公司财务费用报销管理制度(修改本).doc

财务费用报销管理制度 一、目地：为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，提高财务管理水平，现结合公司的具体情况，特制定本制度。 1、借款报销的审批权限 1.1 公司员工因工出差借款或报销，由各部门经理审签后，报公司财务部门审核，并送公司总经理批准，方能借款或报销。凡有审签权限的部门经理须在财务部门签留字样备案。 1.2 员工出差预借差旅费应填写“借款单”，并注明借款事由及行程，按规定程序报批后，到财务部门预借差旅费。 1.3 员工出差返回后，填写“费用报销单”，按规定的时间及审批手续到财务部门报销。 2、员工差旅费报销标准。 2.1 员工出差分 “长途”和 “短途”两种，即当天能往返的为 “短途”，出差时间在一天以上的为 “长途”。 2.2出差住宿费报销标准：（元/人/天） 技术部：住宿费80元/2人/天；100元/3人/天。2.4 出差补助标准 外出员工每人每日补贴20元，6、7、8、9四个月份每人每天补贴30元；如有特殊情况需请客户吃饭，事先与公司联系后，给予30元/人的标准。2.4.1 员工短途出差视同出勤，不再享受出差补贴。 2.5 员工出差交通报销标准 2.5.1员工出差乘坐交通工具：公司副总经理及以上领导可乘坐飞机、软卧、轮船二等舱；部门经理级：可乘坐飞机、软卧、硬卧、轮船三等舱，乘坐飞机需报总经理批准、乘坐软卧仅限正职；其余员工乘坐火车硬卧、轮船四等舱、乘坐飞机需报总经理批准。 2.5.2员工长途出差交通费，经理级（含）以上人员的陆路交通费可实报实销；经理级以下人员原则上不得随意乘坐出租车，如有特殊情况需乘坐出租车时，需经总经理批准后，方可报销。 2.5.3 员工在本市内出差，只报销公交车票公交车票。无特殊情况，不得报销出租车票。 3、员工差旅费报销规定： 3.1 住宿费，交通费按规定标准执行，超标自付。 3.2 膳食费按规定标准领取，不得报销与此相关的费用。 3.3 交际费用由领导核定并填写客餐报销单，经总经理批准方可报销。 3.4 短途出差不享受住宿补助。 3.5 长途出差人员无住宿费用时，则可按住宿标准的50%领住宿补助。 3.6 员工出差返回后于一周内报销，报销时间为每周一及每五，未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。 3.7 超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据，财务部门不予报销。3.8 财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询，如有虚假行为公司将按情节轻重处罚，如发现有虚假报销，则将按照虚报部分的10倍金额作以处罚。 4、财务部门要加强对备用金和预付款项的管理和监督。 4.1 公司员工因公借款，必须办理借款申请单。会计根据内容填写齐全，完整的借款申请单，编制会计凭证，会计、出纳、收款人必须在付款凭证上签字。 4.2 公司预付款项，必须根据合同或协议办理付款申请单，经财务审核并报总经理审签后办理付款；付款手续不齐备的，会计不得编制付款凭证，也不得付款。 4.3 备用金和预付款的使用，必须依照下列规定： 4.3.1 具有规定的用途，期限及限额； 4.3.2 在规定的期限内凭费用支出单据到财务部门报销；用现金或支票进行零星采购的七天内报销；通过银行汇款进行预付款的二十天内报销。 4.3.3 以上各项支出，原则上前款不清，后款不借。 4.3.4 对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。 4.3.5 对无正当理由超过规定期限，未能报销而又没还款的备用金，若超期时间在三个月内的收取资金占用费日息的万分之二；三个月以上一年之内的收取资金占用费日息万分之三。在次月工资中扣回本息。 5、原始凭证的审核 各项报销的原始凭证，经各部门经理审签后，报财务审查其合法性并送公司总经理批准。 6、原始凭证应具备的内容： 6.1 凭证名称； 6.2 填制凭证的日期； 6.3 填制凭证单位的名称或填制人的姓名； 6.4 经办人的签名或盖单； 6.5 接受凭证的单位名称； 6.6 经济业务的内容； 6.7 数量、单价和金额； 6.8 各种发票、收据必须符合中华人民共和国发票管理办法和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖单；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。 7、对原始凭证的技术性要求： 7.1 凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。 7.2 购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须填写出入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章。 7.3 支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。 7.4 职工因公出差借款的借据，必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收据，不得退还原借款借据。 7.5 预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。 7.6 属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。 