Word2003文字处理软件

第 3 章 Word2003 文字处理软件 第 3 章 Word2003 文字处理软件 Word2003 是 Microsoft Office2003 所包括的一个重要的应用程序 本书将依次介绍 Office2003 中所包括的应用程序 Word Excel PowerPoint 等 我们首先简单介绍 Office2003 3 1 Office2003 的概述 Microsoft Office 是办公自动化软件中的最重要的组成部分 Microsoft Office 作为一个 整体在此之前经历了 Office 95 Office 97 Office 2000 Office XP 等版本 版本的不断改 进使 Office 2003 所具有的功能更加强大和完善 3 1 1 Office2003 的组成 Microsoft 公司根据不同用户的需求制定了五种版本的 Office2003 每个版本里包括不 同的应用程序 如表 3 1 所示 表 3 1 各种版本的 Office2003 版本WordExcelPowerPointOutlookAccessPublisher 基本版 标准版 学生与教师版 专业版 小型商业版 在 Office2003 专业版中包含了六个主要的 Office 应用软件 Word 是目前世界上最流行的文字处理软件 使用它可以编排出精美的文档 方便的 编辑和发送电子邮件 编辑和处理网页等等 Excel 是电子表格处理软件 可以绘制出各种格式的电子表格 完成复杂的计算任务 进行排序 分类和汇总等 PowerPoint 是演示软件 用于创建和编辑用于幻灯片播映 会议和 Web 页的演示 文稿 Access 是数据库管理软件 用于创建和管理数据库 实现对大量的 复杂的数据的 管理 Outlook 是桌面信息管理的应用软件 可以用于发送和接收电子邮件 管理日程 联 系人和任务等 Publisher 是出版软件 可以创建应用于打印 Web 和电子邮件的专业的内部营销材 料 创建和发布各种出版物 Office2003 中每一个应用程序都是独立的 但是彼此之间又保留了通用的特点 2第 3 章 Word2003 文字处理软件 Office2003 中所有的组件都采用统一的界面 3 1 2 Office2003 系统的安装和启动 1 Office2003 对软硬件环境的要求 1 Office 2003 所需的硬件环境 Pentium 233 MHz 或更高频率的处理器 推荐使用 Pentium III 最小 64 MB 内存 推荐使用 128MB 显示器需要使用 VGA 800 x 600 或更高分辨率 256 色 专业版的典型安装需要 269MB 硬盘空间 完全安装需要 371MB 硬盘空间 2 Office2003 对软件环境的要求 Microsoft Office 2003 的所有产品不能运行于 Microsoft Windows Me Windows 98 或 Windows NT 操作系统上 可以支持 Microsoft Windows 2000 SP3 或更高版本 推荐使用 Windows XP 或更高版本 2 Office2003 的安装过程 在安装 Office 2003 之前 最好将其他正在运行的应用程序关闭 然后按照下面步骤完 成安装 步骤一 将 Office2003 的安装盘放入光驱中 如果系统设置为自动运行 光盘就会自 动启动 如果没有设置 打开光盘所在的驱动器 双击 Setup exe 文件即可开始安装 步骤二 安装程序首先提示输入 CD Key 然后 输入用户信息 接受最终许可协议 再进入如图 3 1 所示 安装类型 对话框中 步骤三 在对话框中 Office2003 提供了 典 型安装 完全安装 最小安装 和 自定义安装 四种不同的安装模式 可以根据实际需要进行选择 典型安装 安装 Microsoft Office 最常用的 组件 其他功能可在首次使用时安装 也可以在以后 通过控制面板中的 添加 删除程序 添加 完全安装 安装全部 Microsoft Office 包括 所有可选组件和工具 最小安装 仅安装 Microsoft Office 必需的最少组件 建议磁盘空间较少时使用 只需要 83MB 空间 自定义安装 方式 可以通过选择在计算机上安装哪些功能来实现对 Microsoft Office 的自定义安装 推荐高级用户使用 为了让大家看清 Office2003 中所有的组件及工具 在这里选择 自定义安装 在此对 话框中 也可通过 浏览 按钮或直接在 安装位置 框中键入的方法设置 Office 的安装 位置 然后单击 下一步 步骤四 选择自定义安装后 安装界面进入 自定义安装 对话框 将 Office 2003 Professional 包含的组件显示出来 如图 3 2 所示 从中选择将要使用的 Word Excel PowerPoint Outlook 和 Access 并选中 选择应用程序的高级自定义 选 图 3 1 安装类型 对话框 3 1 Office2003 的概述3 项 再单击 下一步 步骤五 安装程序显示 高级自定义 对话框如图 3 3 所示 在该对话框中列出了 Office2003 所包括的七个组件和两个辅助程序 Office 共享功能和 Office 工具 单击这些 