现代管理学(8)--赵成根.doc

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控制本章概述本章主要介绍控制的概念，控制的特点，控制的类型，控制的方法和有效控制的原则等。重点应掌握控制的概念，控制的特点；事前控制，现场控制和反馈控制，直接控制和间接控制；掌握控制的主要方法，有效控制所应遵循的原则。第一节 控制概念的内涵本节概述本节主要介绍并请掌握管理的概念、特点、各种类型的控制。 一 控制概念的内涵 所谓控制，是指通过制定计划或业绩的衡量标准，并按照标准来衡量工作的或活动的进展、效果，及时发现偏差和偏差发生的原因，采取措施纠正偏差的一系列活动。控制的目的在于掌握组织工作的局势和进程，使所属各个单位的人员，和各个环节的工作，都能按照决策的既定目标和计划，有秩序有节奏和谐一致地向前推进，以便能够保质保量而且既省开支又省时间地顺利完成决策目标所规定的任务。简言之，控制指的是为了使领导切实掌握局势，调动所属成员上下一心地努力完成任务所采取的措施。 有效的控制，必须是使所有各个环节都能够真正作到令行禁止，而不是马虎从事或阳奉阴违。它要求的是实效而不是表面上的轰轰烈烈。对于决策的制定和实施，如果一旦失去了控制能力，那就等于失去了领导，失去了指挥权力，各种工作必然是放任自流。其结果如果不是全盘失败也只能是取得某种微不足道的成果。改革开放以来，我国政府管理中出现的所谓上有政策，下有对策，就是上级对下级失去控制后所产生的恶劣现象，给国家工作造成了严重危害。控制活动贯穿管理的全过程，在管理的各个环节上，进行有效的控制，以保证组织的整体目标和各项具体的任务，能够按照决策者所确定的政策得到实现，不走样，不变形，都是十分重要的。某种程度上可以说，没有有效的控制，就没有有效的管理行为，没有组织目标和任务的圆满完成和实现。 控制活动本身，也是由多个既相互关联，又具有先后顺序的环节所构成的过程。一般地说，一个完整的控制过程，主要包括确定控制的标准，根据有关标准来衡量和评定组织成员的工作状况，鉴别、纠正偏差并改进工作等若干环节。二 控制的特点 管理运行过程中的控制功能，与其他管理功能相比，既有其密切相关之处，同时，又有其独到的特色。概括起来，管理控制的特点主要有以下几点： （1）控制的目的，一是保持组织系统的良好状态，为了达到这一点，就要求一旦发生偏差，就要通过控制手段的运用，来恢复组织的良好状态。二是引导组织系统的状态，使之变化到一种新的预期状态。（2）控制具有垂直性和强制性。所谓垂直性，是指控制功能只能在具有相互统属关系的机构和人员之间进行，无隶属关系的机构和人员也就谈不上控制。所谓强制性，是上级领导者对下级所采取的各种控制措施，下级机关和人员必须服从。控制功能的这一刚性特征，是它与沟通和激励功能的本质区别。（3）控制具有整体性。这意味着控制是组织全体成员的共同职责，控制活动绝不仅仅是领导者的责任，而是组织全体成员的共同任务；它还意味着控制的对象是组织的所有各个方面的工作的综合控制，为此，需要了解掌握各部门和单位的工作情况并予以控制，确保组织各部门各单位工作的均衡与协调，是管理的一项重要任务。 作为提高组织成员工作能力的重要手段,现代管理中的控制，不仅仅单纯依靠强制和监督，更重要的是指导和帮助。管理者可以制定纠正偏差计划，但是，计划要靠组织成员去实施，只有当组织的成员认识到纠正偏差的必要性，并自主地进行纠正时，偏差才会真正被纠正。通过控制工作，管理者可以端正组织成员的工作态度，指导他们采取措施。这样，既能达到控制的目的，又能提高下属的自我控制能力。 （4）管理控制具有动态性。组织内外部环境条件在不断地发生着变化，这就决定了控制的标准和方法不可能固定不变，而必须随着组织环境的变化，不断进行适应性变迁。管理控制因此具有动态性和适应性的特征，只有这样，才能提高控制的有效性。 （5）控制既是对人的控制，又是对事的控制，但说到底是对人的控制。