大型超市盘点手册

第 1 页 共 14 页 目录目录 一 盘点目的 原理及盘点的原则 2 二 盘点的主要步骤 3 三 盘点流程 5 四 盘点方法 7 五 盘点使用的表格 10 六 盘点失误的处罚办法 12 七 稽核与督察 13 八 盘点损溢原因及处理 14 第 2 页 共 14 页 第一章第一章 盘点目的 原理及盘点原则盘点目的 原理及盘点原则 一 一 盘点目的盘点目的 1 通过定期或不定期地对店内商品进行全部或局部的实物清点 了解公司一段时期的盈 亏状况 及时准确掌握公司的每月销售 库存 经营各项指标实施情况 为微机 财 务及公司的决策提供真实可靠的数据 2 使员工可真实地了解商品的库存情况 便于及时清理滞销 积压 残损商品 并熟悉 商品 3 通过盘点加强管理 防微杜渐 提早发现与减少内盗及相关遗留问题 二 二 盘点原理盘点原理 由于卖场在经营过程中会出现自然破损 消耗 窜码及内外盗等原因 造成商品实际 库存与电脑系统库存不符 因此通过定期实物盘点 用实际库存数量与系统库存相比较 确定之间差异即损耗 以达到经营管理的目的 三 三 盘点原则盘点原则 1 商品整理原则商品整理原则 同一货号 同组商品集中摆放 单物 卡物 物物对应 2 销售区的盘点原则销售区的盘点原则 以 BAY 为单位 从左至右 从上至下 盘点口诀 件件过目 箱箱过手 依照次序 一唱一记 3 稽核原则稽核原则 每张复 抽盘点表抽查品项比例 30 错误率 50 者 该单作废 所有商品须进行重盘 第 3 页 共 14 页 第二章第二章 盘点的主要步骤盘点的主要步骤 1 确定盘点日 每月下旬由各店店长确定进行不停业的夜间全部或局部盘点的日期 提前 10 天上 报总公司 原则为周二进行盘点 2 盘点前各部门的工作准备 收货部提前七天通告供应商 盘点当日 除生鲜 日配外收货部停止做收退货 并且生鲜 日配组产生所有票据必须在盘点当日下午 15 00 以前全部按照流程处 理完毕 IT 部提前五天制作负库存列表 交由卖场查找核实问题后 第二天交由 IT 部监 督进行处理 盘点前三天各部门人员清理手中各种单据 将手中内调 外退 借据 报销单 换货 报损单 携入携出单等按照制度处理完毕 以免影响月结数据 盘店前的工作准备 盘点单据的准备 盘点使用工具的准备 区域 货架的划分 及编号 支援人员的统计及分配 盘点前盘点表由卖场各部门经理检查确认盘点表的规范后签字 然后在交由收银 部进行盘点表商品核对 收银经理检查无误后签字确认 完成盘点表的准备工作 提前三天进行盘点前全体人员的培训 盘点前两天卖场在显著位置张贴盘点通知 通告顾客 在盘点当日 17 00 下午 五点 开始 广播配合告之顾客闭店时间 3 盘点前的注意事项 已损坏但与供应商协商未能及时处理的商品 在盘点时进行认损处理 盘点后供 应商来进行换货 通过补损进行库存更正 盘点前商品认损未制作退货单 不允许提前放置退换货库区 必须单货同行 在 盘点前进行处理 如果盘点开始后商品认损 在未登帐前不允许进行空退处理 收退货因总分店库存不一致而无法处理的情况及早通知 IT 部共同解决 4 盘点表的准备 卖场提前两天按照要求制作盘点表 一式两联 盘点表准备好后 统一交至财务部 由稽核人员管理 5 商品整理准备 各店库区及销售区商品提前两天开始整理 但必须以不影响销售为原则 第 4 页 共 14 页 库房商品按照同一货号 同类商品集中使用栈板码放 原则按照与销售区商品对 应 销售区商品集中码放 标签朝外 便于盘点及盘点表的抄写 及时回收孤儿商品 正常商品与退换货及破损商品分开存放 