采购内部控制制度

采购内部控制制度采购内部控制制度 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为了加强公司对采购业务的内部控制 规范 请购与审批 采购与验收 付款等行为 防范采购过程中 的差错和舞弊 根据国家有关法律法规和 公司内部控制 基本规范 结合公司的实际情况 制定本制度 第二条第二条 本制度所称采购 主要是指公司外购商品并 支付价款的行为 第二章第二章 职责分工与授权批准职责分工与授权批准 第三条第三条 公司应当建立采购业务的岗位责任制 明确 相关部门和岗位的职责 权限 确保办理采购业务的不相 容岗位相互分离 制约和监督 公司采购业务的不相容岗 位包括 一 请购与审批 二 供应商的选择与审批 三 采购合同协议的拟订 审核与审批 四 采购 验收与相关记录 五 付款的申请 审批与执行 第四条第四条 公司应当建立采购业务的授权制度和审核批 准制度 并按照规定的权限和程序办理采购业务 第五条第五条 公司根据具体情况对办理采购业务的人员定 期进行岗位轮换 防范采购人员利用职权和工作便利收受 商业贿赂 损害公司利益 第六条第六条 按照请购 审批 采购 验收 付款等规定 的程序办理采购业务 并在采购与付款各环节设置相关的 记录 填制相应的凭证 建立完整的采购登记制度 加强 请购手续 采购订单或采购合同协议 验收证明 入库凭 证 采购发票等文件和凭证的相互核对工作 第三章第三章 请购与审批控制请购与审批控制 第七条第七条 公司应当建立采购申请制度 依据购置商品 或服务的类型 确定归口管理部门 授予相应的请购权 并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序 公司采购需求应当与公司生产经营计划相适应 具有 必要性和经济性 需求部门提出的采购需求 应当明确采购类别 质量 等级 规格 数量 相关要求和标准 到货时间等 采购部门才有资格组织采购 其他部门不得擅自采购 任何物资 第八条第八条 建立严格的请购审批制度 加强采购业务的 预算管理 一 为生产储备的周转材料请购程序 由库管员根据 最低库存量或使用单位的所需 材料员编制采购计划单 部门领导审核 分管领导审核 总工程师审核 总经理审 批 二 生产使用固定资产请购程序 由使用部门提出 申请 材料员根据库存量编制采购计划单 部门领导审核 分管领导审核 总工程师审核 总经理审批 第九条第九条 加强采购业务的预算管理 对于超预算和预 算外采购项目由董事长审批 第四章第四章 采购与验收控制采购与验收控制 第十条第十条 建立采购与验收环节的管理制度 确保采购 过程的透明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要 求 第十一条第十一条 公司采购方式 大宗物资或服务等的采购 应当采用招投标方式并签订合同协议 一般物品的采购可 以采用询价的方式并签订合同协议 小额零星物品的采购 可以采用直接购买等方式 30 万元以上的为大宗物资 10 万元以上 30 万元以 下的为一般物品 10 万元以下为小额零星物品 第十二条第十二条 委托中介机构进行招投标的 应当加强对 中介机构的监督 第十三条第十三条 公司应当充分了解和掌握有关供应商信誉 供货能力等方面的信息 由采购 使用等部门共同参与比 质比价 并按规定的授权批准程序确定供应商 对小额零星采购 按照 比质比价 货比三家 的询 价原则 确保公开透明 降低采购成本 第十四条第十四条 公司应当根据验收制度和经批准的请购单 合同协议等采购文件 办理相关的验收手续 公司对外采购的锅炉煤和柴油等 必须经地磅房计量 合理损耗以外的由承运车辆承担 合理损耗一般为 3 对验收过程中发现的异常情况 负责验收的部门或人 员应当立即向有关部门报告 有关部门应当查明原因 及 时处理 第五章第五章 付款控制付款控制 第十五条第十五条 财务部应当参与商定对供应商付款的条件 公司供应部在申请付款业务时 应当对采购合同协议约定 的付款条件以及采购发票 结算凭证和验收证明等相关凭 证的真实性 完整性 合法性及合规性进行严格审核 并 提交付款申请 财务部依据合同协议 发票等对付款申请 进行复核后 按 资金活动内控制度 和 工程项目内控 制度 的相关审批程序办理 第十六条第十六条 公司建立预付账款和定金的授权批准制度 加强预付账款和定金的管理 对招标合同的首次预付款不得超过合同总价的 30 除 特殊采购外 一般物品和小额零星物品的采购不得使用预 付款采购 公司禁止使用定金的方式签订物资采购合同 第十七条第十七条 公司加强应付账款和应付票据的管理 由 专人按照约定的付款日期 折扣条件等管理应付款项 第十八条第十八条 公司应当建立退货管理制度 对退货条件 退货手续 货物出库 退货货款回收等做出明确规定 及 时收回退货货款 第六章第六章 附附 则则 第十九条第十九条 本制度由公司财务部负责解释 第二十条第二十条 本制度自颁布之日起执行 销售内部控制制度销售内部控制制度 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为了加强对销售业务的内部控制 规范销售 行为 防范销售过程中的差错和舞弊 据国家有关法律法 规和 公司内部控制基本规范 结合公司的实际情况 制 定本制度 第二条第二条 本制度所称销售 