合同管理实施办法.doc

四川华气建设工程有限公司合同管理实施办法1 总 则1.1为了加强和规范合同管理，防范合同风险，维护四川华气建设工程有限公司（以下简称公司）合法权益，促进公司生产经营发展，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况,制定本办法。1.2本办法适用于公司及所属各单位(项目部)对外与平等主体的自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而订立的合同。1.3公司实行“集中管理、归口审查”的合同管理体制。集中管理是指公司有专门的合同主管部门，并按本办法规定的制度管理各类合同。归口审查是指按合同的类别，分别由公司相关职能部门对合同进行商务经济、专业技术、法律审查。2 合同的管理部门及职责2.1 公司经营部为公司合同主管部门，主要职责是：2.1.1起草或修订公司的合同管理制度，并负责组织实施；2.1.2参与合同项目的谈判，组织合同文本的起草、审查和订立；2.1.3负责对合同价格、工程结算方法等商务性条款进行审查；2.1.4建立合同管理台账；2.2合同的审查部门及职责2.2.1合同审查分为经济商务审查、专业技术审查和法律审查；2.2.2工程管理部负责施工类合同的专业技术审查，设计分公司负责勘察设计合同的专业技术审查；2.2.3财务部负责合同中财务结算及税务等经济商务审查；2.2.4经营部负责合同价格、工程结算等经济商务审查；2.2.5公司法律顾问或律师负责合同的法律性审查；2.2.5各职能部门依据其职责和管理的业务范围审查合同，并签署意见，分别对合同的经济性、技术性和法律性负责；3 合同的订立3.1 订立合同，必须遵循以下原则： 3.1.1遵守法律、法规、国家政策和公司有关规章制度，尊重社会公德的原则； 3.1.2遵循平等、自愿、公平、协商一致、诚实信用的原则； 3.1.3坚持项目和资金落实的原则； 3.1.4坚持资信调查在先，谈判签约在后的原则。3.2签订合同的基本程序：3.2.1对合同事项进行考察和资信调查。在合同订立前，要了解对方当事人的主体资格、相应资质证明、技术条件、商业信誉等情况； 3.2.2办理授权委托相关手续；3.2.3招标投标或合同谈判。3.2.4起草合同。根据谈判结果，与对方协商确定使用的合同示范文本，没有示范文本的，力争由我方起草合同文本。3.2.5合同的审查和审批；3.2.6签字和加盖合同专用章；3.2.7建台账并归档。3.3合同中应明确约定，合同自各方签字盖章之日起成立。4 合同的审查与审批4.1 签订合同前，合同主办单位（项目部）必须按本办法的相关规定，办理内部审查审批手续。对于未履行审查审批手续的，一律不得签订合同。合同的审查和审批程序是：4.1.1主办单位填写合同签订审批表（附件），报公司经营部，经营部按本办法2.2款组织合同审查；4.1.2相关职能部门进行业务归口审查；4.1.3公司法律顾问进行法律审查，重大合同或者风险较高的合同应经公司外聘律师审查；4.1.4领导审批。4.2 经济商务和专业技术审查的主要内容：4.2.1合同项目资金是否落实；4.2.3技术是否可行、先进；4.2.4价款或报酬是否合理；4.2.5其他应当审查的内容。4.3 法律审查的主要内容是：4.3.1合同签约各方的主体是否合法；4.3.2法定代表人或负责人的身份证明或代理人的授权委托书是否真实有效；4.3.3合同的形式、内容是否合法；4.3.4合同的条款是否齐备，权利义务是否对等，文字表达是否准确；4.3.5其他应当审查的内容。4.4 合同审查部门对审查完毕的合同，根据情况，由审查人签署以下意见：4.4.1同意性的意见；4.4.2建议性的意见；4.4.3保留性的意见；4.4.4否定性的意见。5 合同的履行5.1 合同主管部门对合同的履行进行监督、跟踪管理，及时提供法律服务。5.2 合同主办单位（项目部）应认真组织履行合同，严格按照合同约定行使权利、履行义务。