组件前的加号 将显示这些组件所包含的子组件 单击图标旁的下拉箭头 显示如图 3 4 所示的安装方式选择菜单 图 3 2 自定义安装 对话框图 3 3 高级自定义设置 从本机运行 表示所选项目将安装到本机中 从本机运行全部程序 表示所选项目及其内部包含的全部 项目均安装到本机中 在首次使用时安装 表示所选项目不安装到本机上 但在 使用 Office 的过程中 若遇到该项目所具有的功能 则提示安 装新项目 不安装 表示所选项目不安装到本机上 在该对话框中选择合适的项目后 再单击 下一步 Office 继续安装程序 3 Office2003 的启动和退出方法 启动和退出 Office 的各个应用程序的方法基本相同 下面以 Word2003 为例说明启动 和退出的方法 1 启动 Word2003 应用程序 可以使用下列方法启动 Word2003 应用程序 方法一 单击任务栏上的 开始 按钮 选择 程序 Microsoft Office Microsoft Office Word2003 程序项 方法二 若桌面上有 Word 的快捷方式 双击即可启动 若桌面上没有 word 的快捷方 式 将鼠标移至 Microsoft Word 程序项 按 Ctrl 键将其拖曳到桌面或者在快捷菜单 选择 发送 桌面 快捷方式 则在桌面上建立了 Word2003 的快捷方式 方法三 通过 开始 菜单的运行命令 在 运行 对话框中输入将启动的应用程序 名 winword exe exe 可省略 如图 3 5 所示 提示提示 Word2003 的程序名称为 winword exe Excel2003 的程序名称为 excel exe Powerpoint2003 的程序名称为 powerpnt exe 2 退出 Word2003 应用程序 图 3 4 安装方式选择菜单 4第 3 章 Word2003 文字处理软件 Word2003 启动后 打开了应用程序的界面 可以通过下列方法关闭应用程序 方法一 单击标题栏右侧的 关闭 按钮 方法二 单击标题栏左侧的 图标 显示图 3 6 所示系统菜单 选择 关闭 命令 或者直接双击 图标 方法三 在 Word2003 中 选择 文件 退出 命令 3 1 3 Office2003 的帮助系统 下面以 Word 为例 说明 Office2003 帮助系统的使用 1 使用 帮助 菜单 进入 Word2003 后 选择 帮助 Microsoft Office Word 帮助 命令或者按 F1 键 即 可启动 Word2003 的帮助 在文本区的右侧显示出图 3 7 所示的 Word 帮助 窗格 点击 目录 则打开如图 3 8 所示的 Office2003 的目录 单击目录上合起的书或 其右侧文字 则打开指定的目录 若单击目录上已打开的书或其右侧的文字 则关闭该 目录 在已打开的目录中点击或其右侧的文字 则打开新的对话框并显示它所包含的内 容 若在使用 Word 的过程中 遇到疑难问题时 可以在 Word 帮助 窗格中的 搜索 框中键入文字 然后按 Enter 键或点击右面的按钮 即可在 Word 帮助中搜索出相关内 容并以列表的方式在窗格中显示 图 3 7 Word 帮助 窗格图 3 8 Word 帮助 目录 图 3 5 运行 对话框图 3 6 系统菜单 3 2 Word2003 的界面要素和基本操作5 2 在对话框中直接获取帮助 在 Word2003 中部分对话框的标题栏中有按钮 单击该按钮 Word2003 将显示与该 对话框相关的帮助内容 例如 使用 格式 段落 命令 打开 段落 对话框 点击对话框标题栏上的按 钮 即可打开帮助窗口 显示此对话框中各选项所代表的含义 3 使用 Office 助手获取帮助 在自定义安装时 Office 助手 是一个可选的项目 若已安装了 Office 助手 可以通过 帮助 显示 Office 助手 命令来显示 Office 助手 则在窗口中显示出一个动画 效果的助手 如图 3 9 所示 此助手名为 大眼夹 也可以选择其他 Office 助手 使用助手的方法如下 单击 Office 助手则打开一个气球 如图 3 9 所示 在气球 中键入需要搜索的内容 点击 搜索 按钮 即可打开 搜索结 果 窗格显示出相关的内容 在气球中选择 选项 按钮 则打 开 Office 助手 对话框 在其中可以进行 Office 助手的各项设置 关闭 Office 助手打开的气泡 可以单击此助手 也可在文档的 任意位置单击 隐藏 Office 助手 使用 帮助 隐藏 Office 助手 命令 或在 Office 助手 对话框中设置 4 快速访问帮助 使用菜单栏上的 键入需要帮助的问题 框 可以快速 的访问帮助 在该框中键入所要查找问题的关键字 然后按 Enter 键 则打开的 Word 帮 助 窗格并显示出相关信息 3 2 Word2003 的界面要素和基本操作 3 2 1 Word2003 的界面要素 启动 word2003 以后 出现图 3 10 所示的 Word2003 窗口 它由标题栏 菜单栏 工 具栏 标尺 文本区 滚动条和状态栏组成 图 3 9 Office 助手 6第 3 章 Word2003 文字处理软件 图 3 10 Word2003 窗口组成 1 标题栏 标题栏显示应用程序的名称及本窗口所编辑文档的文件名 