项目工程资料整理归档标准讲座.ppt

项目工程资料整理归档标准 一 归档范围 目录 二 管理职责 三 过程控制要求 四 工程资料归档要求 五 奖罚考核标准 根据国家行业规范规定 各省及公司管理规定和2014年 年中报告 要求制定 项目工程资料整理归档标准 自发布之日起实施 一 归档范围 1 建筑产业集团所属各子 分公司及专业公司所有在建工程 竣工工程的项目工程资料归档整理 2 工程资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录 包括基建文件 监理资料 施工资料 竣工图及声像资料等内容 3 工程资料的编制 整理 依据国家 地方现行的有关工程建设的法律 法规 规范 标准执行 二 管理职责 一 建筑产业集团技术中心 为总公司归口责任管理部门 各分管副总工及移动办公人员负责日常检查 监督各子 分公司项目工程资料整理归档执行情况 技术中心根据检查情况负责每季度进行评比考核 公布检查结果并奖励处罚 提高档案管理的水平和技术 逐步实现档案管理现代化 科学化 1 负责制定集团公司工程资料管理办法 2 负责集团公司内部工程资料管理的交流 推广先进的建筑工程资料管理经验 二 管理职责 二 分 子公司及专业公司 各子 分公司及专业公司技术质检部为归口责任管理部门 负责各个项目部的执行指导和检查 验收 归档执行情况 并负责每月进行评比考核 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作 1 负责制定本单位工程资料管理办法或实施细则 建立健全本单位工程资料管理体系 设立资料管理岗位 配备专 兼 职人员从事工程资料的日常管理工作 2 各子分公司及专业公司专 兼 职资料管理人员 原则上一年内不能随意调动 如须调动应征求子 分 公司生产管控中心技术质检部意见 二 管理职责 二 分 子公司及专业公司 3 负责对所属项目经理部工程资料管理工作进行业务指导 并对其进行监督和检查 检查结果整改及闭环时间不得超过一周时间 特殊情况必须于下次检查前必须闭环 否则予以500元一次处罚 4 负责组织本单位的工程资料管理交流和培训 推广先进的建筑工程资料管理经验 5 负责对竣工工程资料进行审核 按期向集团公司档案室移交所属单位的工程竣工资料 二 管理职责 三 项目经理部 各项目部总工 技术负责人 主任工程师 技术员 资料员为归口责任管理部门 负责项目从开工到竣工全过程的项目工程资料的收集 整理和归档管理 项目部主任工程师或技术员是项目工程资料现场实施管理的第一责任人 土建资料员是整个项目的总包资料管理直接责任人 资料管理员要保证文献资料的完整性 安全保密性和查找便利性 做好工程资料的收集 整理 保管和利用工作 二 管理职责 三 项目经理部 1 建立健全项目经理部工程资料管理岗位责任制 严格执行分 子公司工程资料管理办法或实施细则 资料员应持有效的资料管理岗位证书上岗 2 项目部总包岗位 土建为主 资料管理人员 一年内不能随意调动 如离职必须经过各子分公司生产管控中心技术质检部副经理批准和备案 二 管理职责 三 项目经理部 3 负责工程资料的收集 整理 归档 保管工作 并采取有效措施 保证工程资料的安全 4 负责工程竣工资料的组卷 移交工作 5 项目部人员调动工作时 应将自己管理的所有工程资料移交项目经理部资料员 办理交接手续后方可离开 不得将工程资料带走或据为己有 三 过程控制要求 一 施工前期工程资料管理 1 各分 子公司及专业公司应组织项目经理部配备资料管理人员 成立资料管理组织机构 制定资料管理制度 确定项目经理部工程资料管理目标 并分解到相关岗位 做到责任明确 流程清晰 管理有据 2 工程开工前一周内 项目经理部依据施工组织设计 施工图纸 结合地方 行业 集团公司及分 子公司关于工程技术资料的有关规定 编制 工程资料管理计划 经分 子公司审核后报集团公司技术质量部备案 三 过程控制要求 一 施工前期工程资料管理 3 工程资料管理计划的内容应包括以下内容 1 编制依据 2 工程总体概况 