会计电算化实践中存在的问题与对策.doc

会计电算化中存在的问题与改进措施顾滢摘要：分析了我国会计电算化实践中存在的问题，这些问题包括：会计电算化中存在的问题， 忽视会计电算化人员的教育，软件功能不齐全，数据共享性差，会计电算化内部管理不规范等。从会计人员、财务软件、制度管理等方面提出了改进措施。关键词：会计电算化；问题；措施。我国的会计电算化工作起步较晚，从20世纪70年代末才开始，会计电算化发展至今已有三十几年的历史，经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段，到目前的管理型会计软件发展阶段。毋庸置疑，它在企业管理工作中发挥了很大的作用。但是，我国的会计电算化工作仍有很多地方值得进一步探讨和完善，现在就我国会计电算化工作中存在的问题，本人提出了一些的改进措施。一、会计电算化中存在的问题1、人们对会计电算化的意义及重要性认识不够 我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时，在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够，更不用说建立企业内部局域网以及注册自己的网站，根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率。这种认识对会计电算化的发展十分不利。 2、 忽视会计电算化人员教育有些企业在购置会计电算化系统时，只重视计算机软件、硬件的投入，花大价钱购买高档次计算机硬件和高价格的财务软件，而忽略了对会计电算化人员的培训和进一步培养，没有认识到会计人员在整个会计电算化系统工作中的重要性。在实际会计电算化工作中，不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，有的只是在初次上岗时参加过岗位培训，以后的工作中基本没有继续教育机会，产生的后果是会计电算化人员的知识逐渐萎缩和落伍，他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外，对微机的软硬件知识了解甚少，一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训，但一些会计人员入门还是很慢，会计软什的好多功能无法开展应用，而且在上机时经常出现误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃，这些都是企业忽略会计电算化人员培训的后果。3、软件功能不齐全，数据共享性差(1) 软件稳定性差，各项功能有待完善目前市场流行销售的财务软件，多冠以“管理型财务软件”、“决策型财务软件”等美名，实际软件提供的管理功能不健全，企业需要的好多财务管理信息不能提供或提供起来很麻烦，需要强大的用户自定义工作，至于说决策功能，如生产决策、定价决策、销售决策、利润预测等关系企业发展命脉的功能，则更是雾里看花、水中望月，可望而不可及，而且，数据库有时出错。另外，企业对财务软件的要求，除了其能够满足会计核算和管理工作外，还要求财务软件能够提供诸如税务处理、涉外业务处理、网上银行等功能，也就是说，其所购买的理想财务软件应是功能齐全，操作简单，安全可信，集供产销日常管理于一体的综合财务软件。但实际情况如前所述，现在我国电算化会计信息系统还尚未完善这些功能。(2)数据共享性差，不能适应电算化信息处理特点共享性，是指财务系统软件和电子商务系统、海关系统、税务系统、运输系统、电子兑换系统，以及不同品牌的财务软件系统之间、相同品牌的财务软件的各子系统之间能够快捷准确地传递财务信息，实现数据的实时传递。据市场调研，我国目前的财务软件共享性是很差的，所能实现的共享性基本局限在财务软件各子系统内部的数据传递，能够实现不同品牌之间数据传递的财务软件很少，这当然可能不是技术原因，而是软件公司处于竞争需要或保护市场份额的需要，因为既然不同品牌财务软件之间的数据不能共享，那么客户财务软件的更新升级也就局限在了本品牌的财务软件上。殊不知这种保护对会计电算化事业的发展所起的限制作用有多么严重。4、会计电算化内部管理不完善财政部制定的会计电算化工作规范指出，“开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度和会计电算化内部管理制度。”在实践工作中，这一规范执行得不是很好，表现在两个方面：一方面是制度不完善，另一方面是制度执行不严格。(1) 制度不完善。有些企业没有认识到会计电算化工作环境下的内部控制与传统手工环境下内部控制的差别仍然沿用手工方式下的内部管理制度，结果造成制度管理缺失，如某企业没有严格执行数据的备份制度，在计算机硬盘文件遭到意外破坏的情况下，导致大量财务信息丢失。(2) 制度执行不严格。有些企业虽然建立了较为完善的内部管理制度，但执行过程中控制不严格，制度形同虚设。如会计电算化操作管理制度中明确规定了对操作密码要严格管理，但执行中相关岗位人员随意将自己的密码告诉他人，委托他人以自己的身份登录系统，完成相关会计业务处理，或者有的企业会计人员利用财务专用计算机上网浏览信息，下载大量含有计算机病毒的信息，使会计信息遭到破坏。所有这些方面，都严重地影响了会计电算化工作的正常开展。二、促进会计电算化发展的措施1、要解决人们思想认识问题会计电算化，是电子计算机在会计工作中应用的简称，就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。 我们必须认识到会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。从表面上来看，会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中，减轻会计人员的劳动强度，提高会计核算的速度和精度，以计算机替代人工记帐。