日常报销的规定.doc

关于公司日常费用管理的规定 为统一规范公司有关借款、报销的审批手续,使公司的借款报销工作有序进行,按照有关规定结合公司具体情况,现对公司日常费用的管理作如下规定，希遵照执行： 一、借款规定： 一般情况，个人不得向公司借款。凡因公出差和购买零星材料需向公司借款的员工，是出差的，事先填制出差审批单（内容格式附后），经部门负责人、主管副总审批签字（由总经理直管部门由部门负责人签字），借款本人填制借款条经公司指定财务审核人签字，方可到财务部借款。 购买零星材料的现金借款由供应部经理签字、经公司指定财务审核人 签字到财务部借款。 营销公司员工，无能在公司上班还是在办事处上班，都要按照营销公司规定的借款程序办理借款。 上述借款，原则上回公司五天内报销，无特殊情况前帐不清、后帐不借，一个月以上不报者从工资扣除。 二、运杂费的报销 1、销售物资的运费报销：全国运价统一由公司指定的财务、审计、调运人员制定，运输前与承运部门或司机签订运输协议，货运完后凭协议，货物运达并经收货单位确认的收货回单（运费在哪个公司结算付款，收货回单原件就存哪个公司并指定专人装订保存，发货公司存复印件装订备查），附合法有效的运输发票，经综合管理部（内勤）经办人及负责人、调度、公司指定财务审核人签字报销。 2、退货回公司的运费，除办理销售货物运输相同手续外，还需附销售公司经综合管理部经理或总监助理以上领导审批同意退货的签字批件和仓库保管员或收货人确认签字。 3、采购物资整车运费报销，经办人报销时应填写材料运费申报单（内容格式附后）发票经收货人、经办人、调度、供应部经理、公司指定财务审核人签字报销。 4、50元以下短途零星运费经收货人、经办人、部门主管签字直接到财务报销。 三、差旅费报销（除营销公司人员、湖北*结合当地和本公司情况另行制定标准报总公司批准后执行）。报帐时：按照出差报销的内容，逐项填列，发票单据另用纸张粘贴，填制报销汇总单，经部门主管签字附出差审批单，经公司指定的财务审核人签字报销，具体标准如下：1、 交通工具 出差人员长途出差，原则上乘座火车（硬卧、硬座）或汽车，如乘座的火车或汽车在12小时以内能到达目的地的，不得乘座飞机。12小时不能到达目的地的，部门经理以上人员可选乘飞机经济舱，其余人员确因时间关糸需乘座飞机的，在出差审批表中注明并经批准可乘座飞机经济舱，如未经批准而乘座飞机的，按火车或汽车同价超25%以内由公司承担，超过25%部份费用自理。 乘座长途车的一般应提供电脑票。 2、住宿费标准序号级别单位A类地区B类地区1总助以上 每天200元180元2部门经理副经理每天170元150元3部门助理、课长、车间负责人每天140元110元4除上述以外人员每天110元80元A类地区指北京、上海 、天津、重庆、广州、深圳、珠海、哈尔滨、沈阳、大连、青岛、济南、南京、杭州、厦门、武汉、成都、西安、乌鲁木齐、汕头、海南等19个副省级以上和一些特定城市B类地区指A类以外的国内其他地区凡在上述限额标准内开支的住宿费，节约部份50%奖励给个人，超过部份个人承担60%，遇有特殊情况，经总经理批准后予以报销。公差地为家庭所在地，原则上不应住宾（旅）馆。但每天可按照住宿标准的50% 予以补助。两人同性出差，住宿报销按照标准的85%计算，节约部份50%归已。 3、出差补助标准不分职务 1) 省外（含杭州市）每人每天补助50元。2）驾驶员到萧山机场、宁波机场、温州机场每人每天补助20元外，其他均按照公差人员标准执行。3）省内、地区外及本地区，离公司驻地100公里以外的，每人每天补助35元。4）本市外地区内不能回家（公司）就餐的，每人每天补助10元，本市内出差不予补助。已报销就餐费，不再报销出差补助费。 4、市内交通费 1）副总以上的公司领导据实报销。 2）部门经理副经理人员每人每天30元以内据实报销。 3）除上述以外员工每人每天20元以内据实报销。 四、后勤费用 1、探亲及休假，按照公司员工“探亲及休假规定”报销。 2、干部食堂和职工食堂，公司均不摊入任何费用，食堂所有费用由公司承担，食堂就餐人员名单由行政管理部（或办公室）核批。 3、接待费用：由行政部主管副总（或总助）同意，原则上统一由行政部安排接待，公司（除销售公司驻外办事处外）所有接待费用报销均先经主管副总审批，出差期间需要宴请、送礼，事先报经主管副总以上领导批准，报销时凭批条经行政部登记，经公司指定的财务审核人审核签字报销。 4、手机话费，由行政部确定每人每月报销标准，并入公司内部网并通知其本人掌握，办公室登记审核，定额内按实报销，超标准原则上自负，特殊情况书面说明理由，经公司指定的财务审核人审批。 