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物资采购管理效能监察操作规程教程 发布时间：2006-4-13浏览次数：380 物资采购管理效能监察操作规程教程(摘要)中国石化股份公司物资装备部 卢秀军第一节 开展物资采购管理效能监察的目的和意义一、开展物资采购管理效能监察，对物资采购管理各项规章制度的贯彻执行，保证“归口管理、集中采购，统一储备，统一结算”的工作方针落到实处，促进集团化整体优势的进一步发挥，提高中国石化物资采购供应工作整体效益，有着十分重要的意义。企业物流看似是货物的流动，伴随的则是有关客户需求、服务水平、库存状况等信息的流动，其根本是企业资金和利润的流动，它可能是我们的利润源泉，也可能会是吞食企业利润的无底洞。二、开展物资采购管理效能监察，是降低采购供应风险，保证各企业物资采购工作高效有序进行的重要措施。三、开展物资采购管理效能监察，是强化采购关键环节监管，规范采购行为，堵塞管理漏洞，杜绝暗箱操作，减少企业效益流失，预防腐败，防止违法犯罪行为发生的重要手段。第二节 物资采购管理效能监察过程中应注意的问题及各监察点的检查方法物资采购管理效能监察主要是通过对12个监察点的监察，重点检查各企业贯彻执行物资采购管理有关规章制度的情况和物资采购管理体制、运行机制的落实情况。由于物资采购的决策过程是由企业采购部门、用料单位、供应商等多方因素共同作用下完成的，存在着技术、经济、社会等因素的影响，因此，监督检查难度很大。一、物资供应体制的监察1、物资供应体制的管理与规定:集团公司、股份公司实行“归口管理、集中采购、统一储备和统一结算”的物资供应管理体制。物资装备都是中国石化物资供应归口管理和集中采购部门，负责对各企业物资采购供应管理工作进行指导、协调监督和考核;各企业必须在分公司设一位领导主管物资供应管理工作，设一个物资供应部门负责上市和非上市物资采购归口管理、集中采购和统一储备工作。存续不设物资采购机构，所需物资委托上市部分物资供应部门集中采购，按照规范的关联交易运作。2、物资供应体制容易出现的问题:部分企业集中采购程度不高，尤其是上市非上市分立运作后，分散采购倾向比较严重，非上市部分所需物资委托上市集中采购率低;上市与非上市部分关联交易不规范。3、物资供应体制的监察点:归口管理、集中采购、统一储备、统一结算4、监察的内容和方法(1)归口管理:通过了解各分 (子)公司的物资供应管理体制，检查是否由分公司物资供应部门归口物资供应管理，是否由一位领导主管物资供应工作。(2)集中采购:通过了解物资采购状况，检查企业内部集中采购是否达到规定要求，非上市是否按规定委托上市物资供应部门采购，有无擅自采购的行为 (重点为总部集中采购的品种)，关联交易及收费是否规范。(3)统一储备:通过了解企业储备状况，检查是否实行了统一储备，是否实现了储备信息共享和资源统一调剂调度使用。(4)统一结算:通过了解企业资金使用和结算方式，检查企业采购资金是否由物资供应部门统一使用，储备资金是否按核定的储备定额进行控制。5、参考文件:中国石油化工集团公司物资供应管理规定(中国石化物2002309号)、中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定(石化股份物 200267号)。二、计划管理的监察1、计划管理的业务程序:生产单位、分厂、车间按规定的时间，向物资采购部门提报需求计划，物资采购部门平衡物资需求计划，编制采购计划。2、计划管理容易出现的问题:用料单位不按要求编报需求计划，提报计划随意性大、不准确，导致计划准确率低，供应不及时;物资采购部门未按要求编制、审批采购计划等，导致出现超储、积压、浪费现象。3、计划管理的监察点:物资需求计划、物资采购计划、计划与采购岗位分设。4、监察的内容和方法(1)需求计划(2)采购计划(3)计划与采购岗位设置5、参考文件:中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定(石化股份物200267号文件)及企业制定的计划管理相关规定。三、供应商管理的监察1、供应商管理的业务程序:按照中国石化物资采购渠道分级管理的要求，供应商由总部与各企业两个层面分级管理，总部负责总部集中采购供应商、一级供应商网络管理;总部集中采购供应商、一级供应商网络未包括的物资品种，各企业组建二级供应商网络，并负责二级供应商网络的管理。2、供应商管理容易出现的问题:属总部集中采购和一级供应商网络涵盖的物资，企业又办理二级供应商网络;企业二级供应商网络的供应商选择、准入程序不规范，考核评估机制不健全;总部通报处罚过的供应商，企业仍在继续与其发生业务;中间商采购、网络外采购比例较大;以设计、使用、技术等形式指定供应商。