QEO内审控制程序

QEO内审控制程序版序：A/0文件状态: 持 有 者： 分 发 号： 1 目的 1.1 策划和实施内部审核、验证活动和有关结果是否符合规定要求和目标，使管理体系满足标准或其他约定文件（如合同）的要求。作为一种重要的管理手段，内部审核（以下简称内审）能及时发现管理中的问题，以便组织力量加以纠正或预防；作为一种自我改造的机制，使管理体系持续地保持其有效性，并能不断的改进，不断的完善。1.2本程序适用于本公司开展质量、环境、职业健康安全管理体系内部审核。2 规范性引用标准/文件2.1 GB/T28001-2001标准中4.5.4要素；GB/T28001-2004标准中4.5.4要素；GB/T19001-2008标准8.2.2要素；3 职责 3.1 总经理3.1.1批准年度内审计划； 3.1.2批准本公司QEO管理体系审核报告；3.2管理者代表3.2.1制订年度内审计划，并组织内审；3.2.2任命审核组长、审核员、组成审核组；3.2.3向总经理报告审核结果及纠正措施实施情况。3.3审核组长：3.3.1审核阶段的工作由组长全权负责，组长有权对审核工作的开展和审核观察结果作最后决定；报告审核中发现的问题及不符合项；3.3.2协助管理者代表选择审核组其他成员；3.3.3制定审核活动计划；3.3.4代表审核组同受审方的负责人接触；3.3.5组织召开审核会议（首次、末次）；3.3.6提交审核报告。3.4审核员3.4.1按照审核计划中的分工，准备、实施及报告审核工作，收集并分析与被审核的质量、环境、职业健康安全管理体系有关的、足以对其下结论的证据；编制不符合项报告。3.4.2将审核结果做出记录，并向审核组长报告审核情况；受管理者代表委派时，对以前审核时的纠正措施的完成情况进行验证；保持客观性，始终遵守道德规范。3.4.3有效地策划并完成所承担的任务，配合和支持审核组长的工作。 3.5受审核部门负责人的责任：3.5.1将审核的目的和范围通知有关人员；指定陪同人员；向审核组提供所需资料；3.5.2根据审核报告，确定并着手实施纠正措施。3.6其他有关人员应对内部审核工作进行全面的合作。4 资历及要求执行本程序的审核员须经QEO内审员资质培训合格者参与实施。5 工作程序 5.1审核策划管理者代表在年初编制年度内审计划，报总经理批准后，按时组织实施；该计划为年度总计划；计划按部门进行审核，审核范围应履盖所有部门、区域和活动至少一次(间隔不超过十二个月)。管理者代表主持内审工作；内审部负责组织具体实施，其具体流程如图1。提出内审跟踪审核编制审核报告末次会议内部会议现场审核成立审核组制定审核计划审核准备首次会议持续改进图15.2审核时机和频次内审一般分为例行的常规审核和特殊情况下的追加审核两类。5.2.1常规审核按预先编制的年度计划进行，每年至少审核一次，采用集中审核方式审核；QEO管理体系建立并试运行或QEO管理体系进行了重大修改时，内审频次要多一些，以便及时发现问题，使体系运行正常化。待体系运行基本正常后，频次可减少到正常所需水平。审核频次还应根据审核中发现问题的大小、多寡来决定，较重要的或问题较多的部门审核频次可适当增加，且可进行调整。5.2.2特殊情况下，管理者代表可提出追加内审频次，报总经理批准后实施。特殊情况指：5.2.2.1新体系试运行；5.2.2.2发生了严重的质量、环境、职业健康安全问题或用户有严重申诉；5.2.2.3领导层、隶属关系、机构设置、产品、管理方针和目标、生产技术及装备以及生产场所等有较大改变；5.2.2.4接受第二、三方审核或法规规定的审核前；5.2.3人员配置 审核工作应由内审培训合格、总经理正式任命、与被审部门无直接责任关系的审核员进行。内审员应具有较高的素质，因此在选派人员培训时，要选择一批熟悉本公司业务、了解质量、环境、职业健康安全管理的基本知识、有一定学历和工作经验人员参加。 内审员应保持一定的数量，足以完成例行和特殊的审核任务，还要派往供方作第二方审核；人员的分布要适当分散，不能集中在个别部门。