计划采购管理制度.doc

计划采购管理制度 计划采购管理制度（试行）Q/QM-302.06-xx1总则1.1为规范物资设备计划、采购管理，保证基建、生产经营活动正常进行，控制公司成本及降低费用，结合公司实际，特制定本制度。 2范围2.1本制度适应于公司物资（设备）计划、采购管理工作。 3职责3.1负责本公司除办公用品、劳保用品外的其它物资、设备采购归口管理。 3.2坚决维护公司的利益，认真贯彻执行公司各项规章制度，为公司生产建设服务，按生产建设需要以最经济的办法和效果保证物资供应，确保生产正常进行。 3.3负责按国家及地方政府政策、法令、法规执行物资、设备的采购工作。 3.4作好物资设备计划基础管理工作，不断提高物资计划的管理水平。 3.5结合库存情况，进行综合平衡，编制物资设备采购计划。 4计划、采购管理要求4.1物资设备需求计划编制内容要求4.1.1物资设备需求计划由需用部门根据生产、建设、维修等进度要求，编制物资设备需求计划。 计划中必须标明所需物资设备名称、规格型号、技术要求、材质、单位、数量、到货时间、用途等信息，经需用部门主任签字、计划合同部审核，分管副总经理批准，报物资设备部。 4.1.2基建项目、技改工程以设计图纸及订货清册为依据编制需求计划，并附材料清册；如果没有订货清册，由需用部门或施工单位依据图纸提出需求计划，并注明图纸编号。 4.1.3基建项目因设计变更需增加材料，依据设计变更单或经设计批准的工程联系单报需求计划，并附设计变更单或工程联系单。 4.1.4因施工单位保管不善，造成材料、设备丢失、损坏，需重新订货，价值5万元以上（含5万元），需求计划必须经总经理办公会批准，价值5万元以下由总经理批准，报物资设备部。 款项在工程进度中扣除或按施工合同约定执行。 4.1.5未列入年度生产、建设、大修计划的物资设备，需求计划中标明用途，价值人民币30万元以上（含人民币30万元），需经总经理办公会通过，价值小于人民币30万元，需经总经理或总经理授权委托人批准。 4.1.6设备、备件改型换代，填报需求计划需附经分管副总经理批准的技术要求。 4.1.7订购大型设备、设备改造、大修非标项目设备及技改项目，填报需求计划需附相应的技术要求和技术标准。 4.1.8对外委托加工件，填报物资设备需求计划需附审核和批准后的加工图（一式四份）。 4.2物资设备需求计划编制时间要求4.2.1需求计划编报时间必须充分考虑物资设备的生产、供应周期；4.2.2基建材料单笔（单批、单台套）价值人民币10万元（含人民币10万元）以上的，必须使用前3个月报需求计划；长周期制造设备，需满足招标、制造周期前提下，再提前3个月报需求计划；小型设备安装前6个月报需求计划。 4.2.3大修非标项目的设备、零星购置设备及备品配件，由需用部门按项目及物资设备分类在大修前6个月编制需求计划。 4.2.4小修备品配件、工器具及材料，由需用部门在小修前3个月编制需求计划。 4.2.5生产、建设月度消耗材料，需用部门在每月10日前和25日前（遇节假日顺延），报批准后的需求计划。 4.2.6公司所属生产以外的其它部门，在每月25日前（遇节假日顺延），报批准后的需求计划。 4.3物资设备采购计划的编制要求4.3.1计划管理人员根据需求计划、库存报表、在途物资、合同应到货物资等，平衡库存后汇总编制物资设备采购计划；平衡库存时动用储备定额的，及时申请补充。 4.3.2采购计划中必须标明物资设备名称、规格型号、技术要求、材质、单位、数量、计划单价、计划金额、采购方式及到货时间等信息。 4.3.3单笔（单批、单台套）价值小于人民币2万元物资采购计划，需计划管理人员、采购管理人员、仓储管理人员签字，部门主任审核批准、财务管理部主任审核批准；单笔（单批、单台套）价值大于人民币2万元（含人民币2万元）物资设备采购计划需经分管副总经理批准。 4.3.4编制采购计划时，需要改变需求计划所报物资设备的名称、规格型号、标准、图号、材质等内容或选择代用物资时，应征得需用部门同意，基建物资还需征得设计同意，并出具书面变更单后方可执行。 4.3.5需求计划送达后3日由计划管理人员完成物资设备采购计划编制；大批或特殊设备、材料需在7日内完成。 4.4物资设备采购计划的实施4.4.1物资设备采购必须严格执行批准的采购计划，没有特殊原因不得随意改动，维护采购计划的严肃性。 4.4.2物资设备采购必须与生产经营、建设、投资费用、工程进度相一致。 4.4.3物资设备采购原则上必须在合格供应商范围内采购，如果合格供应商不能满足要求，需填写合格供应商方外采购单，单笔（单批、单台套）价值小于人民币2万元的合格供应商方外采购单由职能部门主任批准，单笔（单批、单台套）价值大于人民币2万元（含人民币2万元）的合格供应商方外采购单由分管副总经理批准。 采取招标的物资设备可不用填写合格供应商方外采购单。 4.4.4单笔（单批、单台套）价值大于人民币30万元（含人民币30万元），需按甘肃省有关招投标管理要求进行公开招标采购；单笔（单批、单台套）价值大于人民币10万元（含人民币10万元），小于人民币30万元，由公司内部组织招标方式采购或议标方式采购；单笔（单批、单台套）价值大于人民币1万元（含人民币1万元），小于人民币10万元，采用不少于三家比质比价采购，单笔（单批、单台套）价值小于人民币1万元，需在合格供应商范围内采购；生产、建设、维修常用物资，签订框架协议，采用框架协议采购模式。 