控制的目的是保证组织的各项工作按计划进行，并以实现组织目标为依归，而组织中的各项工作都是靠人来完成的，各项控制活动也要靠人去执行。控制因此首先是对人的控制。 三 控制的类型 根据不同的标准，可以将控制划分为不同的类型1 根据控制的侧重点不同，可以划分为事前控制、现场控制和反馈控制三种类型。 n 事前控制，又称前馈控制或预先控制。这是在实际工作开始之前，就进行控制。事前控制能避免预期出现的问题，以未来为导向，在工作之前对工作中可能产生的偏差进行预测和估计，采取防患措施，以便在实际偏差产生之前，管理者就能运用各种手段对可能产生的偏差进行纠正，防患于未然。组织制定一系列规章制度，并要求其成员认真遵守；为了生产出高质量的产品，对原材料质量进行细致的控制等，都属于事前控制。n 事前控制具有显著的优势，它是在工作开始之前进行的控制，因而达到预防隐患的效果，避免在造成损失后，事后控制无能为力的弊端。同时，事前控制是针对某项计划和行动所依赖的条件进行的控制，对事不对人，不会造成心理冲突，易于被员工接受并付诸实施。 n 现场控制。在工作正在进行时进行控制，叫做现场控制，又称事中控制。在活动进行之中加以控制，可以在重大损失发生之前及时纠正问题。现场控制主要有监督和指导两项职能。监督是按照预定的标准检查正在进行的工作，以保证目标的实现；指导是管理者针对工作出现的问题，根据自己的经验指导下属改进工作，或与下属共同商讨矫正偏差的措施，以便使工作人员能正确地完成所规定的任务。现场控制具有指导职能，有助于提高工作人员的工作能力和自我控制能力。 n 反馈控制，又称事后控制。这是在工作结束之后进行的控制，主要把注意力集中于工作结果上，通过对工作结果进行测量、比较和分析，采取措施，进而矫正今后的行动。如企业对不合格产品进行处理，发现产品销路不畅而减产、转产或加强促销努力；学校对违反纪律的学生进行处理等等，都属于反馈控制。 这三种控制方式，各有其优势，也都有特定的适用范围和可能产生的弊端。在实际的管理过程中，组织的管理者一般都是综合运用这三种控制方式，以实现最佳控制效果。 2 根据控制主体的不同，可以将控制划分为直接控制和间接控制。 n 直接控制。这是通过提高工作人员的素质来进行控制工作，它所蕴涵的理念：合格的管理人员差错最少，他们能敏锐地觉察到正在出现的问题，并能及时地采取纠正措施。主管人员及其下属的素质越高，就越不需要由上级来进行强制性的控制。有效的直接控制依赖于以下三个假设前提：1)主管人员主观上没有故意犯错的企图和行动。2)客观上，合格的主管人员所犯错误最少。3)管理工作的成效可以计量。直接控制有许多优点：1)特别重视对主管和一般成员的素质要求，从而在向个人分派任务时具有较大的准确性。2)可以促使主管人员自主采取纠正措施，鼓励用自我控制的办法进行控制。3)有助于获得良好的心理效果。主管人员的质量提高后，他们的威信也相应提高，下属对他们的信任和支持也会相应增加，从而有利于整个计划目标的实现。4)由于提高了管理人员的素质，减少了偏差发生的概率，有可能减少间接控制的成本。 n 间接控制。这是通过建立控制系统对被控制对象进行的控制。管理者侧重于根据实际考核业绩与计划和标准对比，追查造成偏差的原因和责任，然后采取纠正措施。间接控制所蕴涵的理念：人们常常会犯错误或没有觉察出那些将要发生的问题，因而就不能采取适当的纠正或预防措施。在实际管理过程中，产生偏差的原因很多，对于由于主管人员缺乏知识、经验和判断所造成的管理失误和工作上的偏差，可以运用间接控制帮助纠正，尤其是对比较规范、程序化的工作更为有效。同时，间接控制可以帮助主管人员总结经验，提高管理水平。间接控制最主要的缺点是滞后性，是在出现了偏差，造成了损失后，才采取措施，因此其成本较高。第二节 控制方法本节概述本节主要介绍并请掌握各种控制方法。 一 控制的主要方法 控制的手段和方法是多种多样的，一个组织管理过程中控制职能的履行，实际上经常是综合运用多种控制方法而进行的。