派出所专业档案的管理方法.doc

公安派出所专业档案的管理方法大家好，前面已经有我单位小盖为大家详细的讲解了派出所文书，会计，科技，声像，实物等档案的整理方法，下面由我为大家具体讲解一下公安派出所专业档案(也就是业务档案和户籍档案)的具体整理方法。我主要讲三个部分. 一.公安派出所专业档案的特点。二.公安派出所专业档案的收集. 三.公安派出所专业档案的具体整理方法.一.公安派出所专业档案的特点。公安派出所得性质和履行的职责决定了其自身档案的特点。1、公安派出所档案不能单独构成全宗。这个在前面已经讲过.不再细说.主要还是说一下下面3条2、档案内容以治安管理和户籍管理中形成的材料为主。这是因为治安管理是中心，户籍管理是基础。这是公安派出所主要的工作职责3、公安派出所档案形式以表格、簿册、法律文书为主。这是派出所所处的基层性质决定的。4.档案内容的秘密性比较具体。比如各种案件线索，有待证实的犯罪嫌疑问题，举报人和被举报人姓名、工作对象材料等，一旦泄露后果严重，所以要求我们档案员必须妥善保管，确保不泄露秘密。二.公安派出所专业档案的收集.这里我主要讲2个问题。1.收集要求.公安派出所专业档案的收集范围1.收集要求。专业档案的收集和前面所讲的一样,那就是齐全完整，重点突出，适时主动。档案的收集是整理档案的最初的必要的基础。我还是要说一下齐全完整.齐全完整必须要求归档的材料不能遗漏。一旦遗漏不仅是增加我们档案员的工作量，甚至在关键问题上造成大的问题。比如，一个案卷已经装订结束，页码都编制好了，一旦发现有遗漏，无法向卷里再添加，添加就要拆卷，有时候甚至要改动卷号，因为卷号一般是大流水，所以增加难度和工作量。再比如，户籍档案关系到辖区千家万户居民的切身利益，重点人口档案关系到对违法犯罪人员的管理和发现，查证违法犯罪嫌疑线索等问题。等等，所以就要求我们档案员有责任心，接受案卷时候要认真核查收集，缺少的要催促及时找回。而适时主动就要求我们在收集材料时候要及时，不要过早和过晚，早了，没有办理完毕，收集不全面，晚了，容易造成文件材料混乱或者丢失。2. 公安派出所专业档案的收集范围（一）.业务材料的收集范围。（1） 重点人口材料.公安部重点人口管理工作规定，对列管、撤管的重点人口（包括暂住人口中的重点人口）管理工作中形成的有关材料。（2） 侦查刑事案件材料。公安派出所侦查一般刑事案件或者协助刑警队侦查刑事案件形成的不需要向上级机关移交的，具有一定保存价值的材料.（3） 治安管理处罚材料。派出所在办理治安管理处罚案件中形成的各种法律文书以及调查材料。（4） 耳目材料。审批建立耳目以及考察使用过程中形成的材料。（5） 船舶材料。派出所在对船舶管理中形成的材料。（这个在我们北方比较少有，但是也不排除）（6） 特种行业，公共场所管理材料。派出所在对辖区内特种行业，公共场所管理中形成的材料。如旅馆,机动车登记,印刷,废旧回收,刻字,游戏厅,歌舞厅等行业业务材料.（7） 各种事故材料。派出所在调查处理一般交通、治安、自然灾害事故中形成的材料。（8） 企事业单位管理材料。派出所在对辖区内企事业单位开展安保工作过程中形成的材料。（9） 备查材料。旨在工作中获取积累的具有一定参考价值的其他材料。（10） 四类分子档案（地主、富农、反革命、坏分子）和死亡人员工作对象档案.鉴于四类分子档案是历史的产物，单独管理，原卷应该象县、市、公安局移交，统一管理。