查询 具有安全性和唯一性 自助早餐 各种食物品种25种以上 由客人自行使用的早餐方式 团队中早 10人一桌同时用餐的方式 境外旅行的注意事项 旅美交往注意 1 切莫搭便车2 夜间不要乘地铁3 不要称呼黑人为 negro 4 不能随便说 iamsorry 5 谦虚并非美德6 同陌生人打招呼7 交谈时的话题8 别忘了问候孩子9 同性不能一起跳舞10 莫在别人面前脱鞋 旅美交往注意 11 女性不能单独喝酒12 不可在别人面前伸舌头13 不要无来由地微笑14 座前通过要弯腰15 宴会上切忌喝醉16 不乱送礼物17 外出前莫吃大蒜18 不为别人付帐19 使用洗手间之后将门留缝20 手势的含意 入住欧美酒店小常识 若去酒店高级餐厅进餐 可以把大衣以及帽子 雨伞等寄存衣帽间 在进餐中途暂时离开座位时 餐巾应放在椅子上 如果放在桌子上 会被误以为已用完餐 欧美餐厅算帐大都在座位上付钱 如果用餐者发现帐单上不含服务费 那么就应付总额10 至15 的小费 不过 有些没有写明 服务费 的帐单上会写者 ok 表示不须付小费 中国十大商务城市 1 上海2 北京3 深圳 广州5 苏州 6 大连7 青岛8 杭州9 东莞10 宁波 职业情景 李小燕杭州的浙江欣达低压电器公司的秘书 今年刚刚参加工作 公司一方面让李小燕熟悉公司的机构 工作流程及业务 另一方面 可以发挥她外语方面的特长 为公司翻译一些资料 外宾来访 还可充当翻译 上班没几天 李小燕碰到了这么一件难事 公司行政会议讨论研究了近期工作安排 其中包括两位领导外出的情况 一是黄总经理到北京出席5月8日至9日召开的全国低压电器行业发展论坛 5月12日下午参加成都举行的企业家沙龙 5月14日上午还要出席本公司的一个新产品推广会议 考虑到北京论坛与成都的沙龙尚有一定的空隙 黄总有意在北京期间拜会北京xx低压电器公司的领导 同时 走访信息产业部科技情报处 并到公司驻北京办事处 听听他们下半年的打算 作些沟通 二是由于黄总活动已排满 原定5月上旬到美国p公司参观考察只能由主管技术的施副总前往 而施副总从未出过国门 令李小燕犯难的是 会议决定让她负责两位领导商务旅行的一些准备工作 包括预订机票 联系住宿 资料准备 办理护照等 请试着帮助李小燕编制一则旅行计划 涉及需要网络查询的信息可以用