社团活动申请及相关注意事项.doc

社团联合会办公室工作条例及注意事项 社团联合会办公室作为社团联合会（下简称社联）五个职能部门之一，面向社团方面日常工作主要有协助社团进行社团有关活动的审批和活动场地的申请，社团财务的管理和报销以及社团对社联对团委的意见及建议的接收和反馈。办公室主要分为办公室和财务部两个部门。社联办公室的值班时间：办公室： 每周一 - 周五 12：20-13：10 20：30-21：30；财务部： 每周一 - 周三 20：30-21：30活动申请：1. 社团的一般活动至少应该在活动展开宣传前一周来社联办公室填写相关表格，并由当天值班人员做好有关记录工作。如有财务支出情况至少提前两周到三周来社联办公室申请活动，需做好详细的财务预算，填写财务预算表（预算包括：资金来源（会费，赞助，拨款等），开支明细），留活动策划和财务预算由主席团审核后，统一交由团委老师审查，结果会在活动申请的当周内答复社团。2. 活动申请时社团需备齐有关活动详细策划（包括具体活动的时间流程和详细的财务支出预算），讲座类活动社团需备齐讲座的主要内容，主讲人信息。3. 社团如有组织外出活动须在办公室和评定部做好相关记录。4. 活动申请人必须是社团主要负责人，并了解本活动的具体流程和有关活动的详细信息。5.活动审批原则：1.对于违反法律、法规、校纪、校规及社联相关条例的活动不予批准。2.对于存在严重安全隐患的活动（如登山、外出远足、焰火燃放等活动）不予批准。3.对于纯商业性质的宣传活动（如讲座、宣讲会、传单发放、海报展等）不予批准。4.对于商业交易活动不予批准。5.对于获取学生联系方式及其它资料的活动（如调查问卷、礼品发放等）不予批准。6.对于雇佣学生从事盈利行为的活动不予批准。7.各社团活动时间原则上安排在课余及“双休日”时间，不得占用上课时间。8.如有出现以上七项之外其他不可预见情况之活动，报请团委老师审批。场地申请流程：用表：1. 凡活动人数超过50人的，必须统一填写大型活动审批表（*2）和安全预案（*2）；2. 小松林，教三学术报告厅（3-136），教三楼一层西侧大厅，科学会堂借用只需填写大型活动申请表（*2）和安全预案（*2）即可；3. 普通教室借用填写教室借用表（*1）；4. 体育场借用填写体育场地使用申请表（*1）；5. 借用学活填写学生活动中心场地使用申请表（*1）；6. 食堂电子屏和学生电视台使用，分别填写食堂电子屏使用申请表（*1）和电视台活动报道申请表（*1）7. 主干道条幅悬挂用大型活动宣传条幅悬挂表（*1）场地申请：1. 所有活动在申请过程中都需带详细活动策划以备有关领导查看；2. 所有活动申请表都须先经社联主席团签字盖章后方可进行后续流程；3.小松林：带大型活动审批表（*2）和安全预案（*2），先经学生活动中心204团委王乔翊老师签字后到学活209郭印卫老师处签字盖章，然后到校办公楼三楼校务办副主任办公室（307/405）签字，再交到体育场东侧保卫处一楼办公室签字（王常军处长），留一张安全预案备份；4.教三学术报告厅：提前先和网络管理中心一楼的孙老师商量好借用时间，带大型活动审批表（*2）和安全预案（*2），经团委签字盖章后到网络管理中心一层112室孙老师处备案，将教室批条交至教四406多媒体管理中心即可，大型活动审批表上场所提供单位意见由孙老师签字，然后去校务办副主任办公室（307/405）签字，最后去保卫处办公室找王处长签字，留一张安全预案备份。5.教三楼一层西侧大厅：前期同上，经团委盖章签字后交到教三一楼正门东侧办公室梁老师处备案即可，后续同小松林申请流程。6.普通教室借用：带大型活动审批表（*2）和安全预案（*2）教室借用表（*1）经团委签字盖章后到教一一楼129教务办公室（进门左手边办公桌）申请，将教室批条到教四406备案即可，大型活动申请表和安全预案所需地点填写完善，然后到小白楼校务办副主任办公室（307/405）签字，到保卫处签字，留一份安全预案备份。7.体育场借用：带经社联盖章的体育场使用申请表到学生活动中心204团委王乔翊老师签字后到学活209郭印卫老师处签字盖章，然后带到体育场体育部办公区交由器材室齐老师签字备案即可。有大活表的，场所提供单位意见出由齐老师签字，后续同上。8.学生活动中心：带经社联盖章后的学活借用表到学活204王乔翊老师签字后到学活206找马老师签字，把批条交给学活当天值班同学备案。9.科学会堂：先去科学会堂后台，后勤处科会办公室找刘老师确定借用时间，然后带大型活动审批表（*2）和安全预案（*2），学生活动中心204团委王乔翊老师签字后到学活209郭印卫老师处签字盖章，然后到中门外物业中心二楼办公室签字，再到后勤楼三楼副处长办公室找陈老师签字，然后后经校务办和保卫处签字，留一份安全预案，最后把盖完章的大型活动审批表交到科学会堂办公室即可。10.电子屏：将经社联主席团签字盖章的电子屏使用表交至学生食堂二楼办公室即可。