MP0901物资管理控制程序(存档).doc

版本/修改：3/3 物资管理控制程序 编号： MP0901 目 录0 修改记录1 目的2 适用范围3 术语和定义4 职责5 程序6 相关文件7 相关记录本程序第三版于2009年9月3日发布, 2009年9月7日起实施。0修改记录修改号编写审核批准批准日期修改页次修改理由3.0李红张健张保民2009.9.33.1李红张健张保民2010.7.29全部根据实际工作情况3.2李红张健张保民2011.7.11第9页根据公司下发新文件，修改相关内容3.3全部东港物资业务整合1 目的本程序规定了物资需求时申报采购申请、计划下达、修改备件类临时编码、采购订单、物资结算、统计报表、资料存档、废旧物资回收、加工件制做制作等过程的控制办法，旨在防止因报采购申请失误，造成物资中心错采、未能按时准确结算、结账及报表不准等现象。从而提高工作效率，避免错结、报表错报现象的发生，满足生产经营需求，提高经济效益。2 适用范围本程序适用于公司所有部门的物资管理。3 术语和定义3.1 计划：技设科计划员依据经过批准的采购申报，上报物资中心进行采购。3.2 重要物资：设备中的关键部件、技术含量高、采购款额比较大的物资。3.3 供方：物资中心（提供物资的厂家或商家）。3.4 付款凭证：秦皇岛港股份有限公司付款凭证3.5 付款申请单：秦皇岛港股份有限公司付款申请单3.6 入库单：秦皇岛港股份有限公司入库单 3.7 出库单：秦皇岛港股份有限公司出库单3.8 移库单：秦皇岛港股份有限公司移库单3.9 临时出库单：秦港二公司物资临时出库单 3.10 收支存明细卡：秦港二公司物资收支存明细卡 3.11 合同验收单：秦皇岛港股份有限公司合同验收单3.12 备件加工验收单3.13 物资送交单：废旧物资送交单3.14 废旧物资产生、处置登记台账3.15 废旧物资处理过程记录单 3.16 废旧物资台账4 职责4.1 技设科负责采购申请的平衡审批或申报；重要物资的供方初选、技术协议签订、索取相关资料；参与重要物资验收和资料归档。配合财务科、物资中心完成物资及加工件的结算付款；做好物资统计向有关部门提供相关报表。4.2 各单位负责物资采购申请的申报、参与物资选型及验收、物资支领、本单位队级库库存物资管理。4.3 企管科负责加工件合同的审核管理，实施过程中法律咨询和纠纷解决。4.5 财务科负责加工件、物资中心、司机补助等付款。5 程序 （见流程图）5.1 流程采购申请申报年度采购申请月度采购申请临时采购申请物资需求年度采购审批月度采购审批采购申请审批临时采购审批核实库号、需求时间修改、替换临时编码销项及增减数量采购申请平衡协商替代物资制采购订单制付款凭证制付款申请单物资、加工件结算物资入库 稽核单据核对、打印报表稽核、统计报表 报送相关部门装订存档 加工件制做制作废旧物资管理 建工单、签合同、验货5.2 采购申请、计划形成5.2.1 年度采购申请：由技设科申报采购申请，由技设科科长审批后转给主管经理确认,经审批后由技设科物资计划员平衡后上报物资中心（年度追加需求临时补报）。5.2.2 月度采购申请：每月5日前，各单位将下一阶段预计消耗或需要储备的物资需求报技设科主管工程师，技设科主管工程师审核后，转给技设科备件计划员审核并汇总经公司设备设施会确认审批，备件计划员将审批后的汇总计划转给技设科长确认。技设科长确认后转给技术副经理签批。技术副经理签批给物资计划员,经主管工程师等相关负责人审批后，由技设科计划员平衡后上报物资中心。5.2.3 临时采购申请：2000元以下的一般材料及部件的采购申请，经技术副队长审核批准后，转给技设科物资计划员;采购申请总价超2000元以上的物资，需技设科主管工程师审批，审批后的采购申请经技设科物资计划员平衡后上报给物资中心。2000元以下的采购申请可直接报技设科计划员。5.2.4 各单位在申报物资需求时要考虑综合经济效益，为降低采购成本，在满足需求的前提下，对数量、性能指标、品牌等方面要求适度。5.2.5 各单位申报采购申请中的物资名称、规格、型号（或图号）、相关技术参数、特殊要求等要准确描述，计量单位参照EAM选择。所申请的物资与EAM中的物资编码、物资描述、计量单位相符时直接选择，否则以临时编码（N码）的形式上报，上报时要按正规格式的要求申报；申请单位、仓库号、申报数量、到货时限要求、指定的品牌、商家（特殊情况）等要填写准确；加工件要随需求申报提供规范图纸（仅厂家有图时提供图号），特殊情况下也可提供样品。申报各大机配件的采购申请要标识出大机和机构的名称。