原有的死亡人员卷继续保留，公安派出所档案管理办法发布后，凡是被公安机关处理过，活着是被派出所作为死亡对象的死亡人员，应该将其有关材料归入过去的形成的案卷内，并在原档案目录和卡片上注明，将卡片转到死亡人员目录内，以便统计掌握。（11） 治安综合治理材料。这部分材料是近几年衍生出来的材料。是派出所民警在对辖区内居民的日常管理中形成的材料。实话实说，一般大多是为了应付上面的检查材料。（2） 户籍材料的收集范围（1）常住户口管理材料。公安派出所在户口管理中形成的户口迁移证，户口审批材料，户籍证明，出生，死亡，迁出迁入，变更更正登记簿册等有关材料，换发下来的旧的常住人口登记表，常住境外人员登记表等。（2）暂住户口管理材料。公安派出所所在辖区内外来经商，务工，从事第三产业等人员和来本辖区内的境外人员管理工作中形成的材料。（3）居民身份证的管理材料。派出所在进行居民身份证管理过程中形成的材料（4）船民材料。派出所在对船民渔民管理工作中形成的材料三.公安派出所专业档案的具体整理(一)下面我就具体讲解一下分类方法。派出所档案一般按照年度、案卷内容、保管期限进行分类。年度内办结的按照年度立卷，未办结的跨年度的按照发生受理的年度归档。（这和文书不同，文书是在结办年归档），根据派出所文件材料的立卷归档基础和档案分类方法。我们以二层分类法，具体设置为。年度-保管期限。大家可以看一下分类大纲。我们的专业档案也就是这里的业务档案和户籍档案。大家仔细看一下，（看表示例讲解）大家看那一下标识。业务档案的标示为PY。其中P标志是派出所，Y是业务档案的意思。在业务下面的种类我们就用数字标识。分别为重点人口卷（PY1），侦查卷（PY2），治安管理处罚卷PY3，耳目卷PY4，事故卷PY5，船舶卷PY6，特业PY7，企业事业单位管理卷PY8，备查卷PY9。四类分子档案PY10。治安综合治理卷PH11户籍档案标识为（PH）。种类用数字表示，常住户口PH1，暂住PH2，船民PH3，居民身份证卷PH4。(二).公安派出所专业档案的立卷方法1.业务案卷的组卷、排序业务档案以单位、案件或者人头建档。特种行业、公共场所管理材料，企事业单位管理材料原则上按照一个单位一卷。重点人口管理材料、耳目材料、死亡人员材料、船舶管理材料原则上一人一卷，一船一卷；侦查材料、治安管理处罚材料、事故材料按一案一卷。一个人或者一案的材料要集中，一个人多次被处理的按照时间的处理前后集中保存。在实际操作中也可以根据材料的多少，适当的分卷和和卷。（但是在卷内目录上一定要逐个标明）。以便保管利用，避免出现案卷过厚，或者一卷仅有一两页文件的现象。但是对于具有正副卷性质的不能立为多案或者多人卷。（比如重点人口的）。业务卷的排序以法律文书即审批、处理结果等在前，其它文件在后，并按形成时间先后结合重要程度排列；在这里我要说一下,我们组卷用的外皮如果派出所没有统一的规定,那么为了所有派出所档案组卷的一致性,我们就用这种牛皮纸组卷.(示例)下面我就各种业务卷的组卷内容讲解如下。（1） 、重点人口卷分为正卷和副卷。正卷存放：调查处理意见，考察和结论材料；判决书、裁定书、决定书、保证书、具结悔过书、执行通知书以级解除劳教、出监鉴定、假释、保外就医、监外执行、取保候审、监视居住等法律文书；社会关系及经常交往人员材料；询问笔录、证人证言、物证、视听材料（物证和实物应该分开存放）；已查实的检举、调查等证据材料。副卷存放内部审批的和未经查实的材料：主要有撤管、变类审批表、确定列管对象的报告、呈批表及审批等材料、内部填制的各种登记表、照片、指纹、血型（毛发）；未经查实的重大嫌疑线索和检举材料；积累的历次表现或撤销管理的材料；耳目提供的未经证实的材料；重点人口定期考察材料；其他有参考价值但不宜对外的材料。