BigAnt用户手册.doc

BigAnt用户手册（标准版）杭州艾朴软件有限公司2013.1236 / 36前言艾朴BigAnt即时通讯软件是企业级的协同和即时消息服务产品。BigAnt不是一个简单的工具，而是一种管理思想。企业能够通过BigAnt具有的功能突破空间的约束，缩短管理的距离，把企业打造成一个没有边界的帝国。BigAnt可以让企业以更安全、更可伸缩和更易于管理的方式灵活方便地使用协同和通讯服务的功能！目录前言2第一章 BigAnt客户端的安装21.1 安装所需软硬件环境21.2 BigAnt客户端软件的安装21.3 BigAnt登陆服务器3第二章 BigAnt客户端的基本应用32.1 客户端用户登录42.2 个人设置42.3 主界面介绍102.3.1 用户信息栏102.3.2 工具栏112.3.3 BigAnt功能区132.3.4 组织架构及人员信息栏142.3.5 Logo区17第三章 BigAnt客户端的具体应用183.1发送消息183.2 群发消息203.3 发送文件（发送文件目录）203.4 会议功能233.5 截屏253.6 语音会话263.7 消息回执273.8 关注联系人283.9 查看消息纪录293.10 查看对方详细资料303.11.用户状态切换303.12.公告功能313.13.远程控制功能323.14.发送E-mail323.15 我的网址收藏333.16 讨论组（群）343.17 文档管理功能353.18 新邮件提示功能39第一章 BigAnt客户端的安装1.1 安装所需软硬件环境1 硬件要求：CPU：P4已上（含） 硬盘：80G； 内存：512M以上；2 软件要求：Windos 98（含）以后的所有操作系统，Windows Me，2000，XP，2003，Vista和Win71.2 BigAnt客户端软件的安装运行BigAnt端（BigAnt Client.exe）程序进行安装。如图所示：BigAnt客户端安装包括安装欢迎页，选择安装路径，安装初始化，安装成功，马上启动BigAnt客户端提示等。1.3 BigAnt登陆服务器BigAnt客户端登录时，要求输入BigAnt服务器的IP地址，人员的登陆账号和密码，这些信息请向BigAnt服务端管理员索取。备注：“服务器”必须输入BigAnt服务端的IP地址。在BigAnt服务端菜单的“工具”栏，“获取服务器IP”可以得到。(目前我局服务器地址设置如下：电脑版为，平板如使用信号，则服务器地址设置为4)“账号、密码”使用BigAnt管理员配置的账号、密码。备注：若是公司用户量比较大，分公司比较多，可以向我公司申请WEB下载和WEB注册和审核的平台。第二章 BigAnt客户端的基本应用本章主要介绍BigAnt客户端的基本应用，例如用户登录、各个模块的基本功能等等，通过本章的介绍，客户端用户可以实现BigAnt大部分功能的应用。2.1 客户端用户登录双击桌面图标或在开始菜单中选择艾朴BigAnt，将出现登录界面，如图3.1所示，用户需要在服务器、账号和密码中输入BigAnt服务端的IP地址，管理员分配的账号和密码，按登录按钮，实现BigAnt的登陆。如果管理员尚未给您分配账号，请联系BigAnt管理员。图5.1 BigAnt登录向导其中，如果用户是该电脑的主要使用者，则推荐将“自动登录”选项选中，那么，当开机时系统会自动为您登录BigAnt，可以省略输入帐号和密码的登录步骤，直接进入BigAnt主界面。如果您是在公网登陆BigAnt，服务器一栏请输入贵公司的固定IP或是域名。2.2 个人设置个人设置包括：我的资料设置、普通设置、消息设置、视频设置、连接设置、声音设置、常用术语设置、热键设置、个人头像设置、密码设置等。定位到BigAnt设置工具栏，具体如下图所示：图5.2设置工具栏注：1、对于初次登录BigAnt客户端的用户，管理员会分配给您一个帐号和初始密码，强烈建议您将初始密码修改为自己所熟知的密码，以便自己能正常、安全的使用该BigAnt客户端帐号。2、BigAnt企业版为便于公司的同事能够快速的熟悉彼此，便于工作的联系，允许用户头像的修改，用户想将BigAnt默认头像换成自己的头像时，直接点击修改头像，根据提示找到头像图片地址即可。3、常用术语可以自定义快速自动回复消息语言。4、热键设置可以自定义常用热键。