五、办公用品购置 1、原则上由公司供应部统一购买入办公用品仓库，各部门根据需要领用，如办公用品仓库没有的大额办公用品（单位价值在100元以上的），需用部门应事先写书面申购单给公司行政部，写明购买物品名称、规格、价格、数量、购买理由和用途、保管人或使用人姓名，经行政部经理审核并经公司指定的财务审核人确认后，交供应部安排购买。采购人员采购完毕报销时，凭购货发票经经办人、使用人、行政部经理签名附上审批单，交公司指定的财务审核人审核报销。 2、办公用品的购置及领用，办公用品原则上由办公用品保管员列出所需采购办公物品名称、规格和数量，经行政部经理审核后，交供应部统一采购，各科室根据实际需要，本着节约的原则领用，特殊情况特殊物品需部门自行采购的，按照上述（第五款第1条执行）。 六、自备车辆费用（含湖北*、各办事处） 1、保险费，台州*由车辆管理课长（车队长），其它由各单位负责人根据车辆情况作每车的保险计划（包括投保公司、保费、保险项目）经车辆管理课长签字，报行政部（或办公室）经理（或主任）和公司指定的财务审核人审核签字办理保险手续。 2、修理费用，车辆修理和维修必须报行政部经理（或办公室主任）批准，并在指定的修理厂修理，送修人员将车辆修理预算及时报告报行政部（办公室）经理（或主任）核准，取车时应认真核对修理项目和修理费用，并在修理单上签名，修理费用统一由修理厂来公司结算，由车队长和行政部经理签名后交公司指定的财务审核人审核报销或冲帐。 （湖北*由副总、其它有关办事处由经济责任人批准）。 3、台州*汽车需用的汽油费由公司指定加油站加油，月末加油站将结算的增值税发票送来公司结算，由车辆管理课长和行政部经理签名，交公司指定的财务审核人审核签字报销（其它有自备车的部门参照此办法执行）。 4、台州*过路、桥、洞费，长途出车油费。驾驶员的出车补贴每公里0.08元（50公里内不予补贴），外出长途车的出差补助，经用车部门签字参照员工出差补助标准执行，报销时、由车辆管理课课长初审后交行政部经理审核经公司指定的财务审核人审核签字报销（此条标准只限台州*，其它有备用车部门参照自定标准报公司审批执行）。 5、事故赔款，由当事人写出事情的经过和处理要求，视具体情况按照事故赔款额的10-30%自己承担； 七、基建费用 1、立项程序（含湖北*） 单项基建维修，金额在10000元以上的项目，由申请单位报计划，经基建负责人，陈总批准签字，与建造方签订协议，方可实施；单项金额在5000元以上10000元以下的，申请单位提出书面申请，经总部基建负责人批准。 2、经过审批有计划的基建项目，建造完后，由建造单位开具专用建筑安装发票附工程结算单、合同，基建负责人、公司指定的财务审核人审核签字报销或冲帐。 3、没有立项的100元以上基建及小修理项目，由相关部门书面申请预算报行政部审核，转基建负责人计划安排施工，完工后由施工单位开出专用建安发票，附行政部批条，由基建负责人、公司指定的财务审核人审核签字报销。 4、100元以下的设备安装小工费由经办人、工程部负责人签字报销。 八、模具加工费报销 模具制造的计划由技术开发部提供下达、技术副总审批同意，方能外出加工，加工的价格由模具负责人、技术副总共同商定，外出加工单件金额在2000元以上的陈总批准，方能同对方签订模具加工协议，按照加工协议完工后，对方列出模具送货清单（内容包括名称、规格、型号、计划数量、送货数量、单价、金额），模具负责人及模具保管（或使用人）逐件对照验收，办理入库单，随发票合同，经技术副总审核，公司指定的财务审核人签字报销。 九、除上述以外的发票报销 1、采购部的材料发票报销。经办采购员收到发票后与入库单、采购订单、申购单、合同，核对单价、数量、金额相符后经采购部经理、公司指定的财务审核人审核签字转财务增记库存冲减应付帐款（或付现金）。 2、外销部的快递、空运、集装箱及运费、报关费用发票由经办人按照公司费用的管理规定”填制报销清单，部门经理签字，经分管外销的副总审批，公司指定的财务审核人审核签字转财务冲帐或汇付款。 3、其他发票报销（已签过合同的附合同），经经办人、部门经理、主管副总、公司指定的财务审核人审核签字财务部报销。 十、各种预付（结算）款支付审批程序 1、采购用款：采购部采购员按照到期应付货款于每月25号前将次月需付货款，列表交采购部经理，采购部经理作为次月的采购用款计划于27日前报公司财务副总监安排资金。每笔货款需汇付时，由采购员填写汇款通知书由采购部经理审核签字转财务安排付款。 2、其他付款程序：由经办人填写汇款通知书，经部门主管、主管副总审核签字（如已签合同的附合同复印件），经公司指定的财务审核人审核签字，财务安排资金汇付。 3、湖北*付款湖北填写汇款通知书由湖北*负责人签字，财务部视其资金情况安排资金。 十一、执行时间：下文之日起执行，其他报销制度同时作废。附：日常费用报销审批权限