机关费用管理办法(试行).doc

机关费用管理制度第一条 目标11短期目标111加强公司费用管理，避免不合理开支，降低经营管理费用，提高经济效益。12中长期目标121通过推行本制度，不断引入科学的管理方法，改善机关事务办理流程，强化部门管理职能，提高执行力。第二条 管理机构、管辖对象、适用范围21管理机械211机构设置2111设立总部费用管理委员会，由总经理任主任，党委书记、主管副总经理任副主任，部门经理任委员；管理委员会办公室设在财会部，为委员会具体事务执行部门。212主要职权2121主要职权2121委员会主要职权：审核批准公司年度费用预算；监督费用管理制度的执行；评价与考核各部门费用管理；对公司费用管理行为进行评价与改良。2122财会部主要职权：组织开展年度费用预算工作；执行各项明细费用管理；过程反馈与总结；费用管理制度修订与完善。22管辖对象221本制度涉及全部管理费用、财务费用和有关税费的核算项目（不包括递延所得税费用）。222财务费用和有关税费的考核有别于其他管理对象。23适用范围231本制度适用于公司机关，各项目、单位参考执行。第三条 管理方式机关费用采取预算管理、额度管理和行政管理三种方式。31预算管理311定义3111预算管理是指各职能部门事先向财会部提出下期本部门所有费用的计划（金额5000 元的财产购置、修理等须另单独预算申请），财会部统一报费用管理委员会讨论、审核，经主任批准后，确定该部门下期费用预算金额。费用报销时，财会部根据费用预算，准予报销或另行处理。312具体实施3121公司对所有费用实行按年预算，按季度进行反馈。3122当年12月25日前，各职能部门向财会部提交下年费用预算表，经过费用管理委员会审核、主任审批后，在1月10日发回各部门执行。3123由财会部在季度终了后的10日内形成季度费用开支报表和年终了后20日内形成年度费用开支报表，上报费用管理委员会领导，并提供部门分割单以备查询。313超预算部份审批权限3131部门年度费用合计数若超过全年预算，或者单项费用合计超过全年预算的，则其后开支的费用一律由费用管理委员会主任审批后方可进一步处理，包括不予报销、部份报销或准予报销。32额度管理321定义3211额度管理是指费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据包括营业额、工作职务、员工人数等。322具体实施3221根据职务确定额度的费用项目包括通讯费、交通费和餐补。3222根据员工人数确定额度的费用包括劳保用品费等。333行政管理3331定义33311行政管理是指费用报销人在费用发生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用才能按费用报销流程报销。3332具体实施33321单项费用金额2000元必须事先采用书面申请（包括出差派遣单、业务招待申请单、请购单、会议通知单、办公耗材采购计划、维修报告及其他形式的申请报告）。无批准的书面申请，在报销时财会部作退回处理。33322行政领导级别：职员部门经理、经理主管副总、党委书记总经理。3333行政管理审批权限33331单项费低于2000元，由党委书记或主管副总审批后开支。33332单项费用 2000元，由总经理审批后开支。第四条 管理办法41各项费用管理方法细分411预算管理和额度管理相结合 管理办法序号费用项目核算内容负责部门预算管理与额度管理相结合1通讯费按职务核定标准发放的手机及座机费用公司副总按560元/月、部门经理按350元/月、副经理按210元/月人力资源部2劳保用品150元/人.月,全年发放安环部3市内交通费按职务发放的交通费包干人力资源部412预算管理和行政管理相结合管理办法序号费用项目核算内容负责部门预算管理与行政管理相结合4业务招待费招待客人的餐费、礼品、娱乐、门票等综合、各部门5差旅费出差车费、住宿费、市内交通费、补贴相关部门6翻译费标书资料翻译市场开发部7探亲路费探亲车船费人力源部8会议费参加会计而单独列明的费用，不包括随之开支的差旅费等综合9行车补助驾驶员在中山以外区域出车的专项补助综合10燃油费车辆耗油综合11养路费车辆按年缴纳的路费综合12车辆通行费过路过桥及停车费综合13办公设备耗材费包括每月按计划采购的用品和需保持一定库存的消耗品综合14印刷装订制作费集中为技术研发、开发部及财务部的资料整理相关部门15邮资费集中为技术研发、开发综合及财务部的资料邮寄相关部门16书报资料费各部门按年定制和零星休购有书籍资料综合17维修费车辆等资产维修及办公楼的装修综合18安全措施费