当启动 Word 时 当前的工作窗口为空 Word 自动命名为 文档 1 存盘时可以自己命名 2 菜单栏 Word2003 窗口提供了 9 个菜单 包括 文件 编辑 视图 插入 格式 工具 表格 窗口和帮助菜单 菜单显示了常用菜单 项 若菜单项的最后有标志 则此菜单为个性化 菜单 将鼠标移动到此处或单击即可展开整个菜单 使用 工具 自定义 命令打开 自定义 对话框中 在 选项 选项卡中设置菜单的显示方式 如图 3 11 所示 3 工具栏 工具栏显示常用功能 在菜单中也有 与之相对应的菜单项 Word2003 为我们提供了大量的工具栏 但是刚 进入 Word2003 时 系统只显示 常用 工具栏和 格式 工具栏 并且这两个工具栏以个性化工具栏的方式 不常用的工具被折叠 在一 行中显示 如图 3 12 所示 在工具栏的右侧有按钮 单击此按钮打开被折叠的工具栏 图 3 12 常用工具栏和格式工具栏 其他工具栏可以通过下列方法打开 1 最简捷的方法是将鼠标移到工具栏上单击右键 显示快捷菜单 表示它们已 经显示在屏幕上 否则表示隐藏工具栏 通过在快捷菜单上单击鼠标可以显示或隐藏工具 栏 2 单击 视图 工具栏 命令 在显示的子菜单中选择需要的工具栏 设置方法同 上 3 使用 自定义 对话框 在如图 3 13 所示 自定义 对话框中选择 工具栏 选项卡 从列表框中点击选项 可使相应的工具栏显示或隐藏 图 3 11 个性化菜单和工具栏设置 标题栏 菜单栏 工具栏 标尺 文本区 滚动条 状态栏 3 2 Word2003 的界面要素和基本操作7 此外 我们也可以根据需要自己定义工具栏 有关自定义工具栏的方法 参见 3 8 2 自定义工具栏 4 标尺 通过标尺可以进行文档左缩进 右缩进及制表位等的设置 选择 视图 标 尺 命令 可以显示或隐藏标尺 标尺上显示的单位可以通过 工具 选项 命令设置 在打开的对话框中选择 常规 选项卡 通过 使用字符单位 复选框进行控制 选中则 表示标尺单位为 字符 取消选中表示标尺的单位为 厘米 5 文本区 文本区是用来编辑文本的区域 它占据屏幕的大部分空间 在该区可以输 入文本 插入表格和图形等 6 滚动条 滚动条用来滚动文档 将文档窗口外的文本 移到窗口的可视区域中 文 档窗口的右侧和下侧各有一个滚动条 滚动条是否显示的设置可以通过 工具 选项 命令 在 选项 对话框中的 视图 选项卡中 显示 框中进行设置 在垂直滚动条的上方有一个窗口拆分框 在拆分框上按下鼠标 鼠标指针呈状 向 下拖曳鼠标则文本编辑窗口分割成两个窗口 单击垂直滚动条下方的按钮 显示如图 3 14 所示的 选择浏览对象 菜单 选择 按页浏览 功能 则按钮和所代表的含义 是 前一页 和 下一页 选择 按图形浏览 则按钮和所代表的含义是 前一张 图形 和 下一张图形 7 状态栏 状态栏位于屏幕的底部 显示文档的相关信息 包括 页码 节 当前页 等信息 双击 录制 改写 等文字 系统会显示相关的信息或更改当前状态 3 2 2 Word 中鼠标的使用 Word 中鼠标的使用方法与前面所述基本相同 可以通过单击 双击 移动和拖曳的方 法 此外 Word 中还可以使用鼠标左键三击 在进行文本编辑时 鼠标指针形状不同所代表的含义也不相同 如表 3 2 所示 表 3 2 Word 中鼠标指针形状 插入点 光标不断闪烁 表示输入位置分割窗口或更改表格行高 在文本区选定文本更改表格列宽 移动对象选定表格的单元格 图 3 13 工具栏设置图 3 14 选择浏览对象 8第 3 章 Word2003 文字处理软件 在选定区 选定文本显示或隐藏页面间空白区域 3 2 3 Word 中命令的使用 Word2003 和 Windows 操作系统一样 可以通过下面几种方式来使用系统命令 1 窗口菜单操作 使用窗口菜单 可以完成 Word2003 大部分的功能 通过鼠标在菜单上选择命令 再 单击鼠标执行命令 也可使用键盘 Alt 菜单名中带下划线的字母打开菜单 如 文件 F 菜单 用 Alt F 键 再使用 键来选择菜单项命令 然后按 Enter 键执行命令 2 快捷菜单操作 通过快捷菜单 可以完成与选定位置或对象相关的部分功能 单击鼠标右键或按 Shift F10 键可以显示快捷菜单 通过鼠标或键盘可以执行快捷菜单的命令 3 工具栏操作 通过各种各样的工具栏 可以快速的完成该工具栏的相关功能 在 Word2003 中 若 点击工具栏上的按钮使按钮周围出现边框 则表明此按钮被按下 即可以完成该项功能或 使系统处于特定的工作状态中 若按钮周围没有边框 则表明取消特定的工作状态恢复为 常规状态 打开和关闭工具栏的方法参见 3 2 1 Word2003 的界面要素 自定义工具栏的 方法参见 3 8 2 自定义工具栏 4 快捷键操作 Word2003 为部分常用命令提供了快捷键的操作方法 例如 文件保存功能的快捷键为 Ctrl S 使用快捷键的方法是 先按下 Ctrl 键 然后再按下 S 键 使用上述的几种方法均可执行 Word 中的大部分系统命令 例如 对文件进行保存 即可以使用 文件 保存 命令 也可以使用工具栏上的 保存 命令按钮 还可以使用 快捷键 Ctri S 3 3 文件操作 在 Word 中进行文字处理工作 首先要创建一个文档 然后输入文档的内容 再进行 编辑和排版工作 