股权交易中心协同OA分阶段实施应用规划方案V10.doc

协同办公协同办公 OAOA 系统系统 项目建设规划方案 简版 项目建设规划方案 简版 方案提供方 泛普软件二零一三年四月二十三日方案提供方 泛普软件二零一三年四月二十三日 序言序言序言 非常荣幸能有机会和股权交易中心进一步探讨协同办公系统的合作 泛普软件衷心希望能有机会为股权交易中心提供服务 希望泛普软件的协同办公系统能为股权交易中心 带来价值和提升 泛普软件 1 国内最专业的 OA 办公系统公司 一个值得信赖的品牌 声明 声明 此文件仅供贵司内部参考 请勿外传 此文件的版权仅限于上海泛普软件网络科技股份有限公司 未经书面许可 任何单位和个人均不以任何方式透露给第三方公司或个人 泛普软件泛普软件 协同软件的倡导者 协同软件的倡导者 目录目录 序言序言序言 2 目录 2 第一章 股权交易中心协同 OA 系统分阶段实施规划实现 3 一 整体规划实现 3 二 第一阶段 基础 OA 应用功能的实现 以基础 OA 模块 流程搭建 公文管理及移动办公为核心 3 一 第二阶段 逐步增加功能应用 以系统深化应用为核心 5 三 第三阶段 构建完整的协同管理平台 整合多个异构系统 如财务和业务系统 5 第二章 协同 OA 项目在同类型企业实施收益分析 6 一 协同 OA 项目在同类型企事业单位实施收益分析 6 二 协同 OA 项目在同类型企事业单位投资效益分析 6 三 协同 OA 项目成本分析 直接成本分析 7 四 协同 OA 系统的间接效益分析 7 五 成功实施协同 OA 企业与同行业的一些经营能力指标的比较我们发现 8 第一章 股权交易中心协同第一章 股权交易中心协同 OA 系统系统分阶段实施规划实现分阶段实施规划实现 一 整体规划实现 基于泛普软件协同 OA 管理平台的股权交易中心信息系统的规划建设实现 泛普软件建议通过如下的几个步骤来分布实 施 保证系统规划的完整性 同时对系统的可检测性 ROI 做应用分析 泛普软件 2 国内最专业的 OA 办公系统公司 一个值得信赖的品牌 协同协同 OA 管理平台建设阶段管理平台建设阶段 流程为核心 基础 OA 应用 逐步增加 功能应用 构建完整协 同管理平台 第一阶段第二阶段第三阶段 如上图所示 第一阶段的目标范围 第一阶段的目标范围 搭建基础 OA 应用功能 信息门户 流程管理 知识文档管理 会议管理 车辆管理 邮件集成 日程管理 收发文管理等 使其符合股权交易中心业务需求 第二阶段的目标范围 第二阶段的目标范围 OA 系统应用逐步深入 门户 流程 知识管理 公文管理 综合办公等深化应用 增加其他 功能模块 财务预算费控管理 客户管理 合同管理等 第三阶段的目标范围 第三阶段的目标范围 进一步优化完善 数据分析报表应用 多系统集成应用 构建完整协同管理平台 二 第一阶段 基础 OA 应用功能的实现 以基础 OA 模块 流程搭建 公文管理及移动 办公为核心 应用目标应用目标搭建基础 OA 应用功能 包括 信息门户 流程管理 知识文档管理 综合办公管理 公文管理 移动 办公平台等 信息发布平台 信息的审核 发布 让纸面的制度变成可电子化执行并可监控的有效管控流程 建立统一的 可共享的知识库 建立单位内部的文化传播平台 简历单位高效的公文收发处理平台 有效支撑跨部门跨人员的事件协作 有效支撑单位目标和计划任务的执行 丰富的办公组件 让单位实现无纸化办公 让单位领导透视整个组织的运行 全面支持移动和异地协同办公 有效管控集团内部的费用支出 方便多样的报表优化单位决策 跨平台 个性和灵活的功能模块配置 系统配置简单 操作使用简单 通过移动办公平台实现移动办公 打破空间的限制 实施周期实施周期预计需 2 3 个月 2013 年 6 月 8 月 预计投入成本预计投入成本20 万左右 功能模块 用户数 实施工作量均会影响费用 泛普软件 