财务管理机构设置与管理制度.doc

财务管理机构设置与管理制度一、财务管理的组织机构及岗位责任（一）财务管理的机构设置物业管理企业的财务管理机构与其它企业的财务管理机构大致相同，一般来说都设有财务部，这是财务管理的职能部门。财务部门的岗位设置如下图：总经理财务部（部门经理） 图（二）财务部工作人员的岗位职责因事设岗，因岗定职，因职确定责任，使财务部的每一名员工在自己的岗位上都能发挥自己的主动性和创造性，把财务管理、会计核算、收费等工作做的好上加好，为完成企业的经营管理目标而努力。1.财务部经理的岗位职责 （1）向总经理负责，主持物业管理企业财务部的管理工作，做好总经理的助手。 （2）组织财务部门的政治和业务学习。 （3）负责组织全企业的经济核算工作，掌握好资金的筹集、使用、耗费，收入和分保证整个企业经营活动的正常进行。 （4）按时审核各种会计报表和统计报表，并做出分析报告。 （5）检查、督促各项费用的收缴和管理，保证公司资金的正常运转。 （6）合理有效地经营好公司的金融资产，为公司创造更多的利润。 （7）审核、控制各项费用的支出，杜绝浪费。 （8）组织拟订物业管理费等各项费用标准的预算方案。 （9）熟悉各种工商、财会及税务管理制度，运用法律、政策手段保护企业的合法效益。 （10）根据本公司的特点和实际情况，制定财务管理的细则。2.主管会计的岗位职责（1）按照会计规范及时编制收、付款和转账凭证，负责总账、明细账的登记工作。（2）按时编制月度、季度、年度会计报表。一般规定：月度、季度会计报表在月终后10天内报出，年度会计报表在年终后20天内报出。（3）建立各种收付款辅助台帐，并应与有关科目余额相符。（4）及时清理债权债务，将债务压缩到最低限度。（5）核算库存材料，认真核对库存的收支情况，并按要求抽查核实实物。做好固定资产管理工作，及时建立固定资产卡片，按时计提折旧。（6）保管好未用、已用的发票、收据、有价票据，定期检查各部门、各收款点的在用票据，妥善保管好会计账册、凭证等资料。（7）检查、审核各经营部门及下属机构的收支账目。3、出纳员的岗位职责（1）负责全公司的现金和银行的存款收付工作，对于当天收入的现金和转账票据要及时送存银行，不得积压并做到数字准确、不出差错。（2）每天登记好现金和银行存款日记账，做到账面整洁、字迹清楚，要日清日结，每月核对好银行账单，并做出未达账的调整表，与总分类账相符。（3）及时向部门经理报告银行存款余额，银行存款不得出现赤字。.（4）严格遵守现金管理制度和银行支票使用规定，库存现金按规定限额执行，不得挪用库存现金，不得以白条单据抵库。（5）严格执行外汇管理制度，如有外币收入，不得私自套换。（6）对办理报销的单据，须检查审核手续是否完备，有否违反企业的规定，凡手续不完备的，一律拒绝付款。（7）及时办理各种转帐，现金支票，并交会计做帐。4、收费员岗位职责（1）对部门经理负责，遵守企业制定的财务人员管理细则，做好本职工作。（2）负责物业管理费等各项费用的通知和收缴，在收费时要准确打印各项收费项目，正确填写发票。及时、快捷收妥业主应付的费用。做到快、准、不错收、漏收，对各种钞票必须认真验明真伪。（3）了解物业管理费及其他费用构成，以便回答业主的疑问。同时掌握业主的缴费情况，做好追收工作。（4）每天都要把收入的现款、票据必须与收款单核对相符，认真登记好收款台帐，本日下班前，要将当日款报表汇总，与款项相符后，及时交财务部出纳员。（5）备用周转金必须天天核对，不得以白条抵库，一切现金收入不准坐支，不得将收入的现金借给任何部门和任何人。二、财务管理制度物业管理企业的财务管理制度：(一) 支票支付制度支票支付的具体制度如下：1.除了从备用金中支付的不记名支票和由现金支付的工资单支票外，所有发出的支票均需注明“仅至收款人账户”，不得背书。 2.尚未使用的支票在工作时间需放入保险柜内，保险柜的钥匙应委托两名职员分别保管。3.支付支票需有支付凭单证明。4.所有失效的支票需注明“作废”字样，并存档。(二) 备用金制度企业运作过程中发生的低于元的支出，可从备用金中支出。备用金的审批程序如下：1.只有用钢笔书写和打印出来的备用金凭证才能支付，而且凭证的后面要附上发票证明。2.必须在其所赋予的财务权限范围内，授权批准备用金。3.资金保管者有责任24小时妥善保管该资金。4.在支付备用金时，所有凭证和证明文件应盖上“已付”印章，以证明此款已付。（三）银行往来账目管理1.批准开设银行往来帐与企业开户银行往来帐有关的支票、汇票、本票、定货单以及其他所有的可转让票据之出具、制造、核收和签名的权限如下：（1）部门经理或副总经理 元以下（2）总经理或董事总经理 无限额2.