旨在明确工程资料中统一的工程名称 工程各参建单位 建筑规模 结构形式 开竣工时间等内容 3 工程资料清单 包括资料类别 组成内容 原件份数 三 过程控制要求 一 施工前期工程资料管理 4 工程资料管理组织机构 5 工程资料填报 整理职责分工 6 工程资料管理制度 包括项目部内部移交时限 奖罚措施等 7 竣工组卷及对外移交要求 三 过程控制要求 一 施工前期工程资料管理 4 对与项目经理部签订施工合同的分包单位 项目经理部宜在分包项目施工前与其签订资料管理协议 依据 谁施工 谁负责 的原则对分包单位施工资料的编制 报审 移交等提出具体要求 三 过程控制要求 二 施工中工程资料管理 1 项目经理部资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背 封面标识 做到整齐 美观 便于查阅 资料盒内应包括总目录 卷内目录 资料封面 分目录和资料内容五部分 各级目录及资料内容必须对应一致 层次清晰 2 工程资料应随工程进度及时收集 整理 项目齐全 字迹清楚 图面整洁 签章齐全 必须使用档案规定用笔 资料编制表格式样应符合国家 行业或地方有关规定 三 过程控制要求 二 施工中工程资料管理 3 项目经理部各部门管理人员应根据工程进度及时填写工程资料 并按规定及时移交资料室 资料填写人员应对资料内容的真实性 准确性负责 4 项目经理部资料员随时掌握工程进度情况 保证资料与工程同步 发现滞后情况时 应依据项目部资料管理制度进行报告 催交工作 三 过程控制要求 二 施工中工程资料管理 5 项目经理部资料员负责对工程资料的编制情况进行初检 根据地方规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称 施工部位 内容填写 签名盖章 交圈情况进行检查并督促相关人员整改 保证其正确性 对检查合格的资料 做好编目 外观整理 组卷等工作 三 过程控制要求 二 施工中工程资料管理 6 项目经理部总工程师应定期组织工程技术人员对工程资料进行自检 留下检查记录 按项目部规定对相关责任人进行奖罚并限期整改 并组织工程技术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析 总结和再培训学习 7 分 子公司应定期或不定期对所属在施项目部的工程资料进行检查 对存在的问题填写检查记录并限期整改 并跟踪验证整改结果 确保工程资料的完整性 真实性 及时性 准确性 三 过程控制要求 三 竣工验收阶段工程资料管理 1 工程竣工验收前 项目经理部必须按当地工程技术资料管理规定 完成工程技术资料的整理 组卷 自查工作 为工程竣工验收提供必要条件 2 工程档案报送期限1 自竣工验收合格之日起3个月内 非甲方原因必须确保完成城建档案馆资料验收通过 2 实行工程总承包的项目经理部 应负责汇总整理分包单位编制的全部工程资料 统一管理 三 过程控制要求 三 竣工验收阶段工程资料管理 3 工程竣工验收通过后 项目经理部应及时收集各项验收记录的原件 经整理 汇总后形成完整的竣工资料 工程竣工验收合格前一周内 项目部资料员必须整理好不少于4套工程资料 数量要求 确保原件二套 一套报甲方送工程所在地城建档案馆 一套原件报送中南建筑产业集团档案室 报送监理单位和分公司资料档案室各一套复印件 三 过程控制要求 三 竣工验收阶段工程资料管理 建筑产业集团项目部离职人员必须书面移交所有工作资料给资料员 经过资料员及项目经理签字后方可办理离职手续 资料员离职 必须待接替人 特殊情况下由项目经理指定临时接替人员 书面移交后 方可办理离职手续 三 过程控制要求 四 项目部离职人员规定 四 工程资料归档要求 一 资料全面性要求 1 项目工程资料包括 桩基 土建 安装 装饰 甲方和监理 总包与分包 专业分包等工程资料归档整理 2 资料员负责资料文件如 管理文件 通知单 有关技术文件 施工技术标准 工艺标准 施工规范 图集 施工图纸 施工组织设计 工程项目质量计划等的整理与保管 3 施工过程中形成的资料如 