会计档案管理办法.doc

会计档案管理办法会计档案管理办法自1999年1月1日施行。第二节 会计档案的含义、特点及构成会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。第一层，会计档案主要来自立档单位的会计机构或会计人员，是会计核算的产物。注意，会计档案仅指会计活动中形成的会计核算资料，即会计凭证、会计帐簿和财务报告等。财务会计管理活动中形成的文件材料，如预算、计划、总结、法规、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用会计档案管理办法。第二层，会计档案是一种原始记录，它以丰富的数据信息记载着各单位的经济活动，具有很强的凭证性，是各单位经济业务活动的重要依据。（二）会计档案的特点会计档案与其他类型的档案相比较，有以下特点：1会计档案形成范围的普遍性凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案。2会计核算材料之间的连续性由原始凭证到记帐凭证到会计账簿到财务报告，会计循环的展开使得各部分的会计资料相关联；3会计档案类别稳定并具有严密性；4会计档案外在形式的多样性如会计帐簿的形式有订本式、活页式和卡片式，财务报告的形式有表格、文字和数据，纸张有8开、16开和A4等。会计档案与文书档案的区别：1产生领域不同会计档案产生于各独立核算单位的生产经营资金活动或预算资金活动领域；文书档案产生于各单位党务政务管理及专业管理或经营管理领域；2形式不同会计档案主要以凭证、账簿和报表等三种形式出现，三者具有密不可分的内在联系；文书档案较多的以文书形式出现，具有相对独立性；3立卷方式不同会计档案主要以时间、形式特征进行整理立卷；文书档案则按年度结合问题（或机构）立卷或以件为单位进行分类整理；4归档时间不同会计档案应在会计年度终了，由会计机构整理归档并可自行保管一年，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；文书档案则应在第二年上半年完成上一年度文件资料的立卷归档。会计档案与会计资料的区别：会计档案是各单位在各项会计核算活动中形成的，具有保存价值的历史记录；会计资料是各单位为学习通过收集或购买的各种公开或内部的会计出版物及复制品。综上，会计档案为经济管理提供依据，是打击经济犯罪活动的有力工具，是研究经济发展和财政历史的可靠史料，会计档案的管理需要引起我们的重视。（三）会计档案的构成1、会计凭证类：会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记会计帐簿的重要依据。具体包括：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他会计凭证。2、会计帐簿类：会计帐簿是以会计凭证为依据，连续系统的记录和反映各项经济活动过程和结果的簿籍，是编制财务报告的重要依据。具体包括：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计帐簿。3、财务报告类：财务报告是反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的书面文件。具体包括：月度、季度、年度财务报告、会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。第三节 会计档案工作第四节 会计档案管理的规定（一） 立卷制度各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、关盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。进行立卷工作需要主要以下四个问题：1.立卷工作要实行集中统一管理；2.立卷要遵循会计核算材料的形成规律；3.立卷要确保会计档案收集的齐全、完整和准确；4.立卷过程中需要适时做好补充收集工作。立卷工作中，“会计档案如何整理”需要进行简单讲解会计档案整理的含义：会计档案整理就是将零散和需要进一步条理化的会计核算材料，通过科学的分类、组卷、排列、编目组成一个有序体系的过程。会计档案整理的职责会计档案整理要坚持由会计机构负责整理的制度，会计人员对会计核算材料的真实准确负有法律责任。会计档案整理的要求：会计核算资料的整理必须遵循会计档案形成的自然规律及其本身固有的特点，保持每一类核算材料相互之间的有机联系，区分其类别和不同的保管期限，进行科学系统的整理，使其规范化、标准化，便于管理和利用。会计档案整理的内容：会计档案的分类：会计档案的组卷；会计档案的编号；会计档案的排列；会计档案的保管清册的编制。常见的会计档案分类方法：（1）会计年度分类法即以会计年度时间为标准，对会计档案进行分类的方法。（2）会计形式分类法即以会计凭证、会计帐簿、财务报告、其他会计核算材料等会计档案形式为标准，对会计档案进行分类的方法。（3）会计类型分类法即以会计类型为标准，对会计档案进行分类的方法，如税收会计、经费会计、单位预算会计等。