5.2.4 质量、环境、职业健康安全管理一体化内部审核依据：5.2.4.1 ISO9001：2008、ISO14001、GB/T28001标准要求5.2.4.2 QEO管理体系文件；5.2.4.3 合同；5.2.4.4 国家有关的法律、法规、行业标准；5.3 审核准备5.3.1审核组的组成5.3.1.1管理者代表负责组建审核组并任命审核组长；选择审核组长应考虑，审核组长有丰富的审核经验，并有组织管理整个审核工作的能力。5.3.1.2审核组成员应具备必要的能力，可以独立、公正、客观地实施审核，且获得授权。对受审核部门的业务，要有一定了解；5.3.1.3审核员不得审核与自己岗位工作有责任关系的内容。5.3.2审核计划的编制 除年度计划外，每次审核都应编制“审核活动计划”。审核活动计划由组长编写，管理者代表批准。审核活动计划在实施审核前至少提前5天发放至受审核部门。5.3.3审核前的准备5.3.3.1收集并审阅内审依据的文件。在审阅程序文件时，不仅要检查该部门自身中心工作的程序文件，还要检查与其他部门程序文件的接口是否明确，内容是否协调。对外来标准的有效性也要进行检查。受审核部门重要的记录也要预先审阅。如最近几次外部和内部审核报告及其附件（不符合报告）以及上几次纠正措施实施记录等。其他记录数量较大，可在现场随机抽样。内审部负责准备审核依据文件(标准、管理体系手册、程序文件、作业指导书、相关的法律、法规等)和审核工作文件(如检查表、不符合报告表单等)。5.3.3.2分配审核任务 审核组长召开第一次审核组会议提出审核要求，分配审核任务。5.3.3.3编制检查表审核员按分工编制“内审检查表”，内容要详尽全面。5.3.3.4约定审核时间 虽然在年度内部审核计划中已规定了审核时间和进度，但审核组长仍应在审核前与受审部门，约定具体审核时间。5.4 实施审核审核组完成准备工作后，就可以按预先约定的时间到受审部门实施审核。实施审核的步骤主要有以下几项内容：5.4.1首次会议首次会议由审核组长主持，参加人员：公司领导、内审组成员及各部门负责人，与会者签到。会议主要内容：5.4.1.1会议内容：由组长介绍内审目的、范围、依据、方式、组员和内审日程安排及其他有关事项；5.4.1.2简要介绍实施审核的程序和方法；确定部门审核过程联系方法及所需要的资源和设施：5.4.1.3沟通审核计划中不明确的内容。保留会议记录。5.4.2现场审核5.4.2.1审核采取查阅文件、交谈、观察等方法，收集有关方面的证据，检查管理体系的运行情况。根据QEO内部审核表对受审部门的可能导致不合格的线索，做好“审核记录”并跟踪调查。对重大不合格在通过交谈获得的信息，需通过观察或书面记录予以验证，证据必须是客观的。5.4.2.2审核中审核组长要掌握审核进度、气氛；保持客观性，在未取得最佳效果或不可能达到审核目的时或一旦发现审核错误或原审核计划存在不妥之处，审核组长应立即纠正，并向管理者代表报告原因，管理者代表同意后可调整审核计划；5.4.2.3当发生不符合时，要调查研究到必要的深度 审核中如发现问题将导致不符合时，应增加调查研究的深度。主要是为了获取更全面、更确凿的客观证据。5.4.2.4现场审核应有记录，对照检查表条款，真实的记录审核过程中获得的客观证据。5.4.2.5与被审部门负责人共同确认事实 当发现不符合时，审核员应尽可能取得部门负责人对事实的确认，并同意采取纠正措施。如果受审方不同意审核员的观点，认为客观证据不正确或不充分，而不肯在不符合报告上签字时，审核员应耐心说明调查所得的客观证据的真实性和完整性。除非受审方确能证明其行动是合格的，审核员才应撤回不符合报告。如双方各执已见，不能取得一致意见，请管理者代表甚至总经理仲裁。5.4.2.6不符合项的确定和不符合报告的编写 不符合是指没有满足某个规定的要求。规定的要求是指：有关的法律、法规、QEO管理体系文件、合同等必须遵循的文件。