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印章和合同管理中的法律风险 目录 第一部分认识印章 第二部分公司印章 第四部分印章管理的法律法规 第三部分印章的法律意义 第五部分印章的使用和管理 第六部分以案说事 前言 经济学家认为 任何一个国家或地区在其工业化开始之前 某些重大的障碍必须清除 而另一些有利的因素则必须创造出来 他们认为 任何单一的 障碍 或 先决条件 都有办法避开或找出替代办法 但存在许多障碍或缺乏各种所必需的前提条件 将会给经济发展造成重重困难 甚至在某些情况下将无法发展 第一部分认识印章 一 印章的由来 中国的雕刻文字 最古老的有殷的甲骨文 周的钟鼎文 秦的刻石等 凡在金铜玉石等素材上印雕刻的文字通称 金石 玺印即包括在 金石 里 玺印的起源或说商代 或说殷代 至今尚无定论 根据遗物和历史记载 至少在春秋战国时已出现 战国时代已普遍使用 起初只是作为商业上交流货物时的凭证 秦始皇统一中国后 印章范围扩大为证明当权者权益的法物 为当权者掌握 作为统治人民的工具 战国时期 主张合纵的名相苏秦佩戴过六国相印 近几年来 出土的文物又把印章的历史向前推进了数百年 也就是说 印章在周朝时就有了 二 中国历史上最特殊的印章 传国玉玺 受命于天 既寿永昌 三 印章的基本功能 1 象征功能 用于象征权力和等级 2 证明功能 用来证明身份和行为 第二部分公司印章 公司印章是指企业刻制的以文字 图记表明主体同一性的公章 专用章 它是企业从事民事活动 行政活动的符号和标记 包括 公司印章主要包括公司公章 法人章 财务章 以及合同章 发票章以及业务专用章和部门专用章等 一 公司印章的种类 1 公司印章 代表公司的统一用章 2 法人印章 法定代表人个人印章 3 部门印章 部门或分支机构印章 4 专用印章 财务 发票 合同 业务章等 5 功能印章 收发 校对章 骑缝章 附件章等 二 印章的使用范围 1 凡属以企业名义对外发文 开具介绍信 报送报表等一律需要加盖公司法人公章 2 凡属企业内部行文 通知等 使用公司内部印章 3 凡属部门与公司 部门与部门业务范围内的工作文件等 加盖部门印章 4 凡属经营类的合同 协议等文本 一般使用企业合同专用章或企业法人公章 5 凡属财务会计业务的 用财务专用章 第三部分印章的法律意义 1 确认法律关系的作用 2 证明法律关系主体的作用 3 识别行为主体的作用 4 表明代理权限的作用 一 公司及专用印章的法律效力 1 印章之所以具有证明力 是因为印章的使用可以代替签名 而与印章的质料 大小 形制无关 2 印章之所以被广泛使用 主要是因为使用印章有时具有省事省力之效 3 在民商事活动中 印章的象征功能已经很不重要 4 由于印章极易被伪造 并且印章的名义所有者与实际控制者极易分离 所以 印章的证明力在本质上低于签名的证明力 二 部门印章 部门印章是指刻有企业内部职能部门字样的印章 企业成立后 其公章 合同专用章及财务专用章必须先经过工商 公安部门批准备案才能刻制 但是部门印章的刻制程序较为简单 根据国务院的有关规定 只要经事业单位的领导批准 就能到公安部门指定处刻制 使用部门印章原因 一是企业公章的使用较为严格且申请手续复杂 不便于日常一般业务的使用 而部门印章的简便特点能满足一般的工作需要 二是企业想通过部门印章避免过多地使用企业公章所带来的风险 三 部门印章的法律效力 1 表见代理说 部门属于企业的内部职能机构 只要是部门对外的真实意思表示 而对方有理由相信部门的意思就是代表企业 