24-会议筹备方案.doc

连云港职业技术学院秘书处会务工作汇编 江苏省文秘学课程研讨会会前筹备方案主办方：连云港职业技术学院会议秘书处二O一二年五月目 录一、 会议须知二、 大会秘书处各组职责三、 会议通知四、 大会议程表、日程表五、 来宾人员接待工作及住宿安排六、 会场布置及座次安排七、 会议资料、会议用品准备八、 会议礼仪服务安排九、 全面检查、落实会议安排十、 大会工作人员手册一、会 议 须 知（一） 大会秘书处设在行政楼厚德楼，大会秘书处下设秘书、提案、宣传、会务四个小组，本校以外的来宾和部分负责人员在晨光宾馆住宿。（二） 大会均在图书馆西厢园会议厅举行，小组讨论地点安排见大会日程表。（三） 出席大会时，请来宾和列席人员将出、列席证佩挂在胸前。来宾入场采用电子签到系统，入场时，请用出席证签到通过。来宾和列席人员参加会议按指定区域就座。工作人员凭佩挂的工作证入场。进入大会会场后，请关闭手机或设置静音状态，遵守公共场所有关规则，请勿在禁止吸烟的场所吸烟。（四） 与会人员要自觉遵守大会的各项规定，集中开好会议无特殊情况请勿请假。来宾因故不能出席大会时，请向大会秘书处请假。（五） 会议所发证件、文件，请妥善保管。（六） 来宾人员如有教学经验交流或改革教学方案的建议请交与提案组专有负责人，本次大会提案截止日期为20日上午12时。（七） 注意保安和安全，请来宾妥善保管好各自携带的贵重物品。注意防火，请不要在宾馆过道和卧室吸烟。沐浴时，要调试好水温，以免烫伤。要小心入池，以免滑倒。（八） 大会设医务室，与会人员看病，可凭出席证、列席证、工作证就诊，病情较重的，可通知医生出诊。（九） 会议期间，来宾、工作人员一律不准带亲友到会客、食宿、洗澡。个人打长途电话、饮用客房内饮品、洗熨衣物，费用一律自理。（十） 大会秘书处各组办公地点和联系电话：秘书组 厚德楼121、122 。提案组 厚德楼123、124 1。宣传组 厚德楼125、126 1。会务组 厚德楼127、128 1.。医务室 晨光宾馆 201 1。保卫 晨光宾馆202 1。消防 厚德楼129 89763863、89763864防疫 厚德楼131 8976865司机 厚德楼133 1。、1。晨光宾馆各房间电话号码：855198888转各房间晨光宾馆各房间之间电话互打：2加房间号二、大会秘书处各组职责（一）大会秘书处在大会秘书长领导下进行工作。副秘书长协助秘书长工作。（二）大会秘书处设在行政楼后的楼一层010室。大会秘书下设秘书、天、宣传、会务四个组。（三）大会秘书处主要负责人及下设各组职责范围：秘书处长：24副秘书处长：21协助人员：22、23、25秘书组：1、 负责研讨会工作报告，开幕大会、大会发言、闭幕大会及全会中会议主持词，领导讲话，会议决议等有关文件材料的起草、印刷；2、 负责来宾报到，会议资料和有关证件的发放；3、 负责有关会议的通知，会议签到和统计、报告人数4、 大会主持台座位排序，会场排序及有关领导的邀请；5、 大会开幕式主席台上主要人员的排序及接送；6、 负责大会各讨论组秘书工作；负责人：24、21协助方案组：1、 负责大会期间各院校代表经验交流及教案改革建议提案的收集、登记、分类、处理、录入；2、 起草教学改革方案报告和大会基本资料审查报告：3、 召开试听课及试听课后研讨会议；负责人：高亚菊宣传组:1、 负责会议新闻报道组织工作，拟定报到计划和撰写报到计划有关的稿件；2、 负责新闻单位的联络接待，安排记者采访活动，大会广播人员的邀请；3、 负责会场布置，包括会场标语、会徽布置和会场音响、校歌的播放；4、 接待全省各校代表来宾的宣传标语、全校等主要公共场所宣传标语布置；5、 负责会议期间校报及会议资料的分发；负责人：高慧鸣会务组：1、 负责住宿来宾报到及会议用餐安排；2、 负责会议经费管理、采购和发放会议用品；3、 负责有关活动通知、会务安排和内外联系；4、 负责起草大会议程、日程表及有关虎屋材料；5、 负责会议保卫、消防、餐饮卫生和医务室安排；6、 负责会议地点的安排；7、 负责会议车辆的调度及使用和大会期间供电、供暖、花卉布置等；8、 负责大会闭幕后全省各校代表的往返派车接送工作；负责人：22、21三、会 议 通 知（一）确定与会人数1.