工作完成后要将文档保存到磁盘上以备将来的使用 3 3 文件操作9 3 3 1 创建文档 创建文档的方法有下面几种 方法一 启动 Word2003 后 系统自动新建一个名为 文 档 1 的空白文档 方法二 启动 Word2003 后 可以使用 文件 新建 命 令 打开如图 3 15 所示任务窗格 点击 空白文档 则新 建一个空白文档 点击其他 XML 文档 或 网页 等则生 成相关类型文档 也可以根据模板生成新文档 方法三 启动 Word2003 后 使用工具栏上的 新建空白 文档 按钮 创建一个空白文档 方法四 安装完 Office2003 后 在需要创建文档的位置 单击右键选择 新 建 Microsoft Word 文档 命令 生成一个名为 新建 Microsoft Word 文档 的空白文档 3 3 2 打开文档 打开文档的方法如下 方法一 使用 文件 打开 命令或单击工具栏上的 打开 图标 显示如图 3 16 所示的 打开 对话框 该对话框中默认显示的文件夹为 我的文档 可以从左边的列 表中选择 我最近的文档 桌面 我的文档 我的电脑 和 网上邻居 从 而在固定的位置上找到指定文件 也可以使用 查找范围 下拉框中选择文件夹从而找到 指定的文件 例如 打开 D Word 文档 Word1 doc 文件 操作步骤如下 在下拉框中先选择 本地磁盘 D 则显示出 D 盘所包含的所有文件夹和 Word 文件 双击 Word 文 档 文件夹 在打开的文件夹中选择 Word1 doc 文档然后选择 打开 按钮 或直接 双击该文件即可 方法二 在 文件 菜单下显示最近访问过的 4 个文档 如果需要打开的文档在其中 列出 可以直接选择文档即可打开 方法三 在资源管理器中 找到指定的文件 双击该文件即可 图 3 16 打开 对话框图 3 17 另存为 对话框 3 3 3 保存文档 输入的文档在屏幕上显示 内容则存储到计算机的内存中 为了使文档以后也能使用 图 3 15 新建文档窗格 10第 3 章 Word2003 文字处理软件 必须将其保存在计算机的磁盘上 1 保存文件 使用 文件 保存 命令 如果是第一次保存文档要求为其命名 默认情况下 Word 自动将文档的第一段前面的内容作为文件名 并将文档保存到 我的文档 中 也可直接 在 文件名 文本框中键入适当的文件名 在 保存位置 下拉列表框选择合适的保存位 置或新建一个文件夹作为保存位置 在 保存类型 中选择文件类型 通常默认的文件类 型为 Word 文档 该类文件的扩展名为 doc 如果不是第一次保存文档 使用 保存 命令不会出现对话框提示输入文件名等 它将以原文件名在原位置保存 提示提示 选择文件类型后 系统自动为命名的文件加上对应的扩展名 不必在 文件名 中键 入扩展名 2 保存文件的副本 操作步骤 使用 文件 另存为 命令 打开 另存为 对话框 在 文件名 文本框中 键入新文件名 单击 保存 按钮 此时 Word 窗口中打开的文件为副本文 件 保存文件前所做的更改只在副本文件中有效 在原文件中无效 3 设置自动保存文件 操作方法 使用 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 单击 保存 选项 卡 选中 自动保存时间间隔 复选框 在 分钟 框中 输入保存文件的时间间隔 文 件保存频率越快 当文件处于打开状态时 如果出现断电或相似的情形 可恢复的信息就 越多 3 3 4 关闭文档 关闭文档只是关闭指定的文档 并没有退出 Word 程序 关闭文档的方法如下 方法一 使用菜单栏上的关闭按钮 注意 使用标题栏上的关闭按钮 将关闭整个 Word 程序 方法二 使用 文件 关闭 命令 3 4 文档的编辑操作 3 4 1 输入文本 1 文字的输入 在输入文字前 需要介绍几个概念 1 插入点 在文本区中有一条闪烁的竖线 称为插入点 它实际上是光标 指示着输入的文本所 在的位置 Word 默认的输入方式是插入方式 才将这个光标称为插入点 输入文本时 插 入点随输入的文字向后移动 输入的文字在插入点之前显示 2 段与行 3 4 文档的编辑操作11 Word 中的段落以 Enter 键 为标记 通常我们称之为段落标记 在输入时 Word 会自动换行 因此不要轻易按 Enter 键 即使到了屏幕的右边界也不用按 Enter 键 插入点 会自动转入下一行 只有需要开始一个新自然段落时 才按 Enter 键 3 中英文切换 Word 中既可以输入汉字 也可以输入英文 输入中英文时要进行相互切换 系统默认 的切换方法是 按 Ctrl Space 键 切换中 英文输入法 按 Ctrl Shift 键 在各种安装的输入法间循环切换 按 Ctrl 键 在中英文标点之间切换 按 Shift Space 键 可在全角和半角之间切换 当然也可用鼠标在语言栏上直接选择输入方式 4 切换插入 改写输入方式 可以通过下述方法切换插入 改写状态 方法一 双击状态栏上的 改写 指示 黑色表明为改写状态 灰色表明为插入状态 方法二 按键盘上的 Insert 键在两种状态进行切换 方法三 使用 工具 选项 命令 在打开的 选项 对话框中选择 编辑 选项 卡 选中或取消选中 改写模式 复选框可以更改状态 了解了上述概念之后 我们就可以进行文字输入了 选择合适的输入状态 将文字输 入到文本区中 