11.主干道宣传条幅悬挂：带大型活动宣传条幅申请表，一式两份并复印一份；到校办公楼三层党委宣传部办公室审批，并将复印件留作备案；将另一份申请表交物业中心备案，并请物业张挂条幅；12.讲座记分章申请：带经社联主席团签字盖章后的讲座记分章申请表到学生活动中心204团委王乔翊老师签字后到学活209郭印卫老师处签字盖章即可。财务报销：1. 在活动结束一周内由社团财务负责人带活动财务预算表，活动中具体财务支出收据和发票在财务部值班时间到社联办公室报销。社联办公室会在后续一周之内通知社团具体财务报销状况和报销结果。2. 具体报销规范详见社团财务管理条例。社团发展基金申请流程：社团在活动前两周做好活动策划，详细活动时间流程，活动财务预算，交到社联办公室填写社团发展基金申请表(见附表)，由社联主席团审核商议。社联每周五中午会将本周的所有申请社团发展基金的社团活动汇总，统一上报到团委老师处审核，审批结果社联会在当天答复各社团。社团在活动完成之后一周内带活动经费预算和详细开支发票，收据等在财务部正常值班时间到社联办公室报销。附：部分表格填写模板（以社联“送旧迎新”为例）大型活动申请表：活动名称送旧迎新活动内容邀请各社团新老社长齐聚一堂交流社团发展情况，以及未来规划活动地点普通教室参加人数90参加活动校外单位无人数赞助单位活动时间 10月31日18 时00分至10 月 29日20时30分主办单位意见负责人：冷川盖 章：社联章2010年10月24日院处主管意见负责人：团委老师盖 章：团委章 2010 年 10月*日提供场所单位意见负责人：盖 章： 年 月 日安全保障责任人及安保方案（可另附）负责人：盖 章： 年 月 日车辆情况发（售）票比例两办意见或校领导批 示 校务办老师签字保卫处审查意见 保卫处签字*主办单位意见处负责人填活动申请人。场所提供单位有情况不同而有所改变。教室借用单：借用单位：北京邮电大学社团联合会拟借用教室规模90人教室类型1.多媒体教室 2.普通教室拟使用时间 2010年10月 31日（周日 ） 18：00 - 20 ：30借用原因： 填写社团活动名称；社团联合会本学年社团新老社长交流会 活动主要内容； 活动主要内容有：各社团新老社长，社联上届主席团成员，本届主席团以及各部门主要负责人齐聚一堂，对学生社团工作做一个交流洽谈会，以促进各社团以及社联与社团之间的相互了解，期间会夹杂一些小游戏之类的娱乐活动。 预计参与人数；预计参加人数90人 冷川 盖社联章 团委老师签字 借用单位：盖团委章 *年 *月 *日批准教室批准时间 经办人：冷川 院系：经济管理学院 班级：* 联系电话：*申请教室时请带学生证。安全预案：单位：北京邮电大学社团联合会活动名称：送旧迎新参加人数：90活动时间：2010年10月31日场地名称：教室（具体看教务处批）活动内容简介：各社团新老社长，社联上届主席团成员，本届主席团以及各部门主要负责人齐聚一堂，对学生社团工作做一个交流洽谈会，以促进各社团以及社联与社团之间的相互了解，期间会夹杂一些小游戏之类的娱乐活动。有无传单发放，以何种形式 无安全保卫方案1. 现场各类电器设施摆放合理，有两人小组负责防火防触电检查和维护；2. 有三人小组维持现场秩序。3. 现场各类紧急疏散措施齐全。安全负责人 姓名冷川联系方式*安保总人数5人 相关负责人签字： 冷川 盖章：社联章 2010年 10 月 24 日*相关负责人签字出填活动申请人，如果有传单发放须在活动申请时带传单样稿，交由社联审核。*附社团发展基金申请审批表： 北京邮电大学社团发展基金申请审批表社团名称活动名称活动地点面向范围以及预计参与人数活动时间 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分活动内容（另附详细活动策划）详细财务预算（可另附）活动负责人姓名 联系方式社联意见 负责人： 盖章： 年 月 日团委意见 负责人： 盖章： 年 月 日*面向范围指活动属于面向全校范围的或是面向社团内部的，以及与外校联合的等情况。*本表一式两份一份留社联备案一份由社团保留以备查验。部分常用表格申请流程： *安全预案除外，只需在社联盖章，然后经团委老师审查，到保卫处备案即可。 所有表格初期步骤 社团带活动相关资料在社联办公室填表，主席团签字盖章 流程图体育场条幅悬挂：持体育场馆借用表,经团委签字盖章后,到足球场体育部办公区找器材室齐老师签字即可；体育馆借用：持经团老师签字盖章后的体育管借用表，找体育馆办公室老师签字盖章记录即可持大活表和安全预案到保卫处(体育场东侧）办公室由王常军处长签字，留一张安全预案备案即可，其余表格由社团保留查存。*科学会堂申请需要将最终所有表格都交到科学会堂办公室。持大型活动申请表去行政办公楼（小白楼）三楼党委副主任办公室（307405）签字登记持教室使用单（老师批条）交到教四406多媒体中心办公室即可科学会堂：持大型活动申请表和安