2.3 主界面介绍BigAnt客户端在登录成功后展现主窗口，它的基本情况如下图3.3.1所示：图2.3. BigAnt客户端的主窗口示例2.3.1 用户信息栏用户信息栏包括：用户头像、姓名、状态、当前工作任务等几个部分。如下图3.3.2所示：图2.3.1 用户信息栏用户头像：您可以双击大蚂蚁头像，快速定位到头像修改设置栏进行头像修改，或者在工具栏中的个人头像功能项修改系统默认照片为自己的个性照片或头像。姓名：显示自己的姓名，本例子为布朗。状态：显示自己当前的状态，本图示中为“在线”，您可以通过点击“在线”文字，在弹出的菜单中修改自己的状态，状态共“在线”、“忙碌”、“离开”等几种。当前工作任务：显示目前正在进行的工作任务。由用户自己输入，如例子中的“BigAnt用户手册”。2.3.2 工具栏工具栏主要是为了方便用户快速查看、修改相关的信息而设置，包括显示消息管理器、用户显示设置、联系人未读消息以及关于BigAnt等几项。如图3.3.3所示：图2.3.2 工具栏1、点击“显示消息管理器”后出现用户的所有聊天记录，消息记录包括收件箱、发件箱和会议记录；右侧记录信息的详情，包括消息状态、附件情况、发送者、消息提示、时间、接收者等；右侧下方记录消息的内容；如图所示：注：BigAnt提供了独特的消息确认机制，如图3.3.5，当对方读取了消息，“消息状态”的小邮箱为打开状态，如果对方还未读取消息，那么“消息状态”的小邮箱为关闭状态。另外，双击某一条消息或者定位到某一条消息，然后右键“查看消息打开”后，将出现“消息阅读状态”，如图所示：图 消息管理器图 消息阅读状态2、“显示设置”为用户自定义设置。3、“联系人未读消息”为所有未读消息。4、“搜索联系人”可以根据“账号/用户”和“电话/手机”等条件搜索联系人。5、 “关于BigAnt Messenger”为BigAnt的简单介绍，记录BigAnt当前版本号，如图 ，BigAnt当前的版本为2.60。图 BigAnt版本介绍2.3.3 BigAnt功能区BigAnt功能区主要放置BigAnt的各个功能键按钮，企业版现有的三个功能键是组织联系人、在线联系人、我的联系人等，“组织联系人”主要显示公司组织架构以及所有的人员信息，“在线联系人”主要显示所有在线用户，“我的联系人”主要显示用户的联系人，分为系统默认的常用联系人和用户自定义联系人。注：BigAnt是一个开放的平台，企业可以根据自己的实际需求在BigAnt基础上进行二次开发，以更大的满足企业自己的应用需求，如公告管理、文档管理、任务管理等等。图2.3.3 BigAnt功能区介绍2.3.4 组织架构及人员信息栏组织架构及人员信息栏由三个部分组成：组织架构联系人、在线联系人和自定义联系人。（1） 组织架构联系人BigAnt系统的即时通信，为用户提供了与企业内部BigAnt员工进行即时信息交流的功能，用户可以在操作面板上，方便地与企业内部员工进行文字消息、文件传输等多种方式的通信。如图注：（1）、点击用户可以快速查看目标用户的简要信息，显示如头像、任务、部门、职务、联系方式等信息。（2）、右键目标用户后出现简单功能菜单，如：发送消息、发送签收消息、显示属性、上线提醒等。其中“发送签收消息”表示发送给目标用户的消息对方必须输入登陆密码后才能读取，适用于机密信息、特殊信息的发送，即所发消息一定是被对方读取，防止被其他用户读取。 如图和图：图 收到签收消息提示图 输入BigAnt登陆密码后才能查看消息“显示属性”为目标用户的详细信息。如图：图 用户详细消息“上线提醒”为目标用户登陆BigAnt时，BigAnt会自动提醒目标用户已经登陆，可以立即和对方取得联系。如图：图 目标用户上线提醒，点击此提示后即可和该用户进行交流BigAnt组织架构和人员信息的整体界面及用户菜单如图所示：图 组织架构和人员信息整体界面（2） 我的联系人有的公司BigAnt用户数量比较大，有几百人、几千人，可是用户自己的常用联系人只有少数的几人、几十人，那么用户可以自定义自己的常用联系人，以便快速找到目标用户。下面介绍如何建立用户自己的联系人：定位到BigAnt功能区“我的联系人”功能键，右键“创建组”，输入自定义组名称，如 “工作常用联系人”，组名称建立以后直接右键该组增加联系人即可。如图图 创建组并添加相应联系人2.3.5 Logo区Logo区只要展示企业的Logo，由企业自己定义，不仅可以展示企业的Logo，也可以是其他Web格式的图片等，例子，如图2.3.5：图2.3.5 BigAnt为国内著名交友网站世纪佳缘设置的Logo展示第三章 BigAnt客户端的具体应用3.1发送消息IM（Instant Messaging）就是即时通信的英文缩写。