金蝶长大财务项目业务蓝图.doc

文档编号 文档编号 CD CW 010CD CW 010 版版 本本 号 号 2 02 0 密密 级 级 中级中级 广东长大信息化项目广东长大信息化项目 财务系统业务蓝图财务系统业务蓝图 金蝶软件 中国 有限公司金蝶软件 中国 有限公司 20092009 年年 7 7 月月 1 29 目目 录录 一 项目背景 2 二 项目目标 2 三 蓝图规划 3 一 财务组织架构建立 3 1 成本中心架构 3 2 财务组织架构 4 二 资金计划 5 1 资金计划业务流程图 5 2 资金计划表数据关系 6 3 资金计划表清单 0 4 资金计划审批流程 1 1 月度资金计划与年度现金流预算审批流程 1 2 新中标施工项目现金流总预算审批流程 2 5 资金计划的控制 2 1 控制的方式 2 2 资金计划控制总体流程 3 3 资金计划内费用报销单审批流程 一般流程 4 4 资金计划外费用报销单审批流程 特批流程 5 5 备用金收支计划处理 5 6 资金计划的分析 7 三 资金成本管理 7 四 预算管理 7 1 预算业务流程图 7 2 预算管理报表数据关系 8 3 预算报表清单 10 4 部门费用预算表审批流程 10 5 年度财务预算套表审批流程 10 6 季度预算执行表审批流程 11 五 EAS 与 U8 数据信息接口 12 1 资金系统单据转换 U8 凭证工作关系说明 12 2 EAS 出纳汇总表与 U8 明细帐期末对帐工作关系说明 15 3 实现的预期效果 16 4 需配合开发实施工作 17 六 U8 远程连接地址集成 EAS 17 2 29 一 一 项目背景项目背景 继 2008 年长大公路工程总公司与金蝶软件展开工程项目及成本 管理的信息化项目后 针对财务管控系统继续开展新一轮的合作 通过本期的财务信息化实施工作强化财务核算控制 逐渐使集团的 财务管理从核算型会计向管理型会计的转型 使集团财务管控信息 化环节的管理水平进一步提升 二 二 项目项目目标目标 1 建立了集团财务架构 改善资金管理 实现资金计划和资金动态预测 2 通过 EAS 出纳系统与资金预算管理系统的集成应用进行支付监控 3 通过 EAS 出纳系统获取和展现长大公司所有现金和银行账户交易情况 4 通过 EAS 出纳系统与 U8 财务系统数据传递实现资金系统与会计系统的 衔接 加强从资金收付到会计核算处理整个过程的可追溯性 5 通过 EAS 预算模块实现电子审批 与久其系统协同应用 加强全面预 算管理 6 通过数据加密对各机构 U8 系统进行远程连接 并且把登各地 U8 帐套 地址集成 EAS 菜单中进行集中管理 7 资金成本管理 规划资金上划 下拨及存款管理电子化 为方便与外 部商业银行的接口 实现外部网上银行 以加强总公司财务信息的集 团化 集中化管理功能 8 规划工程项目管理系统与财务系统业务衔接 3 29 三 三 蓝图规划蓝图规划 一 一 财务组织架构建立财务组织架构建立 1 成本中心架构 广东长大公司成本中心 四级 实体 三级二级一级 第一分公司 施工项目部 施工项目部 沥青项目部 第二分公司 总公司本部 沿江项目部 设计分公司 第三分公司 施工项目部 施工项目部 海外分公司 第四分公司 长大总公司 职能部门 职能部门 职能部门 职能部门 职能部门 职能部门 职能部门 职能部门 职能部门 一分公司本部 职能部门 职能部门 二分公司本部 三分公司本部 职能部门 四分公司本部 职能部门 综合部 实体 研发中心 待定 4 29 2 财务组织架构 广东长大公司财务实体组织 三级 实体 二级一级 第二分公司 施工项目部 沿江项目部 实体 第四分公司 总公司本部 实体 海外分公司 实体 第一分公司 设计分公司 沥青项目部 实体 施工项目部 