随时检查、督促相对方及时、全面履行合同约定的义务。5.3 履行合同的具体责任人负责跟踪督促、监督合同的履行，收集、掌握合同履行中的情况和相关证据材料，并负责向合同主办单位和合同主管部门报告。出现隐患及时处理，避免或减少合同纠纷。注意形成并保存好补充协议、信函、备忘录、会谈纪要等书面材料。5.4 合同生效后，当对方不履行合同或不完全履行合同时，应催促对方履行，并于知道或应当知道对方违约之日起10日内收集证据报公司经营部。5.5 有确切证据证明对方有下列情形之一的，报经公司经营部批准，可以中止合同的履行，并及时通知对方。（一）经营状况严重恶化；（二）转移财产、抽逃资金；（三）丧失商业信誉；（四）有丧失和可能丧失履行债务能力的其他情形。5.6 合同生效后，在我方出现违约情况时，合同主办单位（项目部）应主动与对方协商处理，并及时将违约原因及采取的补救措施报告公司经营部。6 合同的变更和解除6.1 在合同履行期间，我方需要变更合同时，应当书面通知对方，并说明理由，经双方协商一致，签订书面协议方可按变更后的合同执行。在接到对方要求变更合同的通知时，应当及时审查对方的理由是否正当、合法，同意变更的，签订变更协议。因变更造成经济损失的，应向对方提出书面索赔要求。6.2 出现法定的事由或合同约定的事由解除合同时，我方要及时书面通知合同相对方解除合同。在接到对方解除合同的通知时，应及时审查解除合同的理由是否正当，如有异议且该异议对方不予认可经协商达不成一致的，可申请仲裁机构或人民法院确认合同的效力。因对方解除合同而使我方受到损失的，应向对方提出索赔要求。6.3 变更解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍然有效，并应继续履行。7 合同管理基础工作7.1 合同编号。 7.1.1对外签订合同，实行一份合同一个编号的原则，不得重号或漏号。采用对方当事人提供的合同文本，且对方已有编号的，仍应按本节规定编号。合同统一由经营部编号。7.1.2 合同签订后，双方签订的补充协议或变更协议等其他书面文件的编号应与原合同一致。但应在原编号末加注尾标，以示区别。履行完毕后与原合同一并归档。7.2 合同专用章7.2.1 对外签订合同，一律使用合同专用章。合同书文本超过一页的应加盖骑缝章。对方提出要求，并经公司法定代表人批准，方可使用公司行政公章。7.2.2 公司合同专用章，实行集中管理，由公司行政办公室统一管理。7.2.3 合同专用章由专人专柜严格管理，按规定的程序使用并建立合同专用章使用登记台账。7.2.4 禁止在尚未最后拟定的合同文本、空白合同文本、介绍信、信笺纸或其他空白纸张等可留有印文的载体上加盖合同专用章。7.2.5 携带合同专用章外出签订合同，必须经公司领导批准签字并记录备案后方可带出，携带人员回公司后要及时归还并记录备案。7.3 除公司法定代表人外，其他人员签订合同，均须事先取得授权证书。本办法所称签订合同的授权证书，是指公司法定代表人委托其他人员代表公司对外签订合同时签署的授权性法律文件，包括授权文件和授权委托书。7.4 合同档案7.4.1 合同档案是公司经营活动的重要法律文件，每份合同均应建立合同档案，合同档案的编号应与合同编号一致。7.4.2 合同档案包括在合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除及解决纠纷等过程中，形成的所有书面材料及封存样品等。包括但不限于：（一）合同文本及附件；（二）补充协议、变更或解除合同协议；（三）对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信调查资料，双方签约人的身份证明或授权委托书；（四）意向书、备忘录、谈判及会谈记录；（五）往来信函、电报、传真、电子邮件（包括验收确认书、质量异议书、催款通知书等）；（六）现场签证