公司驻外办事处管理规定.docx

广州市*技术有限公司文件编号文件名称驻外办事处理规定版本/版次A/0编制部门生效日期2013年1月5日第6页，共6页1 目的：为加强办事处的管理，使办事处的工作科学化、规范化和制度化，特制定本规定。2 范围：凡办事处的设立和管理，均适用本规定。3 权责 ：各办事处人员严格按此规定执行，办事处负责人监督，管理中心负责检查。4 内容：4.1办事处的设立、职责及其管理4.1.1办事处的设立、机构设置、人员编制由公司管理中心及销售部共同规划，收总经办核批。4.1.2办事处是销售部的分支机构，由销售部直接管理。4.1.3办事处的职责：4.1.3.1确定区域的销售目标及促销战术组合，并报销售部批准后实施；4.1.3.2在销售部的指导下，制定具体的实施计划，并报销售部批准后实施；4.1.3.3负责本区域的销售市场开拓及配合品牌部在区域的品牌推广工作；4.1.3.4负责本区域信息的收集、整理、分析和传递工作；4.1.3.5负责组织或帮助代理商组织各种产品促销活动；4.1.3.6公司临时指派的任务。4.1.4办事处实行业务主管负责制，主管负责全面工作。4.2出勤管理4.2.1办事处人员上班时间为：周一至周五，每日早上8:3012:00 13:3018:00；4.2.2办事处人员上班一律实行打卡制,早上上班打一次,下晚下班打一次,每天打两卡,如因工作原因需外出者,须填写,月末计算考勤时,以打卡记录及外出申请单作依据;4.2.3办事处人员请假一天内,由办事处负责人审批并报公司管理中心,超过一天者须报公司销售部负责人审批,并将报公司管理中心备案;4.2.4其它按公司考勤制度执行;4.3培训管理4.3.1为使办公处销售人员更快熟悉公司产品、销售政策、公司制度、企业文化，新进人员入职前须到广州公司接受入职培训；4.3.2办事处人员每年会接爱公司安排的其它与销售相关的培训,以加强销售人员的销售技能;4.4会议制度 4.4.1办事处所在区域销售人员每周五进行一次周会(对上周的工作进行总结,安排下周工作任务),会议时长由办事处自定； 4.4.2办事处及其下各地业务人员每半年回公司参加销售会议； 4.4.3临时会议由通知确定； 4.4.4除全国销售会议由销售总监主持外，办事处会议应由办事处负责人主持，负责人不在时，指定他人主持； 4.4.5每周会议总结应及时传至公司。4.5办事处应按要求及时向公司报送如下资料：1)周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、新开发客户资料、销售周报表；2)月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度广告计划申报表及月度销售促进工作表、销售月报表，月度财务报表、当月费用报表（含办公场地租金、物业管理费、水电费等）；3)年报表：年度销售统计表、本年度工作总结、下年度工作目标与计划，年度财务报表。4.6办事处人事管理4.6.1办事处负责人应依照公司制度对办事处进行人事管理,人员编制由公司制定、招聘可由办事处实施，但人员录用前须报送广州公司销售部审核；4.6.2办事处负责人必须由公司任命；4.6.3一般员工的调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续;4.6.4办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划;4.6.5办事处人员一般应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具有独立工作能力;4.6.6公司定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理； 4.6.7办事处要加强业务培训工作，调整工作气氛,不断提高员工的业务工作能力和鼓舞士气;4.7办事处商务运作管理4.7.1合同管理4.7.1.1合同必须采用公司标准销售合同，如是客户提供合同，违约条款及相关应收条款、验收条款必须与公司标准合同内容相符。不相符的情况下，必须由办事处负责人报备总监级以上人员签字方生效。4.7.1.2合同明列产品明细必须与公司产品目录一致，不允许随意更改产品名称、编号。4.7.1.3商务有责任监督办事处业务员把所有客户合同必须提供最新的三证（营业执照，法人身份证复印件、组织代码证，税务登记证）4.7.1.4合同上必须详细注明付款条件、收货地址、收货人、联系电话。如收货人有更变，必须填写收货人授权委托书和指定人员身份证盖章方可放货（原件寄回，办事处需复印一份留底）4.7.1.5办事处所有客户出货必须有合同，商务有责任对合同进行评审，不符合公司规定条款，必须上报批准。商务也有责任每月必须催回原件合同留底；4.7.1.6客户购销合同金额未达到5000元的，公司只提供运输费用，不提供送货上门费用；4.7.1.7客户指定货运公司或指定发快递，公司只提供跟催发货，不提供运输费用；4.7.1.8客户先对合同确认盖章，我司方盖章回传。4.7.2出货管理4.7.2.1原则上货物都由广州总公司发出至客户处，办事处不留库存（特殊情况下经总经办批准可有少量库存），商务部必须于当天4点前给予出货通知单给仓库备货发货，超过此时间需隔天再发（特殊情况下除外）；4.7.2.2 签字流程：商务部门主管财务总经理 仓库4.7.2.3 商务部不得手工涂改出货单，如需更改，应重新打印4.7.2.4 资料不齐全、回款信誉不好的，商务部有权不发货（通知办事处负责人与总监）4.7.3样品赠品发放管理4.7.3.1所有样品申请必须由办事处负责人员签字方生效，价值50元以下的赠送样品必须由部门总监签字方为有效，价值50元以上赠送样品需报总经理批准。4.7.3.2需回收样品必须在申请上注明样品保管人、样品责任人及样品回收时间。所有价值50元以上的样品必须有客户签字盖章确认的寄放样品协议，方可提供样品外借。从样品送到寄放处开始到回收仓库验收合格中间这段时间均由样品责任人承担样品保管责任。4.7.3.3样品回收验收发现存在缺损，均由样品申请、样品责任人承担相关费用。4.7.4退换货物管理4.7.4.1所有退换货申请必须有总监级以上人员签字方为有效。4.7.4.2退换货申请必须注明退换货原因、产品明细、数量。4.7.4.3 退换货申请必须由客服确认退回产品处理方案。4.7.4.4属品质原因退货，必须先交由技术部进行品质检测，出具检测报告，交由相关人员确定不良品处理方案。4.7.5发票管理4.7.5.1发票申请办事处人员必须按照表格填写，注明回款信息签字盖章，新客户必须提供营业执照、组织代码证、税务登记证4.7.5.2客户发票申请必须于每月20号前提出，超过此时间需移到下个月初开4.7.5.3商务部、财务部必须对客户发票申请信息进行核对并跟进4.7.5.4 原则上是回款了才方可申请开发票；（先开发票后回款的需销售总监审批）4.7.6对帐单管理4.7.6.1每月10号之前商务部、财务部必须与客户对好帐登记并寄出（只针对月结客户）4.7.6.2商务部必须于每月20之前催回上个月的对帐单（原件、有多张必须盖骑缝章）4.7.6.3客户不回寄对帐单的，商务部有权不发货（通知区域销售与总监）4.7.7运输管理4.7.7.1商务部每月有责任跟催货运公司及客户催回原件发货清单，必须是合同指定人签收为效（要求工厂代发需商务传真给客户回签，原件一周内寄回）4.7.7.2客户不配合的，商务部有权不发货（通知办事处负责人与总监）4.7.8回款管理4.7.8.1办事处有责任每月提供客户回款计划4.7.8.2商务部根据办事处提供的回款计划进行跟催与反馈4.7.8.3客户到期款未付的，商务部有权不发货（通知办事处负责人与总监）4.8办事处的财务管理4.9.1办事处财务管理流程：1)费用支出流