那么部门印章的行为就构成典型的表见代理 2 无权代理说 只有依法成立的法人才有民事行为能力 但部门不是法人更无民事行为能力 所以其所做的印章行为应当属于无权代理 当然不能产生法律效力 3 越权代理说 部门属于企业内部的一般业务机构 其只能在应有的业务范围内作出意思表示 才能发生法律效力 但是如果越权并导致使用部门印章错误 则应当属于越权代理 未经企业的追认 其印章的行为当然自始无效 四 私章与签名的法律效力 1 私章 签名在一般情况下只代表个人 2 在职务行为中代表公司 五 实践中使用印章不当引发纠纷的形式 1 应盖不盖2 盖而不当3 全而无权4 预先盖章5 私盖印章6 盗盖印章7 私刻印章8 借盖印章 第四部分印章的管理的法律法规 一 行政法规二 与印章相关的民商事立法三 刑法中相关的罪名 一 行政法规 1 国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定 国发 1999 25号 2 印章治安管理办法 征求意见中 3 社会团体印章管理规定 民政部 公安部令 1993 1号1993年10月18日发布施行 4 民办非企业单位印章管理规定 民政部 公安部令 2000 20号2000年1月19日发布施行 5 中华人民共和国公共安全行业标准 印章治安管理信息系统 二 与印章相关的民商事立法 1 4 中华人民共和国合同法 的规定 第三十二条当事人采用合同书形式订立合同的 自双方当事人签字或者盖章时合同成立 第三十三条当事人采用信件 数据电文等形式订立合同的 可以在合同成立之前要求签订确认书 签订确认书时合同成立 第三十五条当事人采用合同书形式订立合同的 双方当事人签字或者盖章的地点为合同成立的地点 第三十七条采用合同书形式订立合同 在签字或者盖章之前 当事人一方已经履行主要义务 对方接受的 该合同成立 第四十八条行为人没有代理权 超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立的合同 未经被代理人追认 对被代理人不发生效力 由行为人承担责任 相对人可以催告被代理人在一个月内予以追认 被代理人未作表示的 视为拒绝追认 合同被追认之前 善意相对人有撤销的权利 撤销应当以通知的方式作出 第四十九条行为人没有代理权 超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同 相对人有理由相信行为人有代理权的 该代理行为有效 第五十条法人或者其他组织的法定代表人 负责人超越权限订立的合同 除相对人知道或者应当知道其超越权限的以外 该代表行为有效 二 与印章相关的民商事立法 2 4 最高人民法院关于适用 中华人民共和国民事诉讼法 若干问题的意见诉讼参加人 法人的正职负责人是法人的法定代表人 没有正职负责人的 由主持工作的副职负责人担任法定代理人 设有董事会的法人 以董事长为法定代表人 没有董事长的法人 经董事会授权的负责人可作为法人的法定代表人 不具备法人资格的其他组织 以其主要负责人为代表人 在诉讼中 法人的法定代表人更换的 由新的法定代表人继续进行诉讼 并应向人民法院提交新的法定代表人身份证明书 原法定代表人进行的诉讼行为有效 本条的规定 适用于其他组织参加的诉讼 二 与印章相关的民商事立法 3 4 民事诉讼法第四十九条规定的其他组织是指合法成立 有一定的组织机构和财产 但又不具备法人资格的组织 包括 依法登记领取营业执照的私营独资企业 合伙组织 依法登记领取营业执照的合伙型联营企业 依法登记领取我国营业执照的中外合作经营企业 