5.4.2.7不符合的分类： 严重不符合（A类）；（违法、部门/区域失控、条款实施失控、产品质量后果造成严重影响/顾客重大投诉/媒体曝光） 一般性不符合（B类）； 观察项（C类）。这类问题虽未构成不符合，但有变成不符合的趋势，或可以做得更好。这类问题可作为“观察项”口头向受审方提出，引起注意。对观察项不编写任何书面报告发给受审方，但审核组应保留一份口头提出的观察项的记录，并向管理者代表汇报。5.4.2.8不符合报告的内容“不符合报告”应有如下内容: 受审核部门及负责人姓名；不符合类型； 审核依据； 不符合事实的描述；不符合类型； 建议采取的纠正措施计划及完成日期； 纠正措施完成情况及验证。 不符合事实的描述力求具体，用简短的文字说明不符合问题的性质。违反标准或QEO管理手册的条款应力求判断准确。5.4.3审核组会议现场审核完成后，审核组根据工作进展，内审组长组织召开审核组内部会议，依据审核记录分析、评定所收集到的有关证据和观察结果，交流审核情况，达成共识，并开具不合格项报告。5.4.4不符合项报告的确认审核组长会同受审核方负责人对不符合项内容进行沟通，全面了解内审出现情况，对审核中确认的不符合项报告由审核组长和被审核方负责人签字确认。5.4.5末次会议 末次会议在整个现场审核活动结束后召开，由审核组长主持，审核组与受审核部门的负责人及所属部门相关人员参加，参加人员应签到。会议内容包括：5.4.5.1审核组长代表审核组报告审核的总体情况和宣读不合格项报告；说明不符合的数量和分类，提出纠正措施计划的要求；5.4.5.2审核组长提出审核结论和对管理体系中有待加强和改进的建议；5.4.5.3公司领导及受审核部门代表发言。5.5审核报告的编制 审核报告由审核组长或在其指导下由指定的审核员进行编制，由管理者代表批准后，内审部负责发放；审核组长对审核报告的准确性和完整性负责。5.6纠正措施 内审的重点在于发现QEO管理体系的问题，并加以纠正，使QEO管理体系得到不断改进。因此内审在现场审核以及审核报告发表后，审核组和管理者代表仍要督促有关部门促进纠正措施计划的有效实施。5.6.1纠正措施要求的提出审核组在现场审核中发现不符合时，除要求受审部门负责人确认不符合事实外，还要求他们调查分析造成不符合的原因，有的放矢地提出纠正措施的要求，其中包括完成纠正措施的期限。内审员可以提出建议供受审部门领导人参考，但不能替受审部门具体制订纠正措施，更不能承担纠正措施实施后果不良的责任。5.6.2纠正措施建议的认可与批准受审部门负责人提出的纠正措施的建议首先要经过审核组的认可，认可目的主要在于审查该建议是否针对不符合的原因采取了措施以及纠正措施的可靠性及有效性。经过审核员认可的纠正措施还要经过管理者代表的批准。经批准后的措施计划正式成立，即纠正措施建议变为正式的纠正措施计划。5.6.3纠正措施计划的实施纠正措施分为短期纠正措施是指发现不符合后，针对直接原因，立即采取措施：长期纠正措施则常常针对潜在原因采取预防措施，防止发生可能发现的不符合，这往往需要较长的时间。短期的纠正措施计划应短期内完成。在不符合报告的纠正措施计划中，可能包括短期和长期纠正计划，实施次序应是先完成短期纠正措施计划，后完成长期计划。纠正措施的实施一般是指短期计划的实施，但在下次内审时，会重新审查措施的有效性，这样会涉及较长的纠正措施计划中是否已经实施。纠正措施实施如发生问题，不能按期完成须由受审部门向管理者代表说明原因，请求延期。管理者代表批准后通知修改纠正措施计划。如在实施中发生困难，或几个部门之间对实施问题有争执，难以解决，则应向管理者代表提出，由其协调或请总经理仲裁。纠正措施实施中，应保存有关记录以备验证。5.6.4纠正措施的跟踪和验证5.6.4.1审核组应对纠正措施实施情况跟踪，如有问题及时向管理者代表反映。纠正措施完成后，审核员应对纠正措施完成情况进行验证。验证的内容包括：a) 计划是否按规定日期完成？b) 计划中的各项措施是否都已完成？c) 完成后的效果如何？d) 实施情况是否有记录可查，记录是否按规定编号并妥为保存？