输入时先不要考虑格式 只进行单纯的文字输入 不必按 Space 键来调整 段首 或使用 Enter 键来换行 2 各种符号的输入 1 标点符号的输入 在中文输入法状态下 可以直接按键盘上的标点符号 注意在 全角状态和半角状态下输入的符号是不同的 标点符号也可以通过 符号 工具栏来输入 2 插入符号 使用 插入 符号 命令 打开如图 3 18 所示的 符号 对话框 更改 字体 列表框 可以选择不同的符号 3 插入特殊符号 使用 插入 特殊符号 命令 打开如图 3 19 所示的 插入特 殊符号 对话框 在不同的选项卡上 可以选择系统提供的特殊符号 例如 温度单位 中文拼音 等 12第 3 章 Word2003 文字处理软件 图 3 18 符号 对话框图 3 19 特殊符号 对话框 3 4 2 文档的显示方式 Word 提供不同的视图方式显示同一文档 可以使用 视图 菜单中相关的显示命令切 换视图 Word2003 中包括五种视图 普通视图 Web 版式视图 页面视图 大纲视图 和 阅读版式 它们之间也可以通过单击水平滚动条左侧的按钮进行切换 如图 3 20 所示 1 普通视图 普通视图显示文本的格式设置和简化的页面视图 普通视图 便于进行大多数编辑和格式设置 可以键入 编辑和设置文本格 式 但是普通视图中不显示页边距 页眉和页脚 背景 图形对 象以及没有设置为 嵌入型 环绕方式的图片 2 Web 版式视图 Web 版式视图显示文档在 web 浏览器中的外观 如果使用 word 来编写网页时 可以 使用此视图 该视图中可见背景 并且文本会适应窗口换行显示 此视图中的图形位置与 在 web 浏览器中的位置一致 3 页面视图 页面视图中可以查看打印页面中的文本 图片和其他元素的位置 页面视图可用于编 辑页眉和页脚 调整页边距和处理分栏等 它的显示效果与打印效果相同 因此这是我们 比较常用的视图 在此视图中键入和编辑文本 两页之间空白处显得过大影响编辑 可以通过隐藏页面 顶部和底部的空白空间来节省屏幕空间 操作步骤如下 将鼠标移动到两个页面之间 鼠标指针变为并提示 隐藏空白 单击鼠标则页面之间的空白处隐藏起来变为一条 实线表示分页 显示隐藏的空白处 则在分割线处 单击即可 4 大纲视图 大纲视图使用缩进文档标题的形式 清晰的显示文档的结构 大纲视图中 每一个段 落前有一个标记 标记表示该标题可以展开 标记表示标题不可展开 标记表示该段落是正文 可以通过双击 展开或折叠该标题 以显示该标题下所包含 的内容 提示提示 如果文档中没有设置标题 则此文档的大纲视图不会出现加 减符号 可以使用 大 纲 工具栏方便的设置和修改文档的各级标题 也可通过样式设置各级标题 关于样式参 阅 3 5 2 样式 模板和向导 5 阅读版式视图 这种视图是在 Word2003 中才有的 它为我们阅读文档带来很大的方便 进入阅读视 图后 系统的 常用 工具栏隐藏 显示出 阅读版式 工具栏 使用该工具栏可以进行 检索等操作 图 3 20 更改视图 普通视图 页面视图 阅读版式 Web视 图 大纲视图 3 4 文档的编辑操作13 6 文档结构图 文档结构图与上述五种视图不同 它与视图共存 选择 视图 文档结构图 命令 在当前视图的左侧按目录层次显示出的文档结构 单击文档结构图中的一项标题 则当前 视图的内容也转到指定的位置上 因此在进行文档修改和浏览时 通常使用文档结构图 3 4 3 基本编辑操作 1 选定文本的方法 表 3 3 选定文本的方法 任何数量的文本任何数量的文本操操 作作 一个单词双击该单词 一行文本 将鼠标指针移动到该行的左侧 直到指针变为指向右边的箭头 然后单击 一个句子按住 Ctrl 键 然后单击该句中的任何位置 一个段落 将鼠标指针移动到该段落的左侧 直到指针变为指向右边的箭头 然后双击 或者在该段落中的任意位置三击 多个段落 将鼠标指针移动到段落的左侧 直到指针变为指向右边的箭头 再单击并向上 或向下拖动鼠标 一大块文本单击要选定内容的起始处 按住 Shift 键同时单击要选定内容的结尾处 整篇文档 将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧 直到指针变为指向右边的箭头 然 后三击或使用 Ctrl A 键 不连续的文本用鼠标选定需要的部分文字 然后按住 ctrl 键 继续用鼠标选定其他需要的文本 选定方块形文本按 Alt 键然后拖动鼠标 可以选择该鼠标所化过的方块型内容 选定的文本呈反相显示 若未选定时为白底黑字 选定时则为黑底白字 2 取消选定 在文本区单击任意非选定文本处 即可取消选定 3 移动选定文本 选定所需文本后 将鼠标移动到选定文本上鼠标呈 状态 然后按住鼠标左键拖曳选 定文本 鼠标呈 状态 到指定位置 4 删除选定文本 选定文本后 按 Del 或 Delete 键 即可删除选定文本 5 剪切选定文本 选定文本后 可以使用 编辑 菜单或者快捷菜单下的 剪切 命令 也可以使用工 具栏上的 剪切 命令按钮 还可以使用快捷键 Ctrl X 剪切文本把选定的文本剪切到 系统的剪切板中 文档中选定位置不存在文本 6 复制选定文本 选定文本后 可以使用 编辑 菜单或者快捷菜单下的 复制 命令 也可以使用工 具栏上的 复制 命令按钮 还可以使用快捷键 Ctrl C 复制命令把选定的文本复制到 系统的剪切板中 