外资企业 经民政部门核准登记领取社会团体登记证的社会团体 法人依法设立并领取营业执照的分支机构 中国人民银行 各专业银行设在各地的分支机构 中国人民保险公司设在各地的分支机构 经核准登记领取营业执照的乡镇 街道 村办企业 符合本条规定条件的其他组织 二 与印章相关的民商事立法 4 4 法人非依法设立的分支机构 或者虽依法设立 但没有领取营业执照的分支机构 以设立该分支机构的法人为当事人 法人或者其他组织的工作人员因职务行为或者授权行为发生的诉讼 该法人或其组织为当事人 法人或者其他组织应登记而未登记即以法人或者其他组织名义进行民事活动 或者他人冒用法人 其他组织名义进行民事活动 或者法人或者其他组织依法终止后仍以其名义进行民事活动的 以直接责任人为当事人 企业法人合并的 因合并前的民事活动发生的纠纷 以合并后的企业为当事人 企业法人分立的 因分立前的民事活动发生的纠纷 以分立后的企业为共同诉讼人 借用业务介绍信 合同专用章 盖章的空白合同书或者银行帐户的 出借单位和借用人为共同诉讼人 被代理人和代理人承担连带责任的 为共同诉讼人 三 刑法中相关的罪名 1 3 1 第 条第 款伪造 变造 买卖国家机关公文 证件 印章罪 盗窃 抢夺 毁灭国家机关公文 证件 印章罪 2 第 条第 款伪造公司 企业 事业单位 人民团体印章罪六行 第二百八十条伪造 变造 买卖或者盗窃 抢夺 毁灭国家机关的公文 证件 印章的 处三年以下有期徒刑 拘役 管制或者剥夺政治权利 情节严重的 处三年以上十年以下有期徒刑 伪造公司 企业 事业单位 人民团体的印章的 处三年以下有期徒刑 拘役 管制或者剥夺政治权利 三 刑法中相关的罪名 2 3 3 第 条虚报注册资本罪4 第 条虚假出资 抽逃出资罪5 第 条欺诈发行股票 债券罪6 第 条 修正案 六 第5条违规披露 不披露重要信息罪7 第 条签订 履行合同失职被骗罪8 第 条第 款伪造 变造国家有价证券罪9 第 条第 款伪造 变造股票 公司 企业债券罪10 第 条擅自发行股票 公司 企业债券罪 三 刑法中相关的罪名 3 3 11 第 条集资诈骗罪12 第 条贷款诈骗罪13 第 条第 款票据诈骗罪14 第 条第 款金融凭证诈骗罪15 第 条信用证诈骗罪16 第 条有价证券诈骗罪17 第 条保险诈骗罪18 第 条串通投标罪19 第 条合同诈骗罪20 第 条提供虚假证明文件罪21 第 条诈骗罪 第五部分印章的使用和管理 印章的使用 1 行政性文件2 业务文件 合同 协议等法律文件3 其它 一 印章管理的原理 倒金字塔管理法 pyramidupsidedown 最早由瑞典的北欧航空公司 sas 总裁杨 卡尔松提出 也有人称之为倒三角管理法 20世纪70年代末 石油危机造成世界范围内的航空业不景气 瑞典的北欧航空公司也不例外 每年亏损2000万美元 公司濒于倒闭 在这个危机的时刻 一位朝气蓬勃 极具领导才能的年轻人 杨 卡尔松受命于危难之中 担任了北欧航空公司的总裁 卡尔松接任后采用了新的管理方法 一年后 北欧航空公司赢利5400万美元 这一奇迹在欧洲 美洲等广为传颂 倒金字塔管理法架构卡尔松来到北欧航空公司时 公司一片萧条 人心慌慌 员工们不知道公司会走向何处 卡尔松利用3个月时间 在仔细研究了公司的状况后向所有员工宣布 他要实行一个全新的管理方法 他给它起名字叫 pyramidupsidedown 简称叫倒金字塔管理法 卡尔松的 倒金字塔 构架是 最上层 一线工作人员 卡尔松将其称之为现场决策者 中间层 中层管理者 最下层 总经理 总裁 卡尔松将自己称之为政策的监督者 