BigAnt提供了全方位的即时消息服务，让用户可以充分感受即时消息给工作带来的便捷，以及在提高工作效率方面所起的作用。发送消息的方式主要有两种：（1）、双击BigAnt的用户头像，在弹出的对话框中输入信息，如图3.1.1（2）右击BigAnt的用户头像，会弹出一个发送信息的对话框，如图3.1.2。图3.1.1 在此对话框中输入消息然后点击发送图3.1.2 定位到目标用户，然后右键弹出发送消息菜单注：实现更加人性化的即时消息表达方式，满足用户的个性化需求。 消息对话框设置工具条，提供多种方式的即时消息表达。如图6.1.3图3.1.3 消息对话框设置工具条 选择表情符号，表达目前心情。如图3.1.4图3.1.4 表情符号设置 设置快速回复，让沟通更高效率。自定义设置快速回复，请点击“设置”，增加更多快速回复内容。如图3.1.5图3.1.5 快速回复设置3.2 群发消息（1）、对部门群发消息，直接定位到BigAnt组织架构目标部门，右键弹出群发消息菜单，如图3.2.1（2）、对特定人员群发消息，按住Ctrl，点选目标用户，然后右键弹出群发消息菜单，如图3.2.2图6.2.1 群发消息必须在部门展开的情况下进行图3.2.2 对特别目标群发消息3.3 发送文件（发送文件目录）除了即时信息，BigAnt用户之间还可以进行文件的直接传送。BigAnt文件传输支持服务器中转的离线模式和P2P传输模式。发送文件主要有四种方式：（1）定位到目标用户，右键弹出发送文件菜单，如图6.3.1；（2）直接将要发送文件拉到消息对话框中发送；（3）在消息对话框中点击功能键，如图6.3.2；（4）直接定位到要发送文件，右键弹出快发菜单，如图6.3.3.图6.3.1 定位到目标用户右击图6.3.2 点击功能键发送文件以及将文件直接拉到消息对话框中发送图6.3.3 直接右击有发送的文件图6.3.4 P2P文件传输备注：对方是否已经接收或者拒绝：对方已经接收了发送的附件的提示，如下图：对方拒绝接收发送的附件的提示：3.4 会议功能BigAnt可以一对一进行交流，同时也可以进行多对多的交流。直接在电脑前面进行会议，不需要再像以前一样把所有人召集到会议室，这种传统的会议无疑浪费了很多时间。BigAnt为用户提供了全新的会议功能，让所有人能轻松的召开会议，所有的决定都在“默默中”讨论完毕。会议功能的实现方式有两种：（1）召开部门会议，直接定位到BigAnt组织架构目标部门，右键弹出会议菜单，如图6.4.1；（2）对特定人员召开会议，按住Ctrl，点选目标用户，然后右键弹出会议菜单菜单，如图6.4.1，输入会议名称后即可召开会议，如图6.4.2和图6.4.3图6.4.1 召开部门或者特定人员会议，注：部门会议必须在部门展开的情况下进行图6.4.2 输入会议名称图6.4.3 会议对话框，会议中间还可以增加人员进入会议3.5 截屏BigAnt提供了强大的截屏功能，用户不仅可以抓取任何需要发送给对方的图片，而且还可以事先对图片进行编辑，让对方能够快速的领会用户的意思，让沟通协作更加无间。进行截屏功能时，可以隐藏对话窗口，在需要抓取对话内容时，可以不隐藏对话窗口，这主要通过截屏功能的“隐藏窗口”功能键完成，截屏分为两种：（1）截取屏幕，用户自定义对图片大小、范围进行抓取；（2）截取窗口，BigAnt自动对形成单独窗口的屏幕进行跟踪、截取。注：“隐藏窗口”打钩表示截图时消息对话框自动隐藏，不打钩表示截图时消息对话框不隐藏，用户可以根据实际需要进行设置。如图6.5.1和图6.5.2图6.5.1 截屏功能图6.5.2 对截取的图片进行编辑，左侧为图片编辑功能区3.6 语音会话BigAnt为提高语音的传输速度和语音的清晰度，特别设计了BigAnt语音服务器，让用户在进行文本会话的同时，还可以进行语音会话，此功能可以为企业节省大笔的电话费。用户需要进行语音对话时，通过点击“语音通话”快捷按钮，可以轻松的实现和其他BigAnt用户的语音沟通，如图6.6.1：图6.6.1 语音会话3.7 消息回执BigAnt消息回执功能是BigAnt为了提高企业的工作响应速度而专门设计的一项功能，也是BigAnt最具特色的功能。