会计电算化下年终如何制作与管理账本.doc

会计电算化下年终如何制作与管理账本年底，财务电算化的企业都要做的最后一项工作便是打总分类账和明细分类账等账页，这是财务档案管理的必选项，而财务电算化账本必须是以电子和纸质的介子存储。电子的账本无论什么材料何种方式存储都不能避免被刻意作弊的人的修改，现在财务的档案仍然是以纸介子为标准的保存模式辅助以电子的档案。这样就要求财务的账本档案必须符合会计基础工作中对账本的要求，也要满足国家档案管理的要求。1、为了保证数据的安全完整，财务账册必须是以死页装订制作方式存档，且按照档案管理要求不能使用能生锈的金属装订，为了防止账册的人为制假，建议使用特种设备装订。对于有多个核算点的集团式企业最好是由总公司提取所有单位的财务数据，统一委派打印输出，以保证账册的纸质数据与电子账册的一致。2、为了保证账页的完整性，要求必须对账页进行自然数的排序页码印制。（1）对于单一科目装订成一册或者分多册装订的要全部自然数排列。（2）对于多个科目合并装订的，要求有分别对单一科目的页码排列和本账册的自然数页码排列。3、 每个账册要求必须有满足本企业管理需要的账薄启用表或使用登记表，表中的基本要素中要有本账册的页数。表中也要有以往手工账册使用登记表中的所有要素。4、 对于合并装订及往来科目在每本账册前应该填制本账册目录，目录的形式可以采用填制总目录再分别填制分册装订的每册目录，也可以直接分册填制目录。目录中要有科目名称必要的还要分组，要有起始的页码。5、 账册的封面要求明确的印制账本归属单位及年度，还要尽可能的将本账册包含的科目列示清楚，在篇幅有限的情况下可以简称或者类别列示。6、 对于账册的封面材料，依照以往手工账本是一种漆布加纸板的复合材料，有一定的耐水耐酸碱性能，但是这样的材料是工业化批量生产的账册适用。所以建议使用预涂膜的新型进口纸张作为账册的封面，这种纸的高耐水耐酸碱高强度的性能是对账册纸张的良好保护。7、 为了更加方便的查阅财务账本也可以在每册的账册脊背上印制本账册的分面的内容，限于篇幅可以简化表达。这样做也提高了本账册的美观。8、 关于账页的打印输出，必须预先进行总体格式的确定，使得全部的账页面貌统一。尤其是总公司下管辖多个核算单位的统一格式非常重要。电算化之后对于手工习惯使用的多栏次明细账，就没有使用价值了，多数的统计平衡工作都是可以在电脑上完成了。建议全部采用三栏式的明细账，A4幅面制作。工作流程作如下的建议：（1）首先要导出本企业当年的科目表。（2）对每个科目及明细科目要标示出需要打印总账页还是逐笔明细账还是数量金额账。坚持输出多栏账的企业也同时要做出相应的标示。（3）对于需要合并的账页进行初步合并，编辑好目录及账薄启用表。（4）审查编辑好的账册，确认后输出，交付装订。（5）验收装订完毕的账册，归档或者保存在财务一年。总之，一本合格的、美观的账册就是一个企业财务管理工作优秀的体现，作为财务人员也需要将一年的辛苦工作作一个良好的封装，作为财务管理者也有责任保证企业会计档案的不错不漏不毁并易于查阅。调账的基本方法1、追溯调整法：是指对某项交易或事项变更会计政策时，如同该交易或事项初次发生时就开始采用新的会计政策，并以此对相关项目进行调整。即，应当计算会计政策变更的累积影响数，并相应调整变更年度的期初留存收益以及会计报表的相关项目。 追溯调整法的运用，首先，累计影响数；第二，进行相关的账务处理(调账)，对留存收益（包括法定盈余公积，法定公益金，任意盈余公积及未分配利润，外商投资企业还包括储备基金、企业发展基金）进行调账；第三，调整相关的会计报表，在提供比较会计报表时，要对受影响的各该期间会计报表的相关项目进行调整；第四，在表外进行披露，即在财务报告附注中进行说明。 