新老系统切换门店操作流程(陈春涛).doc

关于新老系统切换已售未提的送、退货操作流程（草稿版）新老系统切换后，技术人员将老系统中的已售未提商品全部导入新系统的暂存商品库，指定专人对已售未提的顾客姓名、电话、地址及商品信息（包括品牌、型号、商品提单号）进行统计，并打印清单下发给门店服务台。新老系统切换后，配送、自提、带安、预售、联营商品的送、退货处理操作如下：一、配送类已售未提商品清理方案：（一）顾客要求送货的操作流程1、顾客致电/亲临门店服务台，或销售人员对照清单通知顾客送货2、服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店长对顾客信息进行审核3、服务台核对完毕后，将顾客送货信息报至总部400，由总部400人员在GY系统中进行送货信息修改。4、总部400修改完毕后，GY系统自动将信息发至物流TMS模块。5、物流干事核实顾客信息。6、TMS派工，送货人员见派车单上无DN交货单号，直接到物流财务处打印暂存出库单，物流部财务人员根据派车单上的提货单号，在新系统“暂存出入库明细”中查到暂存入库单号，在确认无出库记录后，制作、打印暂存出库单，送货人员签字后领取暂存出库单提货联（客户联），财务人员将送货派车单第一联和暂存出库单存根联捏对留存，库房人员凭暂存出库单提货联（客户联）在系统中发货，并留存单据。7、司机将货送给顾客，收回提货联，并将提货联回执到物流。（二）顾客要求退货的操作流程（SAP已入暂存库）1、顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台2、服务台干事核对顾客资料（首先应核实顾客身份、销售发票，核查原系统已售未提明细记录），门店财务、店长审核3）、经核查符合退货条件后，对应品类主任应核实顾客所退商品的商品编码、供应商编码并保证该商品价格文件是有效。同时还应确定退还商品的地点（仓库）、库存地点（库区）和商品退换价格。填写内容详见零售商品冲红申请单附表。4、完成附表后上报OA审批。A）上线初期审批流程为：申请部门经理-分部稽核人员-分部财务总监，审批完毕后由分部稽核人员制作零售商品冲红单，并将单号告知门店服务台人员和门店会计主管完成后续退款操作。B）上线4周后OA审批流程更改为申请部门经理-分部稽核人员-分部财务总监总部-财务中心计划管稽核主管-总部财务中心计划管理经理，总部审批完毕后制作零售商品冲红单，并将单号告知分部稽核人员，由分部稽核人员通知门店服务台人员和门店会计主管完成后续退款操作。（由于在OA系统中没有相应申请报告模板，故需将零售商品冲红申请单作为OA的复件进行上报，同时还将附带顾客退货发票扫描件）。u 零售商品冲红单有效期三天，若逾期未操作系统会将退货单号自动作废。5、服务台打印零售商品冲红单，门店店长依据总部告知的零售商品冲红单号进行退货审梳。6、门店不做退货建档，需要把零售商品冲红单传真物流部，并通过CRM服务请求方式通知物流部，物流部按照零售商品冲红单进行入库，并按零售商品冲红单备注上的原提单号暂存出库；并在TMS中注销此订单“失效”。7、顾客到财务进行退款操作。8、已售未提上线发生退货的安装类业务，由网点提供退货明细，分部售后进行审核，在次月的信息费对账表中进行冲抵（附退货明细）。上线后发生的退货由分部售后汇总退货明细表，对于需退还给网点的信息费上报分部财务进行手工处理。二、门店自提商品已售未提的清理方案：（一）顾客要求提货的操作流程1）顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台2) 服务台干事核对发票及提单后，通知品类主任指引顾客到库房提货3）门店库房对照提货联进行相对应发货，做好手工帐4）此类商品，到新系统后，不做系统管理（二）顾客要求退货的操作流程（SAP已入暂存库）1、顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台2、服务台干事核对顾客资料（首先应核实顾客身份、销售发票，核查原系统已售未提明细记录），门店财务、店长审核3）、经核查符合退货条件后，对应品类主任应核实顾客所退商品的商品编码、供应商编码并保证该商品价格文件是有效。同时还应确定退还商品的地点（仓库）、库存地点（库区）和商品退换价格。填写内容详见零售商品冲红申请单附表。4、完成附表后上报OA审批。A）上线初期审批流程为：申请部门经理-分部稽核人员-分部财务总监，审批完毕后由分部稽核人员制作零售商品冲红单，并将单号告知门店服务台人员和门店会计主管完成后续退款操作。B）上线4周后OA审批流程更改为申请部门经理-分部稽核人员-分部财务总监总部-财务中心计划管稽核主管-总部财务中心计划管理经理，总部审批完毕后制作零售商品冲红单，并将单号告知分部稽核人员，由分部稽核人员通知门店服务台人员和门店会计主管完成后续退款操作。（由于在OA系统中没有相应申请报告模板，故需将零售商品冲红申请单作为OA的复件进行上报，同时还将附带顾客退货发票扫描件）。u 零售商品冲红单有效期三天，若逾期未操作系统会将退货单号自动作废。5、门店服务台打印零售商品冲红单，门店店长依据总部告知的零售商品冲红单号进行退货审梳。