佛山三水会计培训【金帐本】表格处理软件Excel.doc

会计学习交流 会计实务操作表格处理软件Excel近年来表处理软件日臻完善，其中最具代表性的是Microsoft Excel，它广泛用于企业财务、审计、统计、计划等众多领域。与Word一样，Excel自问世以来也有许多版本，目前的最新版是Excel 2008，但本书将以Excel 2003中文版为基础介绍Excel的基本功能与应用。（一） Excel的启动与操作窗口一、Excel的启动Excel与其他类似软件一样有多种启动方法，例如：（1）双击桌面Excel图标来启动。（2）在【开始】菜单中依次选择【所有程序】和“Microsoft Excel”选项来启动。（3）双击已经存在的Excel文档启动。二、Excel的工作窗口不同版本的Excel的工作窗口稍有不同，广东省会计从业资格考试辅导教材初级会计电算化第167页图6-20是Excel 2003的工作窗口，这个窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条、编辑区、工作表区域、工作表标签、状态栏、行标题、列标题以及任务窗格等部分组成。其中部分要素与Word窗口差不多。（1）标题栏：用于显示当前使用的应用程序名称和工作簿名称。（2）编辑栏：编辑栏也称编辑区，用来输入或编辑活动单元格数据或公式，编辑栏从左到右又分为名字栏、公式栏和编辑区三个部分。其中，编辑区总是显示活动单元格中的常数或者公式。（3）工作表区域：工作表区域用于显示当前编辑的工作表。（4）任务窗格：任务窗格是一个提示界面，其中可以查看帮助、剪切板、新建工作簿等，可以进行文件更新以及文件的搜索等操作。小提示：Excel 2003的任务窗格与Word 2003的任务窗格二者的内容不完全相同，请大家体会。三、Excel的数据组织Exeel以工作簿为数据管理单位，以工作表为数据处理单位，以单元格为最小的操作对象。一个工作簿可以包含多个工作表，而一个工作表可以包含有多个单元格。其中：（1）工作簿。工作簿实际上就是用来存储并处理工作数据的文件。一个工作簿内最多可以有255个工作表。（2）工作表。工作表就是一个表格，它最大可由65536行和256列构成。行号由上至下从l到65536编号，列号则由左到右用字母编号为A到IV。小提示：在Excel工作表中，可以使用Ctrl+看看到底有多少行，Ctrl+看看到底有多少列。如果先按住Ctrl键，再同时按下和两个键，则可直接到达Excel工作表的最后一个单元格。这是编者在考Excel时经常用到的一个小诀窍。（3）单元格。单元格是Excel最小的操作对象。Excel中是以行号和列号来唯一确定一个单元格（或称单元格地址），表明单元格在工作表中的位置。在某种意义上看，单元格地址其实就是一个变量，其表示方法是列号在前行号在后，如C7表示第三列第七行的单元格。每一张工作表最多由65536256个单元格构成。小提示：大家还记得本书第四章4.8.1中关于单元地址的介绍吗？请进行对比学习。（二）工作簿的建立与基本操作一、工作簿的建立与保存1.建立工作簿通常可以用以下方法建立一个新的工作簿：（1）使用Ctrl+N组合键，建立一个空白工作簿。（2）使用工具栏上的【新建】图标，建立一个空白工作簿。（3）使用【文件】菜单中的【新建】命令，此时屏幕右侧将显示 “新建工作簿”任务窗格，用户在此可以有多种选择。在默认情况下，Excel为新建的工作簿创建3个工作表，分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3。2.保存工作簿工作簿文件建立和编辑之后或者在编辑过程中一般都需要保存，保存方法也有几种：（1）用【文件】|【保存】命令。（2）单击工具栏中【保存】按钮。（3）使用Ctrl+S组合键。（4）自动保存。