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浅谈xxxx天然气管道建设工程文档管理与控制 中海福建天然气公司管网项目组 陈朋1前言2010年5月10日瞭望杂志 作者:尚前名、王仁贵文章“七万公里油气管道谁来护卫”文中提到，目前中国油气骨干管道里程已突破7万公里，到2020年全国油气管网里程将达到20万公里，管道投产后，有可能会因外部干扰、腐蚀、管材和施工质量等原因发生失效事故，导致火灾、爆炸、中毒事件的发生，造成重大经济损失、人员伤亡和环境污染。目前我国与发达国家相比气管道安全性依然有一定的差距，有数据显示，我国油气管道事故率平均为3次/1000千米年，远高于美国的0.5次/1000千米年和欧洲的0.25次/1000千米年。中海福建天然气有限公司投资建设的站线项目输气干线工程，管道总长为356.13公里已经投入商业运营，二期管网工程至2020年规划新建输气管线2074公里，按照国内事故发生率的平均值来推断福建LNG输气管道事故发生率应该不少于1次/年，整个二期工程建成后事故发生率应该不少于7次/年（包括人为和自然因素），试问如果我们的管道出现了质量问题或运营后监管失误而出现事故，我们的管理者是否会问责，如果一旦意外事故发生档案管理部门能够及时提供有价值的历史数据，就能够缩短及抢修时间把意外损失降为最低，为此，我们将对中海福建天然气管道工程档案管理与控制作如下探讨。2、领导的重视是档案管理工作的关键大家都知道一套档案制度及规范，归根结底都是要有人来执行的，即使设计出完整的制度和规范，也可能因执行人员的粗心大意、经验不足、判断失误而失效，作为项目的管理者要时时刻刻的关注项目档案的管理工作，并把项目档案管理列入到日常的管理工作中去，保证项目的原始记录档案的真实性、全面性及价值性，以便于将来的抢修、维修、改建、扩建，同时保管好有价值的原始档案也给我们的项目管理者留下一条后路，因为一旦工程出现了责任意外事故，就全凭这些白纸黑字的原始记录才能说明问题了。3、档案管理的重点是过程控制项目的发展过程分为四个阶段即：项目的启动、计划、实施、收尾，从工程开始到结束是渐进地发展和演变的过程，项目最终行成可交付使用的成果，由于工程项目本身存在一次性的特点，若现场资料丢失、毁坏、遗漏将无法补救，所以在项目管理中项目档案管理过程控制尤为重要，为了保证项目资料完整性与有效性，降低或减少由于承包商造成工程资料丢失、毁坏、漏报等原因所带来的数据损失风险，我们必须抓住项目四各阶段档案管理工作。3.1项目前期准备阶段（启动、计划阶段）工作的档案的收集项目准备工作一般包括：勘察设计、可行性研究、立项批文,选址意见书、土地使用证书,、建设工程规划设计条件、审批修建性详规总平面方案、规划用地许可、规划许可、安全措施审查、施工图审查,、施工前设计、招标等等，项目前期准备工作涉及面广、任务繁多，除业主内部编制大量的文件外，还需向省发改委、规划、国土、环境、水利、林业、农业等各职能部门提交申请报告，同时由于报批、审批的时间周期较长，档案收集困难且不连续，给档案的收集带来了一定的难度，所以督促承办人员及时归档尤为重要。 3.2项目施工过程中的档案控制2.2.1项目档案涉及标准规范项目的档案包括过程文件资料及项目档案，既有内部的也有外部的档案，原始的文件资料是文件归档的基础，档案管理要素包括，国家和行业的法规及海油项目内部的规范，法律法规种类繁多，项目档案管理人员要熟悉和掌握国家、地方及海油内部的管理规范。 