公文档案管理制度

精品文档公文档案管理制度1、目的为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一步规范档案管理工作，特制定本制度。2、范围2.1、适用组织范围适用于公司总部公文、档案管理，各事业部参照执行。2.2、归档档案范围2.2.1、政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料；公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等。2.2.2 、公司资质证照2.2.3、内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。2.2.4、与有关单位签订的合同、协议书等法律文书。 2.2.5、主管任命书等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料。2.2.6、公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料。2.2.7、公司内部的各项管理制度。2.2.8、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等等。2.2.9、反映主要职能活动的报告与总结。 2.2.10、其他反映经营管理业务活动，具有查考价值的文件资料。3、归口管理部门公司档案以集中管理为主，采取集中与分散管理相结合的方式。公司档案由总裁办集中统一管理；人事档案由人资专人负责归档；财务票据、账簿等资料由财务专人负责归档；采购档案由采购专人负责归档。4、文件档案规整4.1、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或无原件的重要文件可以保存复印件。4.2、以正式文件发出的文件、函件或请示，相关部门在收到有关部门的批复文件后，要及时送交行政中心进行登记归档，确保文件申请与批复的连贯性，避免出现只有请示没有批复的档案文稿。4.3、合同档案各签订部门应在15日内将所负责签订的合同原件交送至总裁办，特殊情况不能报送原件，要说明情况并报送复印件；其他档案应在接收后2个工作日内将原件交送至总裁办；并填写文件接收登记表。部门如有需要，可保存复印件以供查阅。如有报送拖延，请及时向总裁办说明原因，否则给予责任人100元罚款。4.4、合同档案有总裁办文员负责分门别类进行整理归档，按照部门、档案性质、文件档案编号三级分类。如有档案丢失，根据丢失档案重要程度，给以负责人100-1000元不等罚款。5、文件档案保管与借阅5.1、档案属于公司保密资料，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导批准不得借阅。5.2、借阅档案材料，须填写文件借阅登记表， 保密性文件须经总裁办批准，如借阅跨部门档案，还需档案所属部门负责人批准。借出档案资料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案保管人员负责催还。5.3、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得私自拆卸或损污文件，归还的档案材料应完整无损，否则追究当事人的责任。5.4、借出的档案资料，因保管不慎丢失时，要第一时间上报分管领导并及时处理。根据丢失档案重要程度，给予责任人罚款1001000元不等罚款。6、档案的销毁6.1、超过保管期限的档案，由档案管理员每个季度末编制文件销毁记录单，集中上报总裁办，相关业务部门负责人，董事长审批同意后方可销毁。6.2、销毁档案清册由档案管理员妥善保管，并将所销毁档案在电子档案中注销。7、支持性文件文件接收登记表文件借阅登记表 文件销毁记录单8、罚则8.1、对未按以上规定执行的，罚款100元/次；8.2、对未按以上规定执行的造成经济损失的由责任人承担损失的50%。9、制定/签发9.1、本制度解释权归总裁办；9.2、本制度自签发之日正式执行。5欢迎下载5欢迎下载。精品文档表1文件接收登记表 文件接收登记表序号时间送交人名称内容签订人接收存放位置签署单位 表2 文件借阅登记表文件借阅登记表文件名称编号借阅人借阅时间批准人归还时间存储位置表3 文件销毁记录单 文件销毁记录单 文件名称编 号版 本份 数销毁原因： 合同到期 所在部门意见： 文件