文档中选定位置仍然存在此选定文本 14第 3 章 Word2003 文字处理软件 7 粘贴选定文本 选定文本后 可以使用 编辑 菜单或者快捷菜单下的 粘贴 命令 也可以使用工 具栏上的 粘贴 命令按钮 还可以使用快捷键 Ctrl V 粘贴命令把剪切板中的文本粘 贴到指定的位置 选定文本后 使用 Ctrl 鼠标拖曳到指定位置 可以实现在新的位置插入选定文本的功 能 即同时完成了复制和粘贴的功能 提示提示 Office2003 允许使用多次复制或剪切命令 这些内容均被放入剪切板中 使用 编 辑 Office 剪贴板 命令 可打开 剪贴板 窗格 它最多可容纳 24 个项目 上述的编辑操作 不仅适用于文本 也适用于其他元素 例如 图形 图片 表格和 插入对象等 3 4 4 查找与替换 文字输入完成后 有时需要查找和替换不正确的字符 Word2003 为我们提供了强大的 查找和替换功能 可以方便轻松的 完成此操作 Word2003 不仅可以 查找和替换文字还可以查找和替换 指定的格式 段落标记 分页符等 特殊内容 也可以使用通配符进行 查找 使用 编辑 菜单下的 替换 或 查找 命令 打开如图 3 21 所示 查找和替换 对话框 在该对话框中 有 查找 替换 和 定位 选项卡 它们分别完成不同的功能 查找和替换功能相似 下面以替 换为例进行说明 例如 将文档中所有的 回车 替换为 Enter 操作步骤如下 打开 查找和替 换 对话框中的 替换 选项卡 在 查找内容 框中键入 回车 在 替换为 框中 键入 Enter 单击 查找下一处 按钮 则从当前位置向下查找 在文档中找到 回 车 后以反相显示 若单击 替换 按钮 将查找到的内容替换为新的内容 若单击 全部替换 按钮 文档中所有的 回车 均替换为 Enter 当不只是简单的文字替换 而是对特定格式 或特殊字符进行替换时 则要求使用替 换中的高级功能 单击 高级 按钮 则展开整个替换选项卡 如图 3 22 所示 搜索 列表框 设置搜索范围 包括 向上 向下或者全部搜索 不限定格式 按钮 取消 查找内容 和 替换为 文本框下设置的所有格式 格式 按钮 修改查找和替换文字的字体 段落等格式 特殊字符 按钮 将查找和替换内容设置为段落标记 任意数字 任意字符等特 殊的字符 例如 将文档中所有的字母颜色设置为红色 加着重号 操作步骤如下 步骤一 将鼠标定位到 查找内容 框中 单击 特殊字符 按钮打开如图 3 23 所示 的菜单 并选择 任意字母 则该框中显示为 图 3 21 查找和替换 对话框 3 4 文档的编辑操作15 步骤二 将鼠标定位到 替换为 框中 单击 格式 按钮从菜单中选择 字体 在 字体 对话框中 字体颜色 列表框选择红色 着重号 列表框中选择 步骤三 将查找范围改为 全部 单击 全部替换 则文档中所有的字母改为红色 带着重号 图 3 22 查找和替换 对话框扩展图 3 23 部分 特殊字符 有关查找和替换的更多应用 参阅 Word 帮助中 目录 使用文本 查找和替换 3 5 排版操作 3 5 1 版面设计 1 字符格式化 字符格式化是指对中 英文及符号进行字体 字符间距 文字效果和边框底纹的设置 如图 3 24 所示 华文行楷小五号 宋体五号 楷体四号 黑体三号 隶书二 号 加粗加粗 倾斜 带下划线 带下划波浪线 带着重号 删除线 上标 阴影 阴影阴影 字符缩放 字符间距加宽 字符间距紧缩 标准 字符提升 字符降低 字符边框 字符阴影边框 字符底纹 字符 15 淡蓝底纹 图 3 24 字符格式化设置举例 字符格式化的各种设置通过设置字体 边框和底纹来实现 设置字体 可以通过 格 式 菜单或快捷菜单中的 字体 命令在 字体 对话框中完成 或通过 格式 工具栏 中提供的常用于进行字体设置的按钮完成 如图 3 25 所示 设置边框和底纹 使用 格 式 边框和底纹 命令 在打开的 边框和底纹 对话框中进行实现 图 3 25 用于字符设置的部分格式工具栏 样式字体字号加粗倾斜下划 线 边框底纹缩放 16第 3 章 Word2003 文字处理软件 由于使用对话框设置字体内容更全面 使用工具栏的方法较为简单 所以下面以 字 体 对话框来进行说明 1 字体设置 在打开的 字体 对话框中 可进行字体 字符间距和文字效果的设置 图 3 26 设置字体图 3 27 设置字符间距 字体 选项卡如图 3 26 所示 可以进行中 西文字体的设置 字形 字号 字体 颜色 下划线 下划线颜色 着重号及各种效果的设置 设置效果在预览中显示 字符间距 选项卡如图 3 27 所示 可以进行字符缩放 字符间距 字符位置的设 置 动态效果 选项卡 可以进行 赤水情深 礼花绽放 等动态效果的设置 2 边框和底纹设置 选中文本后 打开 边框和底纹 对话框 边框 选项卡如图 3 28 所示 可以进行边框的设置 边框可以设置为方框 阴影 和三维效果 在 线型 列表框中 可以选择实线 虚线 点划线等各式线型 颜色 列表框 设置边框线的颜色 宽度 列表框中设置边框线的宽度 应用于 列表框中 注意给文字加边框应选择 文字 选择 段落 则给整个段落加边框 底纹 选项卡如图 3 29 所示 可以进行底纹设置 填充 表明底纹的颜色 样式 为底纹设置灰度或网格 默认 清除 表明不进行此项设置 应用于 列表框 中 注意也应选择 文字 3 特殊的中文版式设置 