3.2.2过程控制中应注意的问题工程档案管理要求“三同步” 即：与施工同步、与检查同步、与验收同步，“三同步”在工程启动、计划阶段我们就要明确档案管理方案及档案管理制度和方法，让承包商知道我们需要什么，他们应该怎么做，在工程实施阶段就是具体做什么了，例如按期填写日报、周报、月报、按期上报阶段性施工总结、隐蔽记录等应业主的要求填写。在施工过程中业主的文件也比较多，需要注意的是为避免文字、逻辑及编号的错误，进度、质量、HSE、综合发文除让领导审批外还必须要经过各部门经理或主管的审阅，为了避免混乱每个专业原则上只能一人发文。3.2.3档案检查的目的是为了提高档案管理也会出现一些漏洞，但是我们可以通过检查整改进行及时的纠偏，为了使档案管理有一个持续改进和完善的过程，我们还要利用质量管理中的一种方法即：P-D-C-A循环，P（ Plan）-计划；D（Do)-执行；C（Check)-检查；A（Act)-纠正,在施工阶段档案管理的关键点就是C检查，检查就是要下去发现问题，纠正阶段就是要告诉大家什么地方存在偏差需要改进，这样就能使大家的思想逐步的与管理要求统一，使我们的档案管理不断的改进和提高。3.2.4信息的畅通是关键信息的畅通是为了我们及时的发现问题，信息畅通的关键点是要建立一套信息流程，并有相关的配套组织机构 。 3.2.5巧用项目管理方法“沟通与协调”提高管理能力 任何人都不想接受被管理，但都会接受沟通与协调，沟通与协调运用的恰当，企业的领导与员工、业主与承办商之间就会形成亲如一家的感觉，企业员工和承办商最爱听的就是道理，强制、强压有些问题会出现适得其反的后果，为了使档案管理人员和承办商的思想逐步与管理者的思想同步，有效性沟通与协调必不可少，在档案控制方面存在着内部和外部、上级和下级的沟通协调，例如承包商隐蔽工程填写有误、检测承包商没有按时出具结果，监理工程师的巡检记录发现问题但是没有关闭等等，我们首先必须用沟通和协调的方法看看问题出在哪里，沟通与协调的方法是多种多样的，我们常用的是文件沟通、电话沟通、面谈和定期、不定期召开会议进行交流等等，如有些果问题反复发生而且频率增加，我们就得用一些管理手段进行纠偏了，也就是说为了项目的顺利进行该得罪人就得罪了。4项目收尾阶段档案控制容易被忽视项目收尾阶段包括合同收尾和管理收尾，管理收尾就包括了档案的编制和移交，但是在这个阶段中项目组的领导奔忙与一大堆急需解决问题，承包商项目经理也忙于施工变更的收尾及结款，所以管理收尾工作往往不被大家重视，同时由于工程实体部分已经结束，项目参加人员人心浮动, 和分包商的关系也因为牵涉到最后的结算，扯皮事儿多，矛盾日渐实出，承包单位的档案管理人员因无人约束工作轻松，有的档案管理人员为了延长轻松的工作，编制和移交档案工作的时间开始拖延，由于编制和移交工程档案工作滞后错过了最好的移交黄金时间（一般是在完工的三个月内），所以造成有的工程一至两年都无法交工，为什么拖延时间那么长呢？因为在项目施工完成后，项目成员手头都保留有的工作记录，收集起来是非常容易的。时间久了，有些项目成员可能去了其他项目组，有些可能离职了，承包商施工技术员、项目经理已经调到其他的项目上去了，到那时去收集为时过晚了，有些原始资料可能就永远也找不到了，所以在项目收尾阶段中强调的是计划性，时间性。谈到计划性和时间性的问题，档案管理人员应该注意的是要提前通知设计、监理、施工承包商等单位那些档案需要收集、整理和保存，由谁来向业主移交，什么时候移交，档案管理人员还应该做到除了按期完成计划外，还要向项目经理及时提供准确的移交清单及项目的施工大事记，并说明施工大事记由项目领导自己保存，因为在质量终身制的今天不知道什么时候用得到。5结束语综上所述，项目档案管理是竣工验收、投产运行、维修改造和对项目进行稽查、审计、验收后评价的依据，是工程抢修、扩建、改建进行正确的分析判断和科学决策的依据，是维护项目