Word使用技巧

第14章 Word使用技巧Word最基本的功能是各种文档的生成、制作、排版、美化修饰。本章将介绍一些Word的基本操做的使用技巧，为更好的使用Word2003的其它功能打下基础。14.1 文字的使用技巧14.1.1文字的修饰技巧14.1.1.1 选择文字要修改文字，一定要先选择文字。在要编辑的文字区域一端单击鼠标左键，不释放鼠标，然后向前或者向后拖动鼠标，则在确定的区域内文字背景会变成黑色，文字变为白色，则说明文字被选择，如图14-1所示。 图14-1 选择文字14.1.1.2 字形与字体设置技巧（1）设置字形。字形包括加粗、倾斜、下划线、字符边框、字符底纹和字符缩放等，在工具栏中对应的按钮和文字样式效果如图14-2所示。图14-2 文字样式对应效果（2）设置字体和字号。字体用于设置文字笔画的基本外形，字号用于设置字体的大小。默认情况下，汉字设置为宋体五号字，如图14-3所示。可以单击按钮，在弹出的快捷菜单中选择其他字体和字号即可，新设置在字体、字号和结果如图14-4所示。同样方法设置计划的标题为四号黑体字，正文为四号宋体字。图14-3 默认字体和字号图14-4 新设置的字体和字号图14-5 设置字体、字号和效果14.1.1.3 设置文字颜色设置文字颜色。单击工具栏中【字体颜色】按钮右面的三角下拉按钮，在弹出的面板中选择文字颜色。14.1.1.4 应用综合设置文字效果如果要设置空心字、阴影等特殊的效果必须使用【字体】对话框，右击要修改的文字，在弹出的快捷菜单中执行【字体】命令，则弹出如图14-6所示的对话框，通过该对话除了可以设置字体、字形、字号、字体颜色、下划线以外，还可以添加着重号、删除线、阴影，可以选择【效果】选项组中对应的复选框观察【预览】区域的文字效果。单击【字符间距】标签，在对应的选项卡中可以设置文字之间的横向距离。图14-6 【字体】对话框14.1.1.5 特殊字符的使用技巧在编辑文章中经常要输入各种特殊的符号，可以在菜单栏中执行【插入】|【字符】命令，打开如图所示的对话框，双击列表中的符号即可完成符号的输入。如图14-7所示。图14-7 【特殊字符】对话框14.1.2 篇幅、格式的设置技巧14.1.2.1 如何添加页码较长的文章要设置页码，不然打印以后容易混乱，方法是执行【插入】|【页码】命令，在弹出如图所示的对话框中设置插入页码的位置，单击【格式】按钮，在弹出的对话框中可以设置起始序号和页码的样式。如图14-8所示。图14-8 【页码】对话框14.1.2.2 设置对齐方式对齐方式用于设置文本在页面上的排列位置，通常分为两端对齐、右对齐、居中对齐和分散对齐等。工具栏上对应的按钮图表和对齐效果如图14-9所示。图14-9 设置对齐方式14.1.2.3 段落的设置段落设置主要包括：段落内的行距、首行缩进、对齐方式以及段落之间的距离等。选择要调整的段落，在弹出的快捷菜单中执行【段落】命令，在弹出对话框中的设置如图14-10所示。图14-10 段落设置其中最常用的设置如下。【特殊格式】选项组中的【首行缩进】选项，一般设置缩进的【度量值】参数为“2字符”，就是新起一段第一行前面空出2个字符的位置，这是最常见的段落格式。单击【首行缩进】下拉按钮，还可以选择【悬挂缩进】选项，该选项与首行缩进正好相反，即第一行不缩进，第二行起向内缩进2个字符。其他【左】、【右】缩进量用于设置整段到页面有效文字区域缩进的距离。【间距】选项组用于设置该段落与前面和后面段落之间空出的宽度（如果前面段落设置了段后间距或者后面的段落设置了段前间距，则两个段落间的总间距等于对应间距之和）以及段落内行距的大小。补充说明：字体的安装比如实例中用到的“方正姚体”字体计算机上没有，怎么办呢？ 可以购买字体安装盘或者从网上下载，将下载后的FON或TTF格式字体文件复制到C:WINDOWSFonts（C为系统盘）目录中即可。14.1.2.4 复制与粘贴文字在Word中可以利用复制和粘贴功能将其他位置的文本应用到当前Word文档中。使用方法如下。（1）选择Word中或者其他文件中的文本，按Ctrl+C键进行复制，按Ctrl+V键进行粘贴。