3、供应商管理的监察点:供应商资格预审、供应商考核4、监察的内容和方法(1)供应商资格预审(2)供应商考核5、参考文件:中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定(石化股份物200267号)、中国石化物资采购渠道管理暂行规定(石化股份物管200372号)。四、采购方案的监察1、采购方案的操作规程:物资采购分为总部直接集中采购、总部组织集中采购和企业自采3种模式。对需求计划性强的大宗、通用和重要物资，由物资装备部实施总部直接集中采购;对需求计划性较强的大宗、通用、重要物资，由各企业在总部组织集中采购供应商短名单内实施采购;其它物资各企业可根据生产需求，采取协议采购、招标采购、询比价采购等方式自行采购。2、采购方案容易出现的问题:总部集中采购物资，企业越权自行采购;可实行批量采购的物资，企业分散对外采购，造成批量采购规模优势难以发挥;已建立供应商网络的物资未在网络内采购，中间商选择比例高;供应商预选中存在着设计指定、技术指定、使用指定采购的现象。3、采购方案的监察点:采购模式、供应商选择、方案审批4、监察的内容和方法(1)采购模式(2)供应商选择(3)方案审批5、参考文件:中国石油化工股份有限公司总部集中采购实施办法(石化股份物2003406号)、中国石油化工股份有限公司总部组织集中采购实施细则(石化股份物设2003444号)，以及企业制定的相关规定。五、网上采购的监察1、网上采购的业务程序:企业需用的各类物资均可上网采购，凡中国石化总部集中采购的物资必须上网采购。属总部直接集中采购的物资，企业通过石化总部电子商务网站录入订单，由总部实施采购，企业与石化总部签订采购合同;总部批复委托企业自行采购的，企业签订合同后，将合同要素录入石化总部电子商务网络系统;属总部组织集中采购的物资，企业通过石化总部电子商务网录入订单，总部组织集中采购的供应商在网上公开报价，企业根据报价等情况确定供应商，并录入采购合同。2、网上采购中容易出现的问题:网上采购补录现象严重;网上与网下采购两张皮(重复审批);应上网采购的物资未上网采购;企业提报网上采购订单后，订单已过交货期而未编制询价方案、询价书、未录入合同，造成网上垃圾。3、网上采购的监察点:网上采购率、网上业务处理及时率、网上业务处理方式4、监察的内容和方法(1)网上采购率(2)网上业务处理及时率(3)网上业务处理方式5、参考文件:中国石化网上采购管理规定(石化股份物200222号)和关于加强网上采购管理的补充规定及中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定(石化股份物200267号)。六、采购方式的监察1、采购方式的业务程序:物资采购方式主要分为协议采购、招标采购、询比价采购3种，属于总部直接集中采购、组织集中采购范围内的物资，由物资装备部组织各企业物资采购部门与供应商进行联合谈判签订一揽子框架合作协议，按合作协议实施协议采购;属于企业自行采购物资具备招标条件的，由企业物资采购部门实施招标采购;对采购批量较小且不具备招标条件的物资采购采取询比价方式采购。企业编制询比价采购询价书后，可在一、二级供应商网络内选择3家或3家以上的供应商，向供应商发出询价书，依据询价结果确定供应商，也可通过总部网上竞价采购系统，实行网上竞价采购。2、采购方式容易出现问题:属总部组织集中采购的物资品种，企业未在框架协议确定的供应商短名单选择供应商，未按协议确定的价格执行;招标采购容易出现的问题是明招暗定、虚假招标，寻找借口、规避招标，招标程序不规范、不严谨，使招标流于形式;招标评分标准不合理，评委主观评分的分值大;标底价测算不准确，投标供应商恶意报价等。询比价采购预选的供应商未选择3家或3家以上;指定采购或明询暗定;参与报价的供应商蓄意串联，相互充当“价托”。3、采购方式的监察点:协议采购、招标采购、询比价采购4、监察的内容和方法(1)协议采购(2)招标采购(3)询比价采购5、参考文件:中华人民共和国招标投标法、评标委员会和评标办法暂行规定、中国石化重要物资招标投标实施办法(石化股份物2002 152号)、中国石油化工股份有限公司总部组织集中采购实施细则(石化股份物2003444号)。七、项目管理的监察1、项目管理的业务操作:物资装备部负责项目物资采购管理工作，实施限上、限下项目分类管理。凡投资额大于3000万元、新区动用探明石油储量1000万吨及以上、原油产能建设10万吨/年及以上、动用探明天然气储量l00亿立方米及以上、天然气产能建设2亿立方米及以上的基建、技改等投资项目采购管理工作由物资装备部归口管理，项目责任单位在物资装备部指导下具体实施;限下项目采购管理工作由项目责任单位自行管理和实施，物资装备部负责监督和考核。