在一般的传统公司管理中是个 正金字塔 最上面这个人是总经理 或者是叫决策者 中间这一层叫中层管理者 最下面这一层叫 firstlinestaff 就是一线人员 或者称为政策的执行者 上面是决定政策的人 下面是执行政策的人 概念很清楚 现在很多单位采用的都是这种管理方法 卡尔松决定把这个颠倒过来 他认为公司的总目标一旦制定下来之后 总经理的任务是监督 执行政策 达到这个目标 那么中层管理人员不变 最上面这一层是一线工作人员 卡尔松称他们为现场决策者 倒金字塔 管理法总的含义是 给予一些人以承担责任的自由 可以释放出隐藏在他们体内的能量 倒金字塔管理法 赋予员工权利 示意图 二 印章管理和使用人的基本职责 1 形式审查2 程序审查2 登记管理3 信息采集4 事件上报 三 公司印章管理的基础 一 部门岗位职能职责二 流程三 制度四 授权五 业务和客户五 信息六 风险管理 四 大型企业的管理特点 1 作风官僚化2 办事程式化3 责任文件化4 拍板会议化 五 印章管理和使用人 对合同等法律文件的审查要点 1 审查资格2 审查程序和流程3 审查格式和形式4 审查意见和签名5 重点审查意见和签名是否有瑕疵6 登记备案7 监督管理8 信息反馈9 特殊或紧急情况的处理 六 对各种合同的审查要点 购销合同 采购合同 加工承揽合同建设工程承包合同劳动合同借款合同保险合同其它 七 印章使用和人和自我保护 1 资格瑕疵2 程序瑕疵3 效力瑕疵4 内容瑕疵5 签署瑕疵6 格式瑕疵7 其它对策 一定要有人签署的意见 否则拒绝盖章 特别关注 1 原则同意2 拟同意3 酌情办理4 按规定办理5 按某某人或部门的意见办理6 审查部门前后意见不一致 无共同上级明确意见7 无授权或授权又无会议决议或纪要8 特别或重大事项 第六部分 以案说事 一 涉及犯罪南京一银行副行长私盖公章导致银行损失300万 盗盖印章引发的 800万元真假借款案 假韩国商人 伪造担保协议公章以高息作饵诈骗400万报废财务印章戳出21万元损失业务员私刻公章取走公司货款伪造印章骗取银行贷款 二 公章管理不当吃了哑巴亏 1 某公司的员工 因其工作中营私舞弊 被公司解除劳动合同 公司随即要求该员工腾退价值30万元的公司住房 而该员工迟迟不腾退 无奈公司诉至法院 庭审中 该员工拿出一份 合同 内容系公司同意将该住房作为补偿给该员工 法院以该 合同 系真实的意思表示为由驳回了公司的请求 2 某建筑公司被其承包单位诉至法院 理由是该建筑企业在一份没有具体说明对象的说明中 记述该建筑公司尚欠该承包单位的施工款300万元人民币 庭审中 承包单位出具了一份公章盖在右下角 而建筑公司的名称和年月日均在印章上面且居中的说明 显然 这种盖章 其形式要件不能满足常规及逻辑要求 尽管建筑公司要求鉴定行文与公章形成的先后顺序 但最终法院以无法鉴定及法律对加盖印章没有形式要件的要求为由 判决建筑公司履行支付施工款的义务 3 某食品公司在与原告 自然人 的一起借款合同纠纷案中 该原告以 借款条 为由起诉食品公司 要求支付欠款 一审中 法院以 借款条 的公章 印文是在书写落款单位等字迹之前盖印 在内容 格式和来源上均存在瑕疵 不能认定为有效证据为由 驳回了原告的请求 但在二审中 法院却以 原审法院认定 借款条 存在瑕疵 并未否认其客观真实性 为由 判决某食品公司返还原告个人欠款817 428 20元及利息 三 讨论案例 1 案情 某公司的印章一直以来都是由公司的董事长甲委派专人保管 2001年某日 该公司的总经理乙从保管人手中取得公司的印章 甲要求乙返还公司印章 但遭到乙的拒绝 