小件商品在整理过程中可将他们按照一定组合进行包装 捆扎 装箱 便于当天 加快盘点速度 6 帐面商品处理 盘点前收货部主管确定验收单是否验收 与实物数量是否相符 做到货单相符 无 有遗漏 退货商品在盘点前确定是否已打退单 如打印 此笔退货商品不做盘点 在盘点前两日须将破损商品进行清退处理工作 在盘点前按正常流程进行商品消耗的录入处理 7 盘点当日上午地库进行封库盘点 包括赠品库 退货库 不包括卖场架顶商品 8 盘点当日晚卖场进行全面盘点 9 盘点人员安排 盘点分为初盘 复盘 人员以小组为单位 四人一组 两人初盘 两人复盘 其 中初盘人员由本组人员及外组人员组成 复盘人员为其他部门人员及本组人员组 成 复盘时必须由其他部门人员点数 本组人员填写 初复盘人员不见面 10 盘点完毕后 由收银员录入系统 11 次日由 ALC 部 9 00 前打印盘点差异表 部组根据盘点差异表进行核查 再到 ALC 部 修正 5 日内完成 3 日内进行第一次差异核查 后 2 日进行第二次核查 打印一次 差异表 12 确认盘点生效后 由总经理 财务签批 IT 部更新库存 13 盘点负责人及 IT 部写盘点报告进行盘点总结 第 5 页 共 14 页 第三章第三章 盘点流程盘点流程 1 盘点流程 盘点组到位 1 盘点人员在盘点前半小时集合 在停车场或卖场服务区 2 闭店后盘点小组进入盘点区域盘点 初盘 1 部组主管至稽核人员处领取盘点表 2 初盘人员按盘点表顺序进行初盘 复盘 1 初盘人员盘点完成一个 BAY 后 主管将初盘表交至稽核人 员 同时领到复盘表 2 复盘人员进入工作区开始复盘 3 复盘完毕后 转由稽核人员抽盘 稽核抽查 1 稽核人员对初复盘表进行核对 抽查 有误 则核盘后再用 红笔在相应地方更正确认 2 无误后转至收银经理安排录入 录入 1 由电脑部通知收银员开始录入盘点表的时间 2 部组与收银员按盘点表中商品代码进行手工录入 3 打印流水盘点小票 4 与盘点表核对无误后 收银员签字确认 核对 部组核对盘点表 流水盘点小票 无误后签字确认 并捏对交 由稽核人员管理 第 6 页 共 14 页 2 盘点修正流程 出盘点差异 1 由电脑部在盘点次日早 9 00 前打印各组 盘点差异明细表 交 给店长 2 出 盘点差异汇总表 交店长 差异处理 盘点损溢表 盘点报告 1 由卖场按 盘点差异明细表 查找问题 填写 盘点差错调整表 时间五天 2 电脑部进行差错调整 第六天 出正式 盘点差异汇总表 1 总经理 店长 财务对 盘点差异汇总表 签字确认后 电脑部 更新库存 2 电脑部出正式的 盘点损溢表 1 总经理 店长 财务在 盘点损溢表 上签字确认 2 卖场与电脑部出盘点报告 第 7 页 共 14 页 第四章第四章 盘点方法盘点方法 一 盘点方法一 盘点方法 1 盘点表的制作 店内所有商品都使用统一制作的盘点表 包括库房 架顶商品 在盘点表上必须分清 库存区盘点表 和 卖场盘点表 在盘点表右上方要标明货架号 必须在初盘人或复盘人处签字 并填写工卡号及 盘点日期 稽核人员签字确认 货架号名称规则 货架区域编号由部门 组别 货架编号各两位数组成 生鲜部 用 01 表示 食品部用 02 表示 百货部用 03 表示 地库食品部用 04 表示 地库 百货部用 05 表示 小组对应编号 蔬果 01 水产 02 肉品 03 日配 04 熟食 05 酒饮 06 休闲 07 冲调 08 粮油 09 日化 10 服饰 11 家纺 12 文体 13 精品 14 家居 15 黑家电 16 白家电 