服装跟单手册.doc

目 录一、报价及开发样要求：二、订单操作部分三、测试要求四、船样要求五、胶袋、纸箱、装柜要求六、订舱、单证流程七、财务付款流程跟单操作手册一, 报价部分1. 报价资料的整理。通常客人提供的资料只有款式图和基本的工艺要求，这就需要我们要认真地把里面涉及到的内容翻译完整，如果发现有缺少的资料尽快要提出，要求工厂尽量在三天的时间内把价格报给我们。如：报价款式图.xls 期间为了尽可能的争取到定单，所以任何有利于降低成本而又不改变原有服装的基本要求的方法和建议都可以提出来，经客户同意后即可更改，并在提供价格的时候做出注释，以便下一步工作开展的时候前后对应。注意报价的时候要按客人要求的报价格式来填写。要按报价总表的格式报给我们，如：联星操作指南样表报价总表 .xls2.开发样。（相当于销售样）要求：1. 尽量用正确的面料和辅料和颜色来打样。（在做样衣前要先给到我们批核后才能做样衣）2. 样衣数量要求：男大人： #M码 3件女大人： #10码 3件JUNIOR: #9-10Y: 3件INFANT: #3-4Y: 3件BABY: #12/18M: 3件3. 样衣递交时必须要同时附上尺寸表，要标出量法图，以及注明要让客人确认的内容，请见样衣尺寸表，如样衣尺寸表格式.xls3.推荐样品的提供。每一季我们需要向客人推荐一些其他客人做过的一些款式，以便客人设计师参考，需要填好送样清单连同样品一起给到客人。送样清单表格如：报价总表.xls 二. 订单的操作部分(1). 面料的要求A.品质样.：一般为1Y码B.色样：一般要求为：色样的大小为：2”X2”,选项要有A/B/C三个选项，（如果是第二次递交就要相应往后退，如OPT D/E/F），如果是色织纺纱的话，要提供纱线样批核。 请注意提高色样选项的时候，每个颜色之间要能看出区别；并再提供修改选项的时候加大选项的颜色差异，以便客人能区别选择。色卡为一式四份。对色光源为：一般情况下为：主光源D65和辅光源TL84色样的贴法要按色卡表的表格来贴颜色样,请见如下样表：色卡表.xls 递交时间：37天 C. 头缸布的安排:等面料品质和色卡确认后就要马上开始安排做头缸布给客人确认。头缸布要求：每个颜色各1Y.如果是色织条子要含有5个条子的循环满地印花要有三个以上的花型循环。注意：头缸布一出来后要立刻安排给客人批核，以便在产前样PPS批核前争取多些大货染色的时间，但要根据款式配色要求提供，不要每个面料品种完成一个颜色就给一个颜色，造成客人工作量增加，而且无法核对配色效果，造成确认过程中的盲区。D.大货布的安排:头缸布批核后要递交大货布，递交大货布的要求为：颜色：齐色。大小/数量：8英寸宽X9英寸高,要用牙边剪切；一式四份。同时每个颜色再附上1码布样。对于大货面料，一定要求QC查验，重点查验：数量、规格、缩水率、色牢度、缸差、左右色差、前后色差、强度、布面疵点，所有这些检查记录必须保存下来，以便我们和客户随时抽查，证明工厂有做这个工作。递交时间：大货开裁前请贴在按要求的面料卡上，请见样表：面料卡.xls（2）辅料的要求A. 辅料样品递交的要求：在打初样的时候,辅料的样品也要同时安排.如拉链，纽扣，织带等，递交方式要按指定的辅料表格，如：辅料卡.xls 辅料中以“长度”为单位的，递交的时候至少要半码的数量。以“件数”为单位的，如纽扣，气眼，拉链等，至少要4套样品。B大货辅料的递交 要求： 数量：大货商标辅料4套，贴在面辅料表格上面给客人。 如： 辅料卡.xls 递交时间：大货开裁前。辅料的开发要尽可能多安排几家辅料供应商同时提供样品并报价。如客户要求的辅料确有一定难度时，及时与客户协商处理意见。跟单员要对以前及以后采购的辅料价格等资料进行汇总，便于以后出现同类辅料时方便查询。对于有些时装款的订单，大货数量小,辅料多而且杂，要特别注意配料的染色问题，如针织布，印花布,人字带,丈巾绳,绳制等等一定要环保染料；还有一些辅料虽然好找，但达不到辅料厂的起订量，工厂不愿意做，本着客户一般确认销售样上的辅料的作风，因此，应在打样时，就考虑找一些好做、好找的辅料，减少大货生产不必要的麻烦。