这里主要介绍几种主要的控制方法。 1 政策与法规控制。政策与法规控制是实施控制的重要方法，现代组织控制活动的一种基本方式。通过制定健全完善的规章制度，来规定组织各项管理事务，规定领导者和组织其他管理人员的职责、权限和行为规范，规定组织活动的一般程序等。在此基础上，通过一系列手段，树立制度规范的权威性，推动组织活动的规范化，最终实现组织成员的自我约束和自我控制，是在实现控制成本最小化的同时，控制效果最大化的一种控制方法。 2 正式组织结构控制。正式的组织控制包括建立健全组织控制系统，在组织设计过程中，注重权力的分立和不同权力要素之间的互相制衡，建立通畅的信息沟通渠道以及适当的控制幅度，以及合理划分权力和责任等。在组织结构设计过程中，注重效率指标、组织能力指标和控制指标的平衡，从而塑造一个平衡的组织结构，保证组织运作中的良好控制，是现代组织实现控制的一种重要方法。 3 财务控制。财务控制的目的在于防止错误地配置资源，在组织运行中，及时提供经济信息反馈，以便更正错误行为。经过长期的发展，已经发展出一整套财务控制的技术方法，在整个管理过程中，都贯穿着财务控制方法的运用。财务控制主要通过预算控制、比率控制、损益控制和投资报酬率控制等来得到实现。 4 审计控制。审计是由专门的机构和人员对有关企事业单位的会计资料及其所反映财务收支与经济活动的真实性、正确性、合理性、合法性等，运用特定的方式、方法和技术所进行的一种经济监督形式。其目的在于维护国家的财政，改善经营管理，提高经济效益。作为一种控制手段，审计可以为领导控制和决策提供依据。根据审查主体和内容的不同，可将审计划分为外部审计、内部审计和管理审计等三种主要类型。 外部审计是由外部机构选派的人员对企业财务报表及其所反映的财务状况所作的定期的和独立的评价。内部审计是企业内部的审计人员对企业的会计、财务和其他业务经营活动所作的定期的和独立的评价。而管理审计是针对企业内部一切管理行为，包括财务、采购、生产、销售、人事、发展研究及其他业务管理等所进行的审计活动。其目的在于了解被审计单位经营目标的实现程度、管理职能的发挥程度，以促进企业加强经营管理，提高经济效益。 5 网络控制。网络控制是控制活动的又一种重要手段，这是一种时间控制。网络计划技术是以网络图的形式制定计划，以形成最优的计划方案，并据以组织和控制生产，达到预定目标的一种科学管理法。它首先应用网络图来表达一项计划中各工序的先后顺序和相互关系；然后通过计算找出计划中的关键工序和关键路线；通过不断改善网络计划，选择最优方案并付诸实施；最后，在计划执行过程中进行有效的控制和监督，保证合理地使用人力、物力和财力，按预定目标完成任务。 6 质量控制。质量控制是通过建立完善有效的质量体系来满足顾客需要和组织希望的。由世界上一百多个国家的标准化团体组成的国际标准化组织(ISO)发布的ISO系列标准，为企业质量管理创造了一个科学规范的管理模式。如何建立有效的质量体系，通过质量认证成为企业普遍重视的问题。 质量管理是企业管理的中心环节，而质量控制是企业控制工作中的一个关键组成部分。在企业产品或服务质量产生、形成和实现的过程中，为使其达到所期望的质量，需要有一系列作业技术和活动，这些作业技术和活动必须在受控的状态下按程序进行，这就是质量控制，它是对确定和达到质量要求所必需的职能和活动的控制，是企业为保证和提高产品质量所进行的管理工作。 二 有效控制的原则 要充分合理地、科学地运用各种控制方法和手段，对组织管理的全过程进行全方位监控，必须具备一定的条件，遵循科学的控制原则。 1 统筹全局，突出重点。要实现有效的控制，首先必须遵循统筹全局、突出重点的原则，也就是管理工作不仅要考虑各个部门的局部利益，更重要的是将组织整体的、全局性的利益放在首位。在组织运行过程中，必须妥善处理组织成员的个人利益和群体利益，各部门和单位的部门和单位局部利益与组织整体利益之间的关系。