武汉公司工程档案管理办法.doc

十五冶武政发20123号武汉公司工程档案管理办法为了做好工程、法务档案资料的管理工作，加强建设工程文件的归档整理工作,统一建设工程档案的验收标准,建立完整准确的工程档案,参照建设工程文件归档整理规范(GB/T5038-2001)等文件的有关要求,结合公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求，特制订本档案管理办法。一、 归档范围主要为工程、法务档案资料:1工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它包含：各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有工程合同以及各合同的附件、补充合同），设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、施工图、竣工移交手续及其他需要存档的文件等。2法务档案：法律诉讼资料、法院判决资料、举证资料、委托律师合同等二、 档案保密制度1档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。2凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应按密级规定保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导签字批准。3凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。4对确已无保存价值的建设工程档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。三、档案工作人员岗位职责1热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。2负责本公司建设工程中形成的资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。3按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。4档案管理员归属工程部管理，积极主动地向主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。5. 办理领导交办的其他档案业务工作。四、档案管理制度1. 非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经工程部审核，公司主管领导批准同意后方可阅。2. 档案柜内的档案要进行系统、规范排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便。3. 做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。 4. 对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。五、档案安全制度1. 严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。2. 每次长假前应对档案进行全面检查，切实消除安全隐患。六、档案资料查阅利用制度1. 本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。2. 档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。3. 档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。4. 查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。5. 查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。七、档案的收集1. 档案管理人员应接收全公司范围内机关各部门、各项目部工作人员提供的有关工程归档的相关资料并及时签收登记。2. 工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录，方便日后检索。3. 应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料，应交总工程师审阅确定用途。4. 勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。5. 项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料的责任范围、内容、