辅料总体要求为价格低交货期准确及质量好，因此广泛汇总各辅料厂资料是非常必需的，以后再遇到此类辅料时能有据可查。辅料打确认样时间：原则上从跟单员收到客人辅料确认样的资料后三日内应将确认样寄给客户确认。(3).印、绣花的要求.首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样，特别是绣花，绣花线一定要用正确颜色，如确有难度，可以与客户沟通，变通安排。印、绣花资料必须保证准确，如颜色搭配、花型等，要及时同客户沟通不明确的地方，争取缩短确认周期和印、绣花打确认样时间；其次，提交数量是为一式四份，并贴在辅料卡.xls上；客户确认后的确认样要及时做好记录。跟单员要对以前及以后外加工的印、绣花品质、价格等资料进行汇总，便于以后出现同类加工业务时方便查询。(4).样品的要求.1. 初样(FIT SAMPLE)A. 要求的FIT SAMPLE的面料一定要准确,尺寸要跟准一避免重复返工,延误时间.B. 数量：FIT SMAPLE的要求:要根据客人的要求：一般为：男大人： #M码 3件女大人： #10码 3件JUNIOR: #9-10Y: 3件INFANT: #3-4Y: 3件BABY: #12/18M: 3件 C.递交时间：在收到订单资料，5-10天内提供（没有印绣花的必须在5天内提供，有印绣花的也必须在10天内提供）。D.样衣递交时必须要同时附上尺寸表，要标出量法图，以及注明要让客人确认的内容，请见样衣尺寸表，如样衣尺寸表格式.xls2. 修改样(REVISED SAMPLE)A. 客人确认初样的品质和工艺,提供修改的意见,并修改初样的工艺单.如初样一次通过,可直接安排产前样PPS).B. 修改样不得超过两次（除客人特别要更改款式之外）。否则会有相应的罚款。C. 递交修改样同时要附上样衣尺寸表要标出量法图，以及注明要让客人确认的内容，请见样衣尺寸表，如样衣尺寸表格式.xls3. 照相样（PHOTO SAMPLE）A. 要求：面料和辅料都要正确。B. 数量：每个品牌的数量要求不同。C. 时间：PP样确认后7天内给到。 有些品牌的吊牌设计需要加入模特照片，所以照相样的提交时间必须保证完成，以免造成包装延误造成不必要的损失。如：吊牌设计.xls4. 产前样(PP SAMPLE)A. 等所有的面料头缸批核，辅料批核之后，就马上开始安排做产前样，产前样上的所有面辅料必须全部正确，不允许有代用；如果因时间问题需要先批核某项，可跟客人协商递交，但不能称之为PPS，需要生产前递交正确的PPS。产前样的要求：颜色： 齐色。尺寸：两个到三个，具体看每个品牌的要求，在工厂完成FIT SAMPLE后，会提供具体的样衣要求，请及时更新资料给工厂。样衣递交时必须要同时附上尺寸表，要标出量法图，以及注明要让客人确认的内容，请见样衣尺寸表，如样衣尺寸表格式.xls递交给客人后，57天要催评语，充分理解客人评语后，制作大货工艺单给工厂。（若涉及到印绣花的必须以1:1的尺寸递交印绣花片）产前样（PPS）也称为封样， 一旦PPS被客户批准合格后，一定要仔细查看评语要求和尺寸表，特别是尺寸方面，因为客人常会根据试身更改原有的尺寸，只有此次意见的尺寸表才是供工厂大货生产用。 (5). 确认装箱数量和打折价格1，请工厂根据客人确认的辅料及包装方法，调整装箱数量，并做表格给客人确认，安排大货数量： B. 表格格式参考：更改装箱数量标准表格.xlsC. 修改的每款数量只能在原数量上下1520%调整，不能增减在某一个款号里，要平均分配；D. 需要在提交PPS时提供资料，并跟踪网站更改情况，确保网站在出货前更改正确；E. 网站更改只能申请一次，第二次申请会导致产生罚款，请保证信息的准确性。F. 特别提醒工厂，更改订单配比没有确认，切不可投产大货，可以酌情下投部分原材料。 2，打折吊牌的价格出货前1个月跟客户确认价格是否正确？再行订购，如联星打折吊牌确认表.xls(6). 确认价格，安排合同签订签订内外销合同，订单的成本预算表，锁定订单盈亏A.及时的签订内外销合同，一定要确保客户，工厂回签合同，做好归档保存工作B.