天然气场站工程文控管理措施与竣工资料编制计划.doc

天然气场站工程文控管理措施与竣工资料编制计划 天然气场站工程文控管理措施与竣工资料编制计划1文件控制管理措施1.1项目部至少设一名专职文控员负责文件管理，各职能部门有兼职的文控管理人员。 1.2文件的分类1)技术文件包括与监理、业主之间有关工程技术的信函、报告；业主的技术要求及技术文件；施工图纸及设计文件；业主指定的施工验收规范、标准；其它相关的规范、标准；承包商内部的技术文件；施工记录及各种检查验收报告等。 2)质量文件包括与监理、业主之间有关质量的信函、报告；业主的质量要求及规定；业主指定的质量评定标准和检验程序；承包商的质量手册、质量控制程序及质量管理文件；质量检验记录及质量评定资料等。 3)HSE文件包括与监理、业主之间有关健康、安全、环保的信函、报告；业主关于健康、安全、环保的规定和文件；承包商的HSE管理手册、HSE程序文件及HSE管理文件；HSE报告、记录文件等。 4)合同管理文件包括主合同文件；分包合同文件；合同管理记录及评价报告；合同变更文件；与业主、监理之间关于合同管理的信函、报告等。 5)控制管理文件包括施工计划；施工统计记录；进度控制报告；成本控制报告；工程预决算资料。 6)其它文件，如采办、财务等文件。 1.3文件的接收1)办公室文控员负责文件的接收并负责登记，记录应注明文件的、主题、编号、版本号、接收日期等信息。 2)呈送项目经理或其指派人批示，批示处理意见和文件的分发意见。 3)根据批示建立文件分发矩阵，分发矩阵包含应分发的部门（单位）和份数。 4)按照分发矩阵分发文件并做好记录，记录必须有接收人签字。 1.4文件的发送1)项目部所有向外呈送的文件全部交由文控员处理。 2)文控员将文件呈送项目经理或其指派人审阅并签发，如有不妥，则将文件返回制作部门，修改再送或作废处理。 3)对签发的文件，及时发送到有关单位，并做好发送记录。 4)项目内部文件的发送可以不通过文控员，直接由各职能部门制发，基层的报告，资料也可以直接呈送各职能部门。 1.5文件的存档1)文件存档以书面文字形式为主，辅以电子版本或其它形式。 2)经过文控员的所有接收、发送文件全部要留一份（或拷贝件）存档。 3)各部门的文件自选建立存档。 1.6作废文件的处理1)各文件和资料发放部门，对已作废文件，应及时从发放单位收回，并填写作废文件回收记录。 2)对于为积累知识而保留和留作参考用的作废文件，文件发放部门要在该文件上加盖作废章，并做好记录。 1.7文件的更改1)内部文件的更改由原文件的审批人更改。 2)对于外部文件，无权进行任何更改。 任何变更只能是原发文单位。 1.8文件控制管理的实施1)在项目部建立通用的计算机网络管理信息系统，并设专人负责，加速信息传递和处理时间，合理调整施工计划，为确保工期的实现提供可靠的理论数据。 2)采用电话、传真、和电子邮件的形式，按要求定期向业主报送各种报表，并接收业主下达的各种计划、指令、文件，建立与业主、监理、设计等部门沟通的信息网络。 3)做好与业主、监理等外部单位的往来信函管理。 4)项目部向外呈送的文件、报表及信函，必须由项目经理签字才能生效。 5)文控管理人员要明确责任，及时传达上级的有关指令、文件和技术要求，以免延误时间。 6)每天对收集的信息及时、分析研究，为项目部制定相应计划和措施提供依据，便于统筹解决施工过程中出现的问题。 7)掌握施工机组每天的施工状态、进度和施工材料需求情况。 8)对与施工计划进行跟踪控制，以检查计划实施的进展和程度，当出现预想不到的变化时，随时进行调整。 2竣工资料的编制计划2.1在工程完工后，及时清理现场，办理工程有关移交手续及签证，在竣工日期前按业主要求的时间内提供相应数量合格的竣工资料。 在施工过程中及时组织、汇总竣工资料，竣工验收资料的编制应随着工程施工同时进行，竣工资料中计量单法定计量单位的使用规则，文字、数字应清晰工整、图面整洁。 2.2竣工资料应如实记载竣工工程的确切部位以及有关的规范、数据和实施的施工文件。 1)施工资料开工报告、工程技术要求、技术交底资料、图纸会审记录（纪要）、施工组织设计及施工计划、方案、工艺、措施、设计变更单、工程更改洽商单、材料代用审批单、原材料及构件出厂证明/质量鉴定、材料试验报告、隐蔽工程检查验收记录、施工专业性技术记录、工程测试、测量记录、无损探伤检测报告、单位、分部、分项工程质量检查评定资料、施工说明、施工大事记或施工日志、交工验收记录证明、施工技术总结、竣工报告、重大质量、安全事故处理报告。 