而实际上，会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进，而且必然会引起会计工作组织和人员分工的改变，促进会计人员素质和知识结构，会计工作效率和质量的全面提高，节省会计人员的时间和精力，转变会计工作职能，推动会计理论和会计技术的进步，提高整个会计工作水平，大幅度增加企业的经济效益，使会计理论和实务的方方面面都将发生前所未有的深刻变化。比如具有数据集中存放和管理特征的“电算化会计”，采用先进的数据库及数据仓库技术，实现了数据分类集中存放，完全取消了各种会计明细分类帐和对帐操作，各种报表数据均能通过数据共享及时而准确地取得。 2、以人为本，加强人机协调在会计电算化工作系统中，树立以电算化人员为核心的“人本主义思想”。计算机是一种数字处理机器，它只是将各种信息以数字的形式进行处理，而人脑则是“通用问题解决机”。针对我国会计电算化的误区，首要问题是树立以电算化人员为核心的“人本主义思想”。具体而言，即在会汁电算化过程中强调人的作用，特别是财会人员的作用，牢固树立人是会计电算化工作的决定因素的观点。它包括三层含义：一是计算机是人们引入会计工作的先进工具，而不是会计的全部；二是会计电算化运行环境是由企业管理人员、财务会计人员、计算机专业人员以及广大的职员营造和构建的，会计电算化系统离不开运行环境；三是会计制度的设计、财务数据的分析和解释以及各种预测和规划工作主要是由财务人员完成，会计专业人员在会计电算化工作中处于核心地位。在会计电算化开展过程中要注意电算化人员的继续培养，培养方式可采用岗位培训、脱产进修等各种形式，培训人员要所有侧重，重点培训系统操作人员和系统维护人员。培训内容应有针对性，如培训系统维护员，应重点培训计算机软硬件系统的维护管理，而非财务软件的操作。3、完善核算功能，发展管理功能，实现信息共享实现数据高度共享离不开强大的核算功能，财务系统之间、财务系统与海关、电子商务等其它系统之间进行数据传递。需要进行大量的、深层次的数据转换，这些转换功能的实现，需要财务软件具有强大的核算功能，另外，企业开展远程处理(如远程报表、远程报胀、远程查询、远程审计)业务，由于各项具体财务工作的要求不同，需要提供的信息差异较大，也需要涉及到强大的数据核算功能，所以说，会计电算化工作向前发展，离不开财务软件提供强大的核算功能。强大的核算功能提供的信息为财务软件管理功能的实施提供了信息来源，计算机强大的运算能力，使管理信息的提供变得更为容易。在软件开发过程中，国家有关部门可制定“数据转换标准”，以规范不同软件之问的数据传递接口。值得提醒的是，会计电算化系统要提高管理层次，就要和企业管理信息系统的其他系统进行有机结合，并且这种结合应是密切的而不是松散的，各系统之问数据充分共享和互换，会计信息系统不能只包括会计信息而独立存在，而应从会计管理信息系统出发，包括市场、生产等管理信息，建立“大财务信息系统”，将现有的会计信息系统逐步发展成全面的管理信息系统，才能适应现代企业管理的需要。4、建立并严格执行会计电算化内部管理制度建立健全会计电算化内部管理制度，是实现会计电算化工作规范化、提高会计工作质量，保证会计电算化工作有序进行的重要保障。建立会计电算化内部管理制度，除了要遵守手工方式建立内部会计管理制度的原则外，还要充分考虑计算机信息系统管理的特点，具体地说，会计电算化内部管理制度包括以下基本内容：（1）建立会计电算化岗位责任制要遵循会计电算化工作规范中提出的基本原则：“实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。”根据这一原则，各企业在会计电算化实际工作中，可以根据内部牵制制度和本单位工作的实际情况，对会计岗位进行必要的调整和重新划分。一般讲，实行会计电算化后的工作岗位可以分为基本会计岗位和电算化会计岗位，基本会计岗位可分为会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等岗位；电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位，电算化会计可设如下岗位：电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案资料保管等岗位。需要说明的是，在实际工作中，各企业可根据内部牵制原则和本单位具体情况，进行一些岗位的重组、兼并，如会计主管岗位和电算主管岗位合并、会计档案管理岗位和会计档案资料保管员岗位合并等，这里不再赘述。(2)建立会计电算化操作管理制度制度包括：计算机系统使用管理、上机操作管理和会计业务处理程序管理三个方面。计算机系统使用管理。如要求使用不问断电源，避免因掉电而破坏会计数据、定期检查硬件设备，保障计算机正常运行、非指定人员不得进入机房操作计算机等。上机操作管理。如明确规定上机操作人员的操作内容和限制以及对密码的严格管理、按会计业务处理流程操作软件、按正确程序打开和关闭财务软件、填写上机操作记录、及时备份和查杀病毒等。 会计业务处理程序管理。如原始凭证经领导签字后方可录入计算机、会计凭证必须连续编号、现金帐和银行帐必须日清月结、按有关规定装订会计凭证等。计算机软件、硬件和数据管理制度具体包括三个方面： 计算机硬件设备管理。包括保持机房和设备整洁卫生，做好硬件设备的防磁、防静电等干扰，硬件设备如何更新升级，硬件出现故障如何修理等。 软件维护管理。如软件的修改和版本升级，电算化维护人员的职责和维护程序等。 数据管理制度。如数据的备份与恢复，软件修改过程中会计数据的安全保存，会计数据的防病毒措施等。(4)会计电算化档案管理制度。开展会计电算化以后，会计档案不再是单纯的纸张会计档案资料，还有大量的电子数据档案，如以磁盘、光盘、磁带等为存储媒介的电子数据备份信息等，参照会计档案管理办法，结合会计电算化工作特点，制定电算化会计档案应考虑到以下内容。会计档案内容。包括纸张介质档案和电子数据档案电子数据档案的存储介质、存放地点。会计账簿、报表的生成与管理。如要求现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结，账簿打印方式的规定(按月打印还是按年打印)，档案的借阅原则等。档案的安全和保密措施。如档案的防磁、防