施工项目部 第三分公司 施工项目部 长大总公司 一分公司本部 二分公司本部 三分公司本部 四分公司本部 研发中心 待定 综合部 委托 说明 1 综合部 在 EAS 系统不作为财务记账实体 财务组织委托 总部本部 设为总部部 门成本中心实体 5 29 2 研发中心 组织暂时建立行政组织 财务组织和成本中心组织待定 3 第一分公司 规划设置为与二 三 四公司的财务组织和成本中心相同的组织架构 二 二 资金计划资金计划 1 资金计划业务流程图 广东长大公路资金计划业务流程 填制及汇总审批控制阶段分析阶段 虚体组织集团公司分公司施工项目部 集团组织 下设各部门 提交各个部门资 金计划表 部门领导流程 审批 提交工作流 资金计划套 表 通过取数公司生成 资金计划套 表 资金计划套 表 按照组织层级汇总 资金计划套 表 按照组织层级汇总 项目部审批流 程 分公司审批 流程 总公司审批 流程 提交工作流 提交工作流 提交工作流 费用报销单控 制 生成月度资金计划分析表 整个资金计划分为 编制 审核 控制及分析四个阶段 1 在编制阶段 各个部门需要填报各自的资金计划表 并提交到后台工作流审批 审批 完成后 还需要在施工项目部 分公司以及总公司提交资金计划套表 套表的数据的来源 是先前各部门提交的资金计划表 系统可以通过公式自动获取 套表的作用是让项目部 分公司和总公司管理层能具体了解各企业的资金情况 因此套表需要项目经理 分公司总 经理等相关领导的审批 具体审批流程请参考 资金计划审批流程 2 审批 根据顾问在一些项目的实施经验是 只需要将一些关键和必需设置到流程中就 可以了 因为太多的审批节点会严重降低业务单据的流转效率 3 审批完毕后 系统就可以根据各部门提交的资金计划表格 对业务单据进行控制 最 后通过 EAS 的出纳收 付款完成与用友 U8 的数据连接 导入凭证并在期末进行资金的对帐 6 29 4 系统在对单据控制的同时还会自动获取每个资金计划项目的实际发生数 同时也会生 成对应的资金计划分析报表 2 资金计划表数据关系 资金子表 资金子表汇总与资金套表 资金套表汇总 资金分析汇总套表关系图 总总公公司司总总公公司司本本部部总部 部门分分公公司司分公司本部分公司 部门施施工工项项目目部部施工项目 部门 资金报表模板 汇总 汇总 汇总 传递 传递 汇总 汇总 传递 年月资金计划 子表 项目公式 功能汇总 年月资金计划 套表 预算取数 项目公式 年月资金计划 子表 项目公式 年月资金计划 套表 预算取数 项目公式 功能汇总 年月资金计划 套表 预算取数 项目公式 功能汇总 年月资金计划 子表 项目公式 年月资金计划 子表 项目公式 功能汇总 年月资金计划 子表 项目公式 功能汇总 年月资金计划 子表 项目公式 年月资金计划 套表 预算取数 项目公式 年月公司计划 套表 预算取数 项目公式 月度资金分析汇总 套表 预算取数 月度资金分析汇总 套表 预算取数 月度公司分析汇总 套表 预算取数 传递 传递 传递 月度资金分析底稿 套表 预算取数 项目公式 功能汇总 传递 月度资金分析底稿 套表 预算取数 项目公式 传递 月度资金分析底稿 套表 预算取数 项目公式 功能汇总 传递 月度资金分析底稿 套表 预算取数 项目公式 传递 月度资金分析底稿 套表 预算取数 项目公式 月度公司分析汇总 套表 预算取数 月度公司分析汇总 套表 预算取数 传递 传递 汇总 汇总 3 资金计划表清单 报表分类报表分类报表编码报表编码报表名称报表名称报表分组报表分组 基础表ZJ Y F 001年度资金计划表 套表年度资金计划套表 基础表ZJ Y S 001 01年度资金计划表 资金来源子表 经营 年度资金计划子表 基础表ZJ Y S 001 02年度资金计划表 