印信管理制度(XZ)c.doc

宁波艺国集团有限公司管理文件文 件 号XZ-005版 号A/0生效日期2012年03月10日文件名印信管理制度页 码第 5 页 共5页明细修改表修改日期版本/修改次数修 改 主 要 内 容修改人批准人生效日期起 草审 核批 准部 门行政管理中心审核委员会总裁室姓 名日 期1. 目的为进一步强化公司管理，保证企业各项工作的正常开展，规范印章使用行为及企业各部门用章流程，避免因印信管理、使用不当造成各类行政、法律、经济问题，结合实际情况，制定本制度。2范围适用于宁波艺国集团有限公司所属各部门。3职责总裁室为公司印章监督管理部门；公司所有员工均应自觉维护与遵守本制度。4印章分类4.1印签：企业向主管机关登记的企业印信或指定业务专用的企业印信。如：公司章、财务专用章（支票专用章）、电子印章。4.2职章：刻有公司董事长、董事长授权人职衔的印信，如法人（代表）印章。4.3部门章：刻有企业部门名称的印信。其不对外单位的部门章可加注“对内专用”5印信的保管5.1 法人印鉴章、企业公章、合同专用章经集团总裁室授权分别指定专人负责保管，其中法人印鉴章必须指定财务人员负责保管；财务专用章由集团财务部指定专人保管；部门印章由公司各中心指定专人保管；其中法人印鉴章、企业公章及财务专用章必须由三名印章管理人员分开保管。所有印章必须报备集团行政管理中心。5.2 印信保管人员因故外出，为不影响印信使用，可申请各中心负责人指定外出期的临时保管人员，同时应确认临时保管人员的保管意识与盖章申请手续。5.3 印信保管人员如工作变动，应及时将印信上缴部门负责人，待重新确定印信管理人员后再办理接收印章的手续，不得私自转交他人。印章收缴和移交手续由负责行政管理中心监督办理，总裁室审批，其中财务专用章和法人印鉴章由公司财务中心负责监督办理。6印信的使用6.1 印信的使用范围6.1.1 企业公章、电子章的使用范围以企业名义的上报、外送、下发的文件、资料、报批表等；以企业名义制发的公司，根据公文处理程序，由企业负责人或授权代表签发后盖章。以企业名义出具外事、经济、人员奖罚、推荐等方面的文书。常规的人事证明、介绍信、各项检查表、报表等各种文书。以企业名义签署的各类合同书、协议书等。6.1.2 企业财务章的使用范围与银行的业务：账户的开户与销户、对账单、会计报表、支票的相关业务、电汇业务。呈送税务机构的会计报表、纳税报表等。企业出具的各类发票和收据等。6.2 印信使用程序6.2.1财务专用章的使用程序 企业财务部使用企业财务专用章时，必须经财务中心负责人批准。财务负责人出差时，可指定专人负责财务专用章的保管和使用。6.2.2企业印章的使用程序除日常文件（如合同等）事先经总裁室审阅备案后，填写印章使用申请单，写明盖章申请事项，经中心负责人审核确认，总裁批准后方可使用；其他文件用章经子公司负责人确认后上报总裁室批示。6.2.3 其他部门印章公司各中心印章用于公司内部及子公司部门之间的行文，使用中心印章须填写印章使用申请单，写明盖章申请事项，经中心负责人批准后方可使用。6.3用印方法6.3.1 企业印章应盖在文件正面。6.3.2盖印文件必要时应盖骑缝印。6.3.3除特殊规定外，盖企业印章时一律应用朱红印泥。6.3.4必须由印章保管人员加盖，所有用章文件登记备案，如因印章使用不当而造成损失的，当追究其相应责任。6.5 印信只限在办公室内使用，不得随意携带外出。特殊情况须将印章带出使用的，按以下规定办理：6.5.1印章的外带使用申请实行谁使用谁申请，不得代替申请；6.5.2企业印章外带前，视情况将所需盖章的文件事先经中心负责人/子公司部门负责人审阅确认，填写印章外带申请单，写明印章外带申请事项，经总裁室批准，印章保管人员登记备案；6.5.3印章外带必须由印章保管人员同行，或指定专人同行，确保安全；6.5.4申请人返回后应将所盖文件复印件备案。非保管人员同行的，需向印章保管人员办理交接手续。7印信的刻制7.1 公司有下列情形之一需刻制或变更印信的，必须提出申请，填写印信制作申请单，经部门负责人审核，总裁室审批，报公司行政管理中心备案后，由行政管理中心负责办理印章的刻制、发放。7.1.1公司新设立的部门或机构；7.1.2单位、部门名称根据公司文件变更的；7.1.3印章有损坏现象，需重新刻制的；7.1.4原有印章遗失，需重新刻制的；7.1.5其他临时设立机构须刻制印章的；7.1.6其他需要刻制或变更印章的情形。7.2 公司各部门向行政管理中心领取新印章时，应同时将原使用印章一并送交行政管理中心备案，行政管理中心对领取的新刻印章留存印样备案。 8印信的销毁印信销毁由印信保管人员提出印章销毁申请，经中心负责人审核，总裁室审批，报公司行政管理中心登记备案留样；印信销毁由行政管理中心、印信保管人及印信保管人的主管领导共同监督实施。9印信使用的约束与罚则行政管理中心将不定期对公司的印章使用情况和对本制度执行情况进行检查。9.1 有下列情形之一的，对直接责任人予以通报批评或行政处分，并处经济处罚或调离工作岗位：9.1.1印章保管人因工作失误造成印章丢失者；9.1.2未经审批确认使用印章而导致公司受到重大影响者；9.1.3未经审批许可擅自携带企业印章或合同专用章外出者。9.2 有下列情形之一并构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任：9.2.1私自刻制公章（指公司行政、合同、部门等印章）者；9.2.2合同未经审核会签程序，擅自使用合同专用章者；9.