项目档案管理办法.doc

宿州至扬州高速公路天长段项目档案管理办法第一章 总 则第一条 为规范宿州至扬州高速公路天长段档案管理，加强项目文件的收集、立卷、归档工作，保证宿州至扬州高速公路天长段项目文件的准确、完整、系统及安全、有效利用，做到项目文件收集、立卷、归档工作与工程建设同步进行，为以后的使用提供有效依据，特制定本办法。第二条 依据中华人民共和国档案法、科学技术档案案卷构成的一般要求、国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范、公路建设项目文件材料立卷归档管理办法、公路工程竣（交）工验收办法实施细则、照片档案管理规范、公路工程质量检验评定标准等，结合宿州至扬州高速公路天长段建设项目实际制定本办法。第三条 本办法所称档案是本项目在各项活动中形成的全部项目文件的总和。第二章 组织机构与职责第四条 宿州至扬州高速公路天长段安徽天扬高速公路开发有限公司、总监办及项目档案咨询单位联合成立宿州至扬州高速公路天长段项目档案管理工作小组，负责本项目档案管理工作。第五条 宿州至扬州高速公路天长段项目委托项目档案咨询单位负责指导本项目所有参建单位的项目文件材料收集、立卷、归档工作。确保项目文件材料立卷归档工作与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统。及时向安徽天扬高速公路开发有限公司汇报项目档案的进展情况。宿州至扬州高速公路天长段项目档案管理工作小组将组织人员每月对各参建单位进行竣工文件收集、整理、编制及归档工作进行检查、评比（具体检查内容详见附表1：档案管理工作检查表），同时将跟工程计量进行挂钩。第六条 安徽天扬高速公路开发有限公司负责承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督等管理职责。第七条 项目监理单位应负责对施工单位项目文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向安徽天扬高速公路开发有限公司提交项目档案质量审核意见。第八条 各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。第三章 档案的管理第九条 宿州至扬州高速公路天长段项目在各项公务活动中形成的文件、图纸、资料、照片、录音带、录像带、胶带及其他载体的资料和有保存价值的实物资料都应由各单位档案专（兼）职人员负责收集、立卷、归档。第十条 本项目各参建单位应按照交办发2010382号关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知的要求，进行项目文件材料的收集、立卷、归档。第十一条 项目文件材料的收集范围参照交通运输部关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知（交公路发201065号）中附件2公路工程项目文件归档范围的规定执行。项目档案的保管期限参照宿州至扬州高速公路天长段项目文件材料收集、立卷、归档实施细则中的第三部分项目文件归档范围和保管期限表执行。第十二条 宿州至扬州高速公路天长段各参建单位应设置独立的档案室，建立管理制度，配置适宜保存档案的档案柜、档案架和计算机、标准档案盒等必要的设备或物品。同时做好防火、防潮等工作，保证档案的安全、完整。第十三条 各参建单位必须在合同段交工验收前，完成项目档案的立卷归档和移交工作。移交前必须将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，经项目档案咨询单位和监理单位检查合格后，方可向项目咨询单位办理移交手续。案卷编制说明内容包括本合同段项目建设内容、档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、竣工图编制质量及其他需要说明的问题。移交一套原始的、经系统化整理的项目档案。其中竣工图需移交一式四套。第十四条 项目档案咨询单位负责对经系统化整理和排列的所有案卷汇总编制案卷总目录（含电子版）及项目档案整理情况说明。说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的情况。第十五条 项目咨询单位按照公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的要求，及时将项目档案移交安徽省交通投资集团有限责任公司，安徽省交通投资集团有限责任公司将在项目通过竣工验收3个月内，按照有关规定及时向上级主管部门报送项目档案进馆材料。第四章 档案的利用第十六条 档案的利用系指对档案的阅览、复制和摘录，利用工作是档案工作的重要内容，档案的利用必须严格遵守档案借阅制度、复制制度和保密制度。第十七条 本项目实施过程中，非参建单位单位需借阅本项目资料时应经安徽天扬高速公路开发有限公司批准后，方可借阅。第十八条 为便于项目文件的查找和利用，各参建单位应编制项目文件的封面、卷内目录及卷内备考表。第五章 考核与奖惩第十九条 项目文件管理的考核与奖惩工作纳入质量、安全月评季奖工作中。第二十条 考核结果定期公布，对档案工作做出突出贡献的单位和个人将予以奖励。对档案工作管理不力的单位和个人将予以处罚。第二十一条 凡损毁、丢失、涂改、伪造或擅自销毁档案以及将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有，根据情节轻重给予通报、经济处罚等惩罚措施。第二十二条 凡恶意拒绝移交项目文件，影响档案专项验收工作的单位，给予经济处罚并与企业信誉评价挂钩，同时通报交通主管部门。第六章 附则第二十三条 本办法由宿州至扬州高速公路天长段安徽天扬高速公路开发有限公司公室负责解释。第二十四条 本办法自公布之日起执行。附表1： 档案管理工作检查表标段： 承包人： 编号：序号检查项目检查分项检查标准或方法满分扣分图像资料说明1档案室 (20分）安全保管是否配备了灭火器 3是否配备了温度计和湿度计2是否配备了空调及除（抽）湿机3是否经常通风、除尘 2规格要求档案室面积是否能够满足本合同段使用的要求 3是否配备了专用档案柜、架 5是否配备了专用档案盒、是否按照工程划分建立 22规章制度及人员 (15分）管理制度及措施是否建立了档案管理制度（含借阅、库房等管理制度） 5制度是否上墙（含组织机构上墙） 3是否有竣工资料借阅登记表2人员要求是否有专人保管，至少一人53竣工资料的完整性 (30分）竣工资料收集的及时性已形成的竣工资料是否及时移交档案室5竣工资料的齐全性已开工的单位、分部、分项工程开工报告是否齐全5进场原材料是否经过检验，是否有产品合格证、质保书等证明材料5已完工的分项或工序资料是否齐全，是否进行了分项工程评定和交工5文件性是否收集齐全，是否进行了登记，是否进行了闭合5音像资料是否进行了收集，内容是否齐全,标注是否到位，是否专门的硬盘等进行保存备份54竣工资料的准确性 (25分）表格内容填写是否齐全、规范表格内容填写、签字是否齐全10表格内容填写是否规范（含填写是否正确，是否进行涂改，签字是否工整，是