资金来源子表 财务 年度资金计划子表 基础表ZJ Y S 002年度资金计划表 内部资金 调入 子表年度资金计划子表 基础表ZJ Y S 003年度资金计划表 分包商子表年度资金计划子表 基础表ZJ Y S 004年度资金计划表 材料子表年度资金计划子表 基础表ZJ Y S 005年度资金计划表 机械使用费子表年度资金计划子表 基础表ZJ Y S 006年度资金计划表 其他直接费子表年度资金计划子表 基础表ZJ Y S 007年度资金计划表 资产购置子表年度资金计划子表 基础表ZJ Y S 008年度资金计划表 工薪子表年度资金计划子表 基础表ZJ Y S 009年度资金计划表 税费子表年度资金计划子表 基础表ZJ Y S 010年度资金计划表 管理费 间接 子表年度资金计划子表 基础表ZJ Y S 011年度资金计划表 其他费用子表年度资金计划子表 基础表ZJ Y S 012年度资金计划表 内部资金 调出 子表年度资金计划子表 基础表ZJ M F 001月度资金计划表 套表月度资金计划套表 基础表ZJ M S 001 01月度资金计划表 资金来源子表 经营 月度资金计划子表 基础表ZJ M S 001 02月度资金计划表 资金来源子表 财务 月度资金计划子表 基础表ZJ M S 002月度资金计划表 内部资金 调入 子表月度资金计划子表 基础表ZJ M S 003月度资金计划表 工程分包商子表月度资金计划子表 基础表ZJ M S 004月度资金计划表 材料子表月度资金计划子表 基础表ZJ M S 005月度资金计划表 机械使用费子表月度资金计划子表 基础表ZJ M S 006月度资金计划表 其他直接费子表月度资金计划子表 基础表ZJ M S 007月度资金计划表 资产购置子表月度资金计划子表 基础表ZJ M S 008月度资金计划表 工薪子表月度资金计划子表 基础表ZJ M S 009月度资金计划表 税费子表月度资金计划子表 基础表ZJ M S 010月度资金计划表 管理费 间接 子表月度资金计划子表 基础表ZJ M S 011月度资金计划表 其他费用子表月度资金计划子表 基础表ZJ M S 012月度资金计划表 内部资金 调出 子表月度资金计划子表 数据表ZJ FX M F 001月度资金分析表及报告 套表月度资金分析套表 数据表ZJ FX M S 001月度资金分析表 资金来源子表月度资金分析子表 数据表ZJ FX M S 002月度资金分析表 内部资金 调入 子表月度资金分析子表 数据表ZJ FX M S 003月度资金分析表 材料及分包商子表月度资金分析子表 数据表ZJ FX M S 004 月度资金分析表 机械使用费及资产购置子表月度资金分析子表 数据表ZJ FX M S 005月度资金分析表 其他直接费子表月度资金分析子表 数据表ZJ FX M S 006月度资金分析表 工薪子表月度资金分析子表 数据表ZJ FX M S 007月度资金分析表 税费子表月度资金分析子表 1 29 数据表ZJ FX M S 008月度资金分析表 管理费 间接 子表 月度资金分析子表 数据表ZJ FX M S 009月度资金分析表 其他费用子表月度资金分析子表 数据表ZJ FX M S 010月度资金分析表 内部资金 调出 子表月度资金分析子表 分析表ZJHZ FX M F 001月度资金汇总分析报告 套表自定义分析模板分组 基础表ZJ NP 001新中标项目现金流总预算新中标项目现金流总预算 4 资金计划审批流程 1 月度资金计划与年度现金流预算审批流程 两者的审批流程完全一致 因此放在一张流程图上进行展示 广东长大公路年度现金流预算 月度资金计划审批流程 填制提交阶段一级审批二级审批三级审批四级审批 例外分公司资 金调入计划表 审批流程 