单击【工具】|【选项】命令，然后在对话框中选择【保存】选项卡可以设置自动保存，系统将按设置的间隔时间定期自动对工作簿进行保存或恢复。如果要保存的是一个新文件，则系统在屏幕上弹出一个“另存为”对话框，要求用户输入文件名、文件类型和选定保存位置。如果需要将一个文件另行保存，则可以使用【文件】|【另存为】命令。注意，将一个工作簿另行保存往往是备份工作簿的一种简便方法。在一个工作簿文件中，无论有多少个工作表，在将其保存时都将会保存在同一个工作簿文件中。二、工作簿的打开与关闭打开一个已经存在的工作簿文件主要有两种方法，一是使用【文件】|【打开】命令，二是利用工具栏上的【打开】按钮。关闭工作簿可用【文件】|【关闭】命令或者单击菜单栏右侧的关闭窗口【】来执行。三、工作表的基本操作工作簿的内部操作主要是对工作表的处理，包括对工作表的选择、切换、插入、复制、重命名等操作。1.选定工作表用户可以在一个工作簿中选择一个或多个工作表，使其成为活动工作表。（1）选定一个工作表。若要在当前工作簿中选定一个工作表，只需用鼠标单击标签栏上的工作表名即可。（2）选定多个工作表。如果要在当前工作簿中选定相邻的多张工作表，则先选定第一张工作表，然后按住Shift键再单击最后一张工作表的标签即可。但如果要选的多个工作表不相邻，则选定第一张工作表后，再按住Ctrl键逐个单击其他工作表的标签即可。小提示：编者将Shift键称为“傻瓜键”，而将Ctrl键称为“聪明键”，因为后者会“挑选”而前者不会。2.工作表之间的切换工作表之间的切换操作有如下几种方法：（1）利用工作表名字切换。即在工作表标签栏里单击所选的工作表名字。（2）使用滚动按钮切换。即右击滚动按钮，在弹出的工作表列表中选择所需工作表。（3）使用Ctrl+PgUp或Ctrl+PgDn组合键切换到前一个或后一个工作表。3.插入工作表欲要插入一张新的工作表，可以单击工作表标签选定工作表的插入位置，然后使用【插入】|【工作表】命令来实现。4.复制工作表如果在一个工作簿内复制工作表，则单击工作表标签后，按住Ctrl键将它沿着标签行拖到一个新的位置。5.重命名工作表用户更改工作表名字的方法有以下两种：（1）双击相应工作表的标签，然后输入新名称并按回车键。（2）右击工作表标签并在窗口中选择【重命名】命令，然后输入新名称并按回车键。（三）单元格数据的输入与编辑一、选择单元格1.选择一个单元格选择一个单元格有多种方法，如：（1）用鼠标选择。一般只需单击目标单元格即可。（2）使用名字栏。直接在编辑区的名字栏输入目的单元格的地址。（3）用命令选择。方法是先单击【编辑】|【定位】命令，然后在对话框的“引用位置”中输入目的单元格的地址，最后按【确定】。（4）用键盘定位。使用光标移动键、换页键以及其他组合键可以选择活动单元格。2.选择整行或整列单元格（1）选择整行。若要选定整行，只需在工作表上单击该行左边的行号即可。（2）选定整列。若要选定整列，只需在工作表上单击该列上面的列号即可。小提示：请注意：在选择整行或整列单元格中用的是“行号”和“列号”。3.选择一个区域的单元格一般先单击区域一角的单元，然后按住鼠标移动到区域的对角单元释放。4.选择整个工作表工作表区域的左上角（即行列标题交汇点）有一个没有文字标识的按钮，称为【全选】按钮，只需单击这个按钮整个工作表都将被选定。二、输入与编辑单元格的数据在Excel中只能对活动单元格输入数据，这些数据可以是一个字符串、一组数字、一个公式或者一个图形、声音等，而且输入数据后必须按Enter或Tab键，同时，在单元格内输入新内容后，单元格中原有内容将被删除。其中：1.输入计算公式计算公式的输入方法是在公式之前必须输入一个“”（等号），这个等号用于区别公式与文本数据。2.同时对多个单元格或多个工作表输入数据（1）同时在同一表的多个单元格中输入相同数据。方法是：先选定需要输入数据的单元区域，然后输入数据，最后同时按Ctrl+Enter键即可。