简论办公室行政人员基本礼仪1.doc

简论办公室行政人员基本礼仪摘要：办公室行政人员是单位的重要组织部分,他们的言行举止对外代表公司形象,对内在所有员工中起着标榜示范的作用。应该努力通过礼仪树立自己以及单位的良好形象。我从一般单位行政人员日常工作出发,论述其常用的几种基本礼仪,即着装礼仪、电话礼仪、接待礼仪、同事相处礼仪。关键词： 行政人员 礼仪 服饰 电话 接待 相处引言：随着时代的进步，人际交往的日趋频繁和密切，作为交往润滑剂的礼仪也越加显得重要。办公室行政人员作为公司重要组织部分，礼仪就显得更加重要。作为办公室行政人员拥有讲究礼仪，遵从礼仪规范，可以有效地展现一个人的教养、风度与魅力，更好地体现一个人对他人和社会的认知水平和尊重程度，从而使个人的学识，修养和价值得到社会的认可和尊重。适度、恰当的礼仪，不仅能给其他公司以可亲可敬、可合作、可交往的信任和欲望，而且会使与其他公司的合作过程充满和谐与成功。礼仪是良好品德修养的表现形式，也是良好道德品质养成重要途径之一，办公室行政人员具备良好的礼仪是非常重要的。一、 礼仪概述（一）礼仪定义礼仪又可以分成“礼”和“仪”。“礼”这个字是什么意思呢？它是一种道德规范：尊重。“礼者敬人也。”在人际交往中，既要尊重别人，更要尊重自己，礼者敬人也。“仪”就是恰当好处地向别人表示尊重的形式。礼仪是指人们在社会交往中由于受历史传统、风俗习惯、宗教信仰、时代潮流等因素而形成，既为人们所认同，又为人们所遵守，是以建立和谐关系为目的的各种符合交往要求的为准则和规范的总和。总而言之，礼仪就是人们在社会交往活动中应共同遵守的行为规范和准则。（二） 学习礼仪的作用学习礼仪有三个作用是：内强素质，外塑形象，增进交往。第一、 内强素质。作为现代人，你要跟别人打交道也好，要做好本职工作也好，恰到好处地展示自己的素质是非常重要的，那么教养体现于细节，细节展示素质，言谈话语举止行为，其实是素养问题。荀子曾说：“礼者，养也”，就是此意。第二、 外塑形象。无论在国际交往中，还是在国内交往中，员工个人形象就是代表组织形象，就是代表产品和服务形象。有鉴于此，我们一定要注意形象。第三、 增进交往。现代人都有这样的欲望，要多交朋友，广结善缘，一个人不管你愿意不愿意你必然要跟别人打交道，古希腊人亚里士多德说：“人是各种社会关系的总和。”不管你是采油工人、技术干部、机关人员，既然要跟别人交往，就要有交往的艺术，所以礼仪有助于交往。说话时得会说，什么话能说，什么话不能说，它是有游戏规则的。二、办公室行政人员礼仪的具体内容办公室是一个处理公司业务的场所，办公室行政人员的礼仪不仅是对同事的尊重和对公司文化的认同，更重要的是每个人为人处事，礼貌待人的最直接表现。办公室礼仪涵盖的范围其实不小，但凡电话、接待、会议、网络、公务、公关、沟通等都有各式各样的礼仪。其实，在办公室遵守礼仪，是职场人士的基本要求，也是办公室行政人员的基本要求，根本不需要被人刻意强调。不过现在很多人由于物质的充足而得意忘形，忽略了人生中本来应该知道了解和做到的一些细节。在此提醒大家，时代可以改变，生活可以改变，心情可以改变，但是我们的礼仪不能改变。作为办公室行政人员尤其更要注意这些礼仪。具体包括以下几点：（一）办公室着装礼仪 着装礼仪衣着是第一眼的印象,所以得体的衣着显得特别重要。重视办公室里的着装礼仪,可以展现你的职业态度,展现你优雅得体的内涵,以最快的速度建立良好的人际关系。1、要整洁、大方、得体。行政人员都必须要有这样一个认识:工作着装不能等同于生活着装。无论什么职业,都要穿得像个业内人士,整洁、大方、得体,以自己的穿着不影响别人的工作、不吸引别人的视线为宜。忌讳休闲服装,职业装是最好的选择。任何奇装异服都不适合工作场合穿着。对女士来说,薄、露、透的衣服也不宜用于工作着装。2、要与办公环境相谐调。一般来说,办公环境都是偏冷色或者中间色调的,因此,行政人员的着装也应该尽量以冷或者中色调为主。时尚、潇洒、鲜亮、明快的服装不适合工作着装。 3、要与周围同事相统一。有些职场年轻人容易在衣着方面走两个极端:过火和过于保守。过火是把年轻人最流行的“松糕鞋”、“艳丽喇叭裤”、“超短裙”穿进单位以显示前卫和吸引力。这样,难免会引起别人尤其是异性的猜测和不恭的玩笑,更易引起同性同事的排斥。保守是过于正统,看到电视剧中公司职员都穿深色套装,也效仿着买来一套。其实这样并不一定能让你得到更多的赏识，可能更容易让你得到同事的排斥。因而行政人员着装要与周围同事想一致。4、要与身份相配合。办公室行政人员要既符合经济原则，又不会给人突兀感。在办公室，太寒酸或太高贵的服装都不宜穿，尤其是千万别穿比上司名贵的服装。与不同身份的人接触，也有不同的穿着技巧，既要配合自己的身份，也要配合对方的身份，这样会有助于彼此的沟通。