主要是指公司销售商品并 取得货款的行为 第二章第二章 职责分工与授权批准职责分工与授权批准 第三条第三条 公司应当建立销售与收款业务的岗位责任制 明确相关部门和岗位的职责权限 确保办理销售与收款业 务的不相容岗位相互分离 制约和监督 销售与收款不相容岗位包括 一 销售合同协议的审批 签订与办理发货 二 销售货款的确认 回收与相关会计记录 三 销售退回货品的验收 处置与相关会计记录 四 销售业务经办与发票开具 管理 五 坏账准备的计提与审批 坏账的核销与审批 第四条第四条 公司应当合理采用科学的信用管理技术 不 断收集 健全客户信用资料 建立客户信用档案 防止向 未经信用授权客户发出货品 并防止客户以较低的信用条 件进行交易而损害公司利益 第五条第五条 公司应当建立销售业务授权制度和审核批准 制度 并按照规定的权限和程序办理销售业务 第六条第六条 公司应当根据具体情况对办理销售业务的人 员进行岗位轮换或者管区 管户调整 第三章第三章 销售与发货控制销售与发货控制 第七条第七条 公司对销售业务应当建立严格的预算管理制 度 制定销售目标 建立销售管理责任制 第八条第八条 公司应当建立销售定价控制制度 制定价目 表 折扣政策 收款政策 定期审阅并严格执行 第九条第九条 公司在选择客户时 应当充分了解和考虑客 户的信用 财务状况等有关情况 第十条第十条 公司应当加强对赊销业务的管理 赊销业务 应当遵循规定的销售政策 信用政策及程序 第十一条第十一条 公司应当按照规定的程序办理销售和发货 业务 一 销售谈判 公司在销售合同协议订立前 应当指 定销售部人员就销售价格 信用政策 发货及收款方式等 具体事项与客户进行谈判 对谈判中涉及的重要事项 应 当有完整的书面记录 二 合同协议审批 由销售部通过双方协商 初步确 定销售数量 销售价格 信用政策 发货及收款方式等信 息 由分管领导 总经理和董事长审核或审批 审批人员应当对销售合同协议草案中提出的销售价格 信用政策 发货及收款方式等严格审查 三 合同协议订立 销售合同协议草案经审批同意后 与客户签订正式销售合同协议 签订合同协议应当符合 合同法 的规定 合同一式四份 双方各持两份 公司档案室留存一份 销售部留存一份 四 组织销售和发货 1 公司销售部按照经批准的销售合同协议编制销售计 划 向调拨员下达销售通知单 销售通知单上应填写购货 单位名称 产品名称 合同数量 2 调拨员根据客户经盖章有效提货单 开具发货通知 单 在发货通知单上注明 现金煤 合同煤 并登记调 拨明细表 3 承运车辆持发货通知单到地磅房过空磅 司磅员在 产品出厂登记表上登记空磅 车号 购货单位等信息 并 在发货通知单盖章 4 发货员 装车工 凭司磅员盖章的发货通知单发货 发货通知单妥善保管 次日交销售会计核对 5 承运车辆装重车后到地磅房计量 司磅员办完相关 手续后 在出门证上盖章 6 司磅员认真登记产品出厂明细表 妥善保管提货单 和产品运单 做好交接班记录 确认无误后双方在产品出 厂登记表上盖章 末班司磅员次日负责交销售会计 7 承运车辆到门卫室交出门证 门卫准予放行 出门 证要妥善保管 次日交调拔员统计 8 调拔员根据调拨明细表和出门证 统计产品销售量 并于上午 11 点前上报销售日报表 月末 上报销售月报表 9 零售现金业务 驾驶员到地磅房计量后 凭司磅员 打出的计量单到财务出纳处交款 司磅员核对收款数量 金额后 在出门证上盖章 车辆方可出厂 10 销售会计每天与调拨员核对销售数量 月末核对无 误后双方签字认可 并进行帐务处理 第十二条第十二条 公司应当建立销售退回管理制度 公司的 销售退回必须经分管销售领导审批后方可执行 第十三条第十三条 公司在销售与发货各环节做好相关的记录 填制相应的凭证 建立完整的销售登记制度 并加强销售 订单 销售合同协议 销售计划 销售通知单 发货凭证 运货凭证 销售发票等文件和凭证的相互核对工作 销售会计应当设置销售台账 及时反映各种产成品销 售的开票 发货 收款情况 第四章第四章 收款控制收款控制 第十四条第十四条 公司应当及时办理销售收款业务 以银行 转账方式办理的销售收款 必须通过公司指定的专用账户 结转 第十五条第十五条 公司应当将销售收入及时入账 不得账外 设账 不得擅自坐支现金 销售人员严禁收取销售现金 第十六条第十六条 公司建立应收账款账龄分析制度和逾期应 收账款催收制度 销售部负责应收账款的催收 催收记录 包括往来函电 要妥善保存 财务部督促销售部加紧催 收 对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决 应收账款应分类管理 针对不同性质的应收款项 采 取不同方法和程序 应严格区分并明确收款责任 建立科 学 合理的清收奖励制度以及责任追究和处罚制度 以有 利于及时清理催收欠款 保证公司营运资产的周转效率 第十七条第十七条 公司对于可能成为坏账的应收账款 应当 按照国家统一的会计准则制度规定计提坏账准备 并按照 权限范围和审批程序进行审批 对确定发生的各项坏账 应当查明原因 明确责任 并在履行规定的审批程序后做 出会计处理 第十八条第十八条 公司核销的坏账应当进行备查登记 做到 账销案存 已核销的坏账又收回时应当及时入账 防止形 成账外款 第十九条第十九条 公司结合销售政策和信用政策 明确应收 票据的受理范围和管理措施 加强对应收票据合法性 真实性