2、项目管理容易出现的问题:企业工程建设项目未经物资装备部组织进行国内外采购物资分交和国内采购物资集中分交，便开展采购工作;个别企业工程项目物资采购以包代管，一包了之，工程项目物资采购管理薄弱，项目总承包单位片面强调设计、采购、施工一体化，物资采购上网率不高，存在应报总部集中采购未报的现象;项目设计料表变更频繁，项目积压物资问题突出。3、项目管理的监察点:进口物资分交审查、国内采购物资集中分交4、监察的内容和方法:(1)进口物资分交审查(2)国内采购物资集中分交5、参考文件:中国石化固定资产投资项目物资采购管理办法(石化股份物项200323号)、中国石油化工股份有限公司固定资产投资项目实施管理办法(石化股份发2002141号)。八、质量管理的监察1、质量管理的业务操作:物资采购质量管理贯穿于物资的设计选型、合同签订、加工制造、运输、验收入及仓储和安装调试等采购供应全过程各个环节。包括:产品的品牌、生产商、技术规格、性能参数、质量控制标准、驻厂监造、验收标准、包装运输技术质量要求、质量检验、验收入库、售后服务、责任追溯等。2、质量管理容易出现的问题:采购部门采购物资时，技术规格参数不清、供应商选择不当、质量条款不明确、监造失察、验收入库把关不严;物资使用单位擅自处理物资质量问题，造成物资供应部门无法对供应商的产品质量进行准确分析和考核评价，并继续采购此类产品等。3、质量管理的监察点:质量检验、质量跟踪、重要设备和材料监造、质量事故4、监察的内容和方法:(1)质量检验(2)质量跟踪(3)重要设备和材料监造(4)质量事故5、参考文件:中国石化质量管理制度、中国石化物资采购质量管理暂行规定(石化股份物200373号、中国石化设备监造管理办法 (石化股份物设20045号)九、价格管理的监察1、价格管理的业务程序:企业建立物资采购价格监控制约机制，明确界定采购价格分级审批权限，物资采购供应部门依据审批的物资采购计划，采取协议采购、招标采购、询比价采购等方式，通过竞争和谈判确定采购价格。采购价格不得突破物资装备部发布的采购指导价格，对属于总部组织集中采购的物资，各企业不得擅自突破物资装备部牵头组织的联合谈判小组与供应商共同谈判确定的采购价格。2、价格管理容易出现的问题:企业不注重市场价格调研，或受利益驱动，采购物资的价格，高于总部发布采购指导价格或高于市场价格;片面的追求的低价格，而忽视产品质量;物资采购价格监控制约机制不健全，对价格监管不力。3、价格管理的监察点:价格确定、价格调整4、监察的内容和方法:(1)价格确定(2)价格调整5、参考文件:中国石化物资采购价格管理暂行规定(石化股份物管200370号)，以及石化总部在电子商务网上发布的采购指导价格和企业制定的价格管理相关制度。十、合同管理的监察1、合同管理的业务操作:按照中石化物资管理规定，企业在签订物资采购合同时，必须有相应的通过审批的物资采购计划，杜绝无计划盲目采购。根据股份公司内控制度的审批权限，合同单笔500万 (化工原料1000万)的，由企业经理或经理班子审批;单笔100500万 (化工原料3001000万)的，由企业分管副经理或总会计师审批;单笔100万 (化工原料300万)的，由企业处室负责人或业务经理审批。2、合同管理中容易出现的问题:合同不按规定的程序审批，存在越级、越权审批的现象;签订的合同与采购计划不符、招标结果和签约不符;供应商不按合同履约，以次充好;合同的法律与防范意识差。3、合同管理的监察点:合同审批、合同签订、合同履行4、监察的内容和方法:(1)合同审批(2)合同签订(3)合同履行5、参考文件:中华人民共和国合同法、中石油化工股份有限公司内部控制手册、中国石化股份有限公司合同管理实施细则 (试行)(石化股份法2004419号)及企业制定的合同管理有关规定。十一、资金管理的监察1、资金管理的业务操作:按照物流与资金流相统一的原则，企业采购资金要统一管理，根据采购权限和采购计划，由物资供应归口管理部门集中使用。总部直接集中采购物资的货款，按照集团公司和股份公司内部转帐方式进行结算。企业自购物资的货款，在保证商业信誉的前提下，各企业可根据本企业的生产经营实际，按合同约定条款，确定采购资金的付款方式、付款时间，以提高采购资金运营效益。2、资金管理容易出现的问题:企业结算手续、交接制度不完备;预付款管理制度不落实，合同履约后未及时冲销预付款，或预付款项长期不清账、不对帐，给企业造成损失。3、资金管理的监察点:资金申请、资金拨付4、监察的内容和方法:(1)资金申请(2)资金拨付5、参考文件:股份公司内部控制手册、中国石