组织成员和各部门在从事组织行为过程中，适度追求他们自己的利益是正常的和难以避免的，但是这种努力必须与全局的目标相吻合，有时甚至要为全局而牺牲局部利益。绝不能容许追求局部利益而忽视甚至损害整体利益。有效的控制的目的，就在于使所有成员和部门能够协调一致，统筹兼顾。 但是，另一方面，任何组织都不可能对每一个部门和每一位员工的工作进行全面的控制，这不仅不可能，也完全不必要。适度合理的控制就要求组织在建立控制系统时，充分利用管理分析技术，找出影响组织活动的关键环节和关键因素，进行重点控制，突出控制活动的核心和要点。 要充分合理地、科学地运用各种控制方法和手段，对组织管理的全过程进行全方位监控，必须具备一定的条件，遵循科学的控制原则。 2 经济原则。控制工作是要付出成本的，无论是控制系统的各组成部分，还是控制过程各个环节，都需要支付一定的费用。当然，由于纠正了组织的偏差，控制也会带来收益。一般地，只有当一项控制所带来的收益超出其实施时的成本，才具有经济上的可行性。 控制工作一定要坚持适度性的原则，以提高经济性。从经济角度考虑，控制系统并不是越复杂越好，控制力度也不是越大越好。控制系统越复杂、控制工作力度越大，信息反馈的数量和频率就会越大，这将占用更多的人财物资源和导致整个控制系统的成本增加。无论是控制系统的设计，还是控制系统运转，都要服从经济性的要求。当然，找到一个绝对最优的控制水平，几乎是不可能的，经济性因此只是一个相对的概念。 3 适应性原则。组织的内外环境是不断地变化着的，这就要求控制工作能够随着主客观条件的变化，而进行相应的适应性调整。具体表现为以下三点，一是必须注意控制的及时性。信息是控制的基础，为提高控制的及时性，信息的收集和传递必须及时。如果信息的收集和传递不及时，信息处理时间又过长，偏差便得不到及时矫正。而如果客观情况已经发生了变化，采用原有的矫正措施不仅不能产生积极作用，反而可能带来消极影响。二是必须有一个完善的控制系统，一旦发生偏差，或者环境发生变化，系统都能够迅速检测出来并作出反应。组织及时采取措施予以纠正。甚至在偏差尚未出现时，就能够预警偏差的出现，从而为组织防患于未然创造了条件。三是保持控制系统的良好的弹性，在遇到突发的、无力抗拒的变化，出现组织的计划与现实条件严重背离的情况时，控制系统仍然能够发挥其作用，维持组织的运转。一般地，弹性的控制系统要求组织制定弹性的计划和弹性的标准。 4 客观性原则。也就是要坚持实事求是原则，在控制工作中，不加入管理者个人的主观经验或直觉判断，应该尊重客观事实。在分析问题、制定控制标准、采取措施纠偏等一系列工作中，坚持客观性，尽量避免主观臆断。在实际管理过程中，为了避免众多的主观因素对管理人员判断和评价的影响，控制系统的标准设计应尽量提高其操作性和明确性。 5 垂直控制与自我控制相结合原则。恰如前面所说，控制工作具有强烈的自上而下的强制性，是由上级领导者主导的一种管理职能。但是，在现代民主社会的管理过程中，必须坚持将垂直控制与自我控制相结合的原则。 一方面，组织的普通成员处于生产和业务活动的第一线，是组织各种计划和政策的最终实施者，组织成员的自我控制因此是提高控制有效性的根本途径。在所有控制的方法中，自我控制是最彻底的一种控制方法。另一方面，自我控制可以看作是现代组织运作过程民主参与系统的一个重要组成部分，它是由组织成员主动控制自己的工作活动，控制是自愿的。这将极大地激发他们的自主性、积极性和创造性，全身心地投入到组织运行中去。进一步地，自我控制还可以大大减轻领导控制的负担，减少控制费用的支出。正是由于以上原因，在组织制度完善、组织成员参与和自我控制能力提高的基础上，坚持将垂直控制与自我控制结合起来，将大大提高组织的控制能力和控制的效果。穗宅脏幸侦帜惩跋武对勾茂锤辐瞄吾丫纸掂杆盼杰蛰苍混位束淹缄稗敏卑焙抨你鲸你拌玉柑份舌拔摈挛傲收洲涟青椿弊拎晰冤鞘朴嘛孤对观激獭