OFFICE_2007_快速入门-Word.doc

Cht键入文字OFFICE 2007 快速入门 Word 篇 您是否听说过 Word？是时候来熟悉 Microsoft Office Word 2007了。我们将学习使用新增功能区的最佳方法，掌握查找常用命令的诀窍，并了解新文件格式的用途。此文档由ITS China 王新宇根据微软中国Office2007帮助文档改编2008-12-8一、 目录一、目录2一、概述31.您是否听说过 Word？3二、功能区41.了解功能区42.使用功能区进行操作53.功能区上的内容64.组中的对话框启动器75.显示其他选项卡9三、查找常用命令101.从“Office 按钮”开始112.项目符号、编号和其他设置123.使用样式134.格式刷145.插入图片、超链接、页眉和页脚15四、新文件格式161.为什么进行更改？XML172.为什么进行更改？新功能183.如何才能知道我正在使用新格式？194.是否存在多种文件格式？205.如何处理现有文档？21五、摘要221.功能区的三个部分222.快速访问工具栏223.对话框中的其他命令224.“文件”菜单发生了什么情况？225.使用键盘22Figure 15Figure 27Figure 38Figure 49Figure 511Figure 612Figure 713Figure 814Figure 915Figure 1018Figure 1119Figure 1220Figure 1321Figure 1422一、 概述1. 您是否听说过 WORD？是时候来熟悉 Microsoft Office Word 2007了我们将学习使用新增功能区的最佳方法，掌握查找常用命令的诀窍，并了解新文件格式的用途。在熟悉浏览过本教材之后，您将能够：使用功能区 新功能使 Word 比以往更加易用。 查找工作中所需的常用命令。 按照最适合自己的方式使用 Word 的新文件格式。二、 功能区1. 了解功能区新功能区横跨 Word 的顶部。(如Figure 1所示)Figure 1当您第一次打开 Word 2007 时，您可能会对它的新外观感到惊讶。大多数的更改主要集中在功能区，即横跨 Word 顶部的区域。功能区将最常用的命令置于最前面，这样，您就可以轻松完成常见任务，而不必在程序的各个部分寻找需要的命令。之所以进行这些更改，是为了让您的工作更轻松、更快捷。设计者从用户的体验出发，对功能区进行了详尽的调研和设计，使各个命令都位于最佳位置。2. 使用功能区进行操作通过观看操作演示，可以更好地了解功能区的易用性和便利性。双击可以看到关于功能区的一段动画。在动画中，首先在“开始”选项卡上剪切某一位置的一些文本，并粘贴到另一位置；然后，使用“样式”更改文本格式；最后，在“页面布局”选项卡上更改页面的背景色。3. 功能区上的内容功能区由选项卡、组和命令三部分组成。(如Figure 2所示)Figure 2功能区有三个基本组件。最好熟悉一下每个组件的名称，以便了解如何使用该组件。 选项卡。在顶部有七个基本选项卡。每个选项卡代表一个活动区域。 组。每个选项卡都包含若干个组，这些组将相关项显示在一起。 命令。命令是指按钮、用于输入信息的框或者菜单。选项卡上的任何项都是根据用户活动慎重选择的。例如，“开始”选项卡包含最常用的所有项，如“字体”组中用于更改文本字体的命令：“字体”、“字号”、“加粗”、“倾斜”等。4. 组中的对话框启动器单击对话框启动器 ，可以查看该特定组的更多选项,如(Figure 3所示)Figure 3 大致地浏览一下之后，您可能找不到 Word 早期版本中的特定命令。不必担心。某些组在右下角有一个小对角箭头 。该箭头称为对话框启动器。如果单击该箭头，您会看到与该组相关的更多选项。这些选项通常以 Word 早期版本中的对话框形式出现。它们也可能出现在大家熟悉的任务窗格中。谈到早期版本，您可能想知道是否可以获得与 Word 早期版本相同的外观。很遗憾，这是不能实现的。不过，只要稍微熟悉一下功能区，您就会习惯各个选项的位置，然后您会发现它可以帮助您更轻松地完成任务，从而喜欢上它。5. 显示其他选项卡选择图片时，会出现一个额外的“图片工具”选项卡，其中显示用于处理图片的几组命令。如(Figure 4)所示Figure 4在这个新版本的 Word 中，特定选项卡只有在需要时才会出现。例如，假设您插入了一幅图片。现在，您要对该图片做进一步的处理。您可能要更改文本环绕图片的方式或者剪裁该图片。在哪里可以找到所需的命令呢？ 选择图片。 此时，“图片工具”选项卡将出现。单击该选项卡。 此时将显示用于处理图片的其他组和命令；例如“图片样式”组。在图片外单击时，“图片工具”选项卡会消失，其他组将重新出现。注意 对于其他活动区域，例如表格、绘图、图示和图表，将根据需要显示相应的选项卡。三、 查找常用命令概述 Word 2007 是全新的版本，这真令人兴奋！不过，您需要花点时间来熟悉它。现在，我们要指出最常用的命令的确切位置。您将了解到，该程序的全新设计完全按照用户的需要来放置这些命令。在哪里创建文档？项目符号和样式在哪里？如何进行拼写检查？如何打印？接下来将回答这些问题以及其他问题。1. 从“OFFICE 按钮”开始 “文件”菜单有哪些变化？按“Office 按钮”来了解一下。(见Figure 5)Figure 5通过使用“Office 按钮”，可以打开或创建 Word 文档。