于是 甲便诉诸法院 甲认为 乙的行为侵犯了其对公司的印章管理权 并利用印章实施了侵犯公司利益的行为 请求法院判令乙返还印章 讨论 1 总经理应该返还2 总经理不应该返还 法院判决 法院审理后认为 公司印章的管理 使用均应体现公司意志 由公司决定 该案中公司总经理掌管印章表明系争印章在公司掌握之中 否定总经理对印章的掌管应由董事会作出决议 由于该案中公司总经理在掌管印章期间并未实施损害公司的行为 公司董事会也未就印章的管理作出新的决议 故驳回了董事长的诉讼请求 评析 对于公司的印章究竟由谁来保管 我国现行 公司法 并没有作出明确规定 这应该属于公司章程规定的范围 但是 问题在于 在本案中 公司章程也没有对公司印章由谁保管作出规定 我们认为 公司印章的保管属于公司的内部事务 应当由董事会来决定 如果连董事会也没有对这个问题作出任何决议 那么 就只有看谁有权利来掌管公司印章了 一般来说 只有两个人选 也就是本案出现的情况 董事长和总经理 董事长作为公司的法定代表人 当然有权掌管公司的印章 而总经理作为公司的法定代理人 在一定程度上 也可以代表公司 从这个意义上讲 他也有权掌管公司的印章 在本案中 如果公司章程对印章的保管没有作出规定 而同时董事会又没有对这个问题作出决议 那么 公司的董事长和总经理都有权保管公司的印章 因此 该公司董事长甲请求总经理乙返还公司印章没有法律依据 法院的判决是正确的 讨论案例 2 案情 2007年4月 上海 建筑公司将一个住宅工程中的下水道工程分包给一个个人陈 双方未签订合同 2007年底 上述下水道工程完工 然 由于其他工程施工 导致已完成的部分下水道工程遭破坏 并重新施工 2008年 对该部分重新施工的工程 陈 填写了签证单 建筑公司在签证单的施工单位栏盖上建筑公司的技术资料专用章 陈 将此签证单递交给业主和监理 业主和监理都盖章或签字确认 2009年 陈 向法院起诉建筑公司 要求建筑公司就该部分重新施工的工程支付工程款59万元 庭审中 陈 向法院提供了相关的签证单 结算书 并提供了一份文件 该份文件称 已收到陈 提交的结算书 并认可结算书上的结算价 该份文件上盖着建筑公司的技术资料专用章 建筑公司称 保管技术资料章的人员从未在上述文件上盖章 并认为技术资料专用章只能用于技术资料 不能用于结算 要求法院对所涉的工程造价进行审计 讨论 1 2 评析 技术资料章 不是公章 但如果盖技术资料章的行为构成表见代理的 则技术资料章的效力等同于公章 盖技术资料章的文件能对建筑公司产生约束力 表见代理 是指行为人无代理权而以本人的名义为代理行为 但因本人的原因足以使相对人相信行为人有代理权 本人须对行为人的代理行为承担与其授权代理相同的责任 在一份钢管租赁合同上盖建筑公司的技术资料章的人 未必获得建筑公司的内部授权 允许其签订这样一份租赁合同 但如果该租赁合同进行了履行 如租赁物被用于建筑公司的工地 建筑公司支付给合同相对人租金 或者建筑公司从未对这份租赁合同提出异议等 则合同相对人显然有理由相信所盖的技术资料章可以代表公章 盖章之人可以代理建筑公司签订租赁合同 此后 如果在与合同相对人的租金结算文件上也盖技术资料章 依据表见代理的规则 这份结算文件也将约束建筑公司 评析 通过该案例及分析 建筑公司应能从中获得这样一个讯息 即各种印章 都应进行管理 这种管理 既包括对内的管理 即规定各印章的保管 使用方面的制度 更重要的还要包括对外方面的管理 如在印章上除刻上 专用章外 最好也能同时刻上本章不得用于 再如在与相对人签订合同时 