17 柯达店 18 各部主管根据每个背板根据规定抄写盘点表 盘点表上须写清商品代码 商品名 称及规格货号 商品代码为六位码 000345 2 盘点安排 盘点负责人设盘点总指挥及稽核总负责各一人 稽核总负责由财务部人员担任 四人小组按照盘点流程进行盘点 盘点人员持盘点表至收银台录入盘点表 部组其余人员整理货架及地堆 端架商 品 并打扫卫生 每个盘点表录入完毕后 盘点组的复盘记录人员将打印的流水单与盘点表进行核 对 确认无误后 收银员在流水单上签字 与盘点表核对保存 每张盘点表在收银台录入时 商品录入 30 条 在收银员录入过程中 不允许中途将一张盘点表分台录入 各组主管将本组的盘 点表统一集中 按序号检查有无漏单 盘点当日店长及 IT 部人员的办公地点设在店面服务区 各部门经理在各自区域 组织 检查本部门的盘点情况 盘点表录入完毕后 所有人员撤离卖场 3 赠品库盘点方法 收货部赠品库管理员在盘点前将赠品归类整理后 盘点当日进行初盘 客服主管 进行稽核 与赠品帐核对 帐货相符后 双方签字确认 第 8 页 共 14 页 4 退货库盘点方法 索赔组人员验证退货库的商品是否打印退单 若未打印退单 通知部组在盘点前 将其盘入 如已打退单 检查退单是否与实物相符 无误后签字确认 5 破损商品处理 破损商品分为可退换的情况或不允许退换的情况 允许退换货的商品必须在盘点前处理完毕 特殊情况则盘点认损 供应商将货送 到 则按照补损流程执行 不允许退换的商品 必须填写相关损溢单据 统一由部组 保存 作为商品损溢原因的依据 但不能作为正常商品进行盘点 否则一经发现按照 规定进行处理 二 二 盘点过程中的注意事项盘点过程中的注意事项 1 盘点注意事项 1 盘点为门店的重要工作 故要求公司所有行政人员 后勤全部人员由人力资 源部统一安排支援卖场 2 门店各部经理具体负责全体员工的培训工作 务必保证所有人员都接受培训 3 盘点所用的文具由卖场提前安排做好准备 油笔 红笔 大头针等 4 在盘点过程中出现有货无签现象时 临时采取替代价签 将商品名称 价格 商品代码写上 便于稽核人员进行稽核 5 精品商品不允许按照平时手工台帐记录在盘点表上直接抄写数据 必须进行 实物盘点 6 在盘点当日出现已售完的商品时 需要保留商品的一定陈列位置 盘点表上 有商品代码 此记录为零 7 复盘率要求为 100 8 在复盘过程中 相关人员不允许把初盘数字告诉点数人 以达到复盘的目的 9 盘点表内容必须填写完整 包括盘点人 复盘人 稽核人等 10 商品在收银台录入最高记录笔数为 30 条 11 盘点日为保证库存稽核的准确性 原则上不允许当天做排面排货的补货动作 但不能因盘点而影响业绩 因此必须在盘点前 将货补齐 特殊情况由部门 经理开具补货证明按单据处理 12 收货区 库房 团购未结帐的商品 退货未录入商品皆须盘入 13 盘点日收孤工作由各部门统一派专人负责 每小时由广播通知进行一次 14 数字填写工整明确 避免造成电脑录入错误 15 各组主管于盘点前要对支援人员及本组员工进行盘点的要点讲解 第 9 页 共 14 页 16 盘点时部门经理必须在现场 发现问题及时解决 同时做好与相关部门的协 调工作 17 各部门经理注意协调本部门各组的盘点进度及人力需求 确保盘点于要求时 间内完成 18 盘点结束后 各组须进行补货 清洁 整理排面等工作 19 为确保盘点的准确性和责任落实 参与盘点人员必须在相关表格上签字确认 20 各组稽核人员于抽盘结束后将盘点表统一交至稽核总负责人保管 21 盘点以部门为单位 