订单的成本预算表：详细真实的登录需要的面辅料成本，海运费等，锁定盈亏，保证利润最大化(7). QC包的制作及查货1，在大货开裁前，必须要制作完整的QC包寄给工厂和我司QC各一份。QC包内容包括： 订单总表 工艺单及尺寸表 面料卡 辅料总表及辅料卡 纸箱规格及唛头资料 车标及吊牌挂法说明 包装方法 PPS一件 装柜要求2，QC包的数量：三本（QC一本，工厂一本，留底一本）3，每周QC验货，核对QC的验货报告，安排去工厂查货(8).跟踪大货生产的进度跟质量问题1，每周五提供生产进度表给QC品管部，以便客人安排中期和尾期的看货，要填写： “大货生产订单总表.xls”和“出货计划表.xls”2，每周跟负责查货的QC通电话，了解工厂生产进度 3，除QC验货外，部门内部也要安排相关人员去工厂查货.(9).汇报生产进度，安排出运事宜1，每周要递交订单进度表给总经理，总结订单中存在的问题，如需领导解决的要提前提出2，提前23周，把订仓单给单证部门订舱，安排商检，申请配额证等相关事宜3，每周四要将客人的SHIPPING NOTICE发给客人确认，确认好安排出运事宜。表格如Tex Line Shipping Notice Wk 30 - 19.11.12.xlsx4，提前一周告知单证部准确的装箱时间（必须跟QC核对实际情况，不能只听工厂预报的时间）提醒工厂按时进仓，避免查验5，货物出口前必须提醒工厂出运配比严格按照客人要求，让我司QC要及时反映装箱情况，出运后核对工厂实际装箱单，如有问题需提前通知客人6，出货后12天提供准确的装箱单，装箱单的格式见样表如：详细装箱单.xls7，装柜后请工厂按照客人要求将装柜照片发给我司留底；收到后用QQ发给联星的:sam.yan(10).货款安排，订单结算1，核查美金到账时间跟金额（一般是船开后30天内，美金可以到账）2，出货后710天但这提供报关资料（预录单）给业务部，按照单证的报关资料（预录单）结合实际情况通知工厂开票，样表如：开票资料表.xls收到发票后，复印留底，每个柜的预录单、开票资料、发票放在一起存放。3，美金到账后5-10天内安排付款，具体付款时间要严格按照合同中规定的时间，如美金没有到账要预先付款，必须说明情况，得到领导批准。如付最后一笔货款时，必须扣除我司代购的面辅料货款，全部账目要结算清楚。4，整个定单完成后，做最终核算，真实反映订单盈亏。(11).交期延误： 如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，再进行协商，如果协商不成，可能就要进行违约赔偿。 (12).订单更改问题： 客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量方面上的（增加或减少），有包装方面的（彩印或白合），有交期的变更（提前或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改。如还没安排，问题不大，同意更改。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大，如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，要根据实际情况，在与工厂协商后再订；如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要要和客户进行协商，这些费用看客户是否进行承担。目前同意客人更改配比的时间是出货前40天，所以务必不要自行提前生产，如要生产最好排下计划，通知客人，以便客人能提早核查配比问题。请留意目前客人每周都会发出一份要求更改配比的IC号给我司核查是否能同意客人的更改，客人表格格式是：Future Changes (WK53 & WK57).xls，请知悉我司跟客人最终确认确认的截止更改系统的时间为下周三，即本周要求更改配比的通知在下周四早上查询系统网站是否有更改，如果没有更改的话就按照原来的配比做大货。为避免混乱以及可能出现的争执，请务必要把周四网站订单IC要好存档。 