3 国内最专业的 OA 办公系统公司 一个值得信赖的品牌 信息门户应用 集团门户 可集中将集团的通知 通告 新闻 重大事件 企业刊物 集团下 发的文件等以门户的方式发布在集团门户中 各分子机构门户 可集中将各分子公司的主要通知 新闻 规章制度 活动 会议等等信息及时发布 如 泰地房产 泰地石化等 部门级门户 可建立部门的信息共享平台 将部门内的通知 通告 新闻 规 章制度 常用的文档发布在部门门户中 如 人力资源部 办公室 采购部 销售部 财务部等 个人办公门户 用户可根据自身的岗位等建立个人的门户 包括建立个人的信 息发布平台 待办事宜 待阅文件上 外网信息集合 常用文件等 领导决策门户 建立企业运营数据统计中心 以便领导全面的了解企业运营状 况并正确做出决策 流程管理应用 费用审批流程 出差 借款 请款 付款 资金 付款统计 合同审批 销售合同 采购合同 行政合同 广告合同等审批 人事类流程 请假 加班 升职 用人申请 离职申请 总结与计划 后勤类流程 资产申请 办公用品申请 会议室申请 车辆申请 公章管理 行政类流程 签报 工作报告 新闻 通知 公告 请示批复 项目审批流程 计划报批 立项审批 项目过程控制 项目计划变更审批 公文收发管理 发文 收文 督办 查询等 其他业务流程 营销类 采购类 设计开发类 质量管理类 生产管理类 企 划类等 知识管理应用 知识文档的分类 搜索 查询 知识文档贡献报表 内网信息发布 新闻 公告 通知 规章制度 员工手册 员工奖励 单位知识库 整合股权交易中心所有的知识文件等 请示文件 会议文件 合同文件 日常管理文件 知识地图 员工手册 岗位手册 专家知识地图 岗位知识地图 信息订阅 信息的分类 个人文档 通讯簿 知识文档的权限管理 创建 复制 移动 下载 打印等 知识文档的积累 共享 利用 创新 主要内容主要内容 公文管理应用 主要实现收文 发文的流转 审批 催办督办等功能 对文件 信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制 方便单位领导及时掌 握单位工作人员的工作情况 信息流转的处理范围完全涵盖国家现有 13 种日常公文格式 包括如收文 发 文 传阅公文 签报等等 公文处理系统具体工作流程可以由系统管理员在无须改动程序的情况下进行灵 活定义 实现机关员工收发文处理工作流自动化 过程计算机化 提高办公效 率 泛普软件 4 国内最专业的 OA 办公系统公司 一个值得信赖的品牌 综合管理应用 会议管理 日程管理 车辆管理 计划任务管理 工作微博 短信收发管理 邮件集成 一 一 第二阶段 逐步增加功能应用 以系统深化应用为核心 应用目标应用目标在第一阶段的基础上进行应用的扩展 增加其他功能模块 包括 门户 流程 知识管理 综合办公 等模块深化应用 包括 合同管理 客户管理 费控管理等功能模块的增加 实施周期实施周期预计需 2 个月 2013 年 9 月 10 月 预计投入费用预计投入费用待评估 三 第三阶段 构建完整的协同管理平台 整合多个异构系统 如财务和业务系统 实施目标实施目标利用 ThinkOne 整合异构系统 如财务系统及其他各种业务系统 构建完整的协同管理平台 实现单点登录 数据交互 多种报表的集成 分权限浏览报表等 实施周期实施周期2 3 个月 2013 年 11 月 12 月 预计投入费用预计投入费用待评估 泛普软件 5 国内最专业的 OA 办公系统公司 一个值得信赖的品牌 第二章 协同第二章 协同 OA 项目在同类型企业实施收益分析项目在同类型企业实施收益分析 一 协同 OA 项目在同类型企事业单位实施收益分析 运用 OA 系统后 整个中心在日常办公的整体效率和效果上 将得到明显提升 在短期内 将实现整个中心信息及 时发布与传递 工作及时落实与跟踪等明显效果 而从长期规划而言 