5.2.6 技设科、各单位负责人及主管工程师要认真审核采购申报，避免错报，漏报或超报。5.2.7 经审批后的采购申请由计划员分配给物资中心进行采购。5.2.8 申报到技设科的采购申请须变更或计划在执行过程中因相关参数或图纸变动等原因停止运作时，由计划员在EAM上做驳回处理。申报单位应重新申报，如变动情况涉及到存档的原始资料和设备档案时，要做好相关工作，确保原始档案准确。5.3 采购订单、非订单接收5.3.1 结算员根据物资中心返回的配送单，核实收料人签字及其它内容无误后，制采购订单。各队根据采购订单做订单接收、打印单据并签字，及时返给结算员，待物资中心取回，做为结账凭证。5.3.2 各队申报的加工件等物资、修复件，到货后未使用完的、队级库管员应以非订单接收的形式入账并打印入库单。需入机电队库的，送交单位填写物资送交单，双方交接签字后，机电队库管员根据物资送交单做非订单接收并打印入库单。非订单接收的物资入账时要填写单价，申报的物资未用完的，按配送单上单价入账，设备随机备件、修复件估价入账。若无正式编码，配件由技设科计划员、其它由物资中心统一编码。5.3.3 队级库库存物资定位要合理，要严格按物资存放规则摆放。使用收支存明细卡或料签管理，保证账、物、卡相符。特殊情况下同一种物资同一库内多处存放时采用主、副卡形式，即：主卡显示全部数量，标识出副卡的货位号，副卡显示本卡的数量，标识出主卡的货位号。5.3.4 库房（场）整洁、物资摆放规范，具备条件的物资要成行成线、五五摆放。危险品、易燃品存放要满足产品的特殊规定。5.3.5队级库库存物资要妥善保管，注意按物资特性存放和适时保养，做到不损坏、不失效、不缺少、不零乱。5.4 结算付款5.4.1根据物资中心托收，结算员制付款凭证、付款申请单，经技设科科长、经理签字后报财务科。5.4.2 对不具备结算条件的，按暂估入账上报财务科。5.4.3 技设科结算员向财务科借用2000元备用金，做为差旅费等垫付用款，后到财务科报销。5.5 物资支领5.5.1 从物资中心支领物资，由各队制领料票，主管队长审批；机关用料，业务量大的科室由本科制领料票，本科科长审批，业务量小的科室需开临时出库单，在批准、领料人处签字并加盖本科室公章，由技设科代制领料票，经技设科科长审批，然后拿盖有本单位公章的4联空白出库单，在领料人处签字，去物资中心领取，由物资中心库管员打印出库单并发放。 5.5.2支领燃润料、计量器具、劳保用品等特殊物资，由使用部门制领料票，技设科、安监科、主管经理审批 。5.6 统计报表5.6.1 统计员在每月月底结账前，将入库验收单与收支存统计表核对，无误后在入库验收单上签字。5.6.2 统计员将打印的明细表按库号分类下发给队级库，库管员按明细表上的顺序与单据核对，无误后在明细表上签字同单据一并返统计员。5.6.3核对、打印各类统计报表，经科长签字、盖章后报送相关部门。 5.6.4 每月结账后将各项明细表及单据进行分类装订，存档。5.7 加工件合同管理5.7.1办理5000元以上加工件业务要与供方签订文字合同。5.7.2备件制做制作员与供方沟通后，制做制作电子合同报科长，由科长报相关部门审批。经审批后再由备件制做制作员与供方签订文字合同，加工业务以文字合同为准。5.7.3一般情况下，应先签合同后加工制做制作，确因生产急需等情况，可先加工制做制作后补签合同，但在加工制做制作前应经技设科科长同意。5.7.4合同管理要严格执行公司合同管理实施细则。5.7.5已执行的合同，结算员要暂时保存，年底交统计员统一存档。5.8加工件验收5.8.1供货单位、备件制做制作员、用料单位对加工件的数量、质量等要共同进行验收。5.8.2备件制做制作员填写合同验收单、备件加工验收单，验收人员在单据上签字。5.9废旧物资回收、保管及处置执行废旧物资管理办法。6 相关文件6.1 采购控制程序6.2 物资存放规则6.3 废旧物资管理办法6.4 合同管理实施细则7 相关记录7.1合同验收单7.2 备件加工验收单7.3 合同7.4 废旧物资台账7.5 秦港二公司废旧物资送交单7.6 秦港二公司废旧物资处理过程记录单7.7 付款凭证7.8 付款申请单7.9 入库单7.10 出库单7.11 移库单7.12 临时出库单7.13 收支存明细卡7.14 料签7.15 入库明细表7.16 出库明细表7.17 移库入库明细表7.18 移库出库明细表7.19 收支存统计表7.20 机关物资支出统计表7.21 各队物资支出统计表7.22 项目支出统计表7.23项目支出统计表按部门统计7.24 机关物资支出明细表7.25 各队物资支出明细表7.26 项目支领明细