财务部总公司分公司施工项目部 集团组织 下设各部门 财务审批 部门领导 审批 分公司财务 部长审批 资金预算 套表 本部及总公 司汇总套表 财务部长 审批 总公司经理 分公司经理 审批 提交资金预 算子表 财务部长 审批 项目经理 审批 本部及分公 司汇总套表 分管领导 提交资金预 算子表 部门领导 审批 分公司部门 提交资金 预算子表 分公司财务 审批 总公司财务 部长审批 总公司总经 理审批 分公司经理 分公司经理 审批 注 各部门资金计划表审批流程以及资金 预算管理编制 审批及上报时间详见附表 资金 预算管理审批流程及编制 审批 上报时间安排表 2 29 2 新中标施工项目现金流总预算审批流程 项目总体现金流总预算 一级审批二级审批三级审批 总公司分公司施工项目部 经营部长 审批 项目工程部 长审批 项目经营部 长审批 项目经理 项目部财务 提交 工程技术部 长审批 财务部长 审批 分公司经理 审批 财务部长 审批 总经理 经营部长 审批 工程技术部 长审批 注 预算管理编制 审批及上报时间详见附表 资金 预算管理审批流程及编制 审批 上报 时间安排表 5 资金计划的控制 1 控制的方式 a 费用报销单控制 控制到部门的费用支出 利于企业对部门进行控制及分析 b 出纳付款单控制 对企业公司层面资金流程进行控制 考虑到以上两种单据的各自优缺点以及长大的实际情况 决定 采用费用报销单控制的模式 3 29 2 资金计划控制总体流程 首先 部门需要在费用报销系统下填写一张费用报销单并选择好对应的费 用类型 提交完毕后 EAS 工作流系统会自动扣减本部门的预算额度 然后 工 作流会继续执行费用报销的审批流程 让各级领导对单据进行审批 审批全部 通过后 系统通过自带的 BOTP 规则将生成一张出纳付款申请单 财务会计进 行付款后 可以与 U8 的接口中 生成 U8 的会计凭证 具体流程可参见下图 资金计划控制流程 提交审批付款 出纳付款申请单费用报销单 填制费用 报销单 申请金额的控 制 提交到工作流 财务进行 付款 U8会计凭证 与U8接口 进行流程审批 出纳填写付 款账户 通过BOTP自动进行转换 4 29 3 资金计划内费用报销单审批流程 一般流程 资金计划预算内付款审批流程 总公司分公司施工项目部 根据财务 报销制度 人工判断 付款 业务部门 提交 财务审核 分管领导 财务审核 项目财务 主管 分公司总经 理 财务部长 业务部门 提交 业务部门 提交 付款 分公司财务 部长 总公司经理 部门领导 财务审核部门领导付款 根据财务 报销制度 人工判断 项目经理 分管领导 部门领导 5 29 4 资金计划外费用报销单审批流程 特批流程 资金计划预算外付款审批流程 总公司分公司施工项目部 项目经理 业务部门 提交 业务部门 提交 分管领导 付款 部门领导分管领导 部门领导 财务审核 财务主管 付款 分公司财务 部长 部门领导 付款 分公司财务 部长 财务部长 业务部门 提交 财务审核 财务审核 总公司经理 分公司经理 分公司财务 部长 财务部长 分公司总 经理 5 备用金收支计划处理 备用金收支计划蓝图 6 29 备用金收支计划蓝图 备用金借支备用金偿还 凭证处理非付现业务付现业务资金计划表 下推 月度管理费计划 备用金借支 费用单 借支备用金 出出纳纳付付款款单单 月度资金来源计划 备用金偿还 扣减 控制 费用单 费用报销 出出纳纳付付款款单单 扣减 控制 月度资金计划 支出类等 出出纳纳收收款款单单 偿偿还还备备用用金金 扣减 但不控制 下推 借款凭证 备用金 5000 收款凭证 备用金 5000 付款凭证 费用 4800 说明 1 备用金借支业务 通过 费用单 的 借支备用金 计划项目进行 扣减控制 并获取实际数据到部门级 