由秘书处确定全省邀请各校与会者数目及核对实到人数，交与下设会务组；2、邀请全省各校代表来宾范围等级及计划人数：（1）江苏省共有13座城市，计划每所城市定选三名典型性高职专科院校，要求一所是私人承办，两所公办院校，在这两所公办院校中一所与我校同等规格，另一略高于我要规格。(2)为防止以上定选院校因校方特殊情况不能参加会议，另加定两所备选院校；要求一所为私人承办院校，另一所为公办院校。(3)全省各校代表来宾计划人数：3*3*13=117（二）会务组起草会议通知，以我校名义发邀请函；1、要求语言简洁，大方得体，态度诚恳，并说明每校的人数限制(3人)。邀请函：连云港职业技术学院关于文秘学课程研讨会的函江苏省XX市XX校：为了全面提高我省秘书学教学工作，根据国家十二五规划要求培养高素质，高技能，适应社会发展的多向性人才。我校准备开办文秘学课程研讨会，以我校规模有限，每校仅限三人名额，时间从2012年5月18日至20日。望请贵校参加。盼予函复。连云港职业技术学院二O一二年五月二日四、大会议程表、日程表（一）会召开时间从2012年5月18日至20日会期持续三天；（二）会议议程表:文秘学研讨会会议议程表日期上午事宜下午事宜17日来宾接待及登记来宾接待及登记18日1、 研讨交流会2、 试听课3、 研讨会4、 观赏校园环境19日1、 研讨交流会2、 分组研讨会3、 研讨交流会4、浏览花果山20日1、 研讨交流会2、 互动会3、 会议总结4、海边半日游（三）会议日程表：文秘学研讨会日程表18日时间事项安排地点上7：00早餐教工餐厅一层7:30-9:30开会图书馆西会议厅10:00-11:40试听课西多媒体125教室午11：50午餐教工餐厅二层12:30-14:00午休晨光宾馆下14:30-16:00开会图书馆西会议厅16:30-17:30观看校园环境校内午17：50晚餐西餐厅二层19日7：00早餐教工餐厅一层上7:30-9:00试听课西多媒体126教室9:30-10:30分组研讨会厚德楼会议室10:40-12:00开会厚德楼241会议厅午12:30午餐教工餐厅二层下13:00-14:00午休晨光宾馆14:30-18:30游玩花果山午19:00晚餐西餐厅二层20日时间事项安排地点10:30-11:30会议总结图书馆二层12:00-18:00游玩海边半日游注意事项：1、 后前、会后请随从负责人员到会场。2、 用餐时请随从工作人员到专用餐厅、包间、窗口。3、 以上日程安排如有疑问请向负责人员询问或请拨打4、 以上给您造成不便，请见谅。五、来宾人员接五、来宾人员接待工作及住宿安排（一）来宾人员的接待1、会务组与秘书组联合接待外宾，对高级外宾，重要外宾设专门接待车辆及人员；2、专设来宾接待处，到校后一并登记；3、登记表：来宾登记表姓名日期城市院校职务联系方式（二）来宾人员的住宿安排1.来宾住宿一律安排在晨光宾馆，房间号在电子签到标记，每一个电子卡即为门钥匙（电子感应刷卡密码门）。详细请见会务组手册。2、住宿区域按城市划分，同一城市在相邻房间方便熟悉与交流。会场布置及座次安排十一、 六、会议资料、会议用品准备会场布置及座次安排（一） 会给与会人员议资料由方案组起草，秘书组整合，宣传组统一发放；