6、库房凭零售商品冲红单的仓库联对暂存商品出库，同时在正常商品库中入库7、顾客凭零售商品冲红单记账联及发票、提货单到财务退款三、已售未提退货（预售无库存）1、在切换前需将原单进行记录，并做退货处理。将退货退出的货币资金在系统中入定金处理。2、在做退货处理之前，系统导出预售无库存的已售未提的销售记录。在制作定金单时需在备注里将顾客信息和销售单号、提单号准确录入。做提单冲红的退货明细与后期做到系统中的定金明细进行捏对，签字确认后，交分部稽核备案。销售小票号提单号退货单号商品编码商品名称数量单价库房库区赠品编码赠品名称顾客姓名联系方式新订金单号此栏位为录入新订金单后手工填写3、系统切换时将原系统定金单信息全部导入新系统。4、后期顾客退货时收回顾客发票联和提货联，在新系统中做退定金处理。 顾客要求提货的操作流程（老系统预售无库存新系统操作流程）1）顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台2）服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店长对顾客信息进行审核3）服务台干事通知品类主任；品类主任依据原发票中的商品信息，联系采销制定相应的价格、促销政策，而后在金力系统中开“零售导购单”（配送类商品，若顾客需要送装，则在开单时建送货、安装档），告知顾客零售导购单号4）顾客凭原发票、提货联、零售导购单单号到财务交款5）财务收款，打印新发票及提货联给顾客，收回旧发票及提单（一） 顾客要求退货的操作流程1、顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台2、 服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店长对顾客信息进行审核3、顾客退货时门店财务收回顾客发票联和提货联，在新系统中做退定金处理。四、 厂家带货安装商品清理方案：（一） 未送货的带安商品送货流程1） 顾客致电/亲临门店服务台，或销售人员对照清单通知顾客送货2） 门店服务台干事/销售人员通知厂家送货（二）未送货的带安商品退货流程（待定）1）顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台2) 服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店长对顾客信息进行审核3）门店服务台干事通知对应品牌的销售员，销售员联系厂家，并告知顾客的相关购物信息，厂家取消送货4）厂家联系顾客，由厂家直接退款给顾客（三）已送货的带安商品退货流程1）顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台2) 服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店长对顾客信息进行审核3） 门店服务台干事通知对应品牌的销售员，销售员联系厂家，并告知顾客的相关购物信息 4）厂家联系顾客，与顾客约定上门退货的时间，厂家收货后，退款给顾客五、 联营商品清理方案：（一） 联营商品门店有库存商品退货流程1、顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台2、服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店长对顾客信息进行审核，3、经核查符合退货条件后，对应品类主任应核实顾客所退商品的商品编码、供应商编码并保证该商品价格文件是有效。同时还应确定退还商品的地点（仓库）、库存地点（库区）和商品退换价格。填写内容详见零售商品冲红申请单附表。4、完成附表后上报OA审批。A）上线初期审批流程为：申请部门经理-分部稽核人员-分部财务总监，审批完毕后由分部稽核人员制作零售商品冲红单，并将单号告知门店服务台人员和门店会计主管完成后续退款操作。B）上线4周后OA审批流程更改为申请部门经理-分部稽核人员-分部财务总监总部-财务中心计划管稽核主管-总部财务中心计划管理经理，总部审批完毕后制作零售商品冲红单，并将单号告知分部稽核人员，由分部稽核人员通知门店服务台人员和门店会计主管完成后续退款操作。（由于在OA系统中没有相应申请报告模板，故需将零售商品冲红申请单作为OA的复件进行上报，同时还将附带顾客退货发票扫描件）。u 零售商品冲红单有效期三天，若逾期未操作系统会将退货单号自动作废。5、门店服务台打印零售商品冲红单，门店店长依据总部告知的零售商品冲红单号进行退货审梳。6、门店库房收货完毕。8、顾客凭零售商品冲红单记账联及发票、提货单到财务退款（二） 联营商品门店无库存商品退货流程（1）未提货的联营商品门店无库存商品退货流程1）顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台2) 服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店长对顾客信息进行审核3）门店服务台干事通知对应品牌的销售员，销售员联系厂家，并告知顾客的相关购物信息，厂家取消送货