除了上述的字符格式化的方法外 还可以使用特殊的中文版式 使用 格式 中文版 式 命令 显示如图 3 30 所示的子菜单 可以对其文字进行中文特殊格式的处理 图 3 28 边框设置图 3 29 底纹设置 3 4 文档的编辑操作17 1 拼音指南 此功能对选定的文字加拼音 操作如下 选定要加拼音的文字 单击 拼音指南 命令 显示如图 3 31 所示的 拼音指南 对话框 在对话框中设置拼音的对齐方式 字 体 字号等 效果见图 3 36 中的汉字 拼音指南 图 3 30 中文版式子菜单图 3 31 拼音指南 对话框 2 带圈字符 此功能对选定的字符加圈 操作如下 选定要加圈的字符 单击 带圈字符 命 令 显示图 3 32 所示的 带圈字符 对话框 在对话框中选择带圈的 样式 也可以 选择不同的 圈号 效果见图 3 36 中的汉字 带圈字符 3 纵横混排 此功能对选定的字符转 90 后与正文混排 操作如下 选定要纵向排列的字符 单击 纵横混排 命令 显示图 3 33 所示 纵横混排 对话框 在对话框中 适应行宽 复选框选中使纵向排列的文字压缩为行高 删除 按钮则取消纵横排列 恢复原状态 效果见图 3 36 中的汉字 纵横混排 图 3 32 带圈字符 对话框图 3 33 纵横混排 对话框 4 合并字符 此功能将选定的字符 最多 6 个字符 合并在一起构成一个整体 不能对已合并的字 符再进行插入 删除字符的操作 效果见图 3 36 中的汉字 合并字符 5 双行合一 此功能将选定的文字分两行显示 两行的高度与原行同高 此功能与合并字符相似 区别如下 双行合一 可以操作更多的字符 合并字符 最多为 6 个字符 双行合 一 不能进行字体设置可设置括号 合并字符 可以进行字体设置 效果见图 3 36 中的 汉字 双行合一 18第 3 章 Word2003 文字处理软件 上述的拼音指南 合并字符和带圈字符功能还可以通过 格式 工具栏或 其他格式 工具栏来完成 如图 3 34 和图 3 35 所示 图 3 34 格式 工具栏部分功能图 3 35 其他格式 工具栏 6 突出显示 此功能将文字以带颜色的背景突出显示 可以使用 格式 工具栏或 其他格式 工 具栏上的 突出显示 命令按钮 可以使用下述方法 方法一 选中文字 然后使用工具栏上的命令按钮 可以将选中的文字突出显示 方法二 先单击工具栏上的命令按钮使鼠标处于状态 然后将鼠标在希望突出显示 的文字上拖曳 退出此状态可以再次单击命令按钮或按 Esc 键 鼠标恢复正常状态 Error Error Error Error Error Error Error Error 纵横混排 双行 带 圈 字 符合并 字符 合一 突出显示 图 3 36 中文版式示例 2 段落格式化 段落格式化是指对段落进行排版操作 修改整个段落的外观 进行段落格式化 我们 可以完成段落的对齐方式 缩进和间距等设置 Word 中的段落以段落符号 为标记 在一 个段落中可以包括文本 图形和其他项目 我们设置一个段落格式时 只要把插入点置于 该段落中即可 当多个段落采用相同的段落格式时 选中这些段落然后进行设置 进行段落的对齐方式 缩进方式 段间距和行间距的设置 可以使用 格式 菜单或 快捷菜单下的 段落 命令 在显示的 段落 对话框中进行设置 此外 还可通过如图 3 38 所示的 格式 工具栏或通过标尺进行设置 1 对齐方式 对齐方式是指段落按照什么方式将文本对齐 水平对齐方式决定段落边缘的外观和方 向 使用的对齐方式如图 3 37 示 两端对齐 调整文字的水平间距 使其均匀分布在左右页边距之间 两端对齐使两侧 文字具有整齐的边缘 左对齐 段落的左边缘与左页边距对齐 在 段落 对话框中设置 右对齐 段落的右边缘与右页边距对齐 居中对齐 使段落的居于左右页边距的正中 常用于标题 表格等 分散对齐 以字符为单位 均匀的分布在一行上 a 两端对齐 b 左对齐 c 右对齐 d 居中对齐 e 分散对齐 突出显示 合并字符 拼音指南带圈字符 突出显示 拼音指南 带圈字符 3 4 文档的编辑操作19 图 3 37 段落对齐的各种方式 设置对齐方式可以使用 格式 菜单或快捷菜单下的 段落 命令 在 段落 对话 框中进行设置 此外还可通过如图 3 38 所示的 格式 工具栏 使用工具栏进行设置 2 缩进方式 进行中文输入时常采用第一行空两 格的方式 但是我们使用 Word 编辑文 本时 千万不要随便使用 Space 键 因 为按 Space 键形成的空格大小会随着输 入法不同或字体大小而变化 至使整个 正文格式不齐 针对这种情况 Word 提 供了首行缩进的方式 此外 Word 还提供了其他的缩进方式 首先 我们要了解四种缩进 方式的含义 具体形式如图 3 39 所示 首行缩进 段落中第一行相对其他行缩进 悬挂缩进 段落中除第一行外的其他行相对于第一行缩进 左缩进 段落相对于左页边距缩进 右缩进 段落相对于右边边距缩进 a 首行缩进 b 悬挂缩进 c 左缩进 d 右缩进 图 3 39 四种缩进方式 设置上述缩进方式 可以采用下列方法 1 使用标尺 标尺如图 3 40 显示 其上有四个缩进标记 通过在标尺上拖曳这些标记 可以进行各 种缩进设置 图 3 40 标尺 图 3 38 格式 工具栏中的段落设置 左缩进右缩进悬挂缩进 制表位 首行缩进 两端对齐右对齐 