7.7 自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧、职工福利基金等，要列名称、计提基数、提取率、提取额等。分配工资及费用时，要列分配标准、分配率、分配额。 7.8 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。 8、记账凭证的内容及填制要求： 8.1 凭证日期：一般应按实际受理经济业务的日期填列。 8.2 凭证编号：应按月编制自然数列顺序。 8.3 凭证摘要：应简明扼要，真实反映经济业务的内容，不得含混不清，过于简略。 8.4 会计科目：应按有关规定设置。 8.5 凭证金额：必须与原始凭证相符。 8.6 所附原始凭证张数，要与原始凭证相符。 8.7 有关人员的签名或盖章：出纳、会计、交款人必须在相关会计凭证上签名或盖章。 8.8 会计人员填制记账凭证时，必须附有内容完备的原始凭证。 9、本制度所指的由总经理批准的事项，如因总经理出差期间，均由董事长审批。 10、本制度由公司财务部制定并负责解释。 11、本制度从苏州TM电子有限公司总经理批准之日起执行。12、附录：详看附录。苏州TM电子有限公司 2009年7月20日附录一：费用报销规定第一条 现金报销需填制报销凭证，按凭证内容要求在摘要处填写报销内容及金额，由部门经理、审核人员、总经理审核签字后交财务核报。第二条 申购物品须事先填制物品申购单，经部门经理、办公室签字后交财务部，物品单价须总经理审核签字，未经审批，擅自购买者不得报销。财务人员审核时应对照已收到的申购单。购买物品原则上由办公室办理，专业用品自行购买后至办公室办理登记后财务核报。第三条 外出联系工作，应乘坐公交车辆，报销时请参照报销标准进行报销，若有特殊情况，经部门经理事先同意方可乘坐出租车辆，报销时须在发票上写明出发地、目的地。第四条 业务招待费：因工作需要招待客户或赠送礼品，费用应事先填制特批单，报总经理审核签字后交财务部，财务人员审核时应对照已收到的特批单。员工因工作需要所支付的业务招待费在报销时须向部门经理、审核人员主动说明，并由经办人及部门经理在该张发票背后签字。第五条 市外差旅费：员工因公赴外省、市出差，路程超过六小时及需要过夜的可购买硬卧火车票，轮船票不超过三等舱位；遇有急事需乘飞机的，必须事先填制特批单，经总经理签字后交财务部。财务人员审核报销时须对照已收到的特批单。第六条 员工参加有关于本职工作的进修需经部门经理、总经理同意，并至管理部登记备案，所发生培训费用按公司制定有关规定予以报销。第七条 员工因病就诊发生的费用按公司有关医疗费用报销规定执行。第八条 员工因探病发生的费用，除受总经理委派外，均不能报销。第九条 手机费：凡公司员工领用手机每月月租控制在68元以下，超出部分由领用人自行承担，遇特殊情况需提高额度，应填制特批单，经总经理批准。苏 州 有 志 电 子 有 限 公 司附录二：暂借款管理办法一、 目地：为提高公司资金使用效益，减少资金占用，特制定本办法。二、 管理范围（一） 暂借款是指因特殊用途的临时性借款，包括：1. 差旅费借款；2. 零星购物借款；3. 其他临时性借款。三 借款程序和标准（二） 对因公出差：1. 需借支差旅费时，应填写请款单，注明预借金额；2. 经各级主管审查、审核、签批；3. 到财务部领款；4. 财务部以请款单为借款依据、报销差旅费审核依据。（三） 对零星购物借款：1. 由采购部门作出书面采购计划；2. 经各级主管审查、审核、签批；3. 到财务部领款；4. 财务部以采购请款单为借款依据。（四） 一般零星购物借款限额为 5000 元（如5000元），驾驶员、采购主管可领取定额借款（备用金），定额标准由各部门经理拟订报总经理批准。（五） 对个人临时性借款：1. 一般不予借给，特殊情况经批准可借给；有借款尚未还清者，一律不准再借。2. 借款人填写借款单，注明个人用途。3. 经各级主管签批。4. 到财务部以请款单作为借款还款依据。（六） 个人借款一般不超过其2个月工资额，超过时须有公司担保人。（七） 暂借款可使用现金、支票或汇票支付，视不同情况和公司财务规定确定。对经常性借款人员，经批准可办理信用卡。（八） 暂借款还款、报销期限：1. 对出差人员，在返回公司一周内报销差旅费；2. 对领用备用支票、汇票结算的采购，使用后一周内报销；3. 对领用备用金的部门、个人、定期（不定期）报销；4. 对个人借款，最长不超过2个月还款。（九） 借款人应按规定期限及时报销或还款。四、 监督和处罚（十） 借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作它用；否则，应按情节轻重追究责任（十一） 财务部门定期、不定期清理暂借款。对逾期未还、未报者，发送报销催办单通知当事人；仍未改进者，扣除工资和采取其他措施。（十二） 附 则（十三） 本办法由财务部解释、修订，经总经理批准颁行。苏 州 有 志 电 子 有 限 公 司附录三：电话、手机等通讯设备使用管理制度一、目的为加强固定电话、手机等通讯设备的使用管理，保证正常工作的顺利进行，确保不因通讯工具因素影响工作。二、适用范围本制度适用于各部门规定使用的固定电话、手机的人员。三、职责1.行政部与各公司设备科负责通讯设施及线路的维护。2.电话号码申请、变更由行政部负责。五、操作规程（一）、费用限制对象与使用规定： 1.费用限制：按集团下发的文件执行。（1）固定电话限额规定：办公室人员不得使用公司固定电话拨打私人电话。如有发现违反，一律处罚(并按业务无关的费用的10倍处罚)。（2）手机限额规定： 凡是由公司统一发放新号码(每月限额话费68元)，今后在话费单中发现与业务无关的费用，其费用由个人承担(并按业务无关的费用的10倍处罚)。（二）、管理规定及处罚办法：1.电话、手机按规定使用，不得随意更换