在合同中约定或以书面方式告知对方建筑公司各种印章的使用范围和效力等 只有内外兼管 才能防范印章超出使用范围仍能约束公司的情况 减少表见代理的发生频率 讨论案例 3 2002年7月30日 中国光大银行某支行 以下简称光大银行 的客户经理刘某以银行业务需要为由 向马某提出借款150万元 因马某资金不足 马某向全顺公司借款11万元后 以全顺公司的名义在光大银行开设了一个帐户 存款150万元 开具了一张150万元的转帐支票交给光大银行客户经理刘某 刘某出具了盖有银行公章的收据 并承诺 我行保证于2002年8月5日退回转帐支票壹份足额给全顺贸易有限公司帐户金额壹佰伍拾万元或者偿还现金壹佰伍拾万元整 但刘某仅偿还了17万元 后全顺公司将其债权转让给马某 并通知了光大银行 后马某向法院起诉 要求光大银行偿还借款133万元 光大银行于2002年12月5日向公安机关报案 称刘某借银行名义 虚构银行使用资金的事实 骗取银行150万元 公安机关予以立案侦查 讨论 1 银行应不应该归还此欠款 2 刘某的行为构不构成诈骗 法院判决 刘强出具的收条上盖有公章 且公章是真实的 刘强的行为系职务行为 刘强涉嫌犯罪与本案借款纠纷不是同一法律关系 判决光大银行偿还马某的借款133万元 讨论案例 4 案情1 年 月 日 中国建设银行上海市浦东分行 以下简称建行浦东分行 与上海中益国际贸易发展有限公司 以下简称上海中益公司 签订一份外汇借款合同 约定 由建行浦东分行向上海中益公司提供流动资金贷款 万美元 贷款期限自 年 月 日起至 年 月 日止等 并由中国出口商品基地建设总公司 下称中基公司 出据 不可撤销担保书 以下简称 担保书 当日 建行浦东分行依约将 万美元划入上海中益公司账户 嗣后 上海中益公司除向建行浦东分行支付自借款日至 年 月 日止的利息和 年 月 日支付利息 万美元外 余款拖欠未还 为了追索欠款 建行浦东分行于 年 月 日向上海市高级人民法院提起诉讼 要求上海中益公司偿还全部借款本息 并根据中基公司的 不可撤销担保书 要求中国出口商品基地建设总公司对上述债务承担连带担保责任 案情2 本案中上海中益公司在欠款问题上没有什么争议 但中基公司是否应对此债务承担连带担保责任却不断出现意外 担保书 所载 法定代表人 栏目中书写为 薛钊 在 担保人 栏目中加盖有印文为 中国出口商品基地建设总公司 的印章 中基公司却称对本案贷款担保一事毫不知情 建行浦东分行提供的担保书中所盖中基公司的公章系假章 经司法鉴定 担保书 上 薛钊 签名不是中基公司法定代表人薛钊本人的签字 所盖 中国出口商品基地建设总公司 印文系由 中国出口商品基地建设总公司贸易发展部 以下简称中基公司贸发部 印章遮盖 贸易发展部 进行变造盖印形成的 而中基公司贸发部自 年 月成立后由中益集团承包经营 中益集团董事长张力军同时兼任中基公司贸发部总经理 中基公司贸发部的印章自 年至 年一直由中益集团使用 年 月 中基公司与中益集团共同投资申请设立上海中益公司 案情3 建行浦东分行在接受 担保书 时 并不知道中基公司印章是变造的 本案发生争议时 建行浦东分行通过调查取证 获悉中基公司在其他业务活动中多次使用了该公章 在上海浦东新区工商局有关上海中益公司的设立登记材料中 以中基公司名义提交的有关申请设立公司的报告 股东会决议 公司章程等全部文件上 加盖的均是变造的中基公司印章 中基公司称 对设立上海中益公司登记事宜时代办人使用变造的印章不知情 讨论 中基公司应不应该承担担保责任 一审判决 上海市高院以上海中益公司违约 中基公司在其他的业务活动中亦多次使用了变造公章 担保系其真实意思表示