（4）会计机构分类法即以会计核算组织加工为标准，对会计档案进行分类的方法。（5）会计档案保管期限分类法即以会计档案保管期限为标准，对会计档案进行分类的方法。实际操作中，往往是采用“复式结构分类法”，即将上述两种或两种以上的分类方法结合使用，如：年度类别保管期限，类别年度保管期限。会计核算资料的组卷方法与要求：会计核算资料的组卷，首先应按会计档案的分类方法，将会计核算材料按不同类别分开；其次，在每一类别材料中区分不同的保管期限；第三，按形成的时间顺序，结合材料形成数量的多少，组成若干保管单位。（1）会计凭证的组卷会计凭证需按月分开组卷，并根据每月凭证的多少组成一卷或数卷。不同月份产生的凭证不能组在同一案卷内。组卷的顺序：检查原始凭证的真伪、记帐凭证的编号顺序、有无需要单独抽出的凭证等拆除金属物，修补破损装订，厚度不宜超过两公分包角盖骑缝章填写凭证封面，如单位名称、起止时间、凭证编号、起止号码、页数、经办人、会计主管及档号等，签名盖章装盒，一卷一盒。（2）会计帐簿的组卷会计帐簿组卷时账簿首页的启用表、账户目录应逐项填写完整、规范，有关人员进行签章，各类账簿的要按账簿形成的特点区分会计年度，不同种类的账簿分别组卷。具体而言：订本式账簿应保持原样，空白页不能拆，但须在记录帐页的最后一行画一斜线，以示结束使用。并在卷末备考表写明使用帐页和空白帐页的页数。在帐页封面上年度、保管期限、案卷号内容的章。活页式或卡片式账簿换上标准封面，抽出空页，编页码。跨年使用的固定资产账，归最后一年立卷，并在封面注明某年至某年，每本厚度不超过两公分。（3）财务报告的组卷财务报告组卷时按会计年度结合保管期限组卷，其中：会计报表组卷时，要注意以下事项：月报、季报、年报分开；本单位报表与下属单位报表分开；不同年度、不同保管期限的报表分开。会计报表整理与文书档案整理雷同，需要编页码、抄写卷内目录（月报、季报卷内目录可以从简）、填写备考表、拟写案卷标题。其他会计核算材料的组卷：按其内容结合保管期限分别组卷。如银行存款余额调节表与银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，应分别组卷。会计电算化纸质核算材料的立卷：其输出的纸质会计核算材料按上述纸质会计档案要求整理立卷。会计档案编号：（1）年度编号法会计档案数量较少的单位，一年形成的会计档案按类别结合保管期限进行排列，编一个案卷流水号。（2）类别编号法会计档案数量较多的单位，各类别的会计档案分别按每一个会计年度结合保管期限进行排列，每一类别编一个案卷流水号。会计档案作为单位档案的一个重要组成部分，其档号的编制应纳入单位档案的整个编号系统。会计档案档号由全宗号、分类号、目录号、案卷号组成。全宗号：是档案馆指定给立档单位的代号。分类号：是单位档案分类的类别号。一般有大类代号和属类代号。大类代号以英文字母或汉语拼音字母表示，如：会计档案D或KJ。属类代号以数字表示，如：1代表报表，2代表账簿，3代表凭证，4代表其他等。目录号：是案卷目录的代号，一般按会计档案类别或全会计年度编制，一本案卷目录编一个目录号，一个全宗内目录号不可重复。案卷号：是每一案卷所在目录中的顺序号。同一目录号内，其案卷号不可重复。会计档案的排列常见的排列方法有：1、年度形式（名称）保管期限排列法2、年度组织机构形式保管期限排列法3、年度会计类型形式保管期限排列法4、形式会计年度保管期限排列法1、年度形式（名称）保管期限排列法该排列法把一个单位形成的会计档案，首先按会计年度分开，其次在一个会计年度内，再按财务报告、账簿、凭证、其他等形式分开排列，最后，在每一种形式内按规定的保管期限（如永久、25年、15年、10年、5年、3年）的顺序排列。该排列方法的优点：简便易行、便于查找、并可充分利用装具。缺点：排列不美观。适用范围：会计档案数量不多的中小型企业或只有一种会计类型的单位预算会计。2、年度组织机构形式保管期限排列法该排列法把一个单位形成的会计档案，首先按会计年度分开，其次在一个会计年度内，再按单位内的会计核算机构分开，最后，在每一个机构内按财务报告、账簿、凭证、其他等形式结合保管期限分别排列。该排列方法的优点：能体现单位内部机构会计档案的完整性，便于查找。缺点：排列不美观。适用范围：各级财政主管机关、总预算会计单位或所属组织机构的专业主管单位。3、年度会计类型形式保管期限排列法该排列法把一个单位形成的会计档案，首先按会计年度分开，其次在一个会计年度内，再按税收计划、税收会计、经费会计等类型排列，最后，在每一个类型内的会计档案再按财务报告、账簿、凭证、其他等形式结合保管期限分别排列。该排列方法的优点：能反映不同类型会计活动的性质，体现全宗内会计档案的系统性。缺点：排列不够整齐美观。适用范围：税务机关和有特定会计类型的专业单位。4、形式会计年度保管期限排列法该排列法把一个单位形成的会计档案，首先按凭证、账簿、财务报告、其他等形式分开，其次，在每一形式会计档案内，再按会计年度排列，最后，在每一个年度内再根据保管期限依次排列。该排列方法的优点：保持了会计档案类别的连续性，便于按类别查找和鉴定销毁；排列整齐美观。