4.4.5如果物资种类繁多、数量少、金额少，到货时间紧急，对工程质量影响小的物资，经分管副总经理批准后可委托乙方代采购，费用在每月进度款中结算。 4.4.6采用公开招标方式采购，中标单位由招标领导小组会确定；由公司内部组织招标方式采购或议标方式采购，中标单位由甘肃能源庆阳煤电有限责任公司招标领导小组批准；采用比质比价方式采购，供应单位确定由分管副总经理批准；单笔（单批、单台套）价值小于人民币2万元物资、设备采购供应商确定，由职能部门主任批准。 4.4.7物资、设备采购中，物资设备部负责组织招标工作、编制招标文件、合同谈判、合同签订等工作，由需用部门、技术管理部门负责起草招标文件的技术部分、合同的技术协议以及技术谈判。 4.4.8需与供应商就价格、付款方式或供货质量及要求进行谈判的，由物资设备部、财务管理部及相关技术部门等人员组成谈判组，提出初步意见，报授权领导审定后由物资设备部牵头谈判。 4.4.9采购管理人员在采购物资、设备时，必须索取能有效地证明该物资设备质量的技术文件，（包括质量证明书、合格证、使用说明书、安装证明书、技术参数表、接线图、线路图、调整说明书、保修卡等），并确认其有效性及真实性。 4.5物资设备采购计划的修改、撤销由于生产、建设、维修的计划任务量发生变化，或人为疏忽、编制依据不足造成物资需求计划数量、技术标准等发生变化，需要修改或撤销需求计划的，必须及时填报物资设备需求计划撤销申请，由分管副总经理批准后，报物资设备部，物资设备部根据采购计划执行情况确认能否退货。 4.6合同签订4.6.1物资设备采购合同谈判、签订必须符合公司合同谈判、签订流程，执行公司合同审批程序。 4.6.2单笔（单批）价值大于人民币5万元（含人民币5万元）的物资采购，必须签订合同或框架协议。 单笔（单批、单台套）价值大于人民币1万元（含人民币1万元）的设备采购，必须签订合同。 4.6.3企业将授权贸易人员和签约人员向贸易对手备案。 4.6.4采购合同需要变更或提前终止时，应及时报原审批领导同意。 重大合同变更、撤销需报总经理办公会研究决定。 4.7跟踪监督合同执行4.7.1物资设备部采购管理人员、合同管理人员及有关部门在合同签订后，应当跟踪并监督合同执行情况。 4.7.2物资设备采购、技术、设计等部门和需用部门对重要关键长周期设备、材料实行过程监造，确定监造方式，编制监造大纲，签订监造协议，落实监造责任人。 4.7.3采购管理人员按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目网络进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。 4.8物资设备验收入库4.8.1质量控制管理人员对到货物资进行质量检验，出具检验报告书传采购管理人员、仓储保管人员。 具体按公司物资设备质量控制制度执行。 4.8.2采购管理人员编制入库单，仓储管理人员对到货物资、设备进行外观和数量检验，审核入库单，对符合合同要求的合格物资办理入库手续，对检验不符合合同要求的物资，不得办理入库手续。 4.8.3不合格物资由物资设备部办理退货索赔事宜或提出折让方案，报财务管理部、需用部门审批后进行处理。 4.8.4入库手续具体按公司物资设备出入库管理制度执行。 4.9发票校验、货款支付4.9.1财务管理部对购货增税发票进行验证（录入金税系统或到税务部门现场认证），未能通过认证的必须退回重新开具。 4.9.2物资设备部根据采购合同规定的货款支付方式及合同执行情况，提出采购资金支付，采购管理人员填制付款申请并附采购合同、验收、入库单据等付款依据，经物资设备部计划管理人员、合同管理人员、部门主任签字，分管副总经理审批，财务管理部主任签字，总经理批准，送到财务管理部办理货款支付和结算手续。 大额资金由资金委员会审批同意后支付。 4.10清理、关闭合同4.10.1合同执行完毕后，物资设备部应对合同执行情况进行清理，关闭，并建立供应商信誉档案。 4.10.2物资设备部将合同清理和供应商信用情况反馈给财务管理部门。 5物资设备计划、采购的检查考核5.1物资设备采购计划编制、实施工作效率、准确率、完成率、积压与利库。 5.2由于组织管理不力，采购计划不准确，安排不合理，执行不到位，出现到货延期、缺件或超计划采购、质量不符合要求、高出市场采购时价，影响正常生产建设的完成和造成浪费的按照相关制度进行考核。 5.3不按公司物资设备计划采购管理制度规定的审批权限、采购方式进行采购，对责任人进行考核。 5.4由于组织管理不力，工作粗心大意，合同谈判、执行、付款过程中给公司造成损失的，对责任人进行考核。 6附则6.1对计划的编制、调整和实施进行全面分析和总结，积累资料，归档，实现计算机管理。 文字性基础资料至少保存五年，超过五年项目若没有审计验收，必须保存至项目审计验收完成。 6.2