建虎公路档案管理办法(试行)

1 建建三三江江至至虎虎林林高高速速公公路路工工程程建建设设指指挥挥部部 工工 程程 档档 案案 管管 理理 办办 法法 试 试 行 行 为实现建三江至虎林高速公路工程建设项目的总体目标 建 立健全工程管理体系 强化内业管理 确保工程档案归档资料准 确 系统 完整 特制定本办法 本办法适用于建三江至虎林高速公路工程建设项目 解释权 归黑龙江省建三江至虎林高速公路工程建设指挥部 一 档案管理办法编制的依据 1 中华人民共和国交通部颁发的现行公路工程标准 规范 规程 2 国家档案局 DA T28 2002 国家重大建设项目文件归档 要求与档案整理规范 3 中华人民共和国交通部 2004 年第 3 号令 公路工程竣 交 工验收办法 4 交通部交办发 2001 390 号 关于印发 公路工程竣工 文件材料立卷归档管理办法 的通知 二 档案管理的目标 指挥部根据国家档案局 交通部档案验收办法 结合本项目 的实际情况 在保证项目档案完整性 准确性 系统性的基础上 2 逐步实现档案管理规范化 归档方法程序化 档案成果优质化 竣工验收一次通过的目标 三 档案管理机构 建虎项目档案管理由一名副指挥主管 由计划部设一人具体 负责主抓 指挥部其他部门协同督促内业质量 由各级监理办设 专人负责监督 施工单位设专人进行管理 每个总监办设 2 人 J3 J4 驻地办设 2 人 J1 J2 J5 J6 驻地办设 1 人 路基项 目经理部设 1 人 每个工区设 1 人 每个桥标设 2 人 从而形成 系统的档案管理网络 在项目开工之初即对各环节档案负责人进 行登记审查 专职档案人员必须具备道桥大专以上学历 有三年 以上施工和档案管理经验 参加过现场施工管理 做过试验员 熟练操作电脑 懂得计量支付 对不符合要求的人员要坚决给予 取剔 工程档案管理网络图 指挥部副指挥 指挥部计划部 总监理工程师办公室 驻地监理工程师办公室 A1 标段 B1 B6 标段C1 C8 标段 3 四 档案管理的制度 1 档案同步制度 各施工 监理单位的内业资料要和外业同步 不可编造超前 也不可拖后 外业完工的同时内业资料也要整理成型 2 档案打分制度 检查实行每月定期检查和不定期检查两种 定期和不定期档 案检查均要打分 每月打分实行百分制 其中 定期打分占 70 不定期检查打分占 30 打分标准参照国家档案局交 竣 工档案验收办法和黑龙江省交通厅公路工程档案检查打分 标准制定 3 档案检查奖罚制度 奖罚办法将另行通知 4 统一管理模式制度 档案管理的目的是使档案最终能够达到规范 齐全 准确 整洁 为达到这一目的 一个工程必须要统一领导 不能谁说了 都行 谁说了也不算数 甚至各个部门的说法还自相矛盾 为此 指挥部要把档案管理权限集中 设立专职档案员 他在下发各种 档案管理制度进行全线档案统一管理的同时 有权监督上级领导 不规范的档案行为 五 内业资料的管理 A1 1 A1 8工 区 4 工程内业资料要严格按照交通部 关于印发 公路工程竣工 文件材料立卷归档管理办法 的通知 交办发 2001 390 号 文件的要求进行收集 整理 收集要按照文件的归档范围及时收 集 整理要满足施工过程中文件规范性的需要 所有文件要符合 国家最新的规范 规程和标准 具体要求 1 及时收集前期发生的工程文件 对于工程预可研 工可研 初步设计 招标公告 招标文件 标前答疑等工程文件要及时收存于指挥部档案室 一式四份 保 证一份是原件 2 档案用品 临时装具要齐全 标准 指挥部以及监理办 施工单位档案室要有专门房间 装具一 律用专用档案柜存放 并统一装在塑料 纸制 档案盒 档案袋 内 档案柜 档案装具要整洁 注意防潮虫蛀 档案目录标签齐 全醒目并随时更新 指挥部以及监理办 