e) 如引起程序修改，是否通知总经办按文件控制程序办理了修改批准和发放手续并加以记录？该程序是否已贯彻执行？f) 审核员验证并认为措施计划确已完成后，在不符合报告验证栏中签字。如果某些效果更长时间才能体现，可安排跟踪审核，跟踪审核完成后应填写“跟踪审核报告”也可留作问题待下一次例行审核时再检查。5.7年度审核报告5.7.1年度审核计划完成后，管理者代表应对本公司整个QEO管理体系进行一次总的分析，写出一份年度审核报告。这份审核报告是最高领导层定期进行管理评审的依据或输入之一。其内容包括：5.7.1.1一体化内部审核年度计划完成情况；（年度审核计划表）5.7.1.2审核的目的和范围、审核依据的文件；5.7.1.3各次审核的组长及审核员，可列表说明；5.7.1.4不符合项的总数量及种类、不符合的数量；(不符合项分布)5.7.1.5纠正措施完成情况；(纠正措施完成情况统计表)5.7.1.6对整个管理体系的总评价（包括优缺点）。主要不符合项的说明；薄弱环节分析及对管理体系改进的意见；5.7.1.7审核报告编号、批准人及分发范围等；5.7.1.8附件，如各项审核报告、各种统计汇总表格和不符合报告清单等。5.7.2对各部门、各条款审核结果的汇总分析5.7.2.1为了对整个管理体系的情况作出正确评价，需对各部门、所有条款的审核结果作一次汇总分析，汇总分析可采用下列方法：a) 编制不符合项分布表b) 把各部门、各条款的审核结果编制一张不符合项分布表，从中可以直观看出哪个部门、哪个条款的不符合数最多，得出一些量的概念，以便引起领导及有关部门注意。c) 按问题的性质将不符合项分类将A、B、C三种不符合类型分类。各类中不符合性质比较严重即便数量不多也需引起注意。d) 汇总分析纠正措施计划完成的情况e) 内审结果应体现在问题的纠正上，对纠正措施完成情况的统计分析从中可以看出各部门、最高领导层对纠正措施的态度。统计表中应对完不成计划及拖后计划的原因应以分析和说明。f) 动态比较。 与上一年内审结果比较，可以判断QEO管理体系改进或进步的情况以及是否达到了预期的目的、目标要求。5.8记录的保存 审核计划、审核记录、不合格报告及审核报告等，由内审部归档保存。6 相关文件6.1 文件控制程序 6.2 记录控制程序 6.3 不符合、纠正和预防措施控制程序 6.4 管理评审程序 7 记录 7.1 年度内部审核计划 7.2 审核活动计划 7.3 QEO现场审核记录表 7.4 不符合格项报告 7.5 QEO内部审核报告 7.6 不符格项分布表 7.7 改进项分布表 7.8 纠正和预防措施处理单 7.9 不符合、纠正和预防措施实施一览表 年QEO内部审核计划 一、审核目的 1. 检查QEO管理体系是否正常运行，评价QEO管理体系的符合性、有效性和达标性；使QEO管理体系持续有效运行。二、审核依据ISO9001、ISO4001、GB/T28001标准要求；QEO管理手册、程序文件等体系文件；适宜本公司的法律法规要求；合同要求。三、审核范围 QEO管理体系涉及到的产品、部门、区域和活动。四、审核组成员及分组审核日程安排审核组长： 审核员：五、受审核部门及时间安排： 审核安排 时间安排受审核 部门 审核内容时间安排（月份）（请划）123456789101112备 注4.2.3 4.2.4 5.3 5.4.1 8.4 8.5作为通用条款，在各部门审核。编制人/日期（管理者代表）： 批准人/日期（总经理）： 审核活动计划 审核日期/时间审核组别审核部门涉及的标准（程序）条款/过程/活动编制/日期： 审核/日期: 批准/日期： QEO现场审核记录表 受审核部门审核员/日期审核依据序号条款现 场 记 录判断 不符合项报告 受审核方名称受审核部门审核日期陪同人员审核依据 GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008 GB/T24001-2400/ISO14001:2004 GB/T28001-20