（2）选择性粘贴。执行【编辑】|【选择性粘贴】命令，会弹出如图所示的对话框，在【形式】列表框中可以选择其他形式。如果选择“图片”形式，那么就可以将复制的文字作为图片粘贴到Word文档中。如图14-11所示。图14-11 【选择性粘贴】对话框14.1.2.5 查找与替换如果要编辑几个特定的文字，可以利用查找功能实现，方法是按Ctrl+F键，在弹出的对话框中输入要查找的文字单击【查找】按钮即可。如果想替换文档中的几个特定的文字，则按Ctrl+H键，在弹出对话框中输入查找文字内容和替换的文字内容，然后单击【全部替换】按钮，即可一次将文档中的文字全部替换新的文本。需要说明的是，Word不但能查找和替换字符，还能查找和替换换行符等格式。方法是在【查找和替换】对话框中单击【高级】按钮，可以设置英文字符是否区分大小写，单击特殊字符，如图所示，可以看到有很多字符可以用于查找和替换。如图14-12所示。图14-12 【查找与替换】对话框14.1.2.6 页眉页脚的制作技巧页眉页脚是在页面的固定位置上出现的文字、标识、页码和图案等，具有装饰和提示作用。对于一般的单位或组织通常在文档中使用统一的页眉页脚来树立自己的形象。（1）执行【视图】|【页眉和页脚】命令，进入页眉的编辑状态，可以直接输入页眉文字，如图14-13所示。图14-13 编辑页眉（2）单击按钮，可以在页眉和页脚编辑界面中切换，切换到页脚界面效果如图14-14所示。图14-14 编辑页脚状态（3）单击按钮，可以在页脚中添加页码，如图14-15所示。图14-15 在页脚中添加页码利用其他按钮可以在页眉和页脚中添加图形和日期等。14.1.2.7 项目符号与编号的使用技巧项目符号和编号是常用的段前标识，用于设置段落的序号和标明层次，使用方法如下。（1）选择并右击要设置标号或者标号的段落，在弹出的快捷菜单中选择【项目符号和编号】命令，如图14-16所示。图14-16 选择【项目符号和编号】命令（2）在弹出的对话框的【项目符号】选项卡中可以选择不同的标记。如图14-17所示。图14-17【项目符号和编号】对话框（3）在【编号】选项卡中可以设置不同的编号序号形式。如果一篇文章前面已经设置了编号，则可以选择【重新编号】和【继续前一列表】方式，前者默认从1或a开始，后者与前面的编号顺次连接。单击【自定义】按钮，可以自定义编号的形式和开始序号。如图14-18所示。图14-18 设置编号如果当前段落已经设置了项目符号或者编号，则输入完成后按Enter键进入下一段会自动添加项目符号或者编号。14.1.2.8 设置文字的样式与格式要将整个段落的文字设置有相同的字体、字号或者间距等，可以利用样式功能快速完成。（1）执行【格式】|【样式和格式】命令，在Word界面的右侧将出现【样式和格式】设置界面，默认有3级标题、正文以及文档中已经设置了的文字样式。如图14-19所示。图14-19【样式和格式】对话框（2）单击【新样式】按钮，弹出如图所示的对话框，可以设置文字的字体、字号、对齐方式等。如图14-20所示。图14-20 【新建样式】对话框（3）已经设置好的样式，在列表中右击选择样式名称，在弹出的快捷菜单中执行【修改】命令，可以重新设置样式参数。在文章中将光标放置到段落中，然后单击样式名称，即可将样式赋予段落。14.1.2.9 公式的输入技巧财务中会经常用到一些公式，简单的加减乘除可以用字符直接输入，如果有很多的开方或者微积分公式，就要用到Word的公式功能。（1）执行【工具】|【自定义】命令，在弹出的对话框中选择【命令】选项卡，在左侧的【类别】列表框中选择【插入】选项，在【命令】列表框中选择【公式编辑器】命令，如图14-21所示。图14-21 【自定义】对话框（2）单击并向工具栏上拖动改图标，如图14-22所示。图14-22 拖动图标（3）如果安装Office软件时使用典型设置，是没有安装公式编辑器中的，则会出现如图所示的对话框，单击【是】按钮，将重新安装公式编辑器组件。如图14-23所示。