三、 测试要求：客户要求是整件衣服有正确的面/辅料而且代表大货的样品送交测试公司作以下测试,出货前拿到合格的测试报告，要求工厂出货前至少10天递交测试样衣：1， 整件衣服的面料测试，不只是主面料的测试，里料等也需要测试成份2， 衣服洗后外观测试3， 印绣花牢度测试：4， 洗水牢度/缩水率等常规测试（主要针对主面料）5， 色牢度测试：要求4级 耐水洗色牢度 4级 耐汗色牢度（酸、碱）4级 耐水色牢度 4级 耐氯漂色牢度 4级 耐海水色牢度 4级 摩擦色牢度（干/湿） 4级 光照牢度 4级 6， 对于新品种，不是常规的面料如全棉的，需要要求测试公司建议洗水标识7， 滑雪服等功能性衣服除还需要其他特定的要求进行测试，请根据具体要求8， 测试报告上客人的名字是Sports World，童装客人的名字是Smith & Brooks9， 测试报告上的申请人是Texline Associate Pte Ltd.，生产工厂是台宏10， 接受的测试公司是SGS/ITS/eurofins欧陆，申请报告如：Test Application form SGS申请表.doc & 纺织品测试申请表（欧陆）.doc四、 船样要求1， 所有大货样必须是直接大货里抽出，绝对不允许板房单独做大货样，并且大货样是必须出货前最少12周内必须提供，不然不准出货；2， 如果不准时提交大货样的，客人将让QC在查尾期的时候，直接从工厂抽取大货样寄回公司，如果各工厂不配合客人，客人QC将不会放货；而造成短装，将会直接产生整箱短出，而且客人规定不允许空箱出货，否则将直接扣款，所以一定要准时、保量、保质的完成大货样；3， 如果万一出现大货已经出货，而联星QC没有抽回，客人将实施开罚单；并且不会再要求工厂欺骗性的单独做船样，而是直接到商店里购买大货样，除了以上罚款，还需要支付样品的费用，费用标准时卖价的两倍；4， 船样的品质要求很关键，必须保证面料/辅料等同产前样PPS一样，否则不接受船样，要求重新提供。五、 胶袋、纸箱、装柜要求1， 胶袋要求： PE枕头套胶袋 , 尺寸按实际批核的包装方法订购；但是如果是PE平口胶袋，尺寸更具实际批核的包装方法，底部长出6CM 一件一胶袋 胶袋正面左上角需有一圆形尺码（印的）不同尺码入不同尺码的胶袋 袋子厚度: 0.04mm 胶袋背面印警告语 胶袋上口为平口,不要开口,胶袋上方左右各打一个气孔. 胶袋底部用1cm透明胶带封住 所有品牌服装有印花的无论大小都要放入油纸 胶袋背面右上角靠近气孔处，要贴4.5*3.5CM条码贴，如果客人提供的吊牌图稿无法贴此尺寸贴纸，要提出让客人修改吊牌尺寸。 其余要求见资料：胶袋印法.xls2， 纸箱要求： 纸箱为7层三瓦楞无钉箱。 纸箱外不需要打包带。 每箱的重量不得超过 20KGS 单色单码按照规定的件数入纸箱，每箱的件数都是固定的，不允许混箱。 封箱用6CM宽的透明胶带，”工”字型封箱。 每种规格的箱子都有割洞要求，具体图示请见每种规格的纸箱图示里面的要求。 纸箱的规格有四种，如下： (1).1/2 纸箱：尺寸为：58X38X29CM， 20”柜装480箱，40”柜装960箱。具体箱子的图示请参阅如：联星操作指南样表纸箱规格Standardisation 1-2 box.jpg (2).2/3纸箱：尺寸为：58X38X38CM, 20”柜装360箱，40”柜装720箱。具体箱子的图示请参阅如：联星操作指南样表纸箱规格Standardisation 2-3 box.jpg (3).标准纸箱：尺寸为：58X38X56CM, 20”柜装240箱，40”柜装480箱。具体箱子的图示请参阅如：联星操作指南样表纸箱规格Standardisation Full size box.jpg (4).礼盒装纸箱：（天地盖纸箱）尺寸为：58X38X38CM, 20”柜装360箱，40”柜装720箱。具体箱子的图示请参阅如：联星操作指南样表纸箱规格Standardisation Footwear box.jpg 使用天地盖纸箱时需注意：装好纸箱后纸箱底部和顶部要放一块纸板，大小和纸箱差不多，装箱时需要放入一个防潮袋，封箱时只在纸箱的中间用6CM宽的纸质的封箱带封一道即可，其他四边都不需要封，请见如下图参考：3， 箱贴及箱唛要求：（1） 箱贴：箱子的A面和B面各贴一张箱贴。