ERP单证操作需注意和输入的环节.ppt

erp系统操作介绍 系统中单证操作必须注意和输入的环节 如外销合同中某一商品有配件采购 则应在该商品的信息维护时将相应的配件信息输入 这样才能在外销合同中自动生成配件信息 商品信息管理 客户 工厂是经业务管理部审批通过并编写统一编码后才能使用 对于供应商 必须输入企业税号 如果同一家工厂有二个统一编码 会导致财务往来帐无法销帐 进与出配对不一致 企业税号作为今后退税申报的重要数据 必须保证正确无误 往来单位管理 客户 工厂 所有人与使用人权限的区别 所有人权限 指业务员对某个客户或工厂具有所有权 即erp系统内这个客户或工厂是属于该业务员的 有权将他们分配给业务助理及单证员 使用人权限 是指业务助理 单证员以及相关人员可以使用业务员已经分配给他们的客户或工厂 合作书管理 对长期合作的合格供方订立相应的长期合作书 明确双方在研发 生产 出口共同开拓国际市场的基本权利和义务 防范不必要的经营风险 单证管理 数据回填 必要性 1 财务制作销售凭证时自动从回填后的报关单中取数 因此业务部门必须及时准确的回填报关单数据 2 为了确保开票通知书和报关数据一致 且不回填不能做开票通知书 注意 做明细单数据回填时应保证明细单的编辑窗口必须关闭 报关数据回填同理 否则可能造成回填数据丢失 单证管理 审单 交单管理 审单包括 非t t单证 和 t t单证 审单 非t t单证由股份公司财务审单员进行审单 t t单证由各子公司自己确定审单员 一般默认为单证员 交单管理 系统中的交单包括 内交单和外交单 内交单 结汇单证制作完毕 审单通过后 提交到交单员的过程 外交单 交单员将结汇单证交给银行或者寄给客户的过程 交单管理的重要性 退税预警系统的预警时间是从交单时输入的提单日期中读取的 业务部门不及时交单输入提单日期的话 会导致无法及时对退税进行预警 业务部门的收汇查询是从交单数据中读取的 如果业务部门不及时进行交单 不论t t还是非t t 将导致业务员无法查看对应的收汇情况 所以要求操作员及时对完成的单子进行结汇交单 核销管理 配核销单 配好的核销单与发票的对应关系与报关单纸面上的实际关系必须一致 否则会使得退税申报时有不符数据 核销单返单 退税申报的日期是以核销单返单时填写的出口日期为准 因此业务部门在核销单返回时必须正确填写出口日期 fob金额 报关单号 报关日期等信息 否则将导致财务部门在未申报库中无法看到该笔业务的所有信息 无法进行退税申报 资金管理 付款申请单 所有要求财务支付款项如预付款 货款 运保佣 国内费用 进口付汇等均由业务部门提出申请 报经领导审批 方可流转到财务 财务根据打印出来的纸质付款申请单办理付款手续 制作记帐凭证 付款 支付货款时准确输入采购合同号 付款通知书上的单位名称 业务员姓名及合同号要填写正确 申请人应为制单人 最好在单子上注明该票业务的商品名称和数量 水单认领和拆分 股份公司结算中心负责输入水单信息 各子公司相关责任人 单证 业务员或者出纳 必须及时准确地认领水单 并拆分到对应的外销发票 以便财务人员制作收汇凭证 如果不认领或者