一旦按下该按钮，就会出现一个菜单。您可能会注意到此处所示的菜单与 Word 早期版本的“文件”菜单有点相似。菜单的左侧是处理文件的所有命令。您可以从此菜单中创建新文档或打开现有文档，而且此菜单中还包括“保存”和“另存为”命令。 菜单的右侧列出了最近打开的文档。您始终可以很方便地看到它们，这样您不必搜索计算机即可找到常用的文档。2. 项目符号、编号和其他设置不要忽略“开始”选项卡上的“段落”组。(见Figure 6)Figure 6一旦打开文档并键入文本，毫无疑问就要设置这些文本的格式。“开始”选项卡上的“字体”组中提供了很多熟悉的格式命令，例如“加粗”、“倾斜”和“字号”等。此处还有其他几个命令，您会发现它们非常有用。在“段落”组中，提供了最常用的项目符号列表、编号列表和多级列表。还提供了缩进和对齐命令。请记住，如果在 Word 中看不到习惯使用的选项，请单击该组右下角的小对角箭头 ，即对话框启动器。例如，单击“段落”组中的该箭头会打开一个熟悉的对话框，在其中可以处理缩进以及进行孤行控制等操作。3. 使用样式选择一个现成的快速样式，或者应用以前创建的样式。见(Figure 7)Figure 7如果您需要一种更强大、更有效的格式设置方法，而不仅仅是使用加粗和倾斜命令，请了解一下 Word 新版本中的样式。您可以在“开始”选项卡上的“样式”组中使用样式：快速样式是一些现成的专业水准的样式，应用起来快捷而且方便；在此版本的 Word 中，这些样式拥有全新的外观。最常用的快速样式会直接显示在功能区上。 单击此按钮可看到另外几个现成的快速样式。 单击对话框启动器可打开“样式”窗格。该窗格中包含您可能在早期版本的 Word 中自行创建的自定义样式。您还可以在此窗格中创建新样式或修改现有的样式。快速样式不仅使用方便、让文档外观更漂亮，在整篇文档中使用这些样式还有一个显著的优点：一劳永逸.4. 格式刷“格式刷”位于“开始”选项卡上的“剪贴板”组中。见(Figure 8)Figure 8另一个快速设置格式的命令是“格式刷”。它位于“开始”选项卡最左侧的“剪贴板”组中。使用“格式刷”，可以快速将一段文本的格式复制到另一段文本。要使用“格式刷”，请将光标置于要复制格式的文本中，然后单击“格式刷”按钮。如果要对多个位置应用该格式，请确保双击“格式刷”以使其保持打开状态。然后选择要应用新格式的文本。 要关闭格式刷，请再次单击该按钮，或按 Esc。请您有机会的时候亲自动手练习。5. 插入图片、超链接、页眉和页脚使用“插入”选项卡可以向您的文档中添加大量的信息。见(Figure 9)Figure 9要使文本丰富多彩，您可能需要在文档中添加图片、剪贴画、图表或形状。使用“插入”选项卡可以添加这些内容。但是，此选项卡不仅包含这些命令，还包含“表格”和“超链接”。此外，您还可以插入页码、文本框和艺术字。四、 新文件格式概述:Word 2007 采用一种全新的文件格式。Word 新版本中的另一个重大更改是一种改进的文件格式。这对您意味着什么？新文件格式有助于减小文件大小和提高文件安全性，此外还有其他优点。 接下来，您还会了解到打开未采用新格式的文件时会发生什么情况。1. 为什么进行更改？XML采用新 Word 文件格式的充分理由。见(Figure 10)Figure 10新的 Word 文档文件格式基于新的 Office Open XML Formats，其中 XML 是可扩展标记语言的缩写。不过不必担心，您无需了解 XML；它完全隐藏在后台。您只需记住基于 XML 的新格式具有下列特点：通过分隔包含脚本或宏的文件，更便于识别和阻止不需要的代码或宏，从而有助于提高文档的安全性。 有助于减小文档文件的大小。 有助于保护文档免遭损坏。2. 为什么进行更改？新功能新的文件格式提供了新的功能，如 SmartArt 图形。见(Figure 11)Figure 11通过新文件格式，您还能够使用仅在 Word 2007 中提供的功能。新的 SmartArt 图形就是此类功能的一个示例。此处的插图显示了如何在 Word 中开始使用这样的图形。请注意，有许多 SmartArt 图形设计可供选择。新文件格式支持其他许多新功能，如数学公式、主题和内容控件。3. 如何才能知道我正在使用新格式？如果在“保存类型”框中显示“Word 文档”，则表示您正在使用新文件格式。见(Figure 12)Figure 12如果在 Word 2007 中创建新文档，然后保存该文档，将自动为您选择新文件格式。通过认真查看“另存为”对话框，您可以确认所采用的文件格式。请注意，“保存类型”框显示“Word 文档”。这表示采用的是新文件格式。4. 是否存在多种文件格式？对于新 Word 文件格式，您可能看到的唯一外在差异在于您是否使用宏或代码。以前，只有两种 Word 文件类型：文档和模板（.doc 和 .dot）。Word 2007 提供四种文件类型：.docx、.dotx、.docm 和 .dotm（“x”表示 XML，“m”表示宏）。见(Figure 13)Figure 13基本文档和模板（.docx 和 .dotx）不再包含宏或代码，这就是它们在日常使用中更加安全的原因 在文档中无法嵌入隐藏代码。但是，由于有时宏很有用，所以提供了另外两个文件类型来支持包含代码的文档和模板：.docm 和 .dotm。5. 如何处理现有文档？如何知道 W