箱贴的大小为：21CM(长)X15CM(宽)箱贴的位置： 离箱子左侧边4CM,离底边为1CM。箱贴的内容不得随意更改，不得用其他的笔来修改，必须为电脑打印。箱贴上的条形码必须能扫描出来。箱贴的内容：（2）.箱唛资料：（纸箱的C面和D面要分别印上唛头资料）唛头内容如下：CARTON NO. : OF 720 (填箱号及每柜总箱数）ORDER NO. :C00446/346（填IC#柜号）DESCRIPTION OF ITEM : 2PK Bx Chky Sk（填品名）品名不能出现FIRETRAP品牌的字样QUANTITY CARTON : 45 PK（填装箱数量）SIZE/COLOR : Mens /Charcoal/Teal（填尺码/颜色，按照订单数量表中的对应内容填写，字母大写）CARTON DIMENSION :58 * 38 * 38 CM（填箱规），实际57*37*37CMG.W. :KGS（填毛重）N.W. :KGS（填净重）DESTINATION PORT : SOUTHAMPTON（填目的港）4， 装柜要求： 箱号需按订单资料上的先后顺序逐一顺编,不允许出现不按流水编号的跳号码装柜. 每个柜的总箱数是固定的,不允许更改总箱数,如有短装的情况需特别征得客户同意才能出货. 装柜时所有纸箱要求贴有箱贴的这一面朝柜门口. 装柜时需从最大的箱号按顺序装至最小的箱号,1号箱装在门口.装柜示意图请见:360 720装箱要求.xls装柜时需要拍装柜照片发给客户。装柜照片的拍摄要求为：装柜拍摄要求.xls5，空箱问题： 装柜时不允许放空箱如发生不满箱出货，必须直接少一整箱，而且短缺数量必须不能超过尺码订单的5%数量请工厂务必清楚：所有出货都是先报关再出货，所以短出必须出货前一周必须清点好数量，如发生短出，我司通知客人备案，并更改报关数量和箱数；否则工厂临时装柜才发现短出，势必要出现客人绝对不允许的空箱；根据第三条，如果临时出货才知道短出，那么产生的后果是：A.最少产生空柜费、内陆运费、报关费等诸多费用；B.客人邮件也说明，如果造成延期也会造成扣款；六、 订舱、单证流程1， 如需商检，订舱资料在所定船期船期提前3周提供给单证部；如不需要商检，可提前2周提供给单证部2， 订舱资料上必须注明“针织”还是“梭织”3， 货物中文品名越详细越好4， 提供订舱资料3天内，请单证部提供所需要商检资料；装柜前1周催工厂提供商检凭条5， 装柜后12天提供装箱单6， 船期10天内请单证部提供预录单，提供开票资料给工厂；船期30天内工厂将发票开至公司7， 单证部要求交单的文件要求：（1） 新加坡文件要求如下：正本发票三份正本装箱单三份正本详细装箱单三份提单三份正本一份副本FORM A 副本二份CO 副本二份（一份副本一份复印件）尾期验货报告。（2） 英国文件要求如下：副本装箱单一份副本详细装箱单一份FORM A正本一份CO 正本一份副本提单一份。单证部流程见表格：单证船务部工作流程（适用于联星订单）.xls七、财务知识、付款流程一， 付款时间：1， 开船后3040天申请IC货款2， 公司正常付款为每周一次，业务助理应根据财务发出的已收汇明细办理好付款手续，均由业务经理签字，并附上便签，注明工厂简称、付款申请书编号及本次支付总金额，除电汇付款方式外，请注明其他付款方式（例：汇票），交财务经理3， 非正常付款为急事特办，每日均可，但需有正常付款手续。4， 付款申请书上工厂抬头必须是全称,并正确填写对方银行名称及账号.二，出货付款标准化程序及管理：1，已出货，发票已入系统，财务已核对报关数据无误签收并系统打勾，美金已到帐，合同付款期已到并已回签，业务经理已签字，财务审核，安排付款，次日前，出纳发水单给各业务部门。2，已出货，发票已入系统，财务已核对报关数据无误签收并系统打勾，但美金未到帐，或合同付款期未到，合同已回签，业务经理已签字，必须有主管领导签字付部分款项，全部付清需方总签字，财务审核，安排付款，次日前，出