记录控制程序NEW.doc

记录控制程序PTX-QA-09Page 7 of 72008-06-18MOC:N/AISO9001 4.2.4 A version 记录控制程序 修订变更履历版本状态 修订日期修订描述A第一版2008-06-18新制定质量体系文件 Role职责Function职能部门Involved相关部门PM,OM,QA,HR,EHS,SCM,FINOwner拟制Review审核Approval批准1. 目的规范记录的标识、收集、归档、存贮和处理等，确保记录的有效性和完整性，提供产品实现的可追溯性，以证实产品与规定要求的符合性以及体系运行的有效性。2. 适用范围适用于公司管理体系要求的所有记录，包括来自供方、顾客的记录。3. 职责3.1 QA负责制定记录控制程序，监督各部门记录管理状态，以确保体系活动的可追溯性。3.2 工厂经理助理担任文件控制员，负责全公司记录登记管理工作。3.3 记录使用部门负责本部门各种记录的设计、填写、传递、收集、整理、贮存、保管、检索和处置等工作，确保记录的真实性、规范性和可追溯性。4. 定义【记录】为已完成的过程、活动或达到的结果提供客观证据的文件（文档），也是实现可追溯的重要载体。注：其形式或填写式表格或拟制式文件，通常以表、记录、单、报告、卡、汇总、纪要等为主题出现，其介质或纸质或电子或其他可视载体。5. 程序5.1 记录制定编号各职责部门按照简单、实用、合理、便于存档的原则设计适宜的记录格式，并制定记录清单,明确各类记录的名称、编号(编号规则见文件和资料控制程序5.1) 、使用部门/岗位、生效日期、评审要求、保存期限、储存地点等,经部门负责人批准后正式使用。 5.2 记录的登记文件控制员根据各部门记录清单，负责编制全公司记录一览表，报管代批准，并监督指导各部门纪录的日常使用和管理。5.3 记录的使用记录填写要及时准确，内容详细完整，记录字迹清晰，易于识别和检索，不得使用铅笔、圆珠笔填写，必须用黑色墨水笔记录。不得随意涂改，如必需改动时，原内容用单线划去，补充新的内容，应确保原内容清晰可辨，并签署更改人姓名，更改日期。5.4 记录的更改5.4.1各部门需要补充新的记录或修订原有记录时，由记录使用部门负责人审批后使用，并报文件控制员备案。5.4.2 被替换的记录表格由使用部门及时收集统一销毁。5.5 记录的保管、贮存或处置5.5.1 记录由各使用部门按不同类别和阶段整理成册保管，便于检索。5.5.2 记录应妥善贮存，防止损坏、霉变和丢失。5.5.3 记录应按期保存，保存期满后，部门负责人评估是否还有继续保留的价值，如果没有继续保留的价值，由保管人员填写记录销毁审批表，部门负责人签字审核后统一销毁。机密记录必须在文件控制员及EHS经理的监督下统一销毁.5.6 记录的检索查阅需查阅记录时，查阅人向记录保管部门负责人说明理由，经其同意后，查阅人在记录存放地点进行查阅。当合同或顾客有要求时，经管理者代表批准后由保管部门负责陪同检索查阅。6. 相关文件 6.1 PTX-QA-08 文件和资料控制程序7. 相关记录7.1记录清单7.2记录一览表7.3记录销毁审批表记录清单编号：RTX-QA-09序号记录名称记录编号使用部门/岗位生效日期保存期限储存地点批准人评审要求记录一览表 编号：RTX-QA-08序号记录名称记录编号使用部门/岗位生效