最终通过 出纳付款单 完成付 现业务 2 备用金偿还或转帐报销业务 通过 出纳收款单 全额收回 公司 级 财务记账实体单位 资金套表直接获取实际数据 如果是报销转帐 业务 除完成上述步骤后 再通过 费用单 的 费用支出 计划项 目进行扣减控制 并获取实际数据到部门级 最终通过 出纳付款单 完成转帐业务 7 29 6 资金计划的分析 资金计划的分析报表有两种方式 1 系统自带的分析报表 这类分析报表可以通过点击系统菜单进 行查询 2 根据公司具体需求而设置的分析报表 这类报表只需在每个月 财务结帐后进行批量新增 相关分析数据报表系统可以自动计 算出来 因此 不需要进行工作流的审批 但每个月末需对分 析表进行分析说明 并以附件形式上传到系统上 三 三 资金成本管理资金成本管理 资金成本管理主要业务 1 银行承兑汇票 2 外部贷款利息 包含交通集团贷款 由于长大目前只有总公司是注册的独立法人 因此集团的筹资主要由 总公司负责 其相关的资金成本通过财务核算分摊到各项目工地 四 四 预算预算管理管理 1 预算业务流程图 8 29 长大公路预算总体流程 项目部分公司集团公司 预算套表季度执行表预算年度表 填报预算年 度表 进行批量汇 总 批量汇总 季度填报执 行表 进行批量汇 总 进行批量汇 总 通过取数公 式 生成预算 套表 导入久其系统 分析报表 长大公司预算报表分为 年度财务预算套表 季度预算执行表和月度部门费用 预算表 2 预算管理报表数据关系 9 29 预算系统框架规划 项目部分公司总公司 接口 审批 审批 EAS预算表 汇总 久其预算表 EAS预算表 EAS预算表 汇总 久其预算表 导入 久其预算表 导入 整个财务预算报表的业务操作分为 1 各项目部 分公司本部以及总公司本部在久其系统中录入本单位年度财 务预算套表 集团要求 和季度预算执行情况表 集团要求 录入完毕后 从久其系统中将预算报表导出并导入到 EAS 系统中 并提交工作流进行预算 流程的审批 审批完成后 分公司需要汇总下属各项目部的预算报表 在对 一些数据进行调整和修订后 最后提交工作流审批 2 月度 年度部门费用 间接费 预算表不通过久其系统直接在 EAS 系统 中完成编制及审批工作 3 最后集团汇总各分公司的数据 经过工作流审批后 将整个预算套表导 出 最后导入到久其系统中 上报到交通集团 10 29 3 预算报表清单 编码名称模板分组 01YS Y 001 全面预算 年度预算表年度预算 02YS Q 001 全面预算 季度执行表季度执行 03YS Y D 001 全面预算 年度部门管理费年度部门费用预算 04YS M D 001 全面预算 月度部门管理费月度部门费用预算 05YS FX M D 001 全面预算 月度部门管理费分析 月度部门费用分析 4 部门费用预算表审批流程 包含月度和年度部门费用审批流程 部门费用预算表审批流程 提交一级审批二级审批三级审批 总公司分公司施工项目部 集团组织 下设各部门 本部及各分 公司汇总表 本部及分公 司汇总表 财务主管项目经理 财务部长 各部门填制 提交 财务部长分公司经理 公司总经理 部门领导 项目部汇总 表 分管领导 注 预算管理编制 审批及上报时间详见附表 资金 预算管理审批流程及编制 审批 上报 时间安排表 5 年度财务预算套表审批流程 11 29 包括年度部门管理费 间接费 预算表 年度财务预算套表审批流程 填制提交阶段一级审批二级审批三级审批四级审批 总公司分公司施工项目部 分公司总经 理审批 分公司财务 部长审批 本部及分公 司汇总套表 本部及总公 司汇总套表 财务主管 审批 年度财务 预算套表 总公司财务 部长审批 总经济师审 批 项目经理 审批 财务部长 审批 财务部长 审批 总 副总 会计师审批 