图14-23 安装公式编辑器（4）在文章中出现如图14-24所示的公式编辑器输入界面和如图14-25所示的公式输入工具栏。图14-24 公式编辑器输入界面图14-25 公式输入工具栏（5）简单的英文字母可以利用键盘直接输入，希腊字母和运算字符可以利用【公式】工具栏直接输入，如图14-26所示。图14-26 输入希腊字母或预算字符的工具栏（6）输入好的公式如图14-27所示。 图14-27 输入完毕的公式14.1.2.10 分栏设置技巧当文章特别长的时候可以对文档进行分栏排列。分栏的方法是首先选择要进行分栏排列的文字，然后执行【格式】|【分栏】命令，得到如图14-28所示的对话框。图14-28 【分栏】对话框设置好分栏形式以后，单击【确定】按钮即可。14.2 表格的使用技巧14.2.1 创建表格的技巧创建表格有几种方法。（1）单击工具栏中的【插入表格】按钮，在弹出的列表框中的直接使用鼠标选择行和列的数目，如图14-29所示。松开鼠标，即可完成表格的创建，如图14-30所示。图14-29 选择插入表格的行数和列数图14-30 创建的表格（2）执行【表格】|【插入】|【表格】命令，弹出如图14-31所示的对话框。可以直接设置行和列的数目，单击【确定】按钮即可。图14-31【插入表格】对话框（3）从互联网或者其他文件中复制表格。14.2.2 表格的边框与底纹选择要设置的单元格并右击，在弹出的快捷菜单中执行【边框和底纹】命令，在弹出的对话框中选择【边框】选项卡，通过【设置】选项可以设置表格外框和表格内线条的风格。无：表格外框和表格内线条。方框：只使用表格外框。全部：设置表格外框和表格内线条具有相同的宽度。网格：用于设置表格内线条为1/2磅，设置的线条宽度为表格外框的宽度。自定义：可以通过右面【预览】选项中等按钮自定义设置边框和线条是否显示。线条、颜色和宽度等可以通过其对应的下拉菜单中选择。【应用于】选项用于将设置的结果应用到选择的单元格、文字、段落或者表格。如图14-32所示。图14-32【边框和底纹】对话框【边框】选项卡单击【底纹】选项卡，如图14-33所示，用于设置表格的背景颜色和图案。图14-33【边框和底纹】对话框【底纹】选项卡14.2.3 拆分与合并单元格默认创建的单元格的行和列都是相同的，可以利用表格的拆分和合并功能来调整单元格的形状。（1）选择并右击要拆分的单元格，在弹出的快捷菜单中执行【拆分单元格】命令，在弹出如图14-34所示的对话框中设置拆分的行和列，单击【确定】按钮即可。图14-34设置拆分的行数和列数（2）选择连续的单元格，在弹出的快捷菜单中执行【合并单元格】命令，即可将单元格进行合并。14.2.4 调整表格及单元格宽度表格和单元格的尺寸可以通过下面的方法调整。（1）鼠标光标放置在表格中，在Word界面的标尺上会显示小滑块，单击并移动小滑块，可以直接调整单元格的尺寸。如图14-35所示。图14-35 调整单元格的尺寸（2）右击表格在弹出的快捷菜单中选择【表格属性】命令，在弹出对话框中可以直接设置表格或者单元格的尺寸。如图14-36所示。图14-36 【表格属性】对话框（3）光标放置在表格线上，光标会变成如图所示的双箭头方式，单击并拖动鼠标，可以直接调整行或者列的尺寸。如图14-37所示。图14-37 直接调整单元格的尺寸14.2.5 设置斜线表头一般表格左上角的单元格用于制作斜线表头，以说明行和列的属性，执行【表格】|【绘制斜线表头】命令，在弹出如图14-38所示的对话框中设置表头的样式和行列标题，单击【确定】按钮即可。图14-38 【插入斜线表头】对话框14.2.6 单元格内容排序如果要对单元格中的内容进行排序可以采用下面的方法。选择表格，执行【表格】|【排序】命令，在弹出如图所示的对话框中设置按照哪列和排列标准进行排序。如图14-39所示。图14-39 表格【排序】对话框14.2.7 表格的样式在Word中提供了一些现成的表格样式，选择表格执行【表格】|【表格自动套用格式】命令，在弹出如图14-40所示的对话框中可以选择需要的样式，单击【应用】按钮即可。