073 现场文件资料档案库房管理办法(A).doc

PC8-XCID-QA-2010-04-073（A） P6/5标题 现场文件资料档案库房管理办法TITLE编码No.PC8XCIDQA201004073A10.11执行版次REV.日 期DATE状 态STATUS审 核REVIEWED BY修 改 说 明MODIFICATION OBSERVATIONS批 准APPROVED BY编 制PREPARED BY校 核CHECKED BY会 签COUNTERSIGNEDBY部 门 ( 单 位 )DEPARTMENT ( UNIT )姓 名NAME日 期DATE1目的本程序规定了文件资料档案库房的管理规则、管理要求和工作内容，从而保证文件、资料、档案的保存地点具备良好的环境条件使文件、资料和档案处于良好的状态。2范围本程序适用于现场信息资料部文件资料档案库房的管理。3责任现场信息资料部文件资料档案库房管理人员负责库房布局的整体规划及对库房资源的整体控制，库房设备的采购立项；定期对文件资料档案库房的安全情况和文件、资料、档案的完好情况进行检查，并按本程序规定的内容开展工作。4参考文件国家档案工作标准汇编（GB/T 11821-2002，GB/T 18894-2002）5规定5.1 文件资料档案库房的管理和环境条件5.1.1 文件的存放5.1.1.1 纸质文件应装入文件夹或文件盒内，放置于密集架上或文件柜中。录音录像资料如光盘、磁带等，应装盒并竖立存放，远离磁场、强热源，并与有害气体隔离，避免擦、划、触摸记录涂层。5.1.1.2 信息资料部在收到新版文件后，应将旧版本文件进行作废、隔离处理。5.1.2 排架方式排架以档案号或文件编码为顺序，采用从左到右，从上到下的次序，数字从小到大，字母从A到Z的顺序存放。5.1.3 排架标识应在文件柜外侧设置标牌，标牌标明所存放文件的类别和编号，以便快速、准确的调出文件。5.1.4 文件与档案的保护5.1.4.1 温湿度控制现场文件资料档案库房温湿度条件要求如下：介质类型室内温度（）室内相对湿度（%）纸张14254560磁带、光盘等14254555文件资料档案库房通过空调机、除湿机等设备进行温湿度控制；应在具有代表性的位置设置温湿度记录仪表，并每天对温湿度进行测记。一旦发现温湿度不符合要求或设备出现异常，应即时采取相应措施。5.1.4.2 防火文件库房区域必须配备合适的消防设施。禁止任何人在未发生火灾的情况下乱动消防设备。库房内严禁使用明火及存放易燃易爆物品；严禁在库房吸烟。不得随意使用非经允许的电器设备。库房管理人员应掌握消防技能，发生火灾立刻报告消防人员或积极采取措施进行自救。5.1.4.3 防盗除信息资料部文件管理人员因工作需要可进入库房外，其他人员未经库房管理人员许可，一律不准进入档案库房；如发现失窃或可疑现象立即上报。5.1.4.4 防白蚁保持库房温湿度在规定标准下，抑制白蚁生长。库房内要保持墙壁、地面和柜架的清洁；不能堆放杂物，严禁带进食物。根据药物的有效期，定期放置药物。5.1.4.5 防鼠进出库房要关门，防止老鼠进入库房。严禁带食物进入库房。经常清理库房，禁止堆放杂物。如发现有老鼠活动，立即采取措施灭鼠如捕捉、投药等。5.1.4.6 防霉通过保持库房温湿度在标准范围内保证库房温湿度保持稳定。库内应保持清洁减少尘土，防止微生物通过灰尘传播。发现档案被微生物感染，应及时消毒。5.1.4.7 防光文件库房选用白炽灯或日光灯做人工照明光源，照度不超过100勒克斯。库房无人时必须关灯。5.1.4.8 防尘文件资料档案入库前如发现灰尘应进行除尘处理。经常进行库房清理工作，保持库房环境的清洁。5.1.5 库房巡检库房管理人员应随时对文件资料档案库房环境条件进行检查并抄录温湿度数据（附录A：文件资料档案库房温湿度记录表）。5.2 库存文件资料档案的检查库房管理人员应随时检查文件、资料和档案，确保其不会由于长期保存或操作不当而发生变质。检查要求如下：文件保存是否完好，是否丢失、短缺、破损。如发现丢失和损坏情况，立即采取补救措施。文件发霉、鼠害蛀虫等情况。文件存放位置、版本、状态、标题是否正确，与计算机信息是否一致。对脱落的标识加固，更换褪色标识，更换损坏的文件资料档案盒。5.3 其它规定文件管理人员负责档案的保存、借阅及库房管理工作，将使用完毕的档案资料及时放回原处，关好门窗，保管好库房钥匙。6 文件和记录库房温湿度记录作为非永久性记录由本部门保存。7 附件附件A：文件资料档案库房温湿度记录表附件A文件资料档案库房温湿度记