工程建设资料管理规定.doc

编号：GW-TX-01工程建设资料管理规定版本号：1.0页 号：1/41 目的工程建设资料是公司运营服务的实物产品，合理规范工程档案的形成流程，加强工程档案的管理，不仅可以为工程建设项目提供真实详尽的原始资料，同时也可以节约公司的人力，物力开支，提高公司的信息建设服务水平。2 范围适用于工程建设全过程3 职责3-1XXX负责工程建设资料的管理，并指定档案管理员具体实施，对档案管理员工作进行检查指导。3-2档案管理员负责向各部门相关人员及时收集原件资料，传真件等应在右上角标明收到日期；登记各项资料的收集表、借阅表，负责借阅资料的催回工作。资料收集完全后应打印详细目录。对存档资料有变动的，收集新版本入册并保留旧版本放入备注说明袋备查。4 程序4-1工程建设资料管理要求4-1-1公司相关人员必须及时规范编制、填写工程各类资料，应用耐久性强的书写材料，确保真实、准确、完整；完成后及时交档案管理员，并应对自身编制、填写的资料负责。4-1-2前期部应在工程建设合同，工程承包合同中明确需要竣工资料份数，对设计、预算、决算、纪要等复印数量严格控制，原件交档案管理员。4-1-3工程部切实履行对施工资料检查督促的职责，要求施工队及时上交竣工资料归档。4-1-4综合部做好各项财务付款记录，核对甲供材料进出帐。4-2工程建设资料分类编制要求4-2-1工程建设资料分四类：1、工程竣工建设单位存档资料；2、施工单位竣工资料；3、施工单位决算资料；4、工程总决算资料；其中后三项包含在第一项内容中。4-2-2施工单位竣工资料20项由施工单位填报，监理、随工签证，由工程部审核；各类表格必须完整不得缺失，用耐久性强的书写材料准确写清工程全称、日期等，各类数据必须清晰有效，须加盖单位章的必须用红章。竣工图必须电脑打印，加盖竣工章。4-2-3施工单位决算资料必须电脑打印，必须填写有管网公司制作的决算分项统计表作为决算中间计算过程备查，并提供软盘一份。4-2-3工程总决算资料由公司人员编制、落实实施，总决算包含：全套决算表、决算分摊表、结算审计。总决算编制人员对施工单位提交的自身决算资料实行审核，对各项付款收款提供数字依据。总决算若有变动，必须填报审批表留有文字依据。4-2-4工程竣工建设单位存档资料20项，由档案管理员负责向各部门相关人员及时收集分类，对不符要求的资料退回相关人员重新编制；文件分发记录表由档案管理员填写。编号：GW-TX-01工程建设资料管理规定版本号：1.0页 号：2/45 档案管理用表5-1档案文件收集表文件名称收集时间交付人份数备注编号：GW-TX-01工程建设资料管理规定版本号：1.0页 号：3/45-2档案文件借阅表文件名称借阅人份数借阅时间拟订归还时间实际归还时间催缴备注编号：GW-TX-01工程建设资料管理规定版本号：1.0页 号：4/46相关文件工程竣工建设单位存档资料 1、建设方案联系函 2、工程建设协议书 3、招投标文件 4、工程承包合同 5、施工图会审纪要 6、工程投资预算 7、工程投资(预算)分摊表 8、施工设计图纸 9、工程联系单 10、会议纪要 11、材料领用明细表 12、全套决算表 13、结算审计 14、施工单位付款决算表 15、工程投资(决算)分摊