2)管理资料项目部成立及职责分工文件；工程建设招、投、中标文件、承发包合同、协议；施工单位执照、资质证明；征用土地等有关资料；安全卫生及消防审批文件；项目开工报告；工程管理计划、管理实施文件等资料；与工程有关的文件、纪要等。 3)设备/物资资料包括装箱单、出厂合格证、使用说明书、质量证明书、维修保养说明书、备件目录、随机的全套图纸、磁盘、光盘等各种载体的文件材料。 2.3施工技术资料的编制1)竣工文字资料按单位工程进行与组卷。 2)企业资质类包括各类合同协议、施工执照、企业资质、法人代表等，第一卷为单位工程共有部分。 3)施工管理文件类包括施工组织设计、技术方案、管理措施、管理细则、规划等，每个单位工程组成一卷；4)通用资料类按开工、竣工、交工、质保、技术管理先后顺序及内容进行编制，每个单位工程组成一卷；5)施工记录类按施工的先后顺序及内容进行编制，每个单位工程组成一卷；6)材料（设备）资料类合格证、装箱单、商检记录等，每个单位工程组成一卷；7)施工总结单独组卷。 2.4竣工图的编制1)竣工图是竣工资料的重要组成部分，是记录管线、电气、自动化仪表等安装工程实际情况的技术文件，竣工图必须齐、全、准确，做到竣工图与设计变更资料、隐蔽工程记录“三对口”，竣工图应包括所有的施工图。 通用图、标准图、重复利用图不进竣工图，但必须在图纸目录中注明。 2)施工中没有变更的施工图，加盖“竣工图专用章”。 3)施工中有部分变更的施工图，可在原图上修改，修改的部分在竣工图的相应位置加盖“图纸修改专用章”，全图修改后加盖“竣工图专用章”。 4)改动大，不宜在原施工图上修改的，应重新绘制竣工图，并加盖“竣工图专用章”。 5)竣工图加盖竣工图章，签字要求填写整齐、清楚，不得代签，用碳素笔签写。 竣工图专用章应加盖在角图章的左面或图的空白处。 竣工图专用章应使用不褪色红印泥。 凡文字材料中记载有竣工图变更内容时，必须在竣工图相应位置做更改标明，并加盖竣工图核定章。 2.5组卷要求1)同一项目形成的归档材料，可分为文字和图纸两大部分，分别组成一卷或若干卷，文字资料在前，图纸在后。 大、中型工程项目形成的文字和图纸不得混合组卷；小型项目如形成的文字和图纸资料较少时，可将文字和图纸混合组卷。 2)卷内图纸资料按专业图号单独装订，即每一专业图号装订一册。 3)凡自身形成的文字材料必须耐久，利于长期保管和使用，其中书写的文字材料必须使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、油墨等，不得有复印、铅笔、圆珠笔等不符合要求的字迹材料。 打印件要字迹清晰、耐久，签字处不许直接打印，要由本人亲自签写。 4)所有竣工资料编制时采用A4幅面（297210mm），其纸张质量至少达到70g/m2；图纸要折叠成“手风琴”式4号图纸规格（297210mm），图面在里，标题栏露在外右下角；若小于A4纸，可将其粘贴在A4纸上，便于组卷、装订，达到整齐美观。 材质证及材质单要粘贴在A4幅面（297210mm）的合格证粘贴单上。 5)每卷厚度不得超过30mm，装订线（对于横向排版的资料为上边）留出25mm，四眼等距线装，装订前必须去掉文件材料中的各种金属物，对破损的文件材料须按裱糊技术托裱。 卷的左侧较薄时，在左侧夹装硬纸条。 案卷装订要结实、整齐、美观、不压字、不掉页，各种表格材料装订时应将表头向里或向上。 2.6案卷编目1)卷内文件资料和图纸均要用打号机逐页打号。 案卷封面、卷内目录（竣工图随图目录除外）、卷内备考表不打页号。 2)卷内目录的填写（全部要求打印）顺序号应用阿拉伯数字从1依次标注卷内文件顺序，一个文件（或部件）一个号。 文件编号文件的文号或图纸的图号，无填写内容，划“”。 责任者文件材料直接编写部门或主要责任者。 文件材料题名文件材料的标题全称，无标题的要代拟标题。 日期文件材料的形成日期。 页次每份文件材料首页上标注的页号，末份文件要标注起止页。 备注对文件材料需做的必要说明。 3)案卷外封面的填写案卷题名建设项目名称单位工程名称简要内容文种（竣工文字资料或竣工图）编制单位案卷内文件材料的形成单位，要与单位公章吻合。 编制日期文字资料卷填写卷内文件材料的起止日期，竣工图填写竣工图章上的编制日期。 保管期限案卷划定的保管期限（永久、长期、短期）。 密级案卷涉及的秘密等级（绝密、机密、秘密），无划定密级，可划“”。 4)卷内备考表的填写卷内备考表排列在案卷内文件材料尾页之后，其填写要求如下卷内备考表要标明案卷内文件材料的页数、图纸的张数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。 立卷