图14-40 【表格自动套用格式】对话框14.2.8 将文本转换为表格有时会根据需要将一组有规律排列的文本或数据转换为表格，采用下面的方法。（1）打开文件，如图14-41所示。图14-41 打开待转换的文件（2）选择要转换为表格的文本，执行【表格】|【转换】|【文本转换成表格】命令，在弹出如图14-42所示的对话框中设置转换标准和行列数，单击【确定】按钮，得到如图所示的表格效果。如图14-43所示。图14-42 【将文字转换为表格】对话框图14-43 转换生成的表格效果图14.2.9 如何调用其他格式文件在Word中调用其他格式的文件可以利用复制和粘贴的方法获得，除此以外，还可以采用下面的方法。（1）执行【插入】|【文件】命令，在弹如图14-44所示的对话框中，单击【文件类型】下拉列表，如图14-45所示，选择可以用于直接插入的文件类型，在对话框中选择万文件，单击【插入】按钮即可。（2）执行【插入】|【对象】命令，在弹出如图14-46所示的对话框中可以将Excel等文件作为对象直接导入，导入后的文件可以直接进行编辑。图14-44 【插入文件】对话框图14-45 文件类型下拉表图14-46 【对象】对话框选择导入的文件14.3 图片的使用技巧14.3.1 插入与设置图片在各种报告中经常要插入各种图片来说明问题，Word中有几种图片来源。单击【插入】菜单，在【图片】子菜单中可以选择不同的图片来源。如图14-47所示。1. 剪贴画图14-47 插入图片的来源途径（1）当选择【剪贴画】命令时，会在Word界面的右侧出现剪贴画的工作界面，在【输入文字】文本框中输入文字，单击【搜索】按钮，可以得到相关的剪贴画。如图14-48所示。图14-48 【剪贴画】对话框（2）双击图标，即可在Word中输入即可完成图片的输入，如图14-49所示。图14-49输入的图片（3）右击剪贴画，在弹出的快捷菜单中执行【编辑】命令，可以对剪贴画的组成部分进行编辑。如图14-50所示图14-50 编辑剪贴画（4）双击该图形，在弹出如图14-51所示的对话框中设置图形的颜色和边线等效果。图14-51 【设置自选图形格式】对话框右击编辑图形，在弹出的快捷菜单中可以选择编辑顶点和路径的命令，对图形进行进一步设置。2. 来自文件当选择【来自文件】命令时，在弹出的对话框中选择图片文件然后直接插入，得到如图14-52所示的结果。图14-52 来自文件的图片效果图3. 图片与文字的混合排版问题双击图片，在弹出的对话框中选择【版式】选项卡，可以选择文字的环绕方式。如图14-53所示。图14-53 【设置图片格式】对话框嵌入型：将图片作为一个字符插入到文本中，图片随周围文字位置的改变而改变。四周型：设置文字在图片的周围整齐排列，图片的位置不随文字的改变而改变。紧密型：根据图片的形状排列周围的文本。浮于文字下方：用于设置文字悬浮在文字的上方，可以随意调整图片的文字，当下面的文字位置改变时，图片也随之改变。浮于文字下方：用于设置文字停留在文字的下方，可以随意调整图片的文字，当下面的文字位置改变时，图片也随之改变。4.设置图片的色彩、对比度、亮度等右击图片，在弹出的快捷菜单中执行【显示“图片”工具栏】命令，得到如图14-54所示的工具栏，通过这个工具栏可以设置图片的很多属性，按钮的具体功能说明如下。图14-54 【图片】工具栏用于重新插入图片。用于设置图片的色彩，可以设置为灰度或者是黑白图像。用于调整图片的对比度。用于调整图片的亮度。用于裁切图片。用于旋转图片。用于设置线的尺寸和样式。用于设置图片的压缩方式。用于设置图文混排的方式。用于打开【设置图片格式】对话框。用于将该工具点击的图片区域颜色变成透明的颜色。用于重新设置图片的修改。14.3.2 绘图基本技巧利用Word提供可编辑的标准图形，然后利用组合等功能可以制作出很多实用的图形，绘图功能的使用如下。右击菜单栏的空白处，在弹出的快捷菜单中选择【绘图】选项，得到如图14-55所示的绘图工具栏。工具栏中主要有创建图形，设置填充区域、线条和文字的颜色，设置线条和箭头的形状，以及设置阴影和三维效果。