施工技术交底 工程联系单 变更签证单 工程洽商记录 会议记要 工序检查表 设备安装检查表 调试记录 工程隐 预 检记录 设计变更的整理 保存和归档 资料编写 工程预结算书等文本的处理 四 工程资料归档要求 一 资料全面性要求 四 工程资料归档要求 一 资料全面性要求 1 工程文件 包括立项文件 建设用地 征地 拆迁文件 勘察 测绘 设计文件 开工审批文件 招投标文件 工程质量监督手续 工程财务文件 工程竣工验收文件 竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程技术性资料 2 证件性文书资料 包括法人营业执照 土地许可证 开发资质证 施工许可证 规划许可证 预售许可证 企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书 证书 证明等 四 工程资料归档要求 一 资料全面性要求 3 办公文件 包括有关工程的各种请示和批复文件 各种申请文件 如 用印申请文件 公司对外发文 公司发出的各类工作计划 方案 安排 总结 汇报 简报 通知等文件 注册年检资料 验资文件等具有保存价值的文件 4 决议性文件 有关工程的各种会议记录 决定 协议 合同等 四 工程资料归档要求 一 资料全面性要求 5 计划性文件 包括工程总体进度计划 年 季 月 周进度计划 开发计划 项目质量计划等 6 总结性文件 包括对工程的年度和月度工作总结 单项性工作总结 调查报告等 7 建设工程声像资料 是指以声像形式记录下来的各种资料 如照片资料 录音资料 录像资料 影片资料等 8 电子文档 四 工程资料归档要求 二 资料时间性要求 1 工程文件必须与施工现场形象进度同步收集 确保完整 准确 系统 能够反映工程建设活动的全过程 2 检验批报验要求 所有检验批报验资料必须在现场施工前24小时内报监理单位 检验批所含的材料复试 抽检取样等报告必须领取后作为附件一并报验 如材料复试 抽检取样等报告不合格该工序检验批不得报验 不得进入下一道工序施工 四 工程资料归档要求 二 资料时间性要求 3 分项工程报验要求 所有分项工程资料必须所包含检验批验收合格后及三日内将分项工程验收资料填报监理单位 分项工程所含的材料复试 抽检取样等报告必须合格 齐全和完整 4 分部 子分部 工程验收资料要求 分部工程施工完工后 所有包含的土建 安装 装饰及分包资料必须在验收前一周完成收集 整理和同步归档工作 四 工程资料归档要求 二 资料时间性要求 5 竣工验收资料要求按照施工进度计划要求 在竣工验收节点前一个月内组织一次资料预验收 包括工程所含十大分部 地基与基础 主体结构 建筑装饰装修 建筑屋面 建筑给水排水及采暖 建筑电气 智能建筑 通风与空调 电梯 建筑节能工程 工程资料 四 工程资料归档要求 三 分包资料收集整理的完整及时性 1 分包资料包括甲方直接分包工程资料和总包方直接分包工程资料 所有报验资料均必须由总包单位专职资料员收集整理后统一报监理单位签字盖章 2 分包工程完工退场前一周内必须完成所有分包资料的收集和整理归档工作 四 工程资料归档要求 四 上交档案馆和集团公司的标准 1 全套工程资料的目录 按各省通用资料软件目录进行每卷资料内容的编制 2 交付档案馆的资料目录 按照工程所在地城建档案管理的要求目录进行交付归档 3 上交时间为竣工验收后一个月内 特殊情况不得超过2个月 4 交付集团公司归档要求应符合各省统一验收资料规范规定 五 奖罚考核标准 1 子 分 公司对各项目部资料管理进行月度排名 第一名奖励1000元 最后一名处罚500元 项目部奖罚承担比例 技术负责人 技术员 30 资料员70 2 总公司以季度对分公司资料综合管理情况进行排名 第一名奖励3000元 第二名奖励2000元 第三名奖励1000元 倒数第一名的处罚1500元 倒数第二名处罚1000元 倒数第三名处罚500元 子 分 公司奖罚承担比例 技术科长 总工 40 专职资料管理员60 五 奖罚考核标准 3 工程竣工验收合格后3个月