核算由安环部安全生产方面的开支，包括差旅及其他安环部19电话费总部办公电话开支，包括领导手机、座机及传真机综合20信息化费用包括信息系统、网络和计算机耗材等合同、综合21企业宣传费包括内部刊物印刷、稿酬、宣传资料与人工、礼品等企划部22聘请中介机构费认证费、公证鉴认费、会计师、税务师、律师事务所固定费用相关部门23咨询费业务专业咨询费相关部门24诉讼费诉讼过程发生的促裁费、执行费、律师费等合同25招投标费投标服务费、手续费等市场开发部序号单据名称使用说明1差旅费报销单差旅费报销（车、船、飞机票、住宿费、补贴等）2固定资产验收单办公、仪器和机械等设备购置验收及支付的要件3请购单用于办公需用口（非固定资产）购买审批4出差派遣单差旅费借款、报销要件5住宿接待申请单经审批的本申请单作为报销接待费用的要件6原始凭证粘贴单票据粘贴单7借（领）款单个人差旅费暂借款或领款8出车任务单驾驶员报销及补助凭据9对外付款审批单各类货款和代垫款项的支付、其他金额较大的日常费用支付10业务招待费报销单业务招待费的报销要件，要求按次填写报销单注：2、3、8项为对口部门管理，其他为财会部管理542对外付款审批单使用注意事项5421各项货款的请款必须附加采购合同、验收单、费用明细作为审核依据。5422办公等租赁合同必须报财会部备案，作为租赁费支出的依据。5423付款审批权限见第七条相关规定。5424支付形式以转账支票、贷记凭证、电汇（包括网上银行汇款）和银行汇票为主。第六条 费用报销的步骤和流程61所有费用均须总经理或总经理授权委托的人员审批签字后方可报销。62步骤621判断所发生的费用：有无预算？无预算或超预算，走“超预算部份审批权限”。622判断所发生的费用：属何种管理办法？6221如属“4.1.1预算管理和额度管理相结合”，判断是否超额度，若超额不予报销。6222如属“4.1.2预算管理和行政管理相结合”，判断是否经过“行政审批管理”，单项费用金额2000元是否有批准的书面申请？，否则：补办手续或不予报销。6.3报销流程如下图：经办人整理自审部门经理审核财会部审核财会部粘贴计算并复核部门经理签字注明付款单位、日期 真实性审核 合法性审核 掌握预算开支动态金额大小写及标据形式领导签批财会部报销 每次报销业务需相应的申请单或申请报告（如业务报销招待费时需按次填写业务招待费报销单），财务部每个星期的二、五是费用报销日。合理性审核 结合备用金额度 处理第七条 借支及对外付款规定71公司不开放差旅费、办公费、业务招待费、活动经费、职工医药费等之外的其他个人借款，并且借支超过一个月不进行报账或清还借支的，财会部视具体情况扣除相应的个人工资进行对其备用金的清还。72付款审批721付款包括员工借款、分部资金往来及对外付款三方面。722对分部付款和对外付款必须有分部申请报告或合同付款依据。723付款流程及权限如下图：填制审批单 部门经理签字 总经理签字（或电话通知） 经办人 财务部支付 总会计师签字（或电话通知）73个人差旅费借款731借支需凭批准后的出差派遣单进行申请。732差旅费借款最高限额（按职务）：职员2000元，部门副经理3000元，部门经理5000元，公司副总20000元，总经理30000元。第八条 其他费用制度调整 以下是对财务管理分册中有关费用的条款进行一些细化，其他仍按财务管理分册规定执行。81差旅费制度811因公司已按标准发放了（月）市内交通费与按次报销往来车站、机场与公司之间的交通，故不再报销中山内交通费。812出差期间的招待费不得列入差旅费报销单，须单独办理手续、粘贴与差旅费同时报销，否则财会部作退回处理。813中山市外的交通费（含出租车费）按地区包干使用，不再凭票报销。市内交通费包括除飞机票、火车票、轮船票长途汽车票及有关机场建设费、保险费以外的所有交通费用、未能认定为长途汽车票的一律视同市内交通费。长期驻外人员（指在同一城市，连续出差15天），期间的交通费不实行包干制，按实报销。82业务招待费821业务招待费的支付由负责招待的人员的自行结账，其他人员不得代替，也不得代为报销。发生业务招待前需填写业务招待费申请单，报销时需填写业务招待费报销单，以上两份单做为报销的必要附件。第九条 预算考核91预算上报911各职能部门未能在规定时间内提交费用预算表，预算数据不严肃、不严谨，未提供财会部要求的支持性资料的，则该部门全年费用预算总额在委员会审批的基础上下浮10%。92预算执行921部门年度费用开支未超过预算的，根据节约比例的高低按节约金额的15% 进行奖励（税前，下同），由部门负责人进行分配。922部门年度费用开支超过全年预