势必从整体上提升集团的管理水平 1 严格资金管理和费用预算 降低运营成本 强化风险控制 OA 在控制管理成本和预算管理方面 可将差旅费用 办公费用 业务招待费用 原料采购费用 项目费用变得清晰透明 有据可依 并能对历史费用进行追踪 对超支情 况发出预警 从而帮助企业减少不必要的支出 降低运营成本 强化风险控制 2 搭建协同平台 节省办公费用 在手工时代 总部企业之间 总部与外地营销公司之间很多事务是需要跨公司 和部门运作 员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑 OA 可将跨地区 组织 部门的员工紧密地联系在 一起 并能节省长途电话 传真 复印 打印和办公用纸等办公费用 3 高效的公文管理平台 4 提升管理效率 OA 最重要的一项功能就是工作流 将日常审批电子化后 可方便协调总部与企业之间 总部与 外地营销公司之间的工作 降低沟通成本 提升工作效率 OA 还可对流程效率进行统计分析 将大大提高我们的工作 效率和响应速度 5 规范集团制度 提高企业执行力 手工审批在速度和效率上跟不上时代的发展 更重要的是领导者无法有效监 控到员工日常的工作 对流程的审批不知道停滞在哪个环节 哪个部门 原因在哪里 很多管理制度的确立 到底员 工是否关心 执行没有 执行花费多长时间 得不到有效反馈 也就没有办法改进和提升 从而造成指令很难得到有 效执行 而 OA 软件是规范制度 提高执行力非常好的工具 6 消除信息孤岛 加强知识管理 协同办公系统 将有助于我们实现系统整合 信息共享 内容管理 改变过去 每个系统各自为政 一盘散沙的局面 有助于消除了过去各部门 各分公司的 信息孤岛 并能使员工的知识得到 很好的沉淀 共享 从而降低人员变动所带来的损失 二 协同 OA 项目在同类型企事业单位投资效益分析 指标指标实施前统计值实施前统计值实施后统计值实施后统计值 行政事务审批周期1 周 2 周1 2 天 流程规范化工作盲目性强工作开展目的明确 通知类 公告类的响应率85 90 99 100 人员工作时间 一天按 8 小时计算 有效工作时间仅为 3 4 小时有效工作时间提升到 6 7 小时 日常报表的出报时间1 周一次随时 合同审批周期1 周1 2 天 办公用品支持12 万元 月1 万元 月 新员工具备上岗能力的时间3 4 月1 个月 计划下达与监督无法有效监督 通过汇报以及 开会实现 实时监控 即时下达计划 减少员工工作负担平均任务的完成周期 2 3 周平均任务完成周期 1 2 周 工作任务的完成率任务延迟率在 20 30 任务的延迟率基本在 5 泛普软件 6 国内最专业的 OA 办公系统公司 一个值得信赖的品牌 充分挖掘硬件投入计算机作为上网与打字的工具作为获取有用信息与知识 成 为工作协同平台 固定资产管理固定流失率在 15 固定资产的流失率 1 3 员工的离职率12 年2 年 会议频率50 个会 月20 会 月 客户资料的丢失与泄露 5 10 0 公司管理费用预算与实际的比较预算超支率大 20 50 预算超支率 10 以下 管理费用统计所需要的时间10 20 天即时 客户的满意度 86 96 7 93 8 以上 财务报告10 天 三 协同 OA 项目成本分析 直接成本分析 实施前实施后经济效益 节约的成本 员工的培训成本2 万 月1 5 万 季度 节约培训成本 18 万一年 业务成本 业务招待等 2 2 万 月 1 35 万 月 每年减少业务成本 10 万元 差旅成本10 30 万 月 5 20 万 月 每年的差旅成本节省 100 万 办公费用5 6 万 月 1 2 万 月 每年节省 30 40 万 项目成本项目成本节省 10 20 公司总体费用率成本降低 10 20 四 协同 OA 系统的间接效益分析 指标指标可度量的结果可度量的结果指标指标可度量的结果可