浅谈如何从存货管理中取得经济效益.doc

自考 洪婷婷 010110107284浅谈如何从存货管理中取得经济效益工商企业管理专业010110107284洪婷婷指导教师：张勤【摘 要】随着社会经济的快速发展，制造业本身与服务业融合的趋势日益明显，制造业本身也被要求要为顾客提供一体化的服务才能保持住竞争优势。而库存是制造业和零售业都经常遇到的问题。存货管理确实是运营管理的一个重要环节，从现阶段来看，过多的库存具有占据大量的现金，同时产生相关成本包括机会成本等，以及掩盖企业运营管理中存在的各种问题的弊端。关键词：存货管理 经济效益 供应链 一理论概述库存控制是个很复杂的企业综合管理问题,把库存量控制到最佳数量,尽量少用人力、物力和财力把库存管理好,获取最大的供给保障,是许多企业追求的目标,也是企业之间竞争生存的重要一环。1.库存的定义及分类库存的定义各个书本上都相差不大，从字面上直观理解，库存就是在仓库里存储的物品。从一般意义上来说，库存是为了满足未来需要而闲置的资源。在我看来任何闲置的、有经济效益的物品的停滞与储藏就是库存，与是否放在仓库里无关，与其运动状态也无关。库存的分类主要有以下三类：(1) 按库存物品的所处状态来进行分类：原材料库存，在制品库存，产成品库存；(2) 按库存物品需求的重复程度进行分类：单周期库存，多周期库存；(3) 按库存物品的需求特性进行分类：独立需求与相关需求库存；2.库存的功能(1)缩短供货周期，提高服务水平。(2)缓解供需矛盾，维持生产均衡。(3)防止运营中断，确保运营过程的连续性。(4)防止缺货，保证物品的正常供应。(5)降低成本，获取规模效益。(6)分摊每次的订货费用。3.库存管理的基本目标库存管理的目标就是防止超储和缺货，以最合理的成本为用户提供所期望水平的服务，即在达到顾客期望的服务水平下，尽量将库存成本减少到可以接受的水平。二中小企业库存管理现状及存在的主要问题我国中小企业存货管理现状当前，在世界范围内，中小企业在创造价值和提供就业方面都发挥了重要作 用，在我国，估计中小企业创造了 3/4 的城镇就业机会，并为 GDP 贡献了1/2 以上的份额。我国企业存货管理状况很不理想，特别是中小企业。长期以来，中小企业的 经营管理表现出基础薄弱，起点较低，其管理仅停留在单打独斗的家族传统粗放型的管理上。无健全的、完善的内部控制制度，更没有认识或重视企业存货管理 的重要环节。此外存货管理存在着很多问题，如：未充分利用第三方物流、占用大量资金等。早在 1995 年，我国库存及闲置物资总量就超过 3 万亿元人民币，且仍以每年 3%-5%的幅度在递增，截止到2008 年，库存商品价值总额远远超过了十万亿元。商品过剩严重影响全球经济的增长，特别是像中国这样在高速发展的国家。但由于信息不对称，没有一个安全、便捷的交易平台，库存商品还将越积压越多，5-10 年后将不堪设想。在存货管理中存在着以下的问题：（一）存货管理实现电算化的管理程度不够我国多数企业信息技术相对落后，网络支持力度差，连续进货系统和电子数据交换系统不健全，无法满足适时管理（JIT）生产方式的要求，即“只在需要的时候，按需要的量生产所需的产品，也就是无法追求无库存或库存最小的生产系统。电子商务是物流领域的一次革命，可以使最优批量模型中的订货成本最小化，随着信息技术的发展，企业间实行信息共享所需的成本已大大降低，为供应链企业降低库存水平带来了希望，而我国由于信息技术滞后，在降低存货控制成本上无法全面发挥作用。我国目前物流业欠发达，没有形成综合的物流网络，第三方物流业正在兴起之中，这也使得产品的库存成本很难降低。 （二）资金短缺，人员素质相对较低我国许多企业为劳动力密集型企业，企业没有一定的资金基础，很难构建现代化的库存管理的硬、软件平台。企业中的存货控制管理人员文化水平素质相对较低，虽然对存货控制的操作有一定的实物经验，但对现代化的存货控制思想和方法缺乏必要的认识；同时，与操作信息网络技术的要求有一定的差距，很难满足先进的库存控制技术的需要。没有一定的存货管理经验和计算机操作技能，很难满足存货现代化管理的需求。（三）存货管理制度不够完善， 存货的核算计量不够准确企业存货发出数量计算方法随意改变；对所有权不属于本单位的存货，混同于本企业存货进行收发业务；有的企业先销后进，使存货在会计结账期间出现赤字结存数和赤字余额；存货已经升溢，由于没有及时进行盘点和账务处理，因而导致实际发出的数量超过验收人库的收人数量，由于出大于进，从而使得账面存货结存的数量和金额都是赤字；不按照领料单、商品销售计划、订货数量发货，造成人为多领用或多发出存货；存货发出业务会计记录不正确。（四）存货的收入，发出结存缺乏真实记录有些企业缺乏控制，要领多少就发多少，有些材料被某些人顺手牵羊占为己有；有些部门的边角废料不注意回收，任其流失。很多企业由于不能适应市场经济，不重视产品市场的开发，不重视产品的更新换代和新产品的研发，使企业的生产成本长期居高不下，产品不适应市场的需要，存在订单少、产品滞销积压，增加货存。（五）未能充分利用第三方的物流管理 随着市场经济的不断发展，经济社会化和信息化程度不断增强，企业组织形式和经营管理模式均有很大变化，传统的存货管理方法对企业的自身物资资源和第三方物流明显利用不足。三案例结合白云冷冻食品有限公司是主营冷冻分割家禽（鸡、鸭、猪、牛等）及农副产品销售的一家企业。公司现位于周谷堆农产品批发市场冷冻二区29号。目前员工人数为15人。企业设施主要包括电脑3台，中型货车一辆，小型货车2辆，以及大中小冷库总面积共630.主要供应商是来自河北、徐州、山东、淮北、广州、上海、无锡等地的冷冻农副产品分割加工厂。公司主要服务于合肥本地的熟食店、菜市场等批发商与零售商和学校、单位食堂；外地（水家湖、定远、六安瓦埠、舒城、桐城等）的批发商。公司根据库存数量和市场销售情况，来订制采购品项及数量，通常采取电话直接订货，谈妥价格与数量，待货物装车完再次确认装车数量后，进行网上汇款结算货款，随后载货而归。而销售方面客户自提现金付款；送货上门现金或网上电子结款；物流发货网上电子汇款。公司在库存方面主要运用电子表格的公式与链接，制作出符合公司日常工作需要的库存管理模板（包括实时库存、每日进销存、每日购进明细、每日欠账汇总、品项汇总等）。对每天的进货销货的账目往来，进行统计按客户汇总，对于欠账或还账的单据拍成图片并列名保存，便于日后查找提取。在管理的时候，主要出现了以下几个问题：(1)由于老总经常不在公司，公司的其他管理层的管理经验缺乏（这是一般家族私营企业的通病），虽然日常关系和睦，但在工作上也比较难于沟通，管理的方法、方式有些欠妥。这也就使得忙时大家都在忙于工作，待到闲暇时间，就会出现扎堆打扑克牌、或趴着躺着睡觉。(2)顾客来买东西时，恰逢自己在玩或手头在做其他事情，就催促仓管无单先提货，有时会出现忘记开单，使得当天的实际销售与单据匹配不上。(3)除了对每天的营业额进行汇总外，还要对部分顾客买货赊账或还款的情况进行统计记录，开票员有时会疏忽，忘记把还账记在单据上，这就造成当日的现金多余账面金额；或者顾客买货还未开单据，就进行赊销提货，假如事后未及时发现补单，就会给公司造成几百至几万的损失。(4)几个冷冻库之间有时相互转货，单据的准确程度也决定了各个库的库存准确性。