与性格开朗的人接触，宜穿颜色较鲜明的衣服；对方若是较保守严肃的，应穿颜色较低调、款式较保守的服装；与公司职位较高的人会晤，宜穿较老成的服装，表示成熟个性。5、要与场合相符合。作为办公室行政人员衣着要与场合协调。与顾客会谈、参加正式会议等，衣着应庄重考究；听音乐会或看芭蕾舞，则应按惯例着正装；出席正式宴会时，则应穿中国的传统旗袍或西方的长裙晚礼服；而在朋友聚会、郊游等场合，着装应轻便舒适。试想一下，如果大家都穿便装，你却穿礼服就有欠轻松；同样的，如果以便装出席正式宴会，不但是对宴会主人的不尊重，也会令自己颇觉尴尬。（二）办公室接听电话礼仪 电话作为便利的通讯工具在日常生活中的使用很关键，在办公室为了工作上的需要，行政人员可能经常要接听电话，所以维护好电话形象非常重要，代表了整个企业的形象。1、听到电话铃响若是嘴里在吃东西应该停止，若是在与同事打闹嬉戏也应等情绪平稳后再接电话，不要边吃东西边打电话，应该停止一切不必要的动作，电话铃响三声之内必须接听。2、在接到电话时首先要问候，如果接听电话晚了应该向客人道歉，问候时声音要有精神。然后自报家门，外线报哪个公司，内线报哪个部门，电话交谈时要配合肢体动作如微笑、点头；讲话的声音不要过大，声调不要太高，话筒离口的距离不要过近，注意倾听，并时不时的说些“嗯”、“是”、“对”、“好”之类的短语。3、如果是需要转接电话应该请客人等待并且尽快转接，如果是代听电话应主动询问客人是否需要留言或转告。留言要准确记录，并重复确认留言。4、挂电话时要询问客人还有什么吩咐吗，表示对客人的尊重，没有事情就与客人道谢，感谢来电，说再见，等客人挂电话挂下电话。（三）办公室接待礼仪外单位客人到本单位来访，无论是办事、求助，还是取经、调研等，一般都是在办公室进行。在办公室里接待客人，行政人员应注意以下一套礼仪：1、早做准备，保持办公室优雅环境办公室平时也应保持优雅、整洁的环境。如有客人来访，则更应保持较高水平的工作条件。客人来访，一般是会早打招呼、早有约定的。得知客人来访消息后，应告知有关部门早做准备，把办公室收拾得干净利落。窗户要明亮，桌椅要整洁，东西要整齐有序，空气要清新。冬季要温暖，夏季要凉爽。茶水早备好，对有的客人还可备些水果。总之，办公室是领导的办公场所，是本单位的门面，反映出接待人员的精神面貌和工作作风，代表着单位形象，必须认真布置。当然，也不必豪华阔气。如果来客较多，或客人规格较高，来访的目的又比较严肃，也可以在专门的会议室（会客室）接待。会议室（会客室）也应早做准备，以迎客人。2、准备好有关材料客人来访前的准备工作，除了接待场合（办公室或会议室、会客室）精心布置外，行政人员还有一项重要任务就是材料的准备。客人来访，是参观本单位某某部门，还是了解、考察某项工作？是商洽某方面的问题，还是研究相互合作事宜？务需心中有数。有关客人来访的目的，一般对方早已提前告知，应根据双方商定的会谈事宜，或客人的请求，让有关人员早做准备。需要什么数字、情况、资料，事先提供出来，该打印的打印，该论证的论证，该先拿出初步意见的先统一内部口径。省得客人来后现找现查，或无法表态，显得被动。3、工作人员礼貌接待客人到来，要抽调若干行政人员进行接待。接待的行政人员，有的是服务、礼仪接待，比如引导、倒茶倒水、留饭宴请的热情招待等；有的是工作需要接待，比如参加会谈、介绍情况、参与商讨等。无论负责哪方面的行政人员，都应衣着整洁，走动轻盈，仪态大方，待人彬彬有礼。风风火火，莽莽撞撞，衣帽不整，言谈粗俗，是对客人的不礼貌，也会使本单位大失体面。在与客人会谈过程中，无关人员应自动退避。至于礼仪、服务人员，应定时敲门而进，倒茶续水，取换毛巾，进行热情服务；但服务不应影响主客双方会谈，要保持现场的安静。服务完毕应轻轻退出。4、送客若客人办事已毕要走，一定送别。办公室相关行政人员也要随之送行。客人若自备车辆，行政人员可早些通知司机（或由客人方工作人员自行通知）。若需本单位送回，需要早做车辆安排，勿使久等。可视情况，决定送至办公室门口或单位大门口。送别时应说些客气话：“欢迎再来。”“欢迎常联系。川接待不周，请多原谅”等。（四）办公室同事相处礼仪 1、真诚合作行政人员与同事之间属于互帮互助的关系，俗话说一个好汉三个帮，只有真诚合作才能共同进步。2、同甘共苦同事的困难，通常首先会选择亲朋帮助，但作为同事，行政人员应主动问讯。对力所能及的事应尽力帮忙，这样，会增进双方之间的感情，使关系更加融洽。3、公平竞争同事之间竞争是正常的，有助于同事成长，但是行政人员切记要公平竞争，不能再背后耍心眼，做损人不利己的事情。4、宽以待人行政人员与同事之间经常相处，一时的失误在所难免。如果出现失误，应主动向对方道歉，征得对方的谅解；对双方的误会应主动