其中，累计影响数根据企业会计制度的规定，从三种不同角度给出了三种定义： （1）变更后的会计政策对以前各项追溯计算的变更年度期初留存收益应有的金额与现有的金额之间的差额； （2）指它是假设与会计政策相关的交易或事项在初次发生时即采用新的会计政策，而得出的变更年度期初收益应有的金额与现有额之间的差额； （3）指它是变更会计政策所导致的对净损益的累积影响，以及由此导致的对利润分配及未分配利润的累积影响金额，不包括分配的利润或股利。 2、未来适用法：指对某项交易或事项变更会计政策时，新的会计政策适用于变更当期及未来期间发生的交易或事项。即，不计算会计政策变更的累积影响数，也不必调整变更当年年初的留存收益，只在变更当年采用新的会计政策。根据披露要求，企业应计算确定会计政策变更对当期净利润的影响数。 3、红字更正：又叫红笔订正、赤字冲账法。它是指记账凭证的会计分录或金额发生错误，且已入账。更正时，用红字填制内容相同的记账凭证，冲销原有错误记录，并用蓝字填制正确的记账凭证，据以入账的一种更正错帐的方法。 4、补充登记法：适用于记账后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目正确，但所填的金额的金额小于正确金额的情况。采用补充登记法时，将少填的金额用蓝字填制一张记账凭证，并在“摘要”栏内注明“补充第号凭证少计数”，并据以登记入账。这样便将少记的金额补充登记入账簿。 5、不能按错误额直接调整的调账方法：税务检查中审查出的纳税错误数额，有的直接表现为实现的利润，不需进行计算分摊，直接调整利润账户；有的需经过计算分摊，将错误的数额分别摊入相应的有关账户内，才能确定应调整的利润数额。后一种情况主要是在材料采购成本、原材料成本的结转、生产成本的核算中发生的错误，如果尚未完成一个生产周期，其错误额会依次转入原材料、在产品、产成品、销售成本及利润中，导致虚增利润，使纳税人多缴当期的所得税。因此，应将错误额根据具体情况在期末原材料、在产品、产成品和本期销售产品成本之间进行合理分摊。则一旦全部调增利润后就会造成虚增利润，征过头税。 如某企业某月多计材料采购成本20000元，生产领用一批，所领材料部分加工完成产成品一批，完工产品销售一部分，其10000元的错误额此时已进入原材料，在产品，产成品，销售成本之中。因此应按比例计算确定各部分相应的错误额，相应调整各有关账户，而不能将10000元的错误额全部调增当期利润。 原则上讲，分摊时应按产品成本核算过程逐步剔除挤占因素。但具体操作起来困难很大，计算麻烦，效率很低，不易推广。因此，在实际工作中一般较多地采用“按比例分摊法”。其计算步骤如下： 第一步：计算分摊率 查出的错误额分摊率=期末材料成本+期末在产品成本+期末产成品成本+本期销售产品成本 说明：上式是一个基本计算公式，具体运用时，应根据错误发生的环节，相应选用某几个项目进行计算分摊，不涉及的项目则不参加分摊。一般说来应在出错环节或由出错以后的各环节进行分摊。如：在材料账户借方查出的问题，即多记或少记材料成本，要在上边公式中分母的四个项目之间分摊。在材料账户贷方查出的问题，即多转或少转成本的错误，应在公式中分母的后三个项目之间分摊。在“基本生产成本”账户借方查出的错误额，也须在上述三个项目之间分摊，在“生产成本”账户贷方，“产成品”账户借方查出的数额，只需要在期末产成品，本期销售产品成本之间分摊。 第二步：计算分摊额 (1)期末材料应分摊的数额=期末材料成本分摊率 (2)期末在产品成本应分摊的数额=期末在产品成本分摊率 (3)期末产成品应分摊的数额=期末产成品成本分摊率 (4)本期销售产品应分摊的数额=本期销售工厂成本分摊率 第三步：调整有关账户 将计算出的各环节应分摊的成本数额，分别调整有关账户， 使企业的错误账务处理改正过来。需要说明的是，在期末结账后，当期销售产品应分摊的错误数额， 应直接调整利润数。 资产负债表不平如何查错【问】我单位的分账和总账都一样，但资产负债表却不平，该怎么查找错误呢？【解答】1、资产负债表编