准确的库存，可以让管理者根据市场的经营情况及未来行情，合理的进行抛货或采货囤货。假如库存的数据有误差，这就可能造成断货或滞销的情况。在正常的稳定的销售情况下，控制合理的库存量，保持最佳库存量，有助于降低公司的成本，提高仓库的使用率。在销售旺季来临前期，结合价格情况进行合理囤货，扩大库存量，为旺季销售做准备。进入销售淡季前期，结合价格情况，可以抛售货物，免得进入淡季价格下跌，造成存货贬值。四解决方法（一）建立适合自身发展需要的计算机存货管理系统 500强排名第一的沃尔玛是最早斥巨资对零售信息系统进行投资的，如利用计算机跟踪存货（1969 年），使用条形码技术（1980年），使用EDI（1985年），使用无线扫描枪（1988年），它建立了高效、完善的计算机系统，可以保证在一小时内迅速掌握全球N家店各种商品的库存、上架、销售量。而我们除少数大公司外，大部分企业尚未实现电算化管理。由于存货种类繁多，核算的工作量比较大，大大降低了工作效率。这样极易产生以下不利情况：一是影响存货核算的及时性和准确性，会造成帐面数据与实际库存数量不符，产生大量潜在损失，致使财务报表不能真实反映企业的财务状况；二是在对帐不及时的情况下，如发生偷盗等情况，不易及时发现，不利于加强内部管理，人员不足或未具备一定素质的情况，也会不同程度地影响存货核算的质量。我们虽然不能像沃尔玛那样拥有一座体育馆大小、可以与美国联邦航天局相媲美的计算机中心，但是可以根据自己的需要，建立适用的存货管理系统，以便可以实时、动态了解企业的存货信息，提高存货运营效率。按统一的会计制度规定进行核算，对存货的核算应及时、准确和完整。(二)培养相关素质人才企业要适应市场经济的发展，要不断进取，实现管理方式的改革。存货管理是由存货管理人员执行的, 其管理效果主要取决于管理人员的素质。 所以企业必 须建立健全人力资源管理制度，从加强存货管理人员的培训入手，加强对管理人 员的学习和培训，选拔或任用思想品德好、有专业技能、工作经验丰富的管理人 员担任存货的关键岗位工作，充分调动发挥管理人员的积极性，提高企业管理人 员的自身道德修养。应注意物流管理人才的引进和中介机构的作用，现代物流管理理论与企业存货管理，很大程度上依赖于精通现代物流管理的人才。企业应该鼓励员工通过夜大，函授，成考，自考等专业培训，提高自身素质与工作能力。(三).建立高效的存货管理制度建立科学高效的存货管理制度 企业应建立起科学高效的存货管理制度，并随着企业的发展不断完善。存货的日常控制方法应采用存货归口分级管理责任制。制定指标部门应参照历史数据，结合本期实际情况，分解存货资金计划指标给企业各有关职能部门进行管理。例如：各种材料物资归公营部门管理，产品、半成品归生产部门管理等，各归口部门负责制定分管存货的资金定额和具体的管理办法。然后将各部门分管的指标层层分解下达到所属各级单位和个人，实行存货的分级管理。(四)加强物资采购管理，降低采购成本经企业采购是争取以最低的采购成本满足企业生产经营的需要，在企业采购物流中，应采取不同的采购方式。采购方式的含义有两种：一是有利于降低各种费用:运费、仓储费等)的采购方法，如整合采购数量，集中批量采购等；二是采购价格的确定方式，如公开招标，商务谈判定价等。1.经济采购批量法经济采购批量，也称最佳进货批量，它是指在一定时期内进货总量不变的条件下，使采购费用和储存费用总和最小的采购批量。 经济采购批量计算公式如下： Q-经济采购批量 D-定时期内采购总量 C1-每次采购费用 C2-单位商品储存费用 。经济采购批量是指使采购费用与储存费用之和最小的批量。在采购过程中，既不能不考虑采购费用的节约，也不能不考虑储存费用的节约，应当力求使二者之和最小。 