总公司总经 理审批 注 预算管理编制 审批及上报时间详见 广东长大公路工程有限公司文件 粤公程财 2009 115 号 附表 资金 预算管理审批流程及编制 审批 上报时间安排表 6 季度预算执行表审批流程 12 29 季度执行表审批流程 提交一级审批二级审批三级审批 总公司分公司施工项目部 财务部长 审批 久其系统 导入 分公司经理 财务主管 财务部长 久其系统 导入 久其系统 导入 项目经理 总公司总经 理 总 副总 会 计师审批 注 预算管理编制 审批及上报时间详见 广东长大公路工程有限公司文件 粤公程财 2009 115 号 附表 资金 预算管理审批流程及编制 审批 上报时间安排表 五 五 EASEAS 与与 U8U8 数据信息接口数据信息接口 为了达到 EAS 财务信息系统资金支付控制环节结束后转换成目前财务 U8 系统会计凭证 最后达成成 EAS 资金明细帐与 U8 出纳明细帐一致的状态 经 过三方初步讨论 拟通过 EAS 资金出纳管理系统收款单和付款单转换成 U8 所 需要的会计凭证信息接口方案 1 资金系统单据转换 U8 凭证工作关系说明 13 29 U8凭证接口定义 U8系统EAS系统 控制扣减 下推 导出 单据登帐 U8凭证导入插件 月度资金计划 部门费用单 资金汇总表 全集团 出出纳纳收收 付付款款单单 出纳日记帐 导入 U8会计凭证 U8明细帐 记账 资金平衡对账 工作关系说明 1 EAS 收款单和付款单在日后的业务操作中将作为资金收付款的驱动 单据 对于收付款单的上游单据可以是部门费用单或者是手工录入的单 据产生 2 EAS 付款单和收款单审批后由最后一个环节的点击 支付 或 收 款 功能键 收 付款单记录自动记入 EAS 出纳日记帐 3 收 付款单导出到 U8 凭证模板 主要输出的信息包括 单据编号 单据日期 支付或收款的货币资金科目 单据金额 收款人名称等业务 信息内容 如下图 14 29 导出信息拟放置 U8 凭证的位置字段格式说明 1 单据编号 8 位 凭证备注栏目或摘要栏目或结算号 栏目 文本 2 单据日期凭证日期日期 3 货币资金科目 帐户会计科目栏目 细致到全集团统一的二级科目 科目编码 二级科 目 4 收 付款金额会计凭证借 贷方 收款为借方 付款为贷方 数字 5 收款人名称 适用于付款单 凭证摘要栏目文本 6 付款人名称 适用于收款单 凭证摘要栏目文本 7 摘要信息凭证分录摘要栏 4 EAS 收 付款单输出到 U8 凭证模版后 在 U8 系统中点击凭证导入 功能 把信息直接导入 U8 凭证 并对 U8 凭证的信息进行补充修改 15 29 5 U8 凭证保存 审核 记账后形成 U8 明细帐 所有收付款业务通过 导出导入方式生成的凭证 可以达到 EAS 出纳日记帐 与 U8 明细帐 的一致状态 同时在 U8 明细帐 中保存有收付款单据编号和日期 以 便于精确追溯查找 6 各机构的 EAS 出纳日记帐自动形成 资金汇总表 可以通过 EAS 资 金系统进行整个长大公司的穿透查询 一张表可知整个长大的资金收支 明细 2 EAS 出纳汇总表与 U8 明细帐期末对帐工作关系说明 1 对帐关联条件 银行帐号 银行帐号 必须是整个长大公司唯一的 即独占 使 EAS 和 U8 的银 行帐号能够形成唯一相对应关系 方法概要 1 在 U8 的原来银行存款科目属性的 助记码 栏目中填充完整真实 的银行帐号号码 2 在 EAS 辅助资料中由各核算单位增加 银行帐户 基础资料 保 持与 U8 系统银行科目的助记码内容保持一致 16 29 2 工作关系说明 1 针对广东长大金蝶方开发出资金汇总表和数据导出工具 2 期末对帐时通过条件过滤 EAS 资金汇总表导出到 U8 指定的数据格 式模板中 3 再由财务人员导入