（对于过去形成的关于刑事犯罪嫌疑材料，以及关于监视居住、取保候审等材料，应列入重点人口卷，不再另设类或列入备查卷）。（2） 、侦查卷主要存放：报案材料、受理刑事案件登记表；犯罪嫌疑人照片和传唤通知书；现场勘查笔录、现场图、照片、鉴定材料；检举和调查材料；讯问笔录、询问笔录，犯罪嫌疑人、被告人供述和辩解等材料；结案或销案材料；其他有关材料。这里说一下，一般公安派出所侦查案卷是在侦查工作中形成的侦查副卷。是不需向上级机关移交的具有保存价值的文件材料。派出所主要是协助上级机关侦查破案工作，工作中可能会获得第一手材料，此类材料应该随案一并移交上级机关归入公安业务档案。各地派出所一般不具备建立侦查案卷条件，可空缺，已经形成的，应该保留并规范管理。（3）、治安管理处罚案卷中存放：治安管理处罚审批表，处理调查报告；治安管理处罚裁决书和被处罚人员照片、回执；治安案件受理、立案登记表；传唤证；暂扣物品清单、发还收据；没收财物收据、罚款收据、上交的罚没款收据；调问、询问笔录；调查证据材料；现场勘查笔录、鉴定材料；医院伤情鉴定单、经济赔偿协议书、担保书和医药费凭证、赔偿费收据。其他需要保留的材料。（4）、耳目卷：建立和撤销耳目的报告、登记表、审批表；对耳目使用、考察教育、奖惩的材料。以及其他的应该保留的材料。耳目卷一般在建立耳目时候就同时立卷，在使用完毕前有具体工作人员保管，对停止使用或撤销死亡变更的耳目档案应该向档案员移交并做好移交手续。耳目卷一般应该一人一卷，为了保密工作，最好以代号立卷和做案卷标题，并做好保密工作，除具体负责人，主管所长，档案员外，其他人不让接触。（5）事故案卷的组卷事故情况报告，现场勘查笔录，照片，草图，物证。询问当事人和证人笔录，鉴定材料，对事故处理意见以及调解材料，对事故责任者处罚裁决书，罚款和赔偿收据，当事人申诉材料，其他有关材料（6）船舶卷的组卷。船舶登记表，船民变动情况表，船民社会关系材料，等（7）特种行业、公共场所管理卷：审批表；单位基本情况登记表和有关材料；工作人员登记表和审查材料；各项工作规章制度；治安保卫组织和安全保卫工作的检查材料；重点人口和刑满释放人员、解除劳教人员等帮教对像登记表；发生治安案件、刑事案件情况登记表；火灾及其他事故材料；安全检查、整改材料。（8）企事业管理：企事业单位基本情况登记表；保卫组织（包括治保、消防组织）情况、保卫人员名册、照片及登记材料；各项保卫制度；重点要害部位登记表；贵重物品保管情况登记表；危险、爆炸物品保管情况登记表；重点人口、刑满秋放人员、解除劳教人员等帮教对象登记表、治安案件、刑事案件发案、破案以及治安灾害事故登记表；安全检查评审、奖惩材料等。（9）备查卷：派出所在工作中取得的具有一定参考价值的，以及其他卷无法包括的材料，例如各种犯罪嫌疑线索、报案未破材料、治安调解案件、青少年帮教材料、各种调查材料。应根据不同的材料来源性质进行分类，便于保管利用。(10)四类分子档案.原有的死亡人员卷继续保留，凡是被公安机关处理过，或者是被派出所作为死亡对象的死亡人员有关材料(11)治安综合治理卷。创安材料，治保会材料，四防材料，防患排查材料，租赁房屋材料等。2.户籍档案的组卷：户籍卷的排序是在卷内文件材料以保证一户或一人材料集中的基础上根据实际情况按照住户所在区域或形成材料时间先后顺序进行排列。