缺点：同一年度的会计档案分散排列在各个类别中，不便按年度查找；由于每类会计档案的案卷是每年顺延编号，因此，尸体排列编号到999号时必须重新从1号开始，而且须预留较充分的空位。适用范围：每年形成会计档案数量较多的大中型企事业单位。会计档案保管清册的编制：会计档案保管清册也称会计档案案卷目录，是基本检索工具。其编制方法有三种：1、统编法：即将一个单位形成的所有会计档案一年或数年统一编制一本会计档案案卷目录；2、分类编制法：即将一个单位形成的会计档案按会计档案的不同形式、不同机构或不同类型分别编制会计档案的案卷目录；3、保管期限编制法：即将一个单位形成的所有会计档案按不同保管期限分别编制案卷目录。4、会计档案案卷目录的著录项目和要求：著录项目有七项，分别是顺序号、案卷号、原凭证号、案卷题名、起止时间、保管期限和备注。（二） 归档制度会计档案的归档是指财会部门将办理完毕且具有保存价值的会计核算资料经系统整理后移交档案室或档案馆保存的过程。为保证会计档案收集的齐全、完整与准确，必须建立严格的会计档案归档制度。会计档案管理办法规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。注意：我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。会计档案的归档要求：（1）会计档案的收集、整理应符合规范应归档的会计核算资料要求齐全、完整、准确，且分类清楚、组卷合理、排列科学、编目清晰；（2）会计档案要保持原封装移交归档的会计档案，原则上应保持原卷册封装，特殊情况需拆封进行重新整理的，应由档案机构和会计机构经办人员共同拆封整理，以分清责任；（3）会计档案的签章要完整会计凭证封面、会计帐簿封面及启用页、会计报表封面等需由经手人员、会计主管人员、单位负责人签字盖章的，签章应当要完整齐全；（4）会计档案的归档需要严格办理交接手续移交会计档案时，会计机构和档案机构有关人员必须逐卷认真清点核实，并由交接双方按规定在会计档案移交清册上注明交接人、时间、数量等，签名盖章后双方各执一份。（三） 保管制度移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（四） 移交制度（1）单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。（2）单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。（3）单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。（4）单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。（5）建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。（五） 交接制度1、单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。2、移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。3、交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。（六） 调阅制度各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度，保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。（七） 销毁制度保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。会计档案的销毁制度之注意事项：1、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。2、正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第五节 会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。如：2010年度终了日为12月31日，保管期限按2011年1月1日开始建设。（具体见附件表一：企业和其他组织会计档案保管期限表）注意：本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。（1）其他组织会计档案的保管期限的具体规定：会计凭证类：原始凭证、记帐凭证和汇总凭证保管期限均为15年；会计帐簿类：总账、明细账、普通日记账和辅助账簿保管期限均为15年； 现金日记账和银行存款日记账保管期限均为25年； 固定资产卡片账在固定资产报废清理后保管5年。财务报告类：月、季度财务报告保管期限均为3年；年度财务报告（决算）要永久保管。其他类：会计移交清册保管期限为15年；会计档案保管清册和会计档案销毁清册要永保管； 银行余额调节表和银行对账单保管期限均为5年。（2）财政总预算、行政单