办公室——会议制度.doc

会议制度 仅针对09级 一、 会议请假事宜：（一） 年级例会：年级干部若因各种原因不能参加年级例会应在办公室主任通知完各次会议的地点和时间后及时告知办公室主任；若临时有事不能参加年级例会可在事后告知办公室主任；办公室主任对上述请假人及其请假事由等情况做好登记。（二） 全年级大会：全体同学若因各种原因不能参加全年级大会的应在年级长通知完各次全年级大会的地点和时间后及时告知各班班长；若临时有事不能参加全年级大会可在事后告知班长；办公室主任根据班长的记录对上述请假人及其请假事由等做好登记。（三） 没有参加会议的又没有请假的做缺到处理，办公室主任在每次会议后结合情况做好登记。二、 会议考勤事宜：（一） 年级例会：1. 办公室主任在每次会议结束后对本次会议的出勤情况做好登记，内容包括应到人数、实到情况（包含缺到情况）、迟到情况、早退情况、请假情况及备注。2. 每个星期对年级干部的出勤情况进行统计、整理和汇总。在下个星期的年级例会上汇报上星期年级例会的出勤情况，其中对于少数迟到和早退的年级干部给予一定的警示，有3次迟到或早退以及缺到的则给予警告，并和值班缺到者一起编入节假日值班表和期末值班的班次中。3. 每个月再对年级干部的出勤情况进行统计、整理和汇总，制成表格，在学期末和问卷调查等资料一齐纳入干部考评中。4.（二） 全年级大会：1. 每次会议结束后班长对本班同学的出勤情况做好登记，内容包括应到人数、实到情况（包含缺到情况）、迟到情况、早退情况、请假情况及备注。2. 办公室主任整合各班长的记录，对各次会议的全体同学出勤情况做好全面的登记。3. 根据登记结果，对于少数迟到和早退的同学给予一定的警示；缺到的则给予警告，并根据具体情况扣除相应的综测分数。4. 学期末再对全体同学的出勤情况进行统计、整理和汇总，制成表格，在下学年和其他各类资料一齐纳入综合测评中。三、 会议纪律：（一）年级例会：1.各位年级干部必须高度重视，严肃对待，确保会议任务的完成。2.原则上不得迟到和早退，不得无故缺席，有事需请假。3.会议时务必将通讯工具关闭或者调成震动或静音。4.会议时务必按照会议流程进行，如年级长简单介绍近段时间的工作，各个股长汇报近段时间工作，全体讨论近期的活动以及由4位年级主要干部提出的某些方案等等议题。5. 养成良好的发言习惯发言需言简意赅，尊重他人的发言，不随意打断他人的发言，不得对意见相左的人进行人身攻击。6.各位年级干部务必在与会议内容相关的范围内探讨和分析，不得讨论与会议无关的内容，以便缩短会议时间。7.探讨和分析会议议题时应有秩序的发言，发言结束时以合理的方式向大家示意。年级长及办公室主任注意把握讨论的方向和时间，在讨论方向有异和时长超出一般用时时加以一定控制，务必使会议讨论发挥最大价值；并在恰当的时机结束探讨，总结探讨结果。8.会议时不得高声喧哗，打闹或交头接耳，不得随意走动，务必保持会场安静。9会议时不得吃零食，务必保持会场整洁。10.相关人员在会议时做好会议记录。（二）全年级大会：1. 全体同学必须高度重视，严肃对待，确保会议任务的完成。2. 原则上不得迟到和早退，不得无故缺席，有事需请假。3. 会议时务必将通讯工具关闭或者调成震动或静音。4会议时不得高声喧哗，打闹或交头接耳，不得随意走动，务必保持会场安静。5.会议时不得吃零食，务必保持会场整洁。6.相关人员在会议时做好会议记录。四、会议其他安排（一）会议前期准备：年级例会1.制定具有明确规定、具体约束的会议制度（其中包含建立的会议请假制度、考勤制度及明确会议考勤的奖惩要求，明确的会议纪律等等）。2.向全体年级干部全面介绍会议制度，促进会议价值的最大发挥。3.确定每次会议的地点和具体时间，及时联系全体年级干部准时参会。4.在会议举行前与正、副年级长及团总支商量会议内容，确定会议议程，根据具体情况印发相关资料。全年级大会1.统计全年级的课余时间，制成表格，熟悉可以安排年级大会的具体时间。2.在进行完与辅导员老师和年级长的沟通后确定年级大会召开的具体时间，填写（非缴费）使用教室申请单，再到教务处确定具体地点。3.告知辅导员老师确定好的开会地点,并获取会议的主要内容等信息。4.告知年级长确定的开会时间、地点和会议主要内容，让其通知全年级。/告知班长确定的开会时间和地点级会议主要内容，让其通知各班同学。（二）会议过程：年级例会1.在会议过程中中注意维护会议纪律和会场秩序。2.在会议上对会议中所涉及的重大事件做总结归纳并进一步地强调。3.及时做好年级例会的记录，记录内容涉及时间、地点、与会人员、会议主题、会议具体内容等。全年级大会1.在会议过程中注意维护会议纪律和会场秩序。2.及时做好各次会议的记录，记录内容涉及时间、地点、与会人员、会议主题、会议具体内容等。（二）会议后期工作：年级例会1. 每个星期对年级干部的出勤情况进行统计、整理和汇总，在下个星期的年级例会上汇报上星期年级例会的出勤情况。2.每个月再对年级干部的出勤情况进行统计、整理和汇总，制成表格。3.每个月对会议所涉及的各项资料做好整理，进行纸质和电子归档。4.每个月对年级干部会议进行总结与反思，提炼积极的启示和教益，努力改正不足。全年级大