定期存款定期存款应放入开户银行或存入提供最优厚利率的金融机构，并需由总经理批准。（四）存款与资金保管制度1.存款程序（1）每天的收入必须及时存入银行；（2）必须备有各种形式的存款单：如现金、汇票、支票等；（3）必须确保由银行送回的存款单上有银行出纳员的核实盖章，以及银行所打印的数值与存款账户之数值相符。2.资金保管（1）未存入银行的收入必须加以上锁；（2）与其他资金，如未领的工资、小额现金等合理分开；（3）每日下班前必须将所有现金放到公司保险柜内（保险柜内现金控制在元以下）；（4）收入不准用于任何费用支付，不得坐支现金；（5）公司应为接受和保管现金的员工购买职员忠诚保险。（五）报价方式与程序管理1.报价方式报价方式共有四种：（1）口头报价：用于元或低于元的商品及服务；（2）书面报价：用于高于元，但低于元的商品及服务；（3）邀请投标报价：用于总经理同意的，高于元，但低于的商品及服务；（4）公开投标报价：用于高于元的商品及服务。2.程序管理在获取报价时，必须遵照下列程序：（1）除非万不得以（如特别代理商经销的专卖品），均须有三组报价。（2）对于文具、办公用品、备件、操作材料等，需要及时增补的商品，必须取得供应商的报价，并购买最具竞争力的商品。（3）订货或要求服务时，除了从备用金中支出的内容外，其他均须有预先编号的“购货订单”或“工作通知单”。（4）所有“购货订单”和“工作通知单”必须由核准人和财务主管签名。（5）“购货订单”和“工作通知单”的会计凭证须写明正确的付款人。（6）被指定接受交货、取货时，须有“购货订单”副本。接受交货时，必须核实此“购货订单”是否已经批准。（7）接受购货数量，应根据需要由持有“购货订单”、“提货单”或供应厂商“发货单”的接受交货人员负责。（8）如果对方提供满意服务，需在供应厂商“工作报告”或“工作通知单”的副本中注明。（9）收到供应商的账单后，须经常与银行贷方记录核对，记入贷方。（10）收到的债权人发票，须直接送到财务部，以便准备支付凭证。（六）正式发票管理1.所有正式发票必须按顺序编号；2.所有正式发票均须核实；3.正式发票须用于所有收到的支付，并按顺序开出；4.正式发票须在收到款项的当时开出，并于当天核对；5.对于支票收款，出纳员须在“支票收集一览表”上记录收到的支票，并由其主管核对；6.正式发票上的任何改动均须有公司盖章，或财务主管签字；7.作废的正式发票必须明确证明其无效，原件附在会议凭证副本上。（七）库存管理1.库存管理的基本要求（1）保证所有的库存物质数量和质量完好无损，如有食品类应注意物品的变质及有效期限，自然损耗在规定的范围内。（2）保证库存物质做到物卡相符、帐卡相符、帐帐相符。（3）库存物质分类安放，保持卫生、整洁、井井有条，便于收发，检验和盘点。（4）制定有效的防水、防潮、防盗、防霉坏的安全措施。（5）建立完备的材料验收、使用发放、清仓盘点制度。2.采购和验收的基本要求（1）采购人员必须对所管物业各种公共设施设备有一定的了解，要按质、按量、按要求购买所需的材料。（2）要根据仓库情况，做好采购计划，不能盲目采购。（3）采购计划单需总经理审批，方可采购。采购时要货比三家，做到价廉物美。（4）货物的验收要与采购单相符，凡来办理采购手续不予验收入库。（5）根据发票检验进货，凡发票需与实物名称、型号、规格、数量核对验收，不相符的不予验收入库。3.库存管理的原则有效的库存管理必须遵循以下原则：（1）管理人员必须负责库存的搬运并确保其存放的合理；（2）所有存货需放在指定地点，凭证先编号，并获核准的“领货单”方可取出；（3）管理人员或其他被委派工作者须查看废弃存货,并及时向部门经理汇报;（4）存货盘点情况须呈报部门经理，并有责任解释任何差额。（八）固定资产管理制度1.固定资产应具备的条件（1）使用期限超过一年的房屋及建筑物，机器设备、运输工具以及其它与生产经营有关的设备、器具、工具等。（2）不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过2年的。（3）不满上述金额的设备，但耐用时间在一年以上的大批量同类财产也列为固定资产。2.固定资产管理的职责 （1）固定资产使用单位应指定专人管理，做到帐物相符。 （2）对使用中的固定资产，应执行有关部门制定的维修保养制度和有关操作规程，建立健全各管理岗位责任制。实行专人管理，专人使用，专人保养，妥善保管和使用固定资产。 （3）随着掌握使用中的固定资产动态，及时提供固定资产使用情况，经常与固定资产管理部门联系，不得擅自转移固定资产。 （4）建立固定资产技术档案、台帐，做到统计资料和原始记录齐全，按时、准确地填报固定资产统计报表和分析资料。3.财务部门的职