（1）、常住户口组卷：审批材料、证明材料，户籍簿册及各种表册；其中的户口迁移证、户口审批材料、户籍证明材料、各种登记簿册以及换发下来的旧的常住人口登记表、常住境外人员登记表等按照类别分别组卷，常住户口登记表以一户或者一人为单位，按照从出生或迁入直至死亡或迁出的时间先后顺序进行排列，根据辖区内分段情况分卷保存。（2）、暂住户口组卷：暂住证的存根，境外人员住宿登记表存根；暂住户登记表、居民身份证号、照片；暂住户原籍区，乡政府或公安机关证明；租赁房主的合同或证明，务工单位证明或营业证明；群众检举、调查证明材料。暂住材料分为外地来人的暂住户口和境外临时来华人员管理。以一人或一户为单位组卷。（3）、居民身份证卷：本辖区领证人员基本情况；包括16周岁以上人员以及当年进入16周岁人员基本情况登记表，缓发，暂不发证以及漏发证人员登记表。申领、换领、补领居民身份证凭证、存根及登记表；居民身分证各项管理工作规章制度；居民身份证变更申请表；居民身份证编号顺序登记表；居民身份证收缴登记表；居民身份证查验、查询情况登记表；伪造、变造居民身份证案件查处的有关材料等。居民身份证管理材料以人为单位，根据材料多少按照区域，时间，登记顺序等组卷，也可以按类组卷，如申领类，换领类，补领类、存根类，统计类，变更类，编号类等（4）船民卷.申请船民证，临时船民证等登记表，历史审查表以及调查材料，船民现实表现和奖惩材料。以及流动情况登记表(三)分保管期限.我们大家可以看一下手中的保管期限表里的业务档案和户籍档案的保管期限.（示例.） 1、业务档案（1）重点人口卷 长期（2）侦查案卷 长期（3）治安管理处罚 长期（4）耳目卷 长期（5）事故卷 短期（6）船舶卷 长期（7）特种行业、公共场所管理卷 长期（8）企业、事业单位管理卷 长期（9）备查卷 长期(10)四类分子卷 永久（11）治安综合治理卷 短期2、户籍档案（1）常住户口 永久（2）暂住户口 短期（3）船民卷 长期（4）居民身份证 长期(四) 专业档案的排序装订与编号.1.排列（1）.业务档案的排列，对办结装订的同一类型业务档案，如重点人口卷，侦查卷，治安管理处罚案卷，耳目卷，事故案卷，被查卷等依照归档时间先后顺序排列。（其中重点人口卷等可以兼顾辖区对船舶、特种行业和企事业单位卷可以按照所处区域进行排列）（2）.户籍档案的排列，对常住人口登记表可以所辖区门牌次序或村落排列暂住人口，船民卷，居民身份证可以按照所辖区域和次序或村落结合时间进行排列。如果居民身份中想按照类别组卷，就要按照重要程度排列一般顺序是申领卷，换领卷，补领卷，存根卷，天际卷，变更卷，编号卷。2.装订.我们一般按照一卷一装订.(示例软皮) 折叠后以左下齐为准三点一线装订，去掉卷内金属物和异物.最好用棉线装订.3.编号。编制档号的原则是遵循唯一性，合理性、稳定性。(1)案卷的编号即案卷的排列顺序号，它固定案卷的排列顺序。就是一个案卷只能赋予一个代码，即在一个案卷目录内不应该有重复的案卷号。并且已经确定，不可以随意改变。一般的业务档案和户籍档案都是以时间先后顺序按照同一个类别同一个保管期限内案卷号是一个大流水号，(讲解)例如耳目的编号.一般我们都以负责耳目的民警为单位的下辖人员编号.比如有5个民警,每个民警有五个耳目那就分别为王xxx1-001 -001-1 张XXX 2-002 -002-1 -002-2 -001-2 -002-3 -001-3 -002-4 -001-4 -002-5 -001-5 以此类推(2)档号分4层。全宗号、类别号、目录号、案卷号。在组卷软皮处填写.(3)我说一下目录号,目录号就是各种类别的档案所包含的全部