本部门工作完成后方可离场 2 盘点要求 1 目前盘点采用前台盘点录入 后台修正盘点差错的方式 2 盘点录入前必须做完分店系统 日处理 启动盘点程序后 才可录入要求参 与盘点人员完全理解盘点意义 盘点流程 3 要求参与盘点人员有 卖场人员 财务人员 收银员 IT 部人员 防损员及后 勤保障人员 4 要求盘点人员明确盘点表的正确填写方法 5 要求盘点实物时仔细认真 进行初盘 复盘 抽盘 6 要求有财务人员签字认可 7 要求盘点表填写规范 有盘点人员工号 主管签字 字迹工整 数字填写清晰 8 要求地库盘点人员早 8 00 到位 8 30 下发初盘表 再进行盘点 9 要求录入人员仔细认真 不确定商品进行标注 核实后再进行录入 10 要求录入人员每录完一张盘点表后 签字确定录入完毕 便于识别 以免再次 录入 然后将盘点表摆放整齐 11 要求再次寻找盘点差异时 仔细认真 修改每一项要有书面更正单据 有根有 据 并且字迹清晰 易于辨认 12 明确库存更新后数据不可以按照原盘点方式改变 如有问题需要做普通库存更 正处理 13 要求盘点库存更正时间不可太长 以免影响退货 调拨等程序的正常 进行 第 10 页 共 14 页 第五章第五章 盘点使用的表格盘点使用的表格 山西山西 超市超市 盘点表盘点表 盘点日期 部门 货架编号 货位号商品编码或条码商品名称及规格盘点数包装系数备注 初盘 复盘 稽核 负责人 盘盘 点点 差差 错错 调调 整整 表表 部门 填表人 日期 年 月 日 序号商品编码商品名称修正数量责任人相关责任人差错原因部门意见IT 意见 部门 数据中心 负责人 IT 部 第 11 页 共 14 页 盘点支援人员分配计划表盘点支援人员分配计划表 被支援部门支援人员姓名所属部门 合计人 第 12 页 共 14 页 第六章第六章 盘点失误的处罚办法盘点失误的处罚办法 为加强参加盘点人员的责任心 使盘点流程正常有序的进行 并对不认真负责的盘 点人员进行相应的处罚 特制定此处罚管理办法 1 正常单据盘点前未进行处理 则按 50 元 单进行处罚 2 在盘点日擅自在系统中制单者 按 50 元 单进行处罚 3 收银员录入错误情况 按 5 元 条进行处罚 4 初 复盘数据错误按 5 元 品进行处罚 5 字迹不清造成录入错误 则对填写人按 5 元 品进行处罚 6 商品盘点数据错误 对稽核人员按 50 元 单进行处罚 7 将不允许退货的破损商品仍按照正常商品进行盘点的人员 按 20 元 品进行处罚 8 盘点错误率超过 30 则认为培训不到位 对该部门经理按 50 元 人进行处罚 部门主管 负有连带责任 按 30 元 人进行处罚 9 对不服从部组安排的稽核人员 除点名批评外 按 50 元 人进行处罚 10 盘点表人员签字不全者 对相关人员 按 5 元 单进行处罚 11 督察人员失职 则按 100 元 人进行处罚 第 13 页 共 14 页 第七章第七章 盘点稽核及督查工作盘点稽核及督查工作 一一 稽核须知稽核须知 1 稽核人员由非卖场人员组成 2 每次盘点根据卖场部门列出的盘点小组 每组一位稽核员 由人事部提供相应的稽 核人员名单 并组织到位 3 稽核人员严格按分组到位 不允许擅自更换小组 迟到者按一日缺勤处理 无故不 到者按旷工一天处理 4 稽核人员必须认真执行稽核职责 根据盘点表上单品名称 执行复核盲盘要求 对 盘点表两次数字的一致性和真实性认可 复盘完毕后用红笔签名 5 稽核人员要服从部组的安排 按时到指定的部组 统一由部组组织安排开始及撤场 对不能服从部组安排者 部组有权汇报到盘点领导