（2）同时对多个工作表输入数据。方法是：先选定多个表使其都成为活动工作表，然后只要在其中的一个工作表中输入数据，其内容就会自动存人其他所选定的工作表中。3.输入序列Excel提供有序列数据输入功能，一般方法是：（1）首先在第一个单元格中输入一个起始数据，并选定要填充数据的单元格区域。（2）执行【编辑】|【填充】|【序列】命令，此时屏幕出现对话框。（3）在对话框中进行选择或设定，最后按【确定】按钮即可。小提示：请注意【序列】命令所在的位置。5.清除单元格的内容若要清除单元格中的内容或格式，应首先选定需要清除的单元格、行、列或者区域，然后选择【编辑】|【清除】命令。三、设置单元格的格式用户可以通过工具栏中的按钮，也可以通过【格式】菜单的【单元格】、【行】或【列】命令来设置单元格式。四、移动单元格中的数据移动单元格数据的操作方法是：1.首先选择需要移动的单元格。2.单击【剪切】按钮，将数据“粘贴”到剪贴板。3.选定目标单元格后单击【粘贴】按钮，即将剪贴板中的数据移到新的位置。小提示：移动【剪切】+【粘贴】。五、插入和删除单元格1.插入单元格（1）使用【单元格】命令。使用【插入】|【单元格】命令既可以插入一个单元格，也可以插入整行或整列，其操作步骤是：选定插入单元格的位置。选择执行【插入】|【单元格】命令，这时屏幕显示包含有活动单元格右移、活动单元格下移、整行和整列四种插入方式的对话框。在对话框中作出相应的选择后按【确定】按钮即可。（2）使用【行】或【列】命令。若插入行，则先在插入行处选定任一个单元格，然后单击【插入】|【行】命令则在活动单元处插入一个空白行。若插入列，则先在插入列处选定任一个单元格，然后单击【插入】|【列】命令则在活动单元的位置插入一个空白列。2.删除单元格删除单元格的操作与插入类似，只是“删除”对话框所提供的四种删除方式为右侧单元格左移、下方单元格上移、整行和整列。小提示：请大家通过上机操作来区别上述两个对话框的内容。（四）表格数据的计算一、Excel的公式在Excel中用等号区别计算公式与文本数据，即Excel规定公式的最前面必须加一个等号（）。小提示：与第四章介绍的报表系统一样，Excel的公式或函数中也不允许出现中文标点符号。二、公式中的运算符Excel的运算符共有四等类型，即算术运算符、比较运算符、字符运算符和引用运算符。详见广东省会计从业资格考试辅导教材初级会计电算化第176页表6-6。三、公式对单元数据的引用1.引用单元格和区域基本格式Excel对本表单元格数据引用的基本格式分别是：（1）引用一个单元格：，如C5。（2）引用一个单元格区域：:，如B5:D7。（3）引用若干整行：:，但如果两个行号相同则表示一行单元格，如5:5表示引用第五行所有单元格。（4）引用若干整列：:，但如果两个列号相同则表示一列单元格，如C:C表示引用第C列所有单元格。小提示：Excel不允许交叉引用，如D:5或5:D都是错误的引用。2.相对地址引用与绝对地址引用Excel公式对单元格的引用有相对地址与绝对地址引用的区别。其中：（1）相对地址引用的特点是当公式被复制到一个新的位置时，其中的相对地址会随之改变。（2）绝对地址引用的特点是无论公式被复制到什么地方，其中的绝对地址都不会改变。绝对地址引用的表示方法是在单元格的行号和列号之前分别加一个美元符号（$）。小提示：在Excel中还有一种引用叫混合引用，如D$:5或$5:D。3.引用同一工作簿其他工作表的单元格Excel公式可以从同一工作簿的其他工作表中引用单元格或者区域，其引用格式是：!:例如，公式Sheet2!A4表示引用工作表Sheet2的A4单元格的数据。小提示：本书中将（中括号）中的内容视为可选项。四、公式的编辑对公式可以像对其他数据一样进行编辑，包括公式的修改、复制、移动与删除。其中：1.复制公式在单元格之间复制公式的