绘图的基本原理是绘制出线条或者图形轮廓，然后设置边线和填充效果，利用多个简单图形的组合，得到复杂的图形效果。图14-55 【绘图】工具栏（1）单击图形按钮，这里以矩形按钮为例，单击该按钮，则在Word界面中会出现一个绘图区域，在该区域中单击并拖动鼠标，即可创建一个矩形。右击图形，弹出如图14-56所示的快捷菜单，通过该菜单栏可以为矩形添加文字，或者调整多个图形之间的相对位置，以及进行组合等多种操作。图14-56 图像编辑快捷菜单（2）单击【自选图形】按钮，将得到如图14-57所示各种相对比较复杂的基本图形，通过这行图形进行组合，可以得到不同风格的图画。图14-57 【自选图形】菜单14.3.3 艺术字艺术汉字是Word提供的一种有文字变形和立体效果的工具，执行【插入】|【图片】|【艺术字】命令，得到如图14-58所示的对话框，单击选择一种基本的样式，然后单击【确认】按钮。图14-58 【艺术字库】对话框弹出如图14-59所示的对话框，在对话框中输入制作艺术字的具体内容，单击【确定】按钮。图14-59 输入要插入的艺术字文本得到如图14-60所示的文字效果，可以通过上面的控制点调整艺术汉字的方向和形状。图14-60 插入的艺术字效果图14.3.4 组织结构图等图示的制作在Word中提供了非常使用的图示库，执行【插入】|【图示】命令，弹出如图14-61所示的对话框，这里选择【组织结构图】图示，单击【确定】按钮。图14-61 【图示库】对话框得到如图14-62所示的基本图示效果，同时出现如图14-63所示的工具栏。其中【插入形状】选项用于插入助手、同事和下属等级别的组织关系，【版式】选项用于设置组织图的排列方式。图14-62 插入的基本图示效果图14-63 【组织结构图】工具栏在【插入形状】选项中插入一个【助手】和一个【下属】图标，得到如图14-64所示的结果。图14-64 插入图标后的效果图在【版式】选项中选择另外一种排列方式，得到如图14-65所示的结果。图14-65 更改排列方式后的效果图14.4 有用的工具14.4.1 批注的使用批注一般用于领导在原文件上进行的批示性说明。使用方法是选择要批注的内容，然后执行【插入】|【批注】命令，得到如图14-66所示的结果，可以直接输入批注的文字。右击批注，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】即可将批注删除。图14-66 插入批注14.4.2 统一更改英文大小写的技巧如果要对文章中的英文进行系统修改，如文章中同样的术语大小写不一致，可以执行【格式】|【更改大小写】命令，在弹出如图14-67所示的对话框中统一进行修改。图14-67 【更改大小写】对话框14.4.3 自动更改错误的技巧Word会自动提示输入的错误，一般用红色的波浪线表示，如图14-68所示。图14-68 提示出错信息执行【工具】|【拼写与语法】命令，弹出如图14-69所示的对话框，会显示错误的标准和更改办法，如果确实没有错误，则选择忽略，否则要进行修改。图14-69【拼写和语法】对话框14.4.4 繁简转换与翻译如果与港台地区有业务往来，为方便工作，可以将对方的繁体中文变成简体中文，给对方的文件则要将简体中文变为繁体中文。方法是执行【工具】|【语言】|【中文简繁转换】命令，在弹出如图14-70所示的对话框中设置转换方式，单击【确定】按钮即可。图14-70 【中文简繁转换】对话框Word还提供了多种文字的相互翻译功能，执行【工具】|【语言】|【翻译】命令，在Word界面右侧界面出现如图14-71所示的工作界面，输入要翻译的单词，单击按钮即可直接进行翻译。在使用Word自带的翻译功能时，可以先选择语种，然后再进行翻译，因为Word自带的词典词汇量有限，所以对翻译效果不如专业词典。图14-71 翻译工作界面14.4.5 字数统计一般公文对字数有一定的限制，利用Word的字数统计功能，可以随时查看文章的字数，以便及时进行调整，方法是执行【工具】|【字数统计】命令，弹出如图14-72所示的对话框，这里显示各种字符的统计数