施工单位要给内业人员 配备电脑一台 激光打印机一台 复印机一台 打印机 复印机 输出质量要整洁 没有黑边黑点 3 开工档案培训 开工之初请交通厅给全线档案人员培训 明确档案规范 标 准 培训档案队伍 从内部加强素质培养 只有好的档案人才队 伍才能创造精品档案 4 内业表格的要求 5 4 1 下发内业表格及表序 内业表格统一采用交通厅制定的内业表格 由施工 监理单 位自行出具的表格要满足以下要求 1 必须经指挥部同意方可 自行制定新表 2 打印一律用激光打印机打印 不得用针式打 印机和喷墨打印机打印 3 打印纸张要满足 A4 70g m2 木 浆 亮白纸的要求 4 个别由微机输出的试验表格经指挥部批 准后才可以使用 内业表序采用交通厅下发表格的表序 计量支付 计划统计 采用软件用的表格及相关管理办法的表序 4 2 内业表格的填写 必须用黑色碳素笔填写 内业表格表头 承包单位 监理单 位 合同号 编号 后面具体内容采用表格给定字体 表格内除 了签字 日期和批复意见需要手写外均可以打印 打印字体不能 低于小五号 字体为宋体 所有签字要保证统一 不可代签 需要表述意见的应发表意 见 不可只签名 日期必须标注清楚 4 2 1 表头填写 项目名称 建三江至虎林高速公路工程建设项目 承包单位 中标单位名称 如变更单位名称 应写最新名称 在 合同文件中附变更说明文件 监理单位 中标单位名称 如变更单位名称 应写最新名称 在 合同文件中附变更说明文件 6 合 同 号 以签定合同的合同号为准 编 号 工程施工表格表头编号 按下列原则统一进行编号 其顺序为 工区号 发件人号 表类表号 受件人号 序号 编号说明 a 工区号 如果为整个标段 工区号为 0 其他按工区号编 写 如 1 2 等 b 发件人 受件人代号 承包人按其所在标段编列 路基合 同段为 A1 路面合同段为 C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 桥合同段为 B1 B2 B3 B4 B5 B6 H 为驻地监理 I 为业主 或业主 代表 c 序号 按流水号编列 每一个合同段不允许有重复编 号 d 例如 表号 1A1A11H012 意义 A1 标段 1 工区致驻地监理的第 012 号 工程报验单 A 11 表 表号 0IB08B3003 意义 业主代表批复给 B3 标段的第 003 号 索赔审批表 B 08 表 4 2 2 表格内工程名称的填写 分项 分部 单位工程的填写一律以部颁 公路工程质量检 验评定标准 规定名称为准 7 4 2 3 表中单位及小数位数填写 以国际单位为准 汉字或字母 同时注意字母的大小写 小 数保留位数必须符合试验规程要求 4 2 4 施工表格填写 时间准确 记录数据真实 填写项目齐全 不允许漏记或事 后补记 图样清晰 图表整洁 字迹工整 不许涂改 编造 内 容真实可靠 4 2 5 试验 检测记录填写 试验数据的处理依据部颁 公路工程试验规程 办理 检测 标准 检测方法 检测频率 评定方法以部颁 或设计 标准 规范 规程为依据进行填写 施工过程控制以指挥部下发文件为 准执行 4 2 6 施工日志 监理日志 试验室日志填写 施工日志必须详细写明日期 天气 工程内容 工程地点 桩号 主要人员 设备 材料投入使用情况 主要施工技术负 责人 施工现场负责人 质量负责人 工程质量情况 监理日志必须详细写明日期 天气 工程内容 工程地点 桩号 主要人员 设备 材料投入使用情况及完成情况 施工 中的问题及处理经过 主要施工现场负责人 监理人员及工程质 量抽检情况 试验室日志应详细记载每天试验进行情况 完成情况 试验 8 原始数据的可靠性 充分发挥试验数据的代表性 4 3 内业表格的签字 盖章 4 3 1 