经济采购批量的限制条件 ：经济采购批量运用必须符合一定的条件要求，主要包括：(1)商品的采购需要量应当均衡稳定，计划期(如一年)的采购总量是一定的，并且是已知的；(2)货源充足，库存量不允许发生短缺；(3)商品单价和运费率固定，不受采购批量大小的影响；(4)每次的采购费用和每单位商品的储存费用均为常数；(5)仓储和资金条件等不受限制。许多日用工业品适于用采购。因为大多数日用工业品属于常年生产、销售均匀的周转性商品。 2.物料需求计划法（MRP）和企业资源计划（ERP）MRP(Material Requirement Planning)物料需求计划：是以物料计划人员或存货管理人员为核心的物料需求计划体系，它的涵盖范围仅仅为物料管理这一块。主要用于非独立性需求（相关性需求）性质的库存控制。ERP的核心管理思想就是实现对整个供应链的有效管理，ERP是针对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）集成一体化的企业管理软件。它将包含客户/服务架构，使用图形用户接口，应用开放系统制作。除了已有的标准功能，它还包括其它特性，如品质、过程运作管理、以及调整报告等。3.ABC库存分类管理法的思想与原理 ABC库存分类管理法又称为重点管理法。其基本点是：将企业的全部存货分为A、B、C三类，属于A类的是少数价值高的、最重要的项目，这些存货品种少，而单位价值却较大，实务中，这类存货的品种数大约只占全部存货总品种数的10%左右，而从一定期间出库的金额看，这类存货出库的金额大约要占到全部存货出库总金额的70%左右。属于C类的是为数众多的低值项目，其特点是，从品种数量来看，这类存货的品种数大约要占到全部存货总品种数的70%左右，而从一定期间出库的金额看，这类存货出库的金额大约只占全部存货出库总金额的10%左右。B类存货则节与这两者之间，从品种数和出库金额看，大约都只占全部存货总数的20%左右。管理时，对金额高的A类物资，作为重点加强管理与控制；B类物质按照通常的方法进行管理和控制；C类物资品种数量繁多，但价值不大，可以采用最简便的方法加以管理和控制。如在超市,高档皮货、珠宝首饰、名烟名酒、家用电器、家具、摩托车、大型健身器械等A类商品的品种数量并不很多,但价值额却相当大;大众化的服装、鞋帽、床上用品、布匹、文具用具等B类商品品种数量比较多,但价值额相对A类商品要小得多;至于各种小百货,如针线、纽扣、化妆品、日常卫生用品及其他日杂用品等C类商品品种数量则非常多,单位价值却很小。一般而言,三类存货的金额比重大致为A:B:C=0.7:0.2:0.1,而品种数量比重大致为A:B:C=0.1:0.2:0.7。 4.VMIVMI管理模式是从QR（快速响应，Quick Response）和ECR（高效客户响应，Efficient Customer Response）基础上发展而来，其核心思想是供应商通过共享用户企业的当前库存和实际耗用数据，按照实际的消耗模型、消耗趋势和补货策略进行有实际根据的补货。由此，交易双方都变革了传统的独立预测模式，尽最大可能地减少由于独立预测的不确定性导致的商流、物流和信息流的浪费，降低了供应链的总成本。5.存货的规划存货的规划是控制存货水平，降低资金占用，使存货效益和成本达到最优化的存货事前控制方法。做好存货规划，首先应制定经济订货规划，确定好经济订货批量，再订货点，及时补货，避免缺货。其次，要确定存货资金的占用额。通常可以采用以下三种方法：一是根据各种存货平均每天的周转额和其资金的周转日数来确定存货资金数额的周转