居中对齐分散对齐 行距 编号 项目符号 左缩进 右缩进 20第 3 章 Word2003 文字处理软件 2 使用 段落 对话框 使用 格式 菜单或快捷菜单上的 段落 命令 可以打开如图 3 41 所示的 段落 对话框 在 左 框中可以设置左缩进的缩进量 在 右 框中可以设置右缩进的缩进量 在 特殊格式 列表 框中可以进行 首行缩进 或 悬挂缩进 在 度 量值 框中设置特殊格式缩进的缩进量 此时的度量 值是相对于段落左缩进的值 而不是相对于页面左边 距的缩进值 设置缩进时的度量单位可以是 字符 也可以是 厘米 可直接在框中键入度量单位 3 使用工具栏 使用 格式 工具栏上的缩进命令按钮 可以更 改左缩进的缩进量 单击 减少缩进量 命令按钮 可以使整个段落左移一个汉字 即左缩进量减少一个 字符 直至左页边距 单击 增加缩进量 命令按钮 可以使整个段落右移一个汉字 即 左缩进量增加一个字符 直至页外 3 段间距和行间距 首先了解段间距和行间距的概念 段间距 指段落的前后空白距离的大小 包括段前间距和段后间距 段前间距指本段 上方的间距量 段后间距指本段下方的间距量 行间距 指段内各行之间的垂直距离 其默认值是单倍行距 设置间距时 度量单位可以为行也可以为磅 设置行间距可以通过 格式 工具栏上 的 行距 按钮命令 设置段间距和行间距 我们使用较多的是 段落 对话框 如图 3 41 所示 行距 列表框中 可选的项包括 单倍行距 1 5 倍行距 2 倍行距 多倍行距 最 小值 固定值 设置为 单倍行距 1 5 倍行距 和 2 倍行距 时 设置值 框中 的值不可设置 设置为 多倍行距 时 设置值 框中的表明几倍的行距 设置为 最 小值 时 可以在 设置值 框中指定磅值 此时表明行间距的最小值为此设定值 当文 本实际高度已超出此值时 则以文本实际高度为准 设置为 固定值 时 设置值 框 中的值表明行距固定的大小 无论实际文本高度较该值大或小都以此值为准 当文本高度 超过该值时 该行的文本不能全部显示出来 4 制表位 对于不连续但有规律的排列的文本 可以使用制表位来进行设置 通过使用 Tab 键在 文本之间插入制表位 最简单的方法是使用标尺进行设置 在 Word 中制表位有五种对齐方式 左对齐 居中对齐 右对齐 小数点对齐 和竖线对齐 设置制表位的步骤如下 步骤一 选定将设置制表位的段落 也可以是一个新段落 设置好制表位后再输入文 本 步骤二 单击水平标尺最左侧的 制表位对齐方式 按钮 用鼠标逐次单击 则在五 图 3 41 段落 对话框 3 4 文档的编辑操作21 种对齐方式和 首行缩进 悬挂缩进 方式间切换 步骤三 选定制表位的对齐方式后 在标尺的指定的位置单击 则出现该制表位 在已有文字的段落中 使用 Tab 将文本用制表位来分割 在新段落中输入文本时 可 按 Tab 键使插入点到达制表位所标识的位置 设置制表位也可以使用 格式 制表位 命令来完成 打开如图 3 42 所示的 制表位 对话框 在制表位置中键入字符数或厘米数 然后选择该制表位的对齐方式 再单击 设 置 按钮 即可在段落中设置制表位 使用对话框的优点是可以准确的定位制表位 5 首字下沉 进行段落的设置时 有时希望强调某一段落 将该段落中的第一个字突出显示 Word 提供了首字下沉的功能 设置步骤如下 步骤一 将插入点定位到要设置首字下沉的段落中 步骤二 使用 格式 首字下沉 命令 打开如图 3 43 所示的对话框 步骤三 在对话框中 位置 上选定 下沉 或 悬挂 位置 在选项中可设置字体 下沉行数和距正文的距离 若要取消首字下沉只要在该对话框中的 位置 上选择 无 即可 6 分栏设置 进行段落设置时 可将段落分成几栏 使用 格式 分栏 命令 或 其他格式 工 具栏上的 分栏 命令按钮均可完成分栏设置 设置分栏的操作步骤如下 步骤一 选中将进行分栏设置的段落文字 使文字呈反相显示 或将插入点移到指定 段落 步骤二 使用 格式 分栏 命令 打开如图 3 44 所示的 分栏 对话框 步骤三 在该对话框中 预设 显示了几种常用的分栏设置方式 栏数 框中可以 手动设置分栏 宽度和间距中根据已设置的栏数显示 1 表示此为第一栏 宽度 显 示了该栏的宽度可更改 间距 表明两栏之间的字符间距也可更改 它们之间相互影响 选中 栏宽相等 复选框 则分成的几栏宽度相等 选中 分割线 框 表明栏间有一条 直线将各栏分开 图 3 42 制表位 对话框图 3 43 首字下沉 对话框 22第 3 章 Word2003 文字处理软件 步骤四 设置 应用于 下拉框 它的 内容将随步骤一的操作而变化 当选择段落 中文字时 应用于 框中的可选项为 选 中文字 和 整篇文档 若将插入点移动 到某一段落内 则该框的可选项为 整篇文 档 和 插入点之后 7 段落边框和底纹 设置段落的边框和底纹与设置文字的边 框和底纹方法基本相同 不同之处在于 在 边框和底纹 对话框中 文字边框设置为 自定义 无效 而且我们一定要注意 应用于 列表框中选择的内容 进行段落设置时 应选择 段落 进行文字设置时应选择 文字 设置结果区分如图 3 45 所示 图 3 45 设置段落和文字的边框和底纹示例 除了文字 段落可以设置边框和底纹外 表格也可设置边框和底纹 见 3 6 1 表格 图 表制作与处理 一节中的 段落格式化 部分 此外页面也可以设置边框 操作步 骤