所有内业表格中的承包人 必须是中标单位法人代表 授权的有国家一级建造师资质的人员 监理工程师 检测中心 主任等需要签字的地方必须由本人签写 不得代签或漏签 在交 工资料整理复印后加盖公章或名章 其中总监办试验室 驻地办 试验室公章 监理工程师 检测工程师名章样式由指挥部统一规 定 其他人员可签字不盖名章 4 3 2 开工报告 施工组织设计 图纸会审纪要 技术交底 等成册资料封皮加盖标段公章 4 3 3 竣工成果表 工程汇总表格 用电脑打字 但负责人 监理签字需要本人填写 打印表格只允许用激光打印机 4 4 内业表格的份数 内业表格先期填写一份 只签字不盖章 在交工归档时按指 挥部下发 竣工资料归档办法 要求份数 统一复印装订 5 档案归档 在交工前四个月下发 建虎指挥部竣工资料归档办法 按 此办法收集整理资料 做为交工验收前归档的依据 大体内容 5 1 档案份数 由建设单位汇总成四套完整的档案 一式四套 一套由建设 单位归档保管 一套交接养单位归档保管 一套交档案局归档保 9 管 一套由施工 监理单位自行保管 每套归档内容按照 竣工 资料归档办法 执行 5 2 文件材料的整理 立卷 5 2 1 施工文件应按合同段 分项工程 施工工序 问题 时间排列组卷 各项施工原始记录按路线进行方向 施工工序排 列组卷 5 2 2 监理文件由监理单位负责组卷 按合同段 分项工程 施工工序 问题 时间排列组卷 监理工作记录按路线进行方向 施工工序排列组卷 5 2 3 附属工程房建收费站等形成的文件材料 按城建档案 管理实施办法立卷归档 参照黑建规字 1990 第 357 号文件 表格采用城建部门统一下发的最新表格 复印后即可使用 5 2 4 照片 录音带 录像带 磁带 光盘 软盘 声像资 料归档要求 整理 立卷 公路工程建设中形成的照片 录音带 录像带 磁带 光盘 软盘 声像资料 按声像 照片 磁性载体档案管 理规定 规范立卷归档 从立项到施工 隐蔽工程 到竣工及项 目主要活动等 要全面反映项目建设的全过程 其中照片要按施 工进展顺序和项目主要活动分别组成案卷 排列顺序 照片档案内容要求 公路工程建设中形成的照片与底片一同放在专用的照片档案 10 夹中保存 A 照片档案目录 包括照片题名 照片文字说明 照片编 号 a 照片题名 在尽量保证基本要素内容完整的前题下 将 文字说明改写成照片题名 照片题名不超过 50 个字 b 照片文字说明 包括事由 时间 地点 人物 背景及 摄影者 事由 照片影像所反映事件 事物的情由 时间 事件发生或事物变化 产生的时间和拍摄时间 地点 被摄物所在的具体地点 人物 照片影像上主要人物的姓名 身份 背景 对提示照片影像主题具有一定作用的背景 摄影者 照片的拍摄单位和拍摄人 c 照片编号 案卷内照片的顺序号 B 采用数码相机拍照 C 卷脊内容要与卷内目录内容相同 录音带 录像带 磁带 光盘 等归档的磁性载体文件必 须是可读文件 无病毒 清洁 无划伤 内容完整 准确 归档 的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明 必须贴上标签 一式两份 A B 盘 一份作为保存件 不得外借 A 磁带 软盘 光盘 盒上需标注带 盘 编号 软件名 11 称 文件数 密级 编制人 编制日期等标识 B 录像带盒子上需标注带编号 片名 摄制单位 摄制日 期 密级等标识 C 录音带盒子上需标注带编号 片名 讲话人姓名 职务 主要内容和录制日期 密级 讲话时间等 照片 录音带 录像带磁带日期写法规定 如 2007 年 10 月 1 日应写成 20071001 5 2 5 材料出厂证明 合格证及委托的试化验单 若纸张大 小小于 A4 纸张的 应在此单据四周涂抹防腐或防虫胶水