BigAnt提供了独特的消息确认机制，保证消息的即时、明确、安全的传达，确信对方是否已经查看到我的消息。消息回执功能是BigAnt自动发送的，无需用户另外设置。主要的表达方式有以下两种：在消息对话框中用“信封表示”，信封打开表示对方已经查看了此消息，信封关闭表示对方还没有查看此消息。如图3.7.1图3.7.1 消息回执提示 2、在消息对话框关闭的状态下，BigAnt采用自动弹出查看提示的方式，如图6.7.2图3.7.2 消息回执提示3.8 关注联系人BigAnt提供关注某个联系人上线功能，比如您需要等待某个同事处理事情，但目前又不在线，则可以设置对该同事的上线关注，一旦该同事上线，BigAnt会发送上线通知给你。方法如下：定位到BigAnt目标用户，右键弹出菜单选择“上线提醒”，如图6.8.1，用户上线时发送的上线通知，如图6.8.2。图3.8.1 选择“上线提醒”图3.8.2 用户上线时BigAnt发出通知，点击后马上可以和该用户会话 当不需要再关注此联系人时只要将“上线提醒”打钩去除即可。3.9 查看消息纪录用户可以通过点击BigAnt用户端主界面的“查看消息记录”，打开消息管理器查询本地历史消息记录。也可以右键某目标用户“谈话记录”或者在消息对话框的“谈话记录”功能键查看和某人的历史记录，可以清晰的查找与单人、多人的会话记录，大大的方便了用户查询各种类型的历史信息。如图3.9.1图3.9.1 消息管理器界面3.10 查看对方详细资料要查看BigAnt中对方的详细信息，可以通过多种途径，方式如下：1、定位到某人然后右键弹出菜单的“显示属性”，查看该用户详细资料，如图6.10.1；2、点击用户姓名头像，查看该人简单资料，如图6.10.2：图6.10.1“查看用户资料”窗口的示例图3.10.2 点击用户查看简单用户资料3.11.用户状态切换当BigAnt用户离开电脑、会议、外出等事务的时候，可以在BigAnt上标注自己的当前状态，以便与其沟通的其他BigAnt用户能及时查看对方当前状态的而做出反应。通过图6.11.1中的“用户状态切换”按钮打开下拉菜单，选择自己需要的合适状态：图3.11.1 户状态切换的菜单示例其中，点击“设置”项进入如下图6.11.2所示的快速回复设置窗口，可以增删自己的自动回复文字的定义：图3.11.2 自定义快速回复的示例3.12.公告功能公告的发送，可以通过多种方式，方式如下：1.管理员直接在BIGANT管理器直接发送广告。2.有权限的用户在BIGANT客户端新增公告（如图1）。图1，点击新增输入主题和内容（也可以加附件）-发送给指定用户或者全部用户。3.13.远程控制功能用某一个客户端通过网络来远程观看或控制另一个客户端。3.14.发送E-mail右键点击某用户，即可弹出一个对话框，（如下图），点击“发送E-mail”，输入邮件的主题和内容，点击发送即可。备注：用户在本地电脑配置好outlook或者其他。3.15 我的网址收藏我的网址收藏，是艾朴BIGANT即时通讯软件的一项重要的增值功能，方便用户打开自己的喜爱的或者经常浏览的网站。具体操作步骤如下：点击功能菜单区的，登录到我的网址收藏，右键点击“LINKS”，选择ADD LINKS，输入相关信息，如显示名称，网址和备注等；备注：选择Public的话，即所有的客户端都可以共享。选择Private的话，即个人的，那么只有添加网址的用户才能看到该网址。3.16 讨论组（群）在管理端新建好相应的群组后，在客户端就可以显示，点击群聊，就展开讨论。3.17 文档管理功能文档管理是艾朴BIGANT即时通讯的一个延伸的增值功能，可以为企业提供一个设计过程管理及协同工作的平台。BigAnt的目标是，公司所有的文档都存储在服务器中，有什么好处？1、存储在服务器不用担心文档丢失。服务器提供很好的备份机制。2、双重备份，在本机及服务器上均有存档，离线不影响工作。3、文档加密存储，更加安全.BigAnt文档管理有三种应用模式，分别是公司文档、项目文档、个人文档等。下面分别介绍：一单位文档由企业根据自己的实际进行配置，最大限度的满足企业对文档管理的需求。公司文档可以是各部门的文档，比如生产制造型企业可以是开发部文档、加工部文档、装配部文档、销售部文档等等，各部门下面再设置二级文档项目，在比如